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公文基础写作知识 中国农业银行山东省分行营业部综合管理部陈晓燕二0一0年七月 公文基础写作知识 公文基础知识规范性公文写作非规范性公文写作 一 公文基础知识 什么是公文公文的特点公文的作用公文的分类公文文种发文类别公文格式 什么是公文 简单地说 就是办理公务活动中形成的文书 文书 是指行为主体在社会生活中为了一定的目的形成并使用的具有一定格式的文字材料 文书分为公务文书和私人文书两大类 公务文书简称公文 什么是公文 从广义上讲 公文是法定机关或组织按照特定的体式 经过一定处理程序制成的书面文字材料 作为传达意图 办理公务和记载工作的一种工具 什么是公文 国务院定义 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 什么是公文 总行定义 各级机关在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的公务文书 是传达贯彻党和国家方针政策 上级行工作部署 发布规章制度 报告情况 请示和答复问题 指导 布置和商洽工作 以及进行其他公务活动的重要工具 公文的特点 政治性 法定性 权威性 时效性 保密性 规范性 实用性 公文的作用 不可或缺 不可替代领导和指导作用 规范和准绳作用 交流和联系作用 宣传和教育作用 依据和凭证作用 档案和史料作用 公文的分类 公文的分类 按行文方向分类上行文 指下级报给上级的公文下行文 指上级印发 转发给下级的公文平行文 指平级单位或不相隶属单位之间往来的公文 公文的分类 按时间要求分类特急公文 紧急公文 一般公文 公文的分类 按机密程度分类绝密公文机密公文秘密公文普通公文 公文文种 目前使用的公文种类有11种 决定 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要等 公文文种 1 决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排 奖惩有关机构及人员 变更或者撤销下级行不适当的决定事项 2 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 3 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 公文文种 4 通知 适用于传达上级机关的指示和决定 发布规章制度 转发上级机关和不相隶属机关的公文 批转下级行的公文 传达要求下级行办理和需要周知或者执行的事项 任免和聘用人员 5 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 6 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 公文文种 7 请示 适用于向上级行机关请求指示 批准事项 8 批复 适用于答复下级行的请示事项 9 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 10 函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 11 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 发文类别 行务发文 发字 复字 任字 函字 综发字 综函字等 党务发文 党发字 党复字 党任字 党函字 党纪字 党办发字等 其他发文 工会字 工会函字 团字 团函字 公文格式 公文格式是由公文的组成部分 要素 及其在公文中的位置 文字规范 书写方式等构成的法定体式 也是公文外形规范化 标准化并区别于其他文体的显著标志 