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公文写作与处理 徐州师范大学管理学院李力 应用文 公文 文书 文件 一 公文含义 广义公文 狭义公文 二 公文的特点 1 价值的直接实用性2 材料的完全真实性3 建构的直观规范性4 表述的直白简约性 三 公文的功用 1 领导和管理作用2 规范和准绳作用3 联系和知照作用4 依据和凭证作用5 宣传和教育作用 四 公文的写作要素 主旨材料结构语言 一 公文的主旨 公文主旨必须正确 务实 单一 鲜明 县教育局 会议通知 各中 小学 根据上级要求 对全县中小学状况进行一次全面大检查 我们拟召开中小学负责人会议 现将有关事项通知如下 一 会议时间 1999年10月5日先在教育局报到 会期三天 二 参加会议人员 各中小学校长各一名 县教育局一九九九年九月九日 县教育局会议通知各中小学 各乡 镇 教办 市教育局 年 月 日的 通知 要求 为了迅速改变中小学存在的严重的卫生状况 各县要在近期内对所属的中小学卫生状况进行一次全面大检查 以便找出有效的整改措施 为此 我局决定召开全县中小学和乡 镇 教办负责人会议 学习有关文件 布置有关工作 会议时间 月 日上午9 00 11 00出席人员 各中小学和乡 镇 教办负责人1名 县教育局一九九九年九月九日 关于对各中小学卫生状况进行大检查的通知各中小学 各乡 镇 教办 按照市教育局XXXX年X月X日 XXXXXX通知 的要求和我局的有关安排 我们决定用3天时间组织各中小学和各乡 镇 教办负责人对全县中小学的卫生状况进行一次大检查 现将有关事宜通知如下 一 时间3天 1999年10月5日 7日 具体安排如下 1 5日上午10时前 参加会议人员到教育局会议室报到 10时30分开会 由XXX副局长说明大检查的有关事宜 2 5日下午2时30分 5时30分在局会议室继续开会 由各乡 镇 教办按我局X月X日通知要求汇报各乡 镇 中小学自我检查情况 3 6日全天 分4个组分别到重点检查的中小学进行检查 4 7日 上午在局会议室由各组负责人汇报检查情况 然后由XXX局长作检查总结并布置今后工作 下午 大检查结束 二 参加大检查人员 各中小学负责人1名 各乡 镇 教办负责人1名 三 参加检查人员在检查进行期间的食宿由教育局统一安排 XX县教育局一九九九年九月九日 二 公文的材料 公文材料必须真实 准确 典型 充分 新鲜 关于建宿舍楼的请示区人民政府 我局下属的单位多 职工多 老职工更多 过去因无资金从未建过一间职工宿舍 职工的住房非常困难 再不解决就会影响职工的工作积极性 但是过去我们无条件建房 现在我局在党的正确路线指引下 经过改革 企业有了活力 自去年来 我局除向国家上缴利税外 还有一些盈余 我们准备用这笔钱 将一处商店撤消 并入附近商店 自筹资金 地皮 建一栋三门六层的职工宿舍楼 这样既可以解决职工的住房困难 安定职工的工作情绪 也不会因撤消商店影响附近居民购买商品 以上请示 恳请批准 XX区二商局一九八七年六月四日 关于建职工宿舍楼的请示区人民政府 我局下属单位有XX个 职工有XXX人 其中35岁以上的老职工有XXX人 过去因无资金我局从未建过一间职工宿舍 现在职工的住房非常困难 XXX人中住房有困难的有XXX人 其中没有住房投亲靠友的有XX人 两代同堂 三代同堂的有XX人 这不仅严重影响职工的生活 也影响职工的工作积极性 改革开放以来 在党的正确路线指引下 我们搞活了企业 去年开始 我局除向国家上交利税XXX万元外 还有XX万元盈余 我们准备将这笔钱用于解决职工的住房困难问题 经过充分论证 我们拟在不影响居民购物的前提下 将XX处XX商店撤消并入附近的XX商店 在XX商店的XXX平方米的地基上建一栋三门六层的宿舍楼 这栋宿舍楼建好以后 可以使我局XX 