会计学基础-8会计账簿.ppt

第八章会计账簿 学习目的 掌握登记账簿和运用账簿的有关知识和技能 学习要求 了解会计账簿的种类和格式 熟练掌握账簿的登记技术 记账规则和错账的更正方法 本章重点 货币资金日记账的登记 分类账的设置与登记 错账的更正方法 本章难点 总分类账与明细账的平行登记 第一节会计账簿概述 会计账簿 是按照会计科目开设账户并由具有一定格式 互有联系的若干账页所组成 以会计凭证为依据 系统 序时 分类地记录各项经济业务的簿籍 设置账簿的原则 会计主体必须根据自身的业务特点及经营管理的需要 设置相应的账簿体系及具体的账簿 各单位的具体情况不同 账簿设置的方法也不尽一致 设置账簿应遵循以下原则 1 确保全面 系统的核算各项经济业务 为经营管理者提供系统 分类的会计核算资料 2 在满足实际需要的前提下 尽量节约人力 物力 3 账簿格式力求简明实用 提供经营管理所需的各项指标 一 会计账簿的定义 二 设置会计账簿的作用 设置账簿可以全面 系统地记载和提供企业经济活动的各种数据 是会计核算工作的重要环节 它对加强经济核算 改善和提高经济管理水平具有重要的作用 可以保护财产物资的安全完整和各项资金的合理使用 通过设置和登记账簿 可以连续反映各项财产物资的增减变动及其结存情况 并借助于财产清查 账目核对等方法 反映财产物资的具体情况 发现问题 及时解决 可以起到控制作用 以保证财产物资的安全完整 合理使用各项资金 可以提供经营成果的详细资料 为财务成果的分配提供依据 通过账簿的设置与登记可以确定财务成果的形成 确定财务成果后 才能按规定的方法进行利润分配或亏损弥补 通过设置和登记账簿 还可以提供经营成果形成的详细内容 并为财务成果分配提供依据 可以为考核经营业绩 加强经济核算 进行会计监督和会计分析提供依据 通过设置和登记账簿 提供各项会计核算资料 并利用这些资料进行会计分析 以便改善经营管理 同时有利于参照会计核算资料进行会计检查 实施会计监督 账簿是重要的经济档案 设置账簿 有利于保存会计资料 便于日后查考 一 按账簿的用途不同 1 序时账簿即日记账 是按经济业务发生时间的先后顺序 逐日逐笔连续登记的账簿 1 普通日记账序时地登记全部经济业务或多种经济业务的日记账 2 特种日记账序时地登记某一类经济业务的日记账 二 会计账簿的种类 普通日记账 收到投入资本 800 略 10 银行存款 从银行提取现金 库存现金 200000 2 1 银行存款 实收资本 10 200000 800 银行存款 固定资产 购入设备 55000 55000 2 分类账簿是按照账户的分类登记经济业务的账簿 1 总分类账簿又称总分类账 简称总账 是根据总分类科目开设 用以记录全部经济业务总括核算资料的分类账簿 2 明细分类账簿又称明细分类账 明细账 是根据总分类科目所属二级或明细科目开设账户 用来分类记录某类经济业务 提供比较详细的核算指标的分类账簿 它对于加强财产物资管理 款项的结算 收入及费用开支的监督 有着重要的作用 它必须按照二级科目或明细科目设置 一般采用活页式账簿 它的格式 应根据它所反映经济业务内容的特点和管理的需要来设计 一般有三栏式 数量金额式和多栏式三种 应付账款明细账明细科目名称 大中公司第X页 128转5购货3000贷3000 13银8偿还货款30000 本月合计30003000平 3 备查账簿备查账簿又称辅助账簿 是对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿 如租入固定资产登记簿 合同登记簿 受托加工材料登记簿 应收票据备查簿 应付票据备查簿 代销商品备查簿等 备查账簿记录的内容不受总分类账的制约 是对日记账和明细分类账的补充 它可以为某些经济业务的内容提供必要的参考资料 各单位可根据实际需要设置备查账簿 二 会计账簿按账页格式分类 会计账簿按账页格式不同分为三栏式账簿 多栏式账簿和数量金额式账簿 1 三栏式账簿 三栏式账簿是指账簿的账页格式只开设借 贷 余 或收 付 余 三个栏目记录金额 2 多栏式账簿 多栏式账簿是指账簿的账页格式设若干专栏 集中反映某一总账账户或明细账户核算内容的账簿 3 数量金额式账簿 数量金额式账簿的账页格式是在借 贷 余 或收 付 余 三栏下再设数量 单价和金额栏 以便全面记录反映经济业务的数量和金额 上述账簿分类可用图表列示如后 三栏式账簿 2 8 2 1 3 上月结存 2 银收1 