公文格式 眉首 秘密等级 紧急程度 发文单位标示 发文字号 签发人 主体 标题 主送单位 正文 附件 成文时间 印章 附注 版记 主题词 抄送 内部发送 印发单位 印发日期 公文基础知识总结 什么是公文 定义公文的特点 政治性 法定性等7个公文的作用 领导指导 规范准绳等6方面公文的分类 规范性 非规范性等公文文种 通知 通报 请示等11种发文类别 行发文 党发文 其他公文格式 眉首 主体 版记 二 规范性公文写作 常见规范性公文写作公文制作中存在的问题几点要求 常见规范性公文写作 决定通知通报请示报告批复会议纪要 决定 决定的事项一般都是比较重大或重要的表彰或惩处 特点 行文的权威性 内容的严肃性 事实的准确性 要求 内容客观 事实准确 有理有据 令人信服 语气坚决 严肃 注意 作出的结论要有决断性 不能模棱两可 使用要慎重 通知 类型 指示性通知 周知性通知 转发性通知 作用多样 使用广泛 内容综合 写作要领 行文目的要明确 提出的措施要切实可行 结构严谨 层次清晰 通报 类型 表彰性通报 批评性通报 情况通报 专题通报 特点 典型性 教育性 指导性 要求 材料要真实 行文要及时 报告 一种陈述性的上行文 类型 工作报告 情况报告 建议报告 回复报告 报送报告 特点 行文的单向性 内容的广泛性 写法的灵活性 要领 突出重点 点面结合 一事一报 直陈其事 抓准时机 注意 不能夹带请示内容 请示 类型 求教性请示 待决性请示 报批性请示 求改性请示 协调性请示 求援性请示特点 定向性 单一性写作要领 必须一事一请示 不可将多项内容放在同一文中 未获批准前不得对下级单位发送 不可多头请示 严禁越级请示 简明扼要 语句谦敬 分寸得当 必须注明联系人姓名和电话 一般为公文起草人 请示与报告的区别 对上级行要求不同 行文时间不同 结尾用语不同 批复 批复是回复请示的特点 单一性 针对性 结论性 时效性 写作要领 开头要完全引用来文字号和标题 缺一不可 只能在职权范围内批复 否则无效 必须有正式书面请示才能批复 一般只给来文请示的单位 会议纪要 标题 会议名称加文种组成 引言 起止时间 地点 主持人 参加与列席人员 议题 会议进展 主要成果 不可缺少的 七要素 主体 把会议的主要议题 讨论意见 基本结论 任务 要求等会议的主要情况 精神 成果表述出来 会议纪要 主体写法 概述法 把会议情况综合到一起 分自然段概括地表述出来 多用于小型会议或讨论问题较集中 意见较一致的会议 归纳法 会议规模较大 讨论问题较多 涉及面较广 要将会议的原始材料分类整理 进行归纳叙述 有时可分段 标注 一 二 三 会议纪要 写作要领 突出主题 不能多中心 不要面面俱到 要抓主题 抓主流 抓实质 要有条理 逻辑性强 观点鲜明 详略得当 要抓观点 抓结论 抓落实 公文制作中存在的问题 发文单位标识发文代字文件标题主送单位正文附件成文日期主题词标引公文格式处理流程上行文 请示 报告 公文制作中存在的问题 1 发文单位标识发文单位名称不规范字体字号不规范比例不规范明确 城区行 中国农业银行济南XX支行郊区行 中国农业银行XX县支行 长清 章丘除外 公文制作中存在的问题 2 发文代字明确 全部用 发 字 取消部门文件 复字 任字 函字 党字 工字继续使用 公文制作中存在的问题 3 文件标题标题前不加 关于 文种使用不当 上行文中不加 XX支行 申请和请示一同使用 公文制作中存在的问题 4 主送单位有分支机构的行 各二级支行 各处 部 没有分支机构的行 各部 同时发给行长或有关部室的 在 抄送单位 中体现 也发送营业部的 则在 抄报单位 中注明 上行文 省行营业部XX部 公文制作中存在的问题 5 正文内容要求 主旨必须明确 材料必须真实 结构要清晰 语言要规范 字体字号 三号仿宋 