货币资金常见问题及制度设计.ppt

货币资金常见问题 一 以虚开票据报账 套取现金 实务中通常会发现 企业虚构发票内容 如开办公用品发票 实为购衣鞋 烟酒 过高规格接待客户 利用公款吃喝等 以表面合法票据掩盖其非法目的 以无需报账的票据在本企业财务部门报账 从而违规取得现金 但无论票据所列内容为何 财务人员为了平账 必然虚列一笔费用或者资产 授权审批人员要严格把关核实票据的真实性 要求请款者出示申请报告审查是否有相关负责人员签章确认 财务部授权复核人员对已审批的票据核查其金额计算的准确性 一并检查票据是否具备完整的报批程序 因此 出纳人员只有对财务部授权 复核人员签章确认的票据才能支付现款报账 二 虚构职工人数 虚增工资支出 套取现金 舞弊者在工资表中虚构职工人数 将一些事实不存在的人员罗列入工资表中 从而增大工资支出 扣除实发工资 余款为违规套取的现金 授权审批人员须将工资表中的职工与人事部门报来的职工花名册逐一进行核对 核实是否存在不在册职工 三 通过挂往来账 套取资金 将资金汇往与企业无真实业务往来的其他经济体或个人 在账上作往来款处理 挂预付账款或其他应收款 长期挂而不理 最后以各种理由作坏账处理 注销所挂账目 从而达到套取资金的目的 授权进行资金支付的审批人员须核实 请款者的请款对象是否真实合法存在 与本企业是否有实质性的业务往来 请款理由是否充分 财务部门的出纳人员只对经审批和本部门复核的请款单据划拨款项 可以定期 如每月 对往来款项进行函证 四 利用发票 一笔销售业务收入30 000元 不考虑税费 付款人交来两张支票 一张金额20 000元 另一张10 000元 如果付款人不索取发票 这就容易给舞弊者以可乘之机 收款单位若只开一张金额为20 000元的收款发票 另10 000元的收款不开发票 此时的账务处理是 1 借 银行存款20000贷 销售收入20000 2 借 银行存款10000贷 其他应付款 X单位10000再通过银行提现 冲销 其他应付款 X单位 即 3 借 库存现金10000贷 银行存款10000 4 借 其他应付款 X单位10000贷 库存现金10000不开发票的10 000元就以这样的方式从账中转出 落入舞弊者手里 上述现象较易在内部控制薄弱的企业发生 为此 企业的首要任务是完善内部控制 首先 进行岗位职责分工 收款人与发票开具人应由两人以上担任 或收款人与发票开具人由一人兼任 但应另设稽核员 其次 对入账依据进行控制 再次 对结算方式进行控制 尽量减少现金结算 使用银行结算 五 收支不记损益科目 以达到截留货款 私分财产 偷漏税款的目的 一个企业收到销货款时 应借记货币资金科目 贷记营业收入和应交税费 应交增值税 销项税 科目 经审批同意支出时 借记费用等科目 贷记货币资金科目 当舞弊者为了达到截留货款 私分财产 偷漏税款的目的时 第一种处理 1 借 银行存款23400贷 库存现金23400 2 借 库存现金23400贷 银行存款23400若不追查附件内容 第 1 笔分录被认为是现金存行 第 2 笔分录被认为是提现 从表面上看似乎没有异常 但如果增加的银行存款本来是收到的货款 支出的现金是购置办公用品等 真实的账务处理理应如下 第二种处理 3 借 银行存款23400贷 主营业务收入20000应交税费 应交增值税 销项税 3400 4 借 库存现金23400贷 银行存款23400 5 借 管理费用23400贷 库存现金23400 区别在于 第一种处理没有真实完整反映企业的损益情况 同时偷漏流转税增值税款 另一种情况是 假如增加的银行存款是收到的货款 而现金支出是没有任何实质内容和审批程序的 舞弊者作出第一种处理 其隐蔽性是很强的 不经实质性测试是难以发现贪污作假的破绽的 它同时达到银行存款账和现金账的虚假平衡 而且银行日记账与银行对账单也没有出现差异 再者 没有完整反映收入情况 偷漏流转税和企业所得税 企业资金流失和被贪污私分 对上述现象 主要的防范措施是加强企业的内部控制 货币资金监控与核算办法设计的目的 1 落实货币资金的经管责任 2 保证货币资金的安全 3 真实 完整地提供货币资金的会计信息 4 借助对货币资金的监控强化其他业务的管理5 促进生产经营业务的正常运行 Sec 2货币资金监控制度的设计 一 货币资金内部控制制度的设计二 货币资金收入的内部控制设计三 货币资金支出的内部控制设计四 货币资金清查的内部控制制度设计五 备用金管理制度的设计 一 货币资金内部控制制度设计要点 货币资金内部控制制度设计的核心是建立货币资金的职务分离制度 控制程序 稽核制度和与其有关的岗位责任制度 其最基本的要求就是负责资金收付业务的人员应与记账人员和负责审批的人员相分离 1 货币资金的收付及保管应由被授权批准的专职出纳人员负责 其他人员不得接触 2 出纳人员不能同时负责总分类账的登记与保管 3 出纳人员不能同时负责非货币资金账户的记账工作 4 出纳人员应与货币资金审批人员相分离 实施严格的审批制度 5 货币资金的收付和控制货币资金收支的专用印章不得由一人兼管 6 出纳人员应与货币资金的稽核人员 会计档案保管人员相分离 