支票存入银行 会计科目 银行存款 银付2 现付3 银付1 将多余现金送存银行 提取现金046号 以支票付购料款 30000 600000 250000 60000 30 本月合计 280000 660000 48629725 48249725 总分类账 三栏式账簿 明细科目 明细分类账 数量金额式账簿 类别 编号 品名或规格 存放地点 储备定额 计量单位 明细分类账 多栏式账簿 明细科目 多栏式明细账 多栏式账簿 明细科目 多栏式明细账 三 按账簿的外表形式分类 1 订本式账簿 是在启用前就把编有顺序号的若干账页固定装钉成册的账簿 优点 不易丢失 便于保管 缺点 预留账页困难 不能根据需要增减 不利于分工记账 适用范围 总账和现金 银行存款日记账 2 活页式账簿 是把若干张零散的账页放置在活动账夹之内的账簿 优点 可以任意增减空白账页 不会浪费账页 使用灵活 便于对账页重新排列 也便于分工记账 有利于提高工作效率 缺点 易丢失 抽换 适用范围 各种明细账 3 卡片式账簿 是由若干分散的具有专门格式的硬卡组成 存放在卡片箱内的账簿 优点和缺点与活页式相似适用范围 各种内容比较复杂的财产明细账 如固定资产卡片等 在实际使用时 卡片上应连续编号并加盖有关人员的印章 卡片箱应由专人负责保管 以保证真实 安全 第二节会计账簿的设置和登记 一 会计账簿的基本要素1 封面 每本账簿都应在它的封面上标明账簿名称 如总账 材料明细账 库存商品明细账 现金日记账等 还要填写年度 2 扉页 为了保证账簿记录的合理性 明确经济责任 应在账簿的扉页 首页 设置 账簿启用表 在表内载明单位名称 账簿启用日期 账簿册数 账簿页数 如为活页账应在装订成册后记明页数 会计主管和经管人员姓名和印鉴 账户目录等 如果经管账簿的会计人员离职或工作调动 需要调换记账人员时 应办理交接监交手续 在 经管账簿人员一览表 上注明交接日期和接办人员姓名 并由接办人员签章 3 账页 账页是构成账簿的主要组成部分 用来具体记录经济业务 其格式因记录的经济业务内容不同而有所不同 但一般都包括以下六方面的内容 1 账户名称 或会计科目 2 登账日期栏 3 凭证种类和号数栏 4 摘要栏 5 金额栏 借方贷方的金额和余额 6 账页号数 总页次和分户页次 二 日记账的设置和登记 一 普通日记账的设置和登记只设一本普通日记账 登记所有的经济业务 设特种日记账 再设置普通日记账 记录未被特种日记账记录的业务 普通日记账 收到投入资本 800 略 10 银行存款 从银行提取现金 库存现金 200000 2 1 银行存款 实收资本 10 200000 800 银行存款 固定资产 购入设备 55000 55000 设置 主要有现金日记账和银行存款日记账登账依据 一般按记账凭证逐日逐笔登记 必须做到日清月结 1 现金日记账的设置和登记格式 三栏式 多栏式 现金收入日记账现金支出日记账 登账依据 现金收入日记账现金支出日记账现金日记账 现金收入凭证 部分银行存款付款凭证 现金付款凭证 现金收款凭证 现金付款凭证和部分银行存款付款凭证 二 特种日记账的设置和登记 现金日记账 现金日记账 2 6 3 3 1 3 期初余额 70000 2 现付1 签发支票提取现金备用 第页 现付2 现收1 现付3 银付1 业务员李明预借差旅费 多余现金存入银行 银行存款 总务部门报销办公费用 出售废旧物资收入现金 管理费用 银行存款 其他应收款 营业外收入 60000 90000 500000 300000 270000 180000 300000 银行存款收入日记账银行存款支出日记账银行存款日记账 登账依据 银行存款收款凭证和部分现金付款凭证 银行存款付款凭证 银行存款收款凭证 银行存款付款凭证和部分现金付款凭证 2 银行存款日记账的设置和登记格式类似现金日记账 不同点是多了 支票种类 号数 一栏 银行存款日记账 2 6 2 1 3 上月结存 8629725 2 银收1 收回长城公司前欠货款 第页 银付2 现付3 银付1 多余现金存入银行 签发支票提取现金 支付购材料货款 材料采购 库存现金 应收账款 30000 600000 250000 60000 库存现金 8219725 8249725 三 分类账的设置和登记 一 总分类账的设置和登记设置 按一级会计科目开设格式 三栏式 订本式登账依据 有多种 并由此而形成不同的会计核算组织程序 二 明细分类账的设置和登记设置 按明细会计科目开设格式 