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企业文书业务培训讲座 二零零九年九月 第2页共55页 为什么要举办本次培训班 企业不断发展壮大 需要建立规范化 制度化 流程化的管理模式 作为信息传递的重要枢纽 综合管理和文书人员发挥着关键作用 然而 现实存在着较大差距 主要有 1 因为文书岗位人员经常变动 导致在其岗却不熟悉其业务 2 各单位文件起草质量参差不齐 有的基本是文理不通 格式混用 既影响了工作 也有损企业的对外形象 3 有些文书对不同类型文件的传递流程不熟悉 影响了工作效率 基于现状与目标的差距 所以要举办这次文书业务培训班 第3页共55页 主要内容 第一部分常用文件传递流程 第二部分应用文写作知识 第4页共55页 第一部分文件传递流程 1 部门签报收发流程2 部门发文流程3 红头文收发流程4 领导干部请假流程 第5页共55页 1 部门签报收发流程 发签报 收签报 第6页共55页 注意事项 第7页共55页 2 部门发文流程 第8页共55页 注意事项 第9页共55页 3 红头文收发流程 发文 收文 第10页共55页 注意事项 第11页共55页 4 领导干部请假流程 第12页共55页 注意事项 第13页共55页 第二部分企业应用文写作 一 应用文概述二 公文格式介绍三 常用应用文介绍四 应用文结构和语言五 常见问题举例 第14页共55页 一 应用文概述 第15页共55页 一 应用文概述 1 概念应用文是指日常工作和生活中经常使用的 为某种具体的实用目的而写的文体 因此 它是完成具体工作或事情的一种工具 在所有的文体中 应用文是使用频率最高的 政府部门 企业用它来上传下达 办理公务 普通人用它来交流思想 因此 应用文又称为实用文体 第16页共55页 一 应用文概述 2 特点 第17页共55页 一 应用文概述 3 功能 第18页共55页 一 应用文概述 4 分类按适用领域划分 应用文可分为8种 第19页共55页 一 应用文概述 5 公文分类公文是公务文书的简称 是最重要的应用文 它是党和国家机关 社会团体 企事业单位行使职权 处理公共事务的文字材料 a 按机密程度划分 绝密文件 内容涉及重要机密 在一定时间内需要绝对保密的公文 机密文件 不涉及重大核心机密 但在一定时期 一定范围内需严格保密的公文 虽不涉及重大机密事项 但却有一定保密要求的公文 秘密公文 不涉及机密事项的公文 即普法文 普通公文 第20页共55页 一 应用文概述 5 公文分类b 按处理时限划分 上行文 发往上级机关 单位的公文 平行文 发往平级或不相隶属的机关 单位之间的公文 发给下属机关 单位的公文 下行文 c 按行文方向划分 第21页共55页 二 公文格式介绍 第22页共55页 二 公文格式介绍 1 外形格式 第23页共55页 二 公文格式介绍 2 眉首格式 第24页共55页 二 公文格式介绍 3 主文格式 第25页共55页 二 公文格式介绍 3 主文格式 续表 第26页共55页 二 公文格式介绍 4 版记格式 第27页共55页 三 常用公文介绍 第28页共55页 三 常用应用文介绍 在工作中 企业常用的应用文种主要有 通知 请示 通报 报告 决议 决定 函会议纪要 调查报告 简报 致辞 介绍信证明信 启事等 第29页共55页 三 常用应用文介绍 1 通知 第30页共55页 三 常用应用文介绍 1 通知 续表 第31页共55页 三 常用应用文介绍 2 请示 第32页共55页 三 常用应用文介绍 3 通报 第33页共55页 三 常用应用文介绍 4 报告 第34页共55页 三 常用应用文介绍 5 决议 第35页共55页 三 常用应用文介绍 6 决定 第36页共55页 三 常用应用文介绍 7 函 第37页共55页 三 常用应用文介绍 8 会议纪要 第38页共55页 三 常用应用文介绍 9 调查报告 三 常用应用文介绍 10 情况简报 第40页共55页 三 常用应用文介绍 11 致辞 三 常用应用文介绍 12 介绍信 一般公文纸书写 三 常用应用文介绍 13 证明信 以组织名义发出 三 常用应用文介绍 14 启事 第44页共55页 四 应用文结构和语言 第45页共55页 四 应用文结构和语言 1 结构 层次与段落 第46页共55页 四 应用文结构和语言 1 结构 开头与结尾 第47页共55页 四 应用文结构和语言 2 语言 第48页共55页 五 常见问题和对策 第49页共55页 Phase2 问题1 发文字号不规范 五 常见问题举例 表现 1 把单位的简称直接作为机关代字使用 致使文号太长 2 发文字号的年份用圆括号 括入 而不是用规范的六角括号 3 对于字号和字体 有的用小3号 有的用小标宋体字 有的用楷体 也有的用黑体 第50页共55页 Phase2 问题2 文种使用不当 五 常见问题举例 表现 1 把要求上级机关投资补助的上行文 应用 请示 文种错用为 报告 文种 无法得到上级机关的 批复 2 将对下级单位的 批复 错用为 函 的文种 第51页共55页 Phase2 问题3 公文标题不规范 五 常见问题举例 表现 1 标题中滥用符号 标题中使用了多种标点符号 较多的是使用顿号和书名号 2 在公文标题的拟制上 冗长繁琐 标题中 事由 概括得不简要 转发 批转 性文件 标题照搬照抄 层层照转 一个词组套一个词组 冗长臃肿 第52页共55页 Phase2 问题4 引用文号不规范 五 常见问题举例 表现 将其顺序前后倒置 有的先引文号后引标题 有的只引文号不引标题 有的只引标题不引文号 例 根据铁道部铁办 2007 12号文 关于 的通知 是不符合规定的 正确的引用方式应为 根据铁道部 关于 的通知 铁办 2007 12号 第53页共55页 Phase2 问题5 结构层次序数使用不规范 五 常见问题举例 表现 规范的结构层次序数要求 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 在使用中常出现的问题 一是层次顺序颠倒 即下位序数与上位序数倒置 二是层次跳跃 或在 一 后加顿号 写成 一 或 等 谢谢大家