7 负责货币资金收付的人员应与负责现金的清查盘点人员和负责与银行对账的人员相分离 8 建立出纳人员 专用印章保管人员 会计人员 稽核人员 会计档案保管人员及货币资金清查人员的责任制度 二 货币资金收入的内部控制设计 1 货币资金收入的控制程序 见下页图示 2 货币资金收入的其他控制1 严格控制收款日期和收款金额 保证应得的收入及时收取 不缺不漏并及时送存银行 2 所有收款收据和发票都必须连号 并建立一套严格祥细的领用和回收制度 3 建立现金 支票 汇票等货币资金收入的防伪检验制度 业务部门 1 收入货款 出具收据或发票2 填制收款凭证3 编制收款日报表 会计部门 1 核对收款凭证 银行回单和会计记录2 将银行存款日记账与银行对账单核对 银行 1 收取款项并出具收款回单2 将银行对账单传送企业 出纳部门 1 收入款项并与收款凭证相核对2 将款项存入银行3 将银行回单送会计部门 收款凭证 货款及收款凭证 银行存款回单 银行回单 款项 银行对账单 三 货币资金支出的内部控制设计 1 货币资金支出的制程序 见下页图示 2 货币资金支出的其他控制1 严格按 现金管理暂行条例 规定范围使用现金 尽可能多地使用银行转账方式支付款项 2 对现金支付量较多的部门建立备用金制度 实行备用金管理 3 企业所有付款业务都要有合格的原始凭证 并经业务人员证明 主管人员批准 经会计部门审核后出纳部门才能据以付款 4 企业应指定专人签发支票等支付工具 并妥善保管 严格按票据顺序号签发 5 遵守银行的结算纪律 不得签发空头支票 空白支票 远期支票 不得出借支票 也不得将支票交收款人代签 6 款项付讫后 出纳必须及时在付款凭证上加盖 现金付讫 或 银行付讫 图章 以防重付或漏付 7 对存出的保证金 押金和企业各部门的备用金应定期进行清查核对 8 建立外埠存款 银行汇票 银行本票 信用卡 信用证等其他货币资金的收支管理制度 业务部门 1 填制付款凭证2 付款凭证的批准 会计部门 1 审核付款凭证2 填制记账凭证并登记有关账簿3 将银行存款日记账与银行对账单进行核对 出纳部门 1 根据审核后的付款凭证记账2 登记货币资金日记账3 将付款凭证送会计部门 银行 1 支付款项2 将银行对账单送企业会计部门 客户 付款 付款凭证 付款凭证 付款凭证 支票 现金 银行对账单 四 货币资金清查的内部控制制度设计 1 库存现金的盘点制度1 出纳人员的日常盘点2 专门财产清查人员的定期和不定期盘点审核现金收付款凭证和有关账簿等资料 检查现金收付业务的合理 合法性 包括账簿资料是否完整 齐全 有无遗露 多计 计算错误等情况 检查库存现金限额的遵守情况 有无 白条 顶库 挪用情况 并在清查盘点报告的 备注 栏说明 2 企业与银行对账制度 五 备用金管理制度的设计 备用金是指财会部门按企业有关制度规定 拨付给所属报账单位和企业内部有关业务与职能管理部门用于零售找零 收购零星商品物资或日常业务零星开支的备用现金 1 设置批准制度2 定额管理制度3 日常管理责任制度4 清点盘存制度5 审查入账制度 备用金控制制度1 设置批准制度 对哪些部门 哪些业务实施备用金管理 应建立一个规范的申请 批准制度 2 定额管理制度 对批准使用备用金的部门 必须根据需要事先核定一个科学合理的备用金定额 3 对备用金指定专人管理 按规定的使用范围和开支权限使用 接受财会部门的管理及定期报账等各项责任制度 4 清查盘点制度 对备用金建立定期与不定期相结合的清查盘点 防止挪用或滥用 保证备用金的安全完整 5 审查入账制度 对备用金使用部门报销的所有票据 财会部门都要象对其他原始凭证一样 进行严格的审核后才能付款记账 一 库存现金核算方法的设计 1 现金 账户与现金日记账总分类核算与序时核算相结合2 库存现金的清查盘点 待处理财产损溢 二 备用金核算方法的设计 1 会计部门的 备用金 核算账户 其他应收款 部门备用金 备用金 2 使用部门的收支登记办法 货币资金的内部报告设计 货币资金日常报告的目的主要是供管理当局及时了解当期企业货币资金的流动 结存情况 是为有效地调度货币资金 因此货币资金的内部报告不需要对其进行精细加工 货币资金内部报告的核心是如何使企业管理当局及时了解货币资金在本期的增加 减少和期末结存情况 其项目设置应一目了然 具有严密的勾稽关系 编制方法应简便易行 一 资金流量日报表 分现金和不同银行账户报告前日余额 本日收入 本日支出 本日余额等资料 附表一 二 银行存款支出日报表 分部门报告不同银行账号的前日累计未报销余额 本日新开额 本日报销额和本日累计未报销额 对于累计五个工作日没有报销的已开支票 要注明原因 附表二 三 大额收支日报表 按部门 报告银行账户 对方单位名称 收付款金额 收付款原因 附表三 四 费用开支月报表 分部门 按费用项目 报告费用开支的金额 并注明各部门和各费用项目的本月合计 本年合计 与月度资金预算差异超过20 的 要注明并说明原因 附表四 附表一 资金流量日报表 附表二 银行存款支出日报表 附表三 大额收支日报表 附表四 费用开支月报表 附表五 资金预算执行情况分析表