公文的基本写作与方法.ppt

公文的基本写作与方法 2008年8月13日 培训目的 在科学技术突飞猛进 经济竞争日趋激烈 人类社会快步走向信息时代的今天 公文在为党政机关 人民团体和企事业单位实施领导 处理公务 沟通信息 联系事务 工作决策等 发挥着越来越重要的作用 公文的写作也正在从旧模式中解放出来 逐步走向科学化 规范化 制度化 本讲通过对公文概念 常用公文的写作的讲解使大家了解公文的基本特点和一般格式 掌握常用公文的写作方法及其变化 提高日常公文的写作能力 培训内容 1 公文的概念2 公文拟写的步骤与方法3 常用公文写作4 公文范例赏析 一 公文的概念 什么是公文 所谓公文 它是公务文书的简称 它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料 公文的种类主要包括 命令 议案 决定 公告 通告 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 在各类企业中 所指的公文一般为商务公文 主要分为介绍报告 请示 会议纪要 工作计划要点 公司及产品介绍 信函 讲话稿 可行性报告 工作总结 市场调查报告 说明等 二 公文拟写的步骤与方法 公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似 但是由于公文在性质 作用上及其写作要求上的不同 拟写时也有一些需要特别注意的问题 公文的拟写通常按以下步骤进行 1 明确发文主旨任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的 因此 在动笔之前 首先要弄清楚发文的主旨 即发文的主题与目的 包括以下几项内容 1 文件的中心内容是什么 比如相关工作的改善 主要提出目前情况怎样 存在哪些问题 解决方式 需协助事项 再如请求事项 拟请上级机关答复或解决问题等 2 根据文件内容 准备采用什么文种 比如 汇报工作情况 是写专题报告还是写情况简报 针对工作需要或者落实上 下 级来文所反映的问题 是写一个指示或复函 还是一个带规定性质的通知等 3 明确文件发送范围和阅读对象 比如 向上级汇报工作 还是向有关单位推广 介绍经验 是给领导 有关部门人员阅读 还是向全体人员进行传达 4 明确发文的具体要求 例如 是要求对方了解 还是要求对方答复 是供收文机关贯彻执行 还是参照执行 研究参考 征求意见等 总之 发文必须明确采取什么方式 主要阐述哪些问题 具体要达到什么目的 只有对这些问题做到心中有数 才能落笔起草 2 收集有关资料 进行调查研究 发文的目的和主题明确之后 就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究 当然 这也要根据具体的情况 并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作 例如 拟写一份简短的通知 请示 一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作 在明确发文主旨之后 稍加考虑就可以提笔写作了 但对于问题较为复杂 还要进行具体的分析和归纳 如拟订篇幅较长的文件 拟订工作计划 进行工作总结 起草规章 条例 拟写工作意见等等 往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作 怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢 一是收集和阅读有关的文字材料 二是到实际当中搜集活材料 例如 要草拟本部门的年度工作计划 首先需要查阅去年的工作计划及工作总结 研究本部门今年所面临的形势 今年的中心任务 上级业务部门的要求等 总之 收集材料及调查研究 是一个酝酿的过程 是为了掌握全面的 大量的素材了解问题的各个方面 然后经过分析思考产生一个认识的飞跃 3 拟出提纲 安排结构 在收集材料的基础上 草拟出一个写作提纲 提纲是所要拟写的文件的内容要点 把它的主要框架勾画出来 以便正式动笔之前 对全篇做到通盘安排 胸有成竹 使写作进展顺利 尽量避免半途返工 提纲的详略 可以根据文件的具体情况和个人的习惯 写作的熟练程度而定 篇幅不长的文件 可以大致安排一下文件的结构 先写什么问题 依次再写什么问题 主要分几层意思写等等 篇幅较长 比较重要的文件 往往需要拟出比较详细的提纲 包括文件共分几个部分 每一个部分又分作几个问题 各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等 提纲的文字不需要很多 也不需要在文字上推敲 当然 需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外 拟写提纲是一个很重要的构思过程 文件的基本观点 可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改 使提纲日益完善 由两人以上分工合写的文件 更需要共同研究写作提纲 