会展基础业务能力实训项目2-PPT制作.ppt

贵州商学院会展教研室唐明贵2015 05 28 实训项目2 PPT制作技巧 contents 1 PPT制作的目的 4 PPT图表制作 5 PPT字体及颜色 6 PPT快速制作技巧 7 PPT主要的快捷键 8 其它注意事项 9 PPT制作要领 2 PPT制作的基本要求 3 PPT封面 目录制作 1 PPT制作的目的 哪些场合适合用PPT PPT适合 沟通时间不足的场合 4 哪些场合适合用PPT 5 PPT适合 容易理解偏差的场合 哪些场合适合用PPT 6 PPT适合 难以文字描述的场合 哪些场合适合用PPT 7 PPT适合 内容缺乏把握的场合 制作PPT根本目的是为了 更有效的传递和沟通 8 商业PPT的用途 9 商业PPT 专业 简洁 清晰 我们期望用好PPT以后 会议时间缩短 报告说服力增强 工作效率提高 10 2 PPT制作的基本要求 标题醒目 精简尽量使用缩写尽量使用数字 数字化段落分明 大小有致字体适中 颜色搭配合理尽可能使用图表 动画 内容要求 形式要求 涵盖具体和关键的信息 尽可能用事实和数据来加强我们基于事实分析的观点每张片子专注于一个观点或同类信息的观点使用 结论性 语言来陈述每张片子表达的观点和目的应该有所不同 且考虑衔接性 每页幻灯片标题组织起来是一个完整的故事 3 PPT封面 目录制作 14 3 PPT封面 目录制作 AnalystDay20015 委托单位 贵州大方县水利局编制单位 贵州水文化旅游发展有限责任公司 贵州大方奢香九驿国家水利风景区 申报汇报 委托单位 遵义诗源旅游发展有限公司编制单位 贵州乾坤文化旅游发展有限公司 贵州绥阳双门峡国家水利风景区 申报汇报 18 19 SIMPLERULESFORSUCCESS 8 20 21 3 PPT制作的封面 目录 汇报提纲 申报表证明材料自评及介绍材料 一 景区自评表 二 景区管理制度 规章等相关经营管理文件 三 文字介绍材料 四 景区介绍照片 五 景区影视材料及解说 一 省级水利风景区批准文件 二 水利风景资源调查评价报告 三 水利风景区总体规划 四 水利旅游项目综合影响评价 五 水利风景区范围批复文件 六 水利风景区管理机构批准成立文件 七 申报景区水域水质检测证明 八 水工程安全证明 23 contents 24 contents WHILEYOUWERESLEEPING WHEREDOWEGOFROMHERE BRANDSASSTORYTELLERS 25 4 PPT制作的图表 图表应该是直观的 简明的 友好的图表应该是有意义的图形要有电子数据表作为备份电子数据表不仅是计算工具也是信息工具应该标明图表的数据来源 图表的作用是为了表现内容 帮助分析 成功的图表都具备以下几项关键要素 数据类图表 不同的表达方式应该选择不同的图形 数据类图表 不同的目的选择不同的图形 五种基本的图表类型 制作数据图表需要注意以下三个步骤 数据图表的三个步骤之一 确定要表达的信息 数据图表的三个步骤之二 确定比较类型 数据图表的三个步骤之三 选择图表类型 图形表达中要注意视觉影响 你能说出这两个图形的区别吗 图形表达中要注意视觉影响 市场份额在过去5个月中变化的两种表达形式及效果 65 0 64 5 64 0 64 5 63 0 0 10 20 30 40 50 60 65 0 64 5 64 0 64 5 63 0 62 62 5 63 63 5 64 64 5 65 65 5 11 12 1 2 3 11 12 1 2 3 数据图表需要改进的地方 改进的地方 去掉图中的颜色 去掉标注 去掉网格线 去掉纵轴刻度 把数据标注在柱子的上方 扩展了柱子的宽度 使柱子的宽度大于两个柱子之间的间距 去掉横轴上的刻度 