三栏式 数量金额式 多栏式 活页式登账依据 记账凭证 原始凭证汇总表 第三节记账规则 一 启用账簿的规则1 各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿 会计账簿包括总账 明细账 日记账和其他辅助性账簿 2 现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿 不得用银行对账单或者其他方法代替日记账 3 实行会计电算化的单位 用计算机打印的会计账簿必须连续编号 经审核无误后装订成册 并由记账人员和会计机构负责人 会计主管人员签字或者盖章 4 启用会计账簿时 应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称 在账簿扉页上应当附启用表 内容包括 启用日期 账簿页数 记账人员和会计机构负责人 会计主管人员姓名 并加盖名章和单位公章 记账人员或者会计机构负责人 会计主管人员调动工作时 应当注明交接日期 接办人员或者监交人员姓名 并由交接双方人员签名或者盖章 5 启用订本式账簿 应当从第一页到最后一页顺序编定页数 不得跳页 缺号 使用活页式账页 应当按账户顺序编号 并须定期装订成册 装订后再按实际使用的账页顺序编定页码 另加目录 记明每个账户的名称和页次 账簿使用登记表 使用者单位 总账和日记账 财务章 名章 二 登记账簿的规则1 登记会计账簿时 应当将会计凭证日期 编号 业务内容摘要 金额和其他有关资料逐项记入账内 做到数字准确 摘要清楚 登记及时 字迹工整 2 登记完毕后 要在记账凭证上签名或者盖章 并注明已经登账的符号 表示已经记账 3 账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格 不要写满格 一般应占格距的二分之一 4 登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写 不得使用圆珠笔 银行复写账簿除外 或者铅笔书写 5 下列情况 可以用红色墨水记账 按照红字冲账的记账凭证 冲销错误记录 在不设借贷等栏的多栏式账页中 登记减少数 在三栏式账户的余额栏前 如未印明余额方向的 在余额栏内登记负数余额 根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录 6 各种账簿按页次顺序连续登记 不得跳行 隔页 如果发生跳行 隔页 应当将空行 空页划线注销 或者注明 此行空白 此页空白 字样 并由记账人员签名或者盖章 7 凡需要结出余额的账户 结出余额后 应当在 借或贷 等栏内写明 借 或者 贷 等字样 没有余额的账户 应当在 借或贷 等栏内写 平 字 并在余额栏内用 表示 8 每一账页登记完毕结转下页时 应当结出本页合计数及余额 写在本页最后一行和下页第一行有关栏内 并在摘要栏内注明 过次页 和 承前页 字样 也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内 并在摘要栏内注明 承前页 字样 对需要结计本月发生额的账户 结计 过次页 的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数 对需要结计本年累计发生额的账户 结计 过次页 的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数 对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户 可以只将每页末的余额结转次页 实行会计电算化的单位 总账和明细账应当定期打印 发生收款和付款业务的 在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账 并与库存现金核对无误 总分类账 新账页第一行 将借方与贷方金额转入 一 影响借贷平衡的错账此种错误在试算平衡时容易发现 如借贷记错 同记借或同记贷 数字错位等 1 验算试算表的 合计 数 反向相加 若 合计 数无误 则根据差额寻找 2 若差额 某一业务的发生额 则可能是漏记了对应账户的一方 3 若差额能被2除尽 则可能有一笔业务的金额记在了同一方4 若差额能被9除尽 二 不影响借贷平衡的错账重记 漏记整笔经济业务 多种错误 此种错账只有靠平时记账时的小心 谨慎来防范于未然 