共好内训强化教材《效率时间管理》.ppt

效率时间管理 让你的时间多出20 第一单元时间管理概述 时间管理的定义 时间管理的目的 时间管理的重要性 时间的价值 时间管理的正确涵义应该是如何面对时间的流动而进行自我的管理 其所持的态度是将过去作为现在改善的参考 把未来作为现在努力的目标 立刻去运用正确的方法做正确的事 时间管理的定义 时间管理的目的 时间管理的目的在于同时获得三 效 效果 确定的期待结果 效率 以最小的代价或浪费获得结果 效能 以最小的代价和浪费获得最佳的期待结果 时间管理的重要性 绩效 工作成果 工作品质 时效 成本控管 可知时间管理的能力 至少占工作绩效1 4比重 时间的价值 从出租车司机的份钱看经理们每天的份钱 时间管理心理学基本内容 错误的时间管理心态 正确的时间管理心态 第二单元时间管理心理学 时间管理心理学基本内容 自我心理建设 时间 金钱 生活 甚至于时间 金钱 即时间比金钱还重要 成就感 引起动机的关键 四种观念特别不利于时间的有效运用 1 视时间为主宰 2 视时间为敌人 3 视时间为神秘物 4 视时间为奴隶 错误的时间观念 视时间为主宰 视时间为主宰的人 将一切责任交托在时间手中 对这种人来说 它被当作一种信念 这种人深信 这只是时间问题 岁月不饶人 时间是最好的试金石 这一类的说法 在这种人心目中 时间犹如驾驶员 而他们则好像乘客 视时间为敌人 管理者视时间为敌人 就是重效率而不重效能 效率 基本上是一种 投入 产出 的概念 当管理者能以较少的 投入 获得同等的 产出 或是以同等的 投入 获得较多的 产出 甚至以较少的 投入 获得较多的 产出 时 则被视为富有效率 效率与效能不应偏废 在效率与效能无法兼得时 管理者首先应着眼于效能 然后再设法提高效率 难怪彼得 杜拉克会斩钉截铁地说 对企业不可缺少的是效能 而非效率 视时间为神秘物 视时间为神秘物的人通常都认为时间高深莫测 他们对待时间的态度 与他们对待自己的态度极为相似 除非等到他们的肠胃出毛病 否则他们不会意识到肠胃的存在或是肠胃的重要性 同样 除非等到他们对时间的使用受到限制 否则他们不会意识到时间的存在或是时间的重要性 视时间为奴隶 视时间为奴隶的人最关切的 是如何管理时间 视时间为奴隶 的这种观念转化成管理者的一种行为 便是长时间地沉迷于工作 成为所谓的 工作狂 正确的时间观念 只要管理者不对时间抱任何成见 或加诸任何价值判断 而视之为中性资源 则可能对它作出比较有效的运用 第三单元找出时间 杀手 时间财富是怎么被浪费的 中国中层经理为什么这么忙 不重视时间管理的原因 时间财富是怎么被浪费的 时间分析 典型的时间使用误区 时间财富是怎么被浪费的 典型的时间使用误区 中国中层经理为什么这么忙 与国外的经理人相比 中国的经理人太累了 大家都感觉特别忙 时间特别紧 天天要加班 但效果却并不尽如人意 国际上的一项调查表明 好的经理人比糟的经理人在时间效率方面 能够高出10倍以上 为什么会有如此大的差别 原因有四种 第一 没有计划 第二 眉毛胡子一把抓 第三 没有养成良好的习惯 第四 外部的打扰 不重视时间管理的四个原因 中国很多的经理人 包括老总 一谈到时间管理 普遍的反应就是不在乎 为什么会不在乎呢 第一 对自己最常见的东西最不珍惜 第二 有人认为忙忙碌碌应该是他的一种状态 第三 没有尝到时间管理的甜头 第四 企业的整体运行就是低效率 第四单元目标设定与时间管理 立定标竿 全力以赴 立定标竿的四个步骤 目标设定原则 目标设定的步骤 策略性的目标设定 有效的专案管理 立定标竿 全力以赴 譬如射标 一定要有一个靶 才会射中标的 同样地 人生若没有目标 只会任由环境影响 而非自己影响环境 根据耶鲁大学研究 只有3 的学生为自己订下目标 而其他的学生则没有 经过长时间的研究指出 当初有订下目标的3 学生 其成就远超过其余97 学生的总和 不愿设定目标的三个原因 恐惧 无此意愿 误将行动当成就 立定标竿的四个步骤 消除恐惧 不要担心失败 立定目标是必须的 认同每个人一定要有 目标 这个想法 完成耶鲁大学七步骤 坚持目标 