管理体系内审员培训共用.ppt

管理体系审核技巧培训课程 ISO19011 2002 欢迎各位光临 讲师 张彪13510640468QQ 748776997 课堂要求 欢迎阁下参加本次课程 请注意以下的几点 1 手机 请将您的手机设为振动或关闭 2 吸烟 在课堂内请不要吸烟 3 其它 课期间请不要大声喧哗 举手提问 不要随意走动 4 请熟阁下悉本培训场地的逃生路线 第一章审核总论 审核的定义审核的类型审核的目的审核的特点审核的基本程序年度审核进度的安排 管理体系审核 稽核 审核的定义 GB T19000 ISO9000 2000 为获得证据并对其进行客观地评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 割草的男孩 一个替人割草打工的男孩打电话给一位陈太太说 您需不需要割草 陈太太回答说 不需要了 我已有了割草工 男孩又说 我会帮您拔掉花丛中的杂草 陈太太回答 我的割草工也做了 男孩又说 我会帮您把草与走道的四周割齐 陈太太说 我请的那人也已做了 谢谢你 我不需要新的割草工人 男孩便挂了电话 此时男孩的室友问他说 你不是就在陈太太那割草打工吗 为什么还要打这电话 男孩说 我只是想知道我做得有多好 体会 1 我认为这个故事反映的ISO的第一个思想 即以顾客为关注焦点 不断地探询顾客的评价 我们才有可能知道自己的长处与不足 然后扬长避短 改进自己的工作质量 牢牢的抓住顾客 2 这也是质量管理八项原则第6条 持续改进 思想的实际运用的一个例子 我们每个员工是否也可结合自己的岗位工作 做一些持续改进呢 审核类型 外部审核第二方审核第三方审核内部审核第一方审核 审核的类型 一 按对象分 产品审核 QMS审核 有时还包括过程审核 对体系而言 可进一步分为QMS审核 EMS审核和职业安全等审核 审核的类型 按委托方分 第一方 自己 内部审核由公司内部进行的审核 第二方 买方 外部审核由采购方或代表采购方对组织进行的审核 审核的种类 第三方 独立 外部审核由独立发证机构或类似团体所进行的审核 第一方审核 使管理体系满足ISO9001标准 法律法规和其他要求作为一种重要的管理手段在第二 三方审核前纠正不足维持 改进和完成管理体系的需要 第二方审核 提供选择 评价和认可供方 合作方的论据帮助供方 合作方改进其管理增加双方对质量管理要求的相互了解 第三方审核 建立公司应达到的最低标准获得注册证书减少顾客与供方不必要的开支有助于增强公司的市场竞争力寻求专业的帮助 审核的类型 二 按审核先后时间顺序分 序列审核 初次审核 首次认证审核监督审核 每年的监督审核复评 第四年的换证审核 审核的依据 ISO9001 2000 ISO14001 2004标准质量 环境管理体系文件和规定行业 环境法律 法规 客户的合同 审核的目的 确定被审核方建立的体系是否符合管理体系标准 判断管理体系是否有效地实施和维持 确定管理体系的充分性 适用性和有效性 识别被审核方管理体系中需要改进的项目 对商业合作伙伴的管理体系进行评价 如供应商审核 审核的特点 客观性系统性独立性审核是一个抽样的过程 审核的客观性 审核依据正式特定的要求进行审核只能由有资格的人员进行审核必须按正式程序进行审核必须依据客观证据作出判断审核结果必须有正式报告和记录 审核的系统性 按规定的标准要求全面的审核和评价有关的各项活动和结果体现为 全面审核 部分审核 独立性 独立一个系统 有文件程序指导 形成独立的计划 检查表和总结报告由公司任命 并且经过系统的资格培训审核员担任组长与审核员 一个抽样的过程 为体现公平公正 按国际惯例要求每个条款每个环节抽取3 5个样板 作为审核证据 审核阶段 准备执行报告效果跟进 准备审核 失败的准备 就是准备失败failtoprepareispreparetofail 请休息片刻再来 第二章审核准备 确定审核组制订检查表编制审核实施计划审核前沟通 了解被审核部门情况 寻求专业帮助 选择审核员 曾受完整的审核训练审核经验对被审核的部分的运作及相关应用技术有基本认识独立性 审核员不应审核自己的工作 审核员个人特质 承诺 审核员的特性 思想开放 良好沟通的能力 成熟 有敏锐的观察能力 正直诚实 良好聆听的能力 要有好奇心 有分析能力 感情稳定 冷静 合作的能力 有礼貌 组织能力 通情达理 练达及有外交技巧 审核组的确定 管理者代表任命审核组长及成员审核组长的选定A 资格B 专业能力 