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 数字 除成文时间 结构层次序数 词组 惯用语使用汉字外 一般用阿拉伯数字 公文制作中存在的问题 6 附件附件在正文之后 不空行 成文日期之前 按顺序注明附件全称 附件和正文不分 把附件当成正文 公文制作中存在的问题 7 成文日期标注于正文之后的右下方 用汉字标注日期 不得用阿拉伯数字成文日期上加盖公章 成文日期前不得标注支行名称 公文制作中存在的问题 8 主题词标引第一层为类别词 经营管理 信贷管理 综合文秘等 第二层为类属词 领导讲话 信用等级 费用等 也可根据内容整合 最多可以标引2个 第三层为文种词 通知 通报 请示等 第四层为归属词 XX支行 济南农行XX支行 上行文标注 下行文不得标注 公文制作中存在的问题 9 公文格式题目要居中 用二号小标宋简体 主送单位要空一行 顶格书写 正文三号仿宋体 页边距为上下2 8 左右2 5 每行28个字 每页25行 正文后面是附件名称 不空行 成文日期署在右下方 附注在成文日期下一行 公文制作中存在的问题 10 处理流程一般文件 拟稿人起草 部门负责人审核 综合管理部秘书核稿 综合管理部经理审核 行长签发 综合管理部文印 会签文件 拟稿人起草 部门负责人审核 会签部室负责人 综合管理部秘书核稿 综合管理部经理审核 行长签发 综合管理部文印 公文制作中存在的问题 11 上行文 请示 报告 标题前面加 XX支行 XX支行关于xx的请示 报告 附注 成文日期下一行 注明部门负责人或公文起草人员的姓名和联系电话 联系人 XX支行XX 联系电话 XXXXXXXX主题词 XX支行 济南农行XX支行 几点要求 养成良好习惯 保证起草公文的质量 严把公文审核关 严格执行公文流转程序 做好传帮带 规范性公文写作总结 常见规范性公文写作 通知 通报 请示等7种公文制作中存在的问题 11个方面几点要求 5点 三 非规范式公文的写作 非规范体式公文没有严格的法定制发规范 常被称为 综合材料 主要有领导讲话 工作总结 行务信息 调研报告 工作要点 工作方案 汇报材料 专题报告 会议精神传达提纲 典型经验材料 签报 述职报告 大事记等 非规范式公文的写作 讲话稿总结行务信息调研报告典型经验材料述职报告 讲话稿 讲话稿是为了在各类会议 各种场合和仪式上讲话而事先经过认真思考 精心设计而写成的文稿 会议讲话 专题讲话 开幕词 闭幕词 致词等 1 特征 鼓动性 权威性 指导性 针对性 讲话稿 2 写作要领认真领会领导意图 广泛搜集占有资料 精心谋篇布局 文字表述简易 朴实 得体 反复修改 讲话稿 写作要领 认真领会领导意图从交待中领会 从平时讲话中领会 从肢体语言中领会 从文件批示中领会 放到大环境中升华 记住领导言谈的闪光点 讲话稿 写作要领 广泛搜集占有资料知识性资料 业务性资料 有关统计资料 利用网络资源 下大力气消化吸收 讲话稿 写作要领 精心谋篇布局注意开头结尾 写好主体部分 精心拟制标题 善于叙述 长于说理议论 详略得当 讲话稿 写作要领 文字表述简易 朴实 得体文章 三要 三怕 三要 一要事实清楚 二要观点鲜明 三要文字精炼 三怕 一怕不新鲜 老生常谈惹人嫌 二怕平又淡 索然无味催人眠 三怕不精炼 拖泥带水叠罗汉 讲话稿 写作要领 文字表述简易 朴实 得体干脆利落 切忌啰嗦拖沓 开门见山 切忌套话连篇 照顾领导的语言特征 活用领导的口头禅 展开领导的新观点 下笔要慎重 讲话稿 写作要领 反复修改 好材料是改出来的 1 三看 领导的意图有无很好体现整体架构是否合理文字表述是否清晰明了2 整体修改 首先自己满意 讲话稿 工作报告 是领导同志代表单位或组织在会议上的讲话 是一个时期总结和指导工作的纲领性文件 集工作总结 形势分析 传达贯彻上级行精神 安排部署工作为一体 具有较强的约束力和权威性 1 掌握丰富的材料 