一位希望追求成功的人须能坚持决不放弃 才会成功地达到目标 例如爱迪生不断地尝试及坚持 终于达成目标 目标设定原则 SMART原则 1 目标要具体 Specific 例如 我想要当主任 得到硕士学位 等 2 目标必须是可衡量的 Measurable 3 目标是可能实现的 Acceptable 4 目标是切合实际的 Realistic 5 一定要设定时间表 Timetable 目标设定的步骤 1 写下目标 通常只想还是不够 一定要写下您的目标 才能加深印象 进入我们的潜意识 2 设定优先顺序 目标可能有很多 一定要排定其优先顺序 3 拟定计划 依据目标之优先顺序拟定计划 4 对计划设定优先等级和先后顺序 5 排定时程表 6 确实做 马上做 耶鲁大学目标设定的七个步骤 拟出目标 列出好处 列出障碍点 列出所需资讯 列出寻求支持的对象 订定行动计划 订定达成目标的期限 策略性的目标设定 有效的专案管理 专案管理的内容 墨非定律 崔西定律 有效专案管理的内容 当在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时 可能会被指派更多的工作 有效的专案管理 组织和执行能力 将是成功的关键 第五单元时间管理的原则 优先顺序的确定 目标ABC原则 80 20原则 制订计划 养成习惯 优先顺序的确定 时间管理的精髓即在于 分清轻重缓急 设定优先顺序 最大时间管理迷思 重要但不紧迫的事 目标ABC原则 目标ABC原则就是在最有价值的那些项目旁边 标上大写的A字 在稍低价值的项目旁边标上大写的B字 在价值最低的项目旁边标上C字 如何坚持目标ABC原则 80 20原则 80 20法则 假如工作项目是以某价值序列排定的 则80 的价值来自于20 的项目 而剩下的20 的价值则来自于80 的项目 制订计划 所谓计划 就是事先对时间进行全面规划 以提高时间的利用效能 充当时间的主人 计划的目的就是帮助自己获得清楚的想法 以便获得清晰的行动 待办单 待办单就是将你每日要做的一些工作事先列出一份清单 排出优先次序 确认完成时间 以突出工作重点 避免遗忘 未完事项留待明日 日计划 也可以用待办单 也可以做日计划 首先确定每天的重要事项 把一天的工作安排排好优先的顺序 然后完成排序第一的工作 为了确保计划能一丝不苟地完成 务必将计划写下来 一份书面的每日计划是你必备的工具 有了它就可以控制你的时间 能使你拒绝干扰 周计划 要使你的日计划成为一个有效快速的过程 一般情况日计划要遵守周计划 因为一般重要的事项不是一天可以完成的 是一个连续的过程 周计划是一个比较合适的时间计划 同时 事情变化得比较快 你不可能预先定出来一个详细的月计划 月计划 月计划提供一种宏观的视野 会使周计划更加有效 一般包括下一个月的重要事项 是一项较为长期的计划 养成习惯 人们不会认为习惯也成为一种原则 但在时间的原则中它确实是一种存在形式 即 你要知道什么是最好的时间管理习惯 对于职业经理人来说好习惯是可以并且必须要形成的 时间管理是一种可以改变的习惯 坏的习惯是无意中形成的 良好的习惯可以在有意中形成 你是否有这样的一些习惯和惯例 一 工作效率低 办事拖拉 时间观念差 工作时磨磨蹭蹭 工作时眉毛胡子一把抓 经常找不到主次 经常被电话 不速之客干扰 上班时间不紧凑 晚上加班干 你是否有这样的一些习惯和惯例 二 什么事情都认为自己做才好 没有目标 没有计划 人云亦云 零碎时间都被随意打发掉 不会利用零碎时间 没有时间安排表 由别人来安排 不会休息 不会娱乐 没有空闲 你每天要花30分钟作计划 你要有书面的待办单 日计划 月度计划和周计划 你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯 你每周都将你的工作排出优先顺序 你能在高效的时间里做完你的重要工作 你的授权形成了一种工作风格和管理方式 必须养成的好习惯 一 必须养成的好习惯 二 在固定的时间里处理往来的函件 尽量将无用的文件处理掉 能使每件工作善始善终避免头绪多而乱 除非万不得已才召开会议 