在柱状图中 柱子的高度和数值标注已经充分显示了他们的大小 横轴上的刻度一般不用在柱状图中 改变了默认的颜色 去掉了边框 直观展现观点的逻辑关系概念图更象是标准性的结论 显得更有说服力使图面简洁美观图示更能引起读者注意力陈述时有更多发挥空间 概念类图表的作用和步骤 1 明确要表达的观点 2 明确要表达观点所需要讲述的内容 3 明确内容之间的逻辑关系 4 选择恰当的图示 5 将要表达的内容恰当地通过图示表达 关键步骤 主要作用 用概念图表的关键是确定合理的信息逻辑 选择正确的图文表示 清楚要表达的内容之间的逻辑关系先按概念图库中的分类进行搜索 再在该类别中选择最能表达内容的图示图示中文字简练 使图文自然融合 如何将PPT中的 表 做 雅 不要直接复制 粘贴excel中的表格 使用 屏幕拷贝 功能复制图表 操作步骤 打开欲复制文件 按Prisc键打开 画图 程序 开始 程序 附件 画图 按Ctrl v 用左侧菜单矩形框选中范围按Ctrl c 进入相应PPT 按Ctrl v 如何将PPT中的 图 做 雅 使用格式刷统一风格使用绘图菜单中的 对齐 系列对Excel图表不直接引用 而是修改后使用 5 PPT字体及颜色 PPT中字体的选择 宋体和黑体的显示效果最佳 其中宋体适合于PPT正文 黑体更适用于标题英文和数字不要直接应用中文字体 一般而言 字号最大不超过20号 最小不小于10号培训和演讲时选用尽可能大的字号 字体的大小 這是12點的字 您看得到嗎 這是14點的字 您看得到嗎 這是16點的字 您看得到嗎 這是18點的字 您看得到嗎 這是20點的字 您看得到嗎 這是24點的字 您看得到嗎 這是28點的字 您看得到嗎 這是32點的字 您看得到嗎 這是36點的字 您看得到嗎 這是40點的字 您看得到嗎 這是44點的字 您看得到嗎 這是48點的字 您看得到嗎 较好 调节字体最恰当的大小 正文尽量不用14pt以下的字体 段落的结构 段落大标题 段落中标题1段落中标题2具体的内容1具体的内容2段落中标题3具体的内容1具体的内容2 二 检讨内容层次 如何将PPT中的 字 做 雅 正文字号均应小于主题字号全文字体统一 区分中文 英文 除非需特别说明的 不建议大量使用字色设置合适的行距和段前 段后距离利用不同的 项目符号和编号 区分文本的层次利用 标尺 功能设置句首缩进 对齐文本主题中不应出现同词异行 一字一行等情况 移动在新业务创新方面领先于上海移动 移动在话音业务领先于上海移动 色彩的使用原则 利用色彩加强视觉效果 突出核心内容寻求适合自己的色彩风格利用色彩突出核心内容巧用填充效果不因色彩影响读者的阅读和对PPT核心内容的关注尽量使用浅色系避免一页中的色彩过于繁杂尽量避免深底色 白色字 色彩填充的使用技巧 营造立体效果表现渐进概念 球 立柱 箭头1 箭头2 尽可能使用调色板中的颜色 主色 深蓝 R 0G 0B 102标题色 备选色 深红 R 128G 0B 0 辅助色 酸橙色 R 153G 204B 0 主色 浅桔黄 R 255G 153B 0强调色 辅助色 浅黄 R 255G 255B 153 辅助色 梅红 R 153G 51B 102突出色 辅助色 浅蓝 R 153G 204B 255 基本色 白色 R 255G 255B 255背景色 基本色 黑色 R 0G 0B 0一般性文本色 备选色 浅绿 R 204G 255B 204 备选色 绿色 R 0G 128B 0 备选色 浅灰 R 192G 192B 192 根据在颜色盘上的位置 颜色之间存在特定的关系 相对位置的颜色被称为补色 补色的强烈对比可产生动态效果 相邻的颜色被称为近似色 每种颜色具有两种 在颜色盘上位于其两侧的 近似色 使用近似色可产生和谐统一的效果 