相关技术知识C 工作经验D 组织能力 整体判断能力审核员的选定A 资格B 业务范围C 专业知识 法律法规知识 环境知 D 工作中的协调 检查表Checklist 检查表是一连串的问题 作为审核的途径 以确保覆盖所有应该审核的范围 使用检查表的好处 确保审核工作的完整性作为审核员之引导及备忘錄 aide memoir 审核的客观证据减少笔记时间帮助撰写审核报告 检查表的要求 明确部门与条款的关系依据标准及管理体系文件要求选择主要的工作内容考虑薄弱环节及部门接口抽样具有代表性注意可操作性 检查表的基本内容 依据的标准条款依据的管理体系文件 如程序文件 作业指导书审核区域 部门检查要点验证方法抽样数验证结果 记录 检查表的四要素 去哪里地点找谁被审核人查什么检查要点如何检查验证方法 检查表案例 看什么 LOOKAT 要点员工培训档案找什么 LOOKFOR 验证内容是否存在 是否包括所有相关人员看什么 LOOKAT 要点消防演习挡案找什么 LOOKFOR 验证内容是否制定计划 是否经过批准 是否总结分析 确定审核方案 审核时间表 行程表年计划覆盖全部要素及部门以部门 功能作审核单位时间分配需考虑 审核的项目 被审核单位的工作内容 位置及面积 时间上的矛盾 审核组在同一时间内不能审核两个部门 年度内审进度安排 确定年度审核的频次和形式集中式审核的进度安排分散式审核的进度安排 年度审核的频次和形式 每年至少一次 覆盖标准所有要求集中式 集中某一段时间完成对所有相关部门的审核分散式 分部门在不同时间进行审核 集中式审核进度的安排 在程序文件中明确大致时间具体时间用通知或审核实施计划形式通知相关部门可不必编制年度内部审核进度计划 分散式审核的进度安排 编制年度内部审核进度计划对计划进行滚动修改 年度内审进度计划 受审核部门预计的审核月份滚动修改的状态 年度内部审核进度计划 式 已计划 已审核 已验证 年度内部审核进度计划 式 审核的方法 按部门 考虑涉及的主要环境职能和活动及涉及的相关条款按条款 考虑涉及的部门按环境因素 以重要环境因素为审核线索 贯穿全部体系要素 审核环境因素的管理方案 控制程序 运行状况 控制状况及其结果 审核员小组会议 确认准备工作均已完成 各审核员亦明了其将扮演之角色讨论可能出现的问题及需注意事项交流经验及审核技巧 审核通知 开始会议 发出审核时间表说明审核目的 内容 方法和时间安排与被审核部门 项目的负责人确认审核时间和人员安排 确保审核方案的有效性 请休息片刻再来 第三章审核的实施 首次会议现场审核不符合报告审核组会议末次会议 现场审核阶段流程图 首次会议现场检查 收集和验证信息 审核组内部交流与汇总形成审核发现准备审核结论与受审核方沟通末次会议 首次会议 国际惯例要求30分钟 审核签到介绍审核组成员介绍审核目的和范围审核计划安排的确认介绍审核的方法和程序公正客观性承诺问题澄清确认末次会议时间 现场审核 组长控制审核的全过程审核路线的展开检查表的使用审核技术与诀窍审核的抽样审核的验证做好检查笔记不确定问题的处理不合格 不符合的处理 现场审核方法 可归纳4个字 问 面谈 查 阅 看 观察 记 录 问 与被访人面谈 提问 查 查阅相关记录和文件 看 现场观察 记 记录审核过程的有关事实 审核过程的控制 执行计划保持进度协调气氛保持客观审定结果 审核执行 沟通观察 收集证据评审 沟通 Communication 单向沟通 OneWayCommunication 双向沟通 TwoWayCommunication 沟通技巧 提问的技巧信息的理解 聆听技巧 问题的种类 封闭式的问题开放式的问题跟进式的问题引导式的问题没有声音的问题 封闭式的问题 ClosedQuestion 简单答案 是 否 有 没有可获得指定的资讯可用以总结结论由审核者控制问与答带来压力 减轻压力 开放式的问题 OpenQuestion 5W1H怎么样 HOW什么 WHAT何时 WHEN谁 WHO哪里 WHERE为什么 WHY 给我看 证据 SHOWME theevidence 开放式的问题 OpenQuestion 鼓励被审核者自由发言可获取最大量的资讯 跟进式的问题 FollowUpQuestion 由获得的资讯再提出跟进问题对问题进一步探讨 引导式的问题 LeadingQuestion 可减轻被审核者压力避免使用 身体语言 信心篇 踌躇满志 来吧 侃侃而谈 高唱入云 身体语言 疑惑篇 怎样回答 他问的是 身体语