住房有困难的职工的困难得到解决 有效地缓解我局职工住房困难状况 建筑这栋职工宿舍楼 经建筑部门的匡算共需资金XX万元 全部由我局自行解决 恳请区政府批准我们自筹资金 地皮建一栋三门六层职工宿舍楼的请求 XX区二商局一九八七年六月四日 三 公文的结构 文头 标题 称呼 正文 落款 文尾 四 公文的语言 公文语言的主要表达方式为说明 叙述和议论 公文语言风格 平直 朴实 凝炼 简洁 庄重 得体 函XX大学校长 首先让我们以XX电子工业学校的名义 向贵校表示衷心的感谢 感谢你们为我校办学给予的很大帮助 目前我校又面临一个很难解决的问题 事情是这样的 我校开办不久 师资力量很差 决定派XX位年轻教师到贵校旁听进修一年 我校与贵校有关部门多次商量 但XX位年轻教师进修住宿问题 至今也没有得到解决 提高教学质量的关键是师资 为提高我校教育质量 恳请贵校设法解决我校进修教师的住宿问题 贵校府高庭阔 物实人济 且具宽大为怀 救人之危的美德 以上区区小事 谅贵校不难解决 我们不知贵校还有什么实际困难 如果这些困难我校能帮助解决的话 请尽管提出 我校会竭力去办 再说一句 贵校如能解决我校进修教师的住宿问题 我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意 万望函复 XX电子工业学校一九XX年X月X日 关于请求解决进修教师住宿问题的函XX大学办公室 我校派12名年轻教师到贵校进修一事 贵校在X月X日的复函中表示可以安排 可是我们和贵校有关部门多次联系 都因这些教师的住宿问题而使此事未能落实 我校所派出进修的12位教师 都是准备下学年度开设新课的 不落实它们的进修问题 我校下学年将有12门课不能开出 因此 恳请贵校设法解决我校进修教师的住宿问题 条件差一点也不要紧 所需费用 我校负责支付 给贵校添麻烦了 请谅 望函复 XX电子工业学校一九XX年X月X日 公文语言表达要求1 准确性要求2 规格性要求3 简练性要求4 鲜明性要求5 修辞要求 五 行政公文 一 办法 规定 行政机关的公文种类主要有13种 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 二 行文规则 决定 一 决定的应用范围 对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 批复 一 批复的应用范围 适用于答复下级机关的请示事项 从这一句话可以看出 一 批复是下行公文 二 批复与请示是相互对应的文种 二 批复正文的写法三个部分组成 包括引据部分 批复意见和批复结语 引据部分 即正文的开头部分 往往只用一句话说明是应什么机关的什么请示而批复的 这是为了增强批复的针对性 通常引用下级机关请示的来文日期 标题和文号 批复意见一般有三种情况 一是同意或批准 二是不同意或不批准 三是 基本同意 或 原则上同意 批复结语 特此批复 此复 五 撰写批复的要求1 行文慎重2 态度鲜明3 简洁得体4 主题集中5 讲究时效 关于修建新办公楼请示的批复 1999 24号 厂 有关请示已悉 关于修建新办公楼一事 经研究 还是以不建为宜 此复 公司一九九九年五月五日 关于修建新办公楼请示的批复 1999 24号 厂 你厂 关于修建新办公楼的请示 1999 27号 收悉 经公司领导研究 认为你厂现有的办公楼虽然陈旧一点 但适当装修后仍可使用 近期内不会影响办公事务的开展 因此 不同意修建新办公楼 特此批复 公司一九九九年五月五日 意见 一 意见的性质和特点1 性质 适用于对重要问题提出见解和处理办法 2 特点与其他行政公文相比 意见的最主要的特点在于使用的灵活广泛性 这一特点的具体内涵 可以概括为 三不限 1 行文方向不限 2 使用权限不限 3 收文处理方式不限 关于严格控制以政府名义主办 