因为两种颜色都包含第三种颜色 在右例中 第一种颜色 黄 通过过渡色 黄绿 过渡到第三种颜色 绿 6 PPT快速制作技巧 为了PPT做的更快 首先需要设置适合自己使用的工具栏自定义按钮 如何定义 桌面 在菜单栏选择工具定义 然后按 命令 按钮 把要选择的图标移动到活动工具栏中 工具栏自定义按钮不宜设置过多 在创作PPT时 最好将对象显示为最大 这样可以看清楚更多的细节 这是为什么只保留那些常用按钮的原因 一般来说 横竖各只需要两行工具栏就够了 请比较 移动和复制过程中的技巧 按住Shift键 可以水平或竖直的移动对象 这节约了对齐的时间 按住Ctrl键拖动 可以在释放鼠标的位置复制出一个对象 同时按住Ctrl和Shift键进行拖动 则会在原对象的水平或竖直方向上复制出一个对象 这在画组织结构图或其它图形时非常有用 选中的技巧 移动鼠标以选中对象 但是当对象没有填充内容是只有点中边框才能选中 而边框又不易看到 所以除了矩阵和表格一般可将对象填充颜色设为白色如果想选中分散的对象 按住Shift键然后选中一个一个对象 Ctrl A可以进行全选 在一个文本框中 三次点击鼠标左键 可以选择段落 点击两次 可以选择词组 选择文本框的最快的方法是在点击文本的任何地方的时候都按住Shift键或者Ctrl键 格式化对象 扩大和缩小 如果你想成比例的改变对象 按住shift键如果你想对象中心不变改变大小 按住ctrl键如果你想对象中心不变成比例的改变大小 按住ctrl shift键复杂图形的改变需要先组合 再调整大小 第一阶段 第二阶段 第三阶段 第一阶段 第二阶段 第三阶段 格式化对象 对齐对象 如何把下面的等距水平居中对齐 用鼠标拖 再配合肉眼看 高级一些的方法是调出网格线做参考 但这都太浪费时间 而且伤眼睛 用绘图中的图形对齐命令来完成对齐工作 左对齐 中对齐 右对齐 上对齐 下对齐 等间距对齐 缩进和制表位要使用水平标尺 在编辑文本框时使用水平标尺 注意 不要使用空格来对齐文本 这会浪费时间 并且会使得格式调整不方便 控制首行缩进 控制二级文本 制表符号 控制首行之外行的缩进 制表符号 画线技巧 在画线时按住Shift键 可以画出垂线 或成15 30 45 60 75度的线 如何画这样一条线 不要分别画三条不同的线段再把它们连在一起 而应使用 任意多边形线 功能 画图技巧 双击绘图工具 可以连续画图形 PPT瘦身技巧 PPT双屏播放技巧 图像裁剪 运用图像工具栏的裁剪按钮 图像灰度 运用图像工具栏的颜色按钮 7 PPT主要的快捷键 使用快捷键是最高效的PPT制作方法 常见的一些快捷键 Ctrl S 保存Ctrl A 全选Ctrl Z 撤消Ctrl D 复制 粘贴Ctrl M 插入新幻灯片Ctrl Shift G 组合Ctrl Shift H 解除组合Ctrl B 字体加粗Ctrl Shift 字体放大Ctrl Shift 字体缩小Ctrl F 查找Ctrl H 替换 Ctrl G 调出网格线Ctrl 字体放大和缩小Ctrl 方向键 对象微移Ctrl Shift C 复制文本格式Ctrl Shift V 粘贴文本格式F4 重复前一动作 8 其它注意事项 70 不要忘了保存 在完成一张幻灯片或一个复杂的对象后不要忘了保存 养成随时保存的习惯 71 PPT制作要有空间感 布局要合理 排版 留白不放置过多的元素结构化的表现方式让版面整齐有序 为了突出核心内容需要加底色 使幻灯片多而不乱 高速串口 防火墙 QuidwayR2509 11 QuidwayS2403 移动办公 Modem ModemPOOL LAN QuidwayR2501 分支机构 公司总部 PSTN PC PC PC Server PC 联通数据骨干网 联通数据骨干网 Internet 