可能是数字错位 也可能是数字窜位 三 错账的查找方法 一 划线更正法 红线更正法 1 适用范围 发现账簿记录中的文字或数字有错误 而其所依据的记账凭证没有错误 即纯属记账时文字或数字笔误 2 更正方法在错误文字 数字上划一条红线 然后在其上方空白处用蓝黑墨水填写正确的文字和数字 并由记账人员在更正处盖章 数字错误必须将整个数字划掉 文字错误则只划掉错误的文字 例1 将入库材料成本976023元记成了976027 更正方法为 976023 976027 陈明 四 更正错账的方法 2 更正方法对第一种错误 1 用红字填制一张与错误记账凭证会计分录相同的记账凭证并过账冲销原错误记录 2 用蓝字填制一张正确的凭证并过账更正 二 红字更正法 1 适用范围 1 记账凭证中的应借或应贷科目或记账方向出错 并已过账 2 记账凭证中所使用的科目 借贷方向正确 但所记金额 应记金额 并已经过账 例2 将 制造费用 写成了制造成本 制造成本 费用 更正方法为 对第二种错误 则将多记差额用红字填制记账凭证并过账更正 例1 用银行存款支付材料采购费用800元 原会计记录为 借 材料采购800贷 库存现金800 更正 借 材料采购800贷 库存现金800 冲销 错误分录 借 材料采购800贷 银行存款800 更正 错误记录 过账 过账 三 补充登记法1 适用范围记账凭证中所使用的科目 借贷方向正确 但所记金额 应记金额并已经过账 2 更正方法将其少记差额用蓝字填制一张记账凭证 并过账 例2 用银行存款支付管理费用1500元 记账凭证中将1500元写为5100元 并已入账 更正 冲销 多记数 借 管理费用3600贷 银行存款3600 过账 例 用银行存款支付管理费用5100元 记账凭证中将5100元写为1500元 并已过账 借 管理费用3600贷 银行存款3600 补记 少记金额 过账 更正 五 总分类账和明细分类账的平行登记 一 账户设置1 总分类账户 按总分类科目设置的账户 用货币作为统一计量单位 用来提供总括核算资料 在总账账户中进行的核算称为总分类核算 主要格式 三栏式特点 只能提供以货币计量的总括资料指标 2 明细分类账户 按明细科目设置的账户 除了应用货币计量单位外 有时还要应用实物等计量单位进行核算 在明细账户中进行的核算称为明细分类核算 主要格式 三栏式 数量金额式 多栏式 特点 既提供货币指标 也提供实物等指标 二 总分类账和明细分类账的关系 库存商品 库存商品 甲产品 库存商品 乙产品 区别 1 提供资料的详细程度不同2 作用不同 联系 1 反映的对象相同2 登记的依据相同3 所提供的资料是相互补充的 这种关系 决定了总分类账和明细分类账必须平行登记 同时 同向 同金额 三 总分类账户和明细分类账户的平行登记 1 平行登记的要点 1 依据相同 2 方向一致 3 金额相等2 平行登记的结果 1 总账的期初 末 余额 它所属各个明细账期初 末 余额 2 总账的本期借 贷 方发生额 它所属各个明细账本期借 贷 方发生额 3 账簿记录的试算平衡 1 根据总分类账编制 总分类账户本期发生额及期末余额试算表 如果全部账户 借方金额 贷方金额 说明会计记录基本正确 但有一些错误用此方法不能检查出来 2 根据明细分类账编制 明细分类账户本期发生额及余额表 总分类核算和明细分类核算总分类账和明细分类账的关系总分类账和明细分类账的平行登记规则 联系 内容相同原始依据相同 区别 详细程度不同作用不同 同时 同向 等额 六 账簿的更换与保管 一 更换 1 总分类账 现金日记账 银行存款日记账和大部分明细账 每年应更换新账一次 2 部分明细分类账年末可不更换 但在结转下年度时 应在摘要栏内注明 上年结转 字样 二 保管 年度终了和结账后 会计人员应在活页账簿前加放 账簿启用和保管人员一览表 并装订成册 加具封面 统一编号后 与各种订本式账簿一起归档保管 本章小结 账簿是以会计凭证为依据 系统 序时 分类地记录各项经济业务的簿籍 不同的账簿应使用不同的账页格式反映相关的内容 总分类账只反映货币计量指标 一般采用借方 贷方 余额三栏式订本账 明细分类账是详细记录某项经济业务的账簿 根据管理要求和经济业务的内容不同 可采用三栏式 数量金额式或多栏式等格式 账簿记录一旦发生错误 应按正确的方法更正 更正方法主要有划线更正法 红字更正法和补充登记法 总分类账和明细分类账总是平行登记的 平行登记的要点是 依据相同 方向一致和金额相等