以免发生前后重复 脱节或相互矛盾的现象 4 落笔起草 拟写正文 结构安排好后 要按照要求所列顺序 开宗明义 紧扣主题 拟写正文 写作中注意两点 1 观点要鲜明 用材要得当 也就是说要用观点来统帅材料 使材料来为观点服务 运用材料要能说明问题 做到材料与观点统一 在写作当中 要注意明确观点 用语不能含糊不清 模棱两可 词不达意 似是而非 如果观点不明 令人不知所云 有些文件 只讲观点没有实际材料 就会使人感到抽象空洞 缺乏依据 不易信服 而只罗列材料没有鲜明的观点 则会使人弄不清要说明什么问题 不了解发文的意图 特别是情况汇报 工作汇报等等 2 语句要简练 交代要清楚 拟写文件既要尽量节省用字 缩短篇幅 简洁通顺 又要注意交代的问题清楚明了 5 反复检查 认真修改 初稿写出后 要认真进行修改 写文章 需要下功夫 自古以来 好文章都要经过反复修改的 写文件也同样 尤其是重要的文件 往往要经过几稿才能通过 在修改文章中需要把握的几个问题 1 主题的修改 看主题是否明确 主题论述是否集中 主题挖掘是否深刻 2 于观点的修改 修改公文要考虑到观点是否正确 表达有无问题 3 关于材料的修改 材料是文件的基础 有了正确的观点 还要通过适当的材料表现出来 4 关于结构的修改 修改文件的结构 包括文件总体结构的修正 使全文更加严谨 5 关于语言的精练 主要是修改不通顺的语句 不规范的字及标点符号 修改工作要做到认真仔细 必须有足够的耐心和精益求精的精神 三 几种常用公文的写作 一 请示 二 报告 三 会议纪要 四 总结 一 请示请示是下级向上级请求决断 指示或批准事项所使用的呈批性公文 1 请示的特点 1 具有针对性 只有本单位权限范围内无法决定的重大事项 如重要决定 重要决策 人事安排 实验室建设 经费实用 学生实习等问题 以及在工作中遇到的新问题 新情况或克服不了的困难 才可用 请示 行文 请示上级给予指示 决断或答复 批准 因而 请示 具有很强的针对性 2 具有呈批性 请示是有针对性的上行文 上级领导对于呈报的请示事项 无论同意与否 都必须给予明确的 批复 回文 3 具有单一性 请示应一文一事 一般只写一个受文领导 即使需要同时呈送其他领导 也只能用抄送形式 4 具有时效性 请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题 求得上级单位指示 批准的公文 如能及时发出 就会使问题得以及时解决 2 请示的分类 根据内容 性质的不同 请示分为以下三种 1 请求指示性请示 2 请求批准性请示 3 请求批转性请示 3 请示的结构 内容和写法 请示由首部 正文和尾部三部分组成 其各部分的格式 内容和写法如下 1 首部 主要包括标题和主送机关两个项目内容 标题 请示的标题一般有两种书写方式 一种是有发文机关名称 事由和文种构成 如 系关于 的请示 另一种是由事和文种构成 如 关于 的请示 受文领导 每份请示只能写一个受文领导 不能多头请示 2 正文 其结构一般由开头 主体 结语构成 开头 主要交代请示的理由 主体 主要说明请示事项 它是向上级机关提出的具体请求 这部分内容要单一 只宜请求一件事 结语 另起一段 其习惯用语有 妥否 请批复 以上请示 请予审批 以上请示 呈请核准 或 以上请示如无不妥 请批转各部门予以执行 3 尾部 其主要结构为落款与成文时间两部分 3 请示应注意的问题 1 一文一事的原则 2 材料真实 不要为得到领导批准而虚构情况 3 理由充分 请示事项明确 4 语气平实 恳切 以引起上级的重视 二 报告 报告是下级向上级汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复询问的陈述性上行公文 报告 是陈述性文体 写作时要以真实材料为主要内容 以概括叙述为主要的表达方式 报告 是行政公文中的上行文种 撰写 报告 的目的就是为了让上级掌握本单位的情况 了解本单位的工作状况及要求 使上级领导能及时给予支持 为上级机关处理问题 布置工作或作出某一决策提供依据 下情上达 是制发报告的目的 所以报告的内容要求以摆事实为主 要客观的反映具体情况 不要过多的采用议论和说明 表达方式以概括为主 语气要委婉 谦和 不宜用指令性语言 1 报告的特点 1 报告的目的为了向上级汇报工作 情况 建议 答复等 它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题 所以不带请示事项 这是它与请示的重要区别之一 2 报告中一般不提建议或意见 如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见 可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行 报告一经批准 便作为批转文件的附件下发 其权威性依赖或附属于批转机关 3 报告在内容上不像 请示 那样有 一文一事 的要求 它可在一件公文中综合报告几件事情 层次结构比较复杂 4 报告广泛使用于下级向上级反馈信息 是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式 