常年使用工作效率手册 第六单元时间管理的技巧 时间管理的技巧之一时间管理的技巧之二时间管理的技巧之三 时间管理的技巧之一 消除电话干扰 消除不速之客 应付意外事件 有效计划 养成记录习惯 时间管理效果加倍 当日事当日毕 消除电话干扰 据统计 电话干扰是时间管理最大的杀手之一 许多经理人也认为电话常占去他们大量的时间 消除不速之客 不速之客 泛指未经预约的访客 主要来源为属下员工 其次是同一阶层的同事 再其次是组织以外的人士 为有效地应付不速之客的干扰 秘书人员的协助几乎是不可或缺的 消除不速之客的有效途径 由秘书全权安排约会事宜 或至少授权 秘书对约会事宜作初步安排 规定接见部属的时间 在办公室外接见外界不速之客 站立会客 让秘书控制会谈时间 应付意外事件 火车 飞机 公共汽车 轮船等依时间表运行 但依然会有意外事件 同样的情形也可能发生在你身上 所以 为意外事件留时间 是很明智的 有效计划 绝大多数难题都是由未经认真考虑的行动引起的 在制订有效的计划中每花费1小时 在实施计划中就可能节省3 4小时 并会得到更好的结果 如果你没有认真作计划 那么实际上你正计划着失败 养成记录习惯 真想做好时间管理 很重要的的方法就是养成记录的习惯 就像写日记一样 把每天应该开的会 待追踪事项 待处理事项 以及上司交办事项 按类别列下来 用不同颜色的笔 区分轻重缓急 当日事当日毕 清人文嘉有著名的 今日歌 今日复今日 今日何其少 今日又不为 此事何时了 人生百年几今日 今日不为真可惜 若言姑待明朝至 明朝又有明朝事 为君聊赋 今日诗 努力请从今日始 时间管理的技巧之二 善用零碎时间 业余时间管理 消除无效会议 出差期间的时间利用 授权 保持办公室整洁 善用零碎时间 滴水成河 用 分 来计算时间的人 比用 时 来计算时间的人 时间多59倍 业余时间管理 睡眠 学习 娱乐 消除无效会议 马拉松式的会议已经开了两天了 还没有什么结果 会上你进来他出去 东一句西一句 说着说着就跑题了 有的人在会上长篇大论 表扬与自我表扬 有的人开了半天会 还不知来干什么 还有的 把开会当休息 闭目养神 你们爱发言发言 爱争吵争吵吧 出差期间的时间利用 评估需要 出差前的准备工作 出差中要做的 授权 授权可减轻本人工作负担 提高下属积极性 中层经理应明确授权是必须的一种趋势 下属是完全可以承担的 应尽早培养和锻炼下属的工作能力和知识水平 保持办公室整洁 保持整洁能够提升我们的自我价值 自我形象以及自我尊严 例如将桌面保持整洁 做完事立即归档 做事只经手一次 经手五 六次才完成就很浪费时间 尽可能一次就把它做完 凡事若能预先准备 才能有效地掌握时间 时间管理的技巧之三 优化文件处理流程 克服拖延习惯 学会说 不 最佳时段分析与利用 成为时间管理大师五步曲 优化文件处理流程 投掷 转手 行动 归档 克服拖延的习惯 拖延必然要付出更大的代价 能拖就拖的人心情总不愉快 总觉疲乏 因为应做而未做的工作不断给他压迫感 若无闲事挂心头 便是人间好时节 拖延者心头不空 因而常感时间压力 拖延并不能省下时间和精力 刚好相反 它使你心力交瘁 疲于奔命 不仅于事无补 反而白白浪费了宝贵时间 学会说 不 不愿意拒绝别人 很想做个人人都喜欢的人 想赢得赞许和别人的认可与接受 害怕因此而断送自己的前程 最佳时段的分析与利用 成为时间管理大师五步曲 列单 组织 删除 习惯 成就 时间管理哲学之一 1 培养个人的时间管理哲学 2 要有远大的眼光 3 要有延后满足的能力 4 培养个人的特质 在行动中自我操练 5 学习微视 以每分钟来衡量时间 6 要记住时间等于金钱 7 要以每小时的工资为基础 来衡量每一件您被期待去做的事 时间管理哲学之二 8 完成较高价值的工作 9 时间管理是一生的技巧 10 以榜样去引导您的部属 11 平衡与适度 放轻松 要休假和运动 12 确定您的目标与价值一致 13 定期健康检查 14 吃清淡的食物 结束语 莎士比亚曾说过 重重天幕 星子和位于宇宙中心的此地 有其等差 先后顺序及地位 时间管理无非就是为生活中每一件事情 找到最佳的顺序 并给予最适合的地位