或举办 经营性活动的意见市人民政府 近年来 单位或部门以政府名义主办 或举办 的大型的经营性活动越来越多 这些活动有些由于这种或那种原因引起经济纠纷 在对这些纠纷进行司法处理时 法院又追加政府为民事被告 这不仅使政府承担不必要的法律责任 也使政府的形象和声誉受到严重损害 为防止此类事件的再发生 我们认为 经营性活动原则上还要以政府的名义主办 或举办 如果确有必要以政府名义主办 或举办 的一定要严格控制 为此 我们提出如下意见 一 将政府行为和商业行为分开 二 严格审批 以市政府名义主办 或举办 的经营性活动一定要经市政府领导审批同意 三 对外宣传的内容必须合法真实 以上意见 供参考 市人民政府法制局一九九四年八月十日 关于严格控制以政府名义主办 或举办 经营性活动的意见市人民政府 近年来 单位或部门以市政府名义主办 或举办 的大型的经营性活动越来越多 这些活动由于这种或那种原因引起经济纠纷 法院在对这些纠纷进行司法处理时又追加市政府为民事被告的也越来越多 仅今年就有XXX艺术节 XXXX航空博览会 XXXX时装节等三宗 这些案件 造成市政府承担不必要的法律责任 严重影响市政府的形象和声誉 为防止此类事件的再发生 一定要严格控制以市政府名义主办 或举办 经营性活动 如果一定要以市政府名义主办 或举办 的 也要按下面几点要求办理 一 将政府行为和商业行为分开 除因外事活动 政治任务或慈善活动需要 必须以市政府名义主办 或举办 的经营性活动或非经营性活动外 今后凡由部门或企业承办的经营性活动 如 博览会 演唱会 服装节 等一律不要以市政府的名义主办 或举办 二 严格审批制度 一些确有需要以政府名义主办 或举办 的经营性活动 必须由承办部门提出申请 明确主办单位和承办单位以及有关部门的权利 义务 明确法律责任和有关事宜 明确市政府不承担连带经济责任 然后送市政府办公厅审核 报分管副市长审批同意 再由市政府办公厅发文批复 三 经批准以市政府名义主办 或举办 的经营性活动 对外的一切宣传 其内容必须合法真实 并报经分管副市长和承办单位的负责人审核同意后 方可制作和发布 以上意见如无不妥 请批转有关单位执行 XX市人民政府法制局一九九四年八月十日 公告与通告 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 不同点 1 发文机关不同 公告的发文机关主要是国家的高级机关 因其内容涉及需要向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告由国家行政机关 以及其他国家机关 社会团体 企事业单位在自己的职权范围内发布 发文机关很广泛 上至党和国家的高级机关 下至基层机关 社会团体都可使用 2 发文范围不同 公告的发文范围极为广泛 往往面向国内外社会各界有关人士 通告的发布范围在国内 3 重要程度不同 公告宣布的是特别重大的事项 所宣布事项的重要程度高于通告 通告所宣布的是应当遵守或周知的事项 是较为一般的事项 4 作用性能不同 公告主要发布消息 一般没有直接的强制力和约束力 通告不仅具有告知消息的功能 而且都具有明显的强制力和约束力 通知 一 通知的应用范围1 批转下级机关的公文 或转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的公文2 将要求下级机关办理和需要知道或共同执行的事项告知下级机关3 任免人员 批示性通知现将 关于 的规定 印发 或下发 批转 转发 给你们 请认真贯彻执行 指示性通知开头 目的和根据主体 把具体内容分条列项阐述清楚结尾 提出执行要求告知性通知正文 缘由和通知事项结尾 常用 特此通知 任免性通知 县卫生局 会议通知 97 卫字第10号全县各食品加工业 根据上级要求 