73 每页PPT表达的概念要适中 概念多的时候可以分成两页来表达 74 使用高质量的图片 图形对象一定不可以用细且深色的边框 这是PPT制作的禁忌 9 PPT制作要领 PPT制作7要领 目标 恰当的PPT 为恰当的人逻辑 唯有逻辑 使PPT具有说服力风格 有风格的PPT 容易给人留下深刻印像布局 结构化你的PPT颜色 PPT不是绘画过程 行动的PPT工具 在成功的PPT上 做成功的PPT 目标 恰当的PPT 为恰当的人 演讲PPT的场合也非常重要 是一对一 一对多或是公开演讲 PPT永远是为听者服务 所以在设计的时候 不要以自我为中心 PPT只讲一个重点 不要试图在某个PPT中既讲技术 又讲管理 一个PPT只为一类人服务 针对不同听众制作不同层次内容 2 3 4 1 逻辑 唯有逻辑 使PPT具有说服力 一定要通过不同层次 标题 的分层 标明你整个PPT逻辑关系 建议每个章节之间 插入一个空白幻灯片或标题幻灯片 演示的时候 顺序播放 切忌幻灯片回翻 使听者混淆 PPT要有清晰 简明的逻辑 最好就用 并列 或 递进 两类逻辑关系 2 3 4 1 风格 有风格的PPT 容易给人留下深刻印像 最重要的是 简明 尽量少的文字 尽可能用图表与简洁的数字 母版背景切忌用图片等 而只用空白或是很淡的底 以凸显其上图文 引用标准的 已被成功应用的各类图表工具 通过 母版 定义你的PPT风格 商业应用中 一般应趋于 保守 的风格 尽量少的使用动画 尽量少的使用声音 特别是一些正规的场合 2 3 4 1 5 布局 结构化你的PPT 2 PPT有标题页 正文 结束页三类幻灯片 将它们结构化 体现逻辑性 3 PPT超过30页面时要谨慎 4 完成PPT之后 切换到 浏览视图 整体看看有没有不协调的地方 单个幻灯片布局要有空余空间 要有均衡感 1 颜色 PPT不是绘画 整个PPT的几种颜色 一定要协调 因此建议多用同一个色调的 完成PPT之后 切换到 浏览视图 整体看看颜色有无突兀的地方 整个PPT 包括图表 最好不要超过4种颜色 2 3 1 过程 行动的PPT 2 最大的忌讳是演讲的时候 对着PPT照本宣科地念上面的文字 3 主题 暂停 下一个主题 如此循环 注意使用 暂停 使演讲平滑过渡 4 不要试图去用PPT阐述复杂的概念 永远记住PPT只说清晰 简明的事物 演讲结构 开展白 主体演讲 结束语 1 5 善用比喻和象征 善于调动听者参与互动 但谨慎地使用幽默 工具 在成功的PPT上 做成功的PPT 收集并使用咨询公司的PPT素材库 如麦肯赐 罗兰贝格等的素材库 制作工具 如MindManger VISIO等 咨询公司关于PPT制作的9个Tips 善于学习借鉴优秀PPT的风格 布局和颜色 2 3 4 1 关于PPT制作的9个Tips Stufe1 Stufe2 Stufe3 少用带边框或阴影的图框 少用使用椭圆框 而用直角椭圆框取代 BACKUP 不要为了强调 把文字加上着重线 而是用所有字母的大写来实现 1 2 3 4 1 2 3 4 不要用圆形数字标注 而用反白的方框 不要用呆板的实心箭头 用右边多样的箭头 关于PPT制作的9个Tips 在幻灯片中 该箭头可以根据位置不同 选择打开 关闭 不要用左侧注释框 而要用右侧可灵活控制箭头 不要使用大的 多彩的剪贴画 实在要用 就用小的 单色的 Thereareobviousdisadvantagestopositioningtextbehindgraphics 把文字写在图片的旁边 这样很清楚 文字和图片不要重叠 1 2 3 4 不要用缩小的图标做序号 而就用类似右侧那样 带数字的方框 错误可能有许多种 但有他们都有几个共同点 杂 乱 繁 过 齐 整 简 适 我们的目标 怎样才能做出好的PPT