2 确立并开掘主题 吃透上情 摸清下情3 主体结构应灵活 两部分 工作总结 今后任务三部分 工作总结 形势分析 今后任务若干专题并列 讲话稿 工作报告 4 内容表现力求新意 形势分析上求新政策措施上求新工作重点上求新5 语言运用要规范 准确简要朴实 讲话稿 会议结束时的讲话 1 标题 一般由讲话领导的姓名和会议名称组成 2 正文开头 首先肯定会议成绩和收获 简述会议议程和报告人讲述的重点 主体 对会议提出的问题进行说明 对有关问题进行强调 对会后传达贯彻提出要求 结尾 深化主题 简洁有力 总结 是对一定时期工作进行全面 系统的回顾 分析和研究而形成的综合材料 分综合性总结 专题性总结 工作总结 个人总结 单位总结 年度 季度 月份总结等 工作汇报 经验材料 述职报告也属此类 1 如何搞好总结语言学家张志公先生 要想总结写得好 必须总结作得好 好想总结作得好 必须工作做得好 2 怎样写总结准备阶段 理 事 最重要 出台了 采取了哪些措施 开展了什么活动 被评为什么 被上级领导肯定过什么 发生了什么 在什么上有突破 产生了哪些效果 成文阶段 开头 主体 结尾 总结 3 主体写法 总结成绩和经验 指出问题和教训 提出改进工作意见三部分 惯用式 按 情况 成绩 经验 问题 意见 的顺序叙述 综合性总结 要求有主有次 有详有略 忌平均用力 条文式 将总结内容按照性质和主次轻重逐条排列 把成绩经验 方法措施 问题不足融为一体阐述 月度 季度总结 标题式 围绕主题 把正文分成若干大段 分别列出小标题 按照内在联系和逻辑关系排列 经验性 综合性总结 总结 4 写作要领实事求是的态度 找出规律性东西 写出 自己 的特色 叙议结合 语言得体 总结 5 写总结 五忌 一忌空话 言之无物 不实在 不具体 二忌冗赘 事无巨细 面面俱到 语言不简练 观点不精当 三忌笼统 模棱两可 不精确 不鲜明 文不达意 四忌夸张 不实事求是 夸张失真 没有说服力 五忌虚假 不从实际出发 编造总结 全凭想当然 行务信息 是各级单位为及时反映情况 汇报工作 交流经验 指导工作或揭示问题而编写的一种非规范性公文 1 行务信息的作用下情上达 经验交流 指导工作 行务信息 2 基本内容对上级行重要决策的反映及贯彻落实的思路 措施和效果 贯彻落实重大决策 重要工作部署和重要批示的进展情况 存在问题及相关建议 业务经营管理过程中出现的新情况 新问题及新思路 新方法 重要业务经营动态 阶段性工作总结 信息调研报告及其他综合信息 行务信息 3 基本要求反应要快 快收集 快处理 快传递 情况要实 说实话 报实情 有喜报喜 有忧报忧 内容要新 新颖 生动 不落俗套 综合性要强 有情况 有分析 有建议层次要高 有一定的高度和深度 语言要精 言简意赅 文字精炼 力求标题本身就是一条信息 行务信息 4 信息载体 参阅文件 各级领导在专业会议 专题会议上的讲话 各行 各部室有重要参考价值的分析报告 调研报告 以及重要工作 营销案例等 简报 主要反映各行 各部门贯彻落实上级行工作部署的措施 成效 业务经营中的新情况 新问题及新思路 新方法 业务经营热点 难点 重点问题等 要求有措施 有过程 有成效 经管网信息 主要反映各行 各部门的工作动态 重大事件 领导活动 重要活动等 一般为动态性信息 行务信息 5 奖励评价 1 计分标准 被营业部 参阅文件 采用1件计30分 被营业部 简报 采用1件计20分 被营业部网站采用1件计2分 被省行 参阅文件 采用1件计60分 被省行 简报 采用1件计40分 被省行经管网采用1件计10分 被总行 参阅文件 采用1件计120分 被总行 简报 采用1件计80分 被山东银行业协会网采用1件计5分 同一件信息被不同信息载体采用得分可重复累计 行务信息 5 奖励评价 2 奖励标准 被营业部 参阅文件 采用1件按100元奖励原创作者 被营业部 