对全县食品加工行业的卫生状况进行一次全面大检查 我们拟召开食品加工行业负责人会议 现将有关事项通知如下 一 会议时间 一九九七年二月十四日在县第三招待所报到 会期二天 二 参加会议人员 全县国营 集体食品加工业及县个体劳协各来一名负责人 各镇派一名代表列席会议 不得缺席 否则一切后果自负 三 食宿等一切费用完全由个人自理 一九九七年二月十日 县卫生局关于召开食品加工卫生工作会议的通知 卫 1997 10号各食品加工单位 各乡镇 根据上级关于对食品加工行业的卫生状况进行一次全面大检查的指示精神 决定召开我县食品加工卫生工作会议 部署卫生检查工作 现将有关事项通知如下 一 会议时间 2月15日 16日两天 2月14日下午在县第三招待所报到 二 参加会议人员 全县各国营 集体食品加工单位各来1名负责人 各乡 镇请派出1名代表列席会议 三 住宿费回单位报销 饭费个人自理 按有关财政规定给予补贴 一九九七年二月十日 通报 一 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 1 表彰性通报2 批评性通报3 情况性通报 正文 叙述事实 评价分析 处理决定 提出希望 请示 一 请示的应用范围 适用于向上级机关请求指示 批准 二 请示的特点1 成文的条件性2 行文的超前性3 内容的单纯性4 明显的时效性5 结果的期复性 二 请示的撰写要求1 针对内容 一事一文2 反映情况 理由充分3 提出措施 目的明确4 逐级行文 事前行文5 文字简明 表达清楚 关于增拨办税大厅基建经费的请示 省人民政府 省长 1995年11月 我局派出调查组到广西柳州市国税局学习考察其办税大厅的建设情况 调查组认为办税大厅功能较齐全 适应税收征管模式的改革 方便纳税人缴纳税款 为此我局于1996年决定建办税大厅 并得到省人民政府的支持 在 府 1996 号文 关于拨款修建办税大厅的批复 中 拨给我局150万元 此项资金已专款专用 但由于建筑材料涨价 原预算资金缺口较大 恳请省人民政府拨给不足部分 否则将影响办税大厅的竣工及我省税收任务的完成 特此请示报告 省地方税务局一九九九年十月十日 关于增拨办税大厅基建经费的请示 省人民政府 省政府1986年拨给我局修建办税大厅的基建费150万元 我们专款专用 办税大厅的基建也严格按计划进行 但由于近两三年来建筑材料大幅涨价 钢材每吨由 元涨到 元 涨幅 水泥每吨由 元涨到 元 涨幅 致使办税大厅的基建预算资金出现 万元的缺口 这将严重影响办税大厅修建的进度 为了保证办税大厅的修建如期竣工 我们请示增拨办税大厅基建费 万元 特此请求 恳请批准 附件 办税大厅基建费开支情况表一份 省地方税务局一九九九年十月十日 报告 一 报告的应用1 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 2 撰写报告的的缘由 一是主动性行文 二是被动性行文 三 报告与请示的区别同属上行文 都具有反映情况 提出建议的功用 然而是两个性质完全不同的文种 区别主要在于 1 行文目的不同2 内容要求不同3 主送机关不同4 行文时间不同5 处理结果不同6 结束用语不同 关于 高速公路塌方事故的报告 市建设委员会 1997年 月 日 高速公路 路段发生塌方事故 造成一定的伤亡后果 事故发生前 桥面上分散有二三十名工人 已浇铸近200立方的混凝土 而且违章施工 按照施工程序应分两次浇铸的混凝土却一次浇铸 估计事故原因是桥面负荷过重 事故发生后 近200名消防队员 工地工人 公安干警赶到现场紧急抢救 抢救时间持续近28小时 据查 该工程承建商是 市市政总公司第一分公司 特此报告 市政工程总公司一九九七年 月 日 关于 高速公路塌方事故的报告 市建设委员会 高速公路 路段于1997年 月 日 时左右 发生塌方事故 