向上级及时汇报工作 反映问题 提出建议 也是下级机关必须履行的一项工作制度 2 报告的种类 报告从种类与内容上分主要有 汇报性报告 答复性报告 呈报性报告 例行工作报告 1 报告的写法报告的结构一般由标题 受文领导 正文 落款 成文时间组成 下面介绍几种报告的写法 汇报性报告汇报性报告主要是下级向上级汇报工作 反映情况的报告 一般分为两类 综合报告 这种报告是本单位工作到一定的阶段 就工作的全面情况向上级写的汇报性报告 其内容大体包括工作进展情况 成绩或问题 经验或教训以及对今后工作的意见或建议 这种报告的特点全面 概括 精练 专题报告 这种报告是针对某项工作中的某个问题 向上级所写的汇报性报告 答复性报告 这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告 这种报告要求问什么答什么 不涉及询问以外的问题或情况 呈报性报告 呈报性报告主要用于下级向上级报送文件 物件随文呈报的一种报告 一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件 物件相关的事宜 例行工作报告 例行工作报告是下级向上级 因工作需要定期向上级所写的报告 如教学工作报告 学生管理工作报告 财务报告 费用支出报告等 三 会议纪要 会议纪要是一种记载 传达会议情况及议定事项的纪实性公文 它用于董事会 院务会 党委会 处室系召开的工作会议 座谈会 研讨会等重要会议 会议纪要通过记载会议的基本情况 会议成果 会议议定事项 综合概括反映会议精神 以便使与会者统一认识 会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据 同时 会议纪要 是可以多向行文 具有上报 下达以及同级单位进行交流的作用 1 会议纪要的写法 会议纪要一般由首部 正文 尾部三部分组成 其各部分的写作要求如下 1 首部 这部分的主要项目是标题 有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容 会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的 如 中国地质大学长城学院院务会会议纪要 2 正文 会议纪要正文结构由前言 主体两部分组成 前言 首先概括交代会议的名称 时间 地点 主持人 主要议程 参加人员 会议形式以及会议主要的成果 主体 它是会议机要的核心内容 主要记载会议情况和会议结果 写作时要注意紧紧围绕中心议题 把会议的基本精神 特别是会议形成的决定 决议准确的表达清楚 对于会议上有争议的问题和不同意见 必须如实予以反映 3 尾部 包括署名和成文时间两项内容 三 总结 总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳 分析评价 从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书 一 总结的种类从性质 时间 形式等角度可划分出不同类型的总结 从内容分主要有综合总结和专题总结两种 综合总结又称全面总结 它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查 进而总结经验与教训 专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结 尤以总结推广成功经验为多见 总结也有各种别称 如自查性质的评估及汇报 回顾 小结等都具总结的性质 二 总结的写法1 标题 1 文件式标题一般由单位名称 时限 内容 文种名称构成 例 中国地质大学长城学院2007年度党委工作总结 2 文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点 不出现总结字样 但对总结内容有提示作用 例专题总结 我们是如何实行教学与科研相结合的 2 双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题 正标题揭示观点或概括内容 副标题点明单位 时限 性质和总结种类 例 知名教授上讲台教书育人放异彩 大学德育工作总结 正文 1 前言 一般介绍工作背景 基本概况等 也可交待总结主旨并作出基本评价 开头力求简洁 开宗明义 2 主体 应包括主要工作内容 成绩及评价 经验和体会 问题或教训等 这些内容是总结的核心部分 可按纵式或横式结构形式撰写 所谓纵式结构 即按主体内容纵向所做的工作 方法 成绩 经验 教训等逐层展开 所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分 标序加题 逐一写来 3 结尾 作为结的结束语可以归纳呼应主题 指出努力方向 提出改进意见或表示决心信心等语作结 要求简短精练 4 落款 一般在正文右下方署名署时 如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结 应在标题下方居中署名 公文范例 谢谢大家