简报 采用1件按80元奖励原创作者 被省行 参阅文件 采用1件按600元奖励原创作者 被省行 简报 采用1件按500元奖励原创作者 被总行 参阅文件 采用1件按1000元奖励原创作者 被总行 简报 采用1件按800元奖励原创作者 同一件信息被不同信息载体采用的 按最高级奖励 不重复奖励 行务信息 5 奖励评价 3 评选先进 每年年终评选行务信息先进单位和先进个人 按得分排名 部室和支行各前5名为先进单位 进行通报表扬 先进个人由先进单位推荐产生 全行通报表扬 颁发证书并给予一定物质奖励 行务信息 6 如何选题突出 热点 突出 难点 突出 亮点 突出 疑点 调研报告 经过深入细致的调查和认真周密的分析研究之后 写出的反映客观事物 揭示其本质 规律的综合材料 学习考察报告也属此类 1 类型介绍经验型反映情况型揭露问题型研究型 调研报告 2 写作要领前言 紧扣主题 简明扼要 主体 核心部分 写作重点 结尾 简明扼要 意尽言止 调研报告 3 主体写法纵式结构 按照发生 发展的先后顺序或调查过程的先后顺序展开 适用于内容简单的调研报告 横式结构 把调研的内容加以综合分析 归纳出几个并列的问题来写 每个问题加上小标题 分头叙述 综合式结构 将纵式结构和横式结构结合起来 交叉运用 介绍调研基本情况时用纵式结构 总结收获 认识 经验教训和建议时采用横式结构 调研报告 4 写作要求深入调查 充分占有资料 认真研究 科学分析材料 确定主题 精心选择材料 反复推敲 准确使用语言 典型经验材料 是为了进行各种交流 对客观现实中的事物和人物进行研究分析 整理出有借鉴意义的条理性较强的综合材料 1 作用典型引路 提高认识 以点代面 鼓舞士气 典型经验材料 2 写作要求 1 单位典型材料要有典型意义 要有过硬的事例 要生动要令人信服的效果 运用数据 2 个人典型材料突出重点 不宜太宽泛 把先进事迹与先进思想结合起来写 典型经验材料 3 通常模式思想认识 为什么做基本做法 怎样做 经验取得成效 做的效果体会思考 怎样做得更好 典型经验材料 4 把握四点在观点凝结上 反复锤炼 精雕细刻 切勿一锤定音 在材料运用上 实实在在 言之有物 切勿空中造楼阁 在谋篇布局上 结构别致 独具匠心 不要重弹老调 在语言运用上 生动活泼 富于文采 切勿呆板枯燥 述职报告 是根据职责要求 就一定时期内个人履行职责的情况提交的书面综合报告 类型 年度述职报告 阶段述职报告 任期述职报告 内容 岗位职责 主要工作 经验教训 努力方向 述职报告 1 基本写法岗位职责 个人基本情况 岗位职责范围 主要工作 个人做了哪些或主持开展了哪几项工作 结果如何 协助其他部门或别人开展了哪几项工作 结果如何 个人所起的作用 上级 本部门有哪些措施要求 个人是如何落实的 效果如何 工作中遇到了哪些新情况 新问题 个人是如何处理解决的等 经验教训 努力方向 述职报告 2 把握四点范围的特定性 本人本职 表达的标准性 按照职责 目标 对照完成程度如何 岗位职责履行怎样来自我评价和陈述 实绩的突出性 在岗位上做了什么 采取了哪些措施 结果如何 经验 教训在哪里 要以实际为基础 用事实 数据说话 汇报的认真性和严肃性 汇报一个真实的自我 该干什么 干了什么 干得如何 几点体会 1 不断学习和积累向书本学习公文语言基础知识 向典范公文和经典著作学习 向经验丰富的公文撰写者学习 向现实时尚语言学习 胸藏万汇凭吞吐 笔有千钧任歙弛 几点体会 2 把握规律日积月累 循序渐进 养成习惯 打好基础 保持热情 勤写苦练 几点体会 3 反复实践有计划有目的的实践 有分析有总结的实践 不间断的实践 初写者可以模仿典型文件 读书是学习 上课是学习 使用是更好的学习 公文基础写作知识回顾 公文基础知识规范性公文写作非规范性公文写作 公文基础写作知识 不当之处 批评指正共同学习 共同进步谢谢