造成筑路工人3人死亡 4人重伤 9人轻伤的严重后果 事故发生后 近200名消防队员 工地工人 公安干警赶到现场紧急抢救 抢救时间持续近28小时 至 月 日 时左右事故现场清理完毕 所有的伤员也迅速地送到当地医院抢救治疗 据初步查核 事故发生的直接原因 是违章施工造成桥面负荷过重 事故发生前桥面上分散有二三十名工人 已浇铸近200立方的混凝土 按施工程序这200立方混凝土应分两次浇铸 即先浇铸100立方米 凝固后再浇铸另100立方米 而现场施工指挥方 却违背规定 要工人一次浇铸200立方米混凝土 致使桥面过重 酿成事故 路段的承建商 市市政总公司 我们已组成由 主任任组长的事故处理小组 负责事故的善后工作和进一步调查事故的原因 详细情况容后再报 市政工程总公司一九九七年 月 日 函 一 应用 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函 国营林果场 兹有我校林果专业学生毕业实习即将开始 经研究分配八七届三班学生到贵场实习 望能妥善安排 可否 请迅速回音 县 农业学校一九八七年四月一日 关于商洽毕业实习的函 国营林果场 我校毕业生的实习 一向得到贵场的大力支持 甚为感激 今年我校毕业班的实习即将开始 我们拟安排林果专业八七届三班学生到贵场实习 实习时间从5月2日开始到6月15日结束 共一个半月 这个班的学生有35人 男25人 女10人 实习主要内容是林果的植保实践技术 实习期间 师生需在贵场食宿 有关经费由我校支付 贵场今年能否接受我校学生实习 恳请研究后函复 县 农业学校一九八九年四月一日 会议纪要 写法 1 开头介绍会议概况 时间 地点 与会人员 主要议程 收获 总体评价 2 主体部分 对形势及任务的分析 主要报告精神 各项议程的讨论情况及结果 会议决议或决定 意见或建议 3 结尾部分 总括会议内容 强调会议意义 提出倡议 注意事项 1 做好会议记录 纪实性 忠于会议情况 不可评论 2 突出会议要点 提要性 抓住要点 去粗存精 制定计划的注意事项 1 树立全局意识2 联系实际 吃透两头3 突出重点 兼顾一般4 量力而行 留有余地5 发动群众 集思广益 总结的撰写要求 1 筛选材料 突出重点 切忌流水账2 详略得当 突出个性 切忌面面俱到3 实事求是 突出新意 切忌老生常谈 调查报告 调查报告写作的前提 调查研究1 调查之前的准备工作2 坚持科学的调查方法 充分占有材料 1 访问调查法 2 问卷调查法 3 文献调查法 4 实验调查法 5 个案调查法 6 抽样调查法3 认真分析研究 调查报告的格式及写法1 观点串联材料的写法 2 按照材料的性质归类组织调查报告的结构 3 以调查的过程为序结构全篇 六 调查报告的撰写要求1 用事实说话2 夹叙夹议3 使用第三人称和被动语态 述职报告 述职报告的格式和写法1 标题 三种写法 1 任职期限 所任职务 文种 如 2001年任公司经理的述职报告 2 所任职务 文种 如 省教育厅办公室主任述职报告 3 述职报告 2 称谓3 正文 1 开头部分 概要地介绍自己的情况 2 任职期限中的主要工作业绩 3 履行职责中尚存在的不足 4 今后如果继续担任该职务的工作设想 5 结语 公文写作与处理的主要法律法规依据 1 中国共产党机关公文处理条例2 中国人民解放军机关公文处理条例3 国家行政机关公文处理办法4 关于实施 国家行政机关公文处理办法 涉及的几个具体问题的处理意见5 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 6 中共中央办公厅公文主题词表7 国务院公文主题词表8 中华人民共和国国家通用语言文字法9 标点符号用法 GB T15834 1995 10 出版物上数字用法的规定 GB T15835 1995 谢谢大家