九段秘书工作法WPS.ppt

结果导向 九段员工工作法 一个总经理要秘书安排会议 总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议 在这件事下 什么是任务 什么是结果 通知到所有参会的人员 想要的结果是什么呢 针对同一个会议 一段秘书到九段秘书给出了不同的答案 一段秘书的做法 发通知用电子邮件或在黑板上发个会议通知 然后准备相关会议用品 并参加会议 我所遇到的很多刚入职的新人都只做到这一层 只接受任务 叫做什么就做什么 公司的KPI里这叫满足部分期望 二段秘书的做法 抓落实发通知后 再打一通电话与参会的人确认 确保每个人被及时通知到 经过两次类似的会议安排之后 往往熟悉了公司的人员之后 开始学会发会议通知之前先确认与会人员的时间 三段秘书的做法 重检查发通知 落实到人后 第二天在会前30分钟提醒与会者参会 确定有没有变动 对临时有急事不能参加会议的人 立即汇报给总经理 保证总经理在会前知悉缺席情况 也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间 四段秘书的做法 勤准备发通知 落实到人 会前通知后 去测试可能用到的投影 电脑等工具是否工作正常 并在会议室门上贴上小条 此会议室明天几点到几点有会议 公司的会议室与投影仪往往都是需要提前预定的 能做到提前预定 协调资源 保证资源到位 这样才是满足期望 五段秘书的做法 细准备发通知 落实到人 会前通知 也测试了设备 还先了解这个会议的性质是什么 总裁的议题是什么 然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料 供他们参考 领导通常都是很健忘的 否则就不会经常对过去一些决定了的事 或者记不清的事争吵 这样的秘书比较讨上级的喜欢 不是简单的接受任务 经常这样做会超出老板的期望 六段秘书的做法 做记录发通知 落实到人 会前通知 测试了设备 也提供了相关会议资料 还在会议过程中详细做好会议记录 在得到允许的情况下 做一个录音备份 做会议记录倒是每个做秘书应做的 并且需要在会议结束后将会议纪要发自各个与会人员 七段秘书的做法 发记录会后整理好会议记录 录音 给总经理 然后请求总经理是否发给参加会议的人员 或者其他人员 八段秘书的做法 定责任将会议上确定的各项任务 一对一地落实到相关责任人 然后经当事人确认后 形成书面备忘录 交给总经理与当事人一人一份 并定期跟踪各项任务的完成情况 并及时汇报总经理 九段秘书的做法 做流程把上述过程做成标准化的 会议 流程 让任何一个秘书都可以根据这个流程 把会议服务的结果做到九段 形成不依赖于任何人的会议服务体系 做到第九段秘书 可能下个promotion就是你了 因为别人可以按照你的流程来做事情 你可以离开这个岗位 有更重要的工作等你来做了 从以上案例中的九个不同段位的秘书的工作方法我们不难看出 由于对结果的追求程度不同 秘书的工作内容也发生了很大的变化 也就是说对于工作理解的不同 对待工作态度的不同 造成了工作执行力的不同 也就是整个工作取得的成果产生了翻天覆地的变化 按照九段秘书不同的做法我们的工作可以得到九种不同的结果 也就是我们日常工作中任务与结果的差别 在组织中做事需要看结果 你的工作对组织贡献了哪些绩效 完成工作固然重要 但是否有绩效产生却更重要 在九段秘书中 前半部分秘书重视的是工作的内容 工作的过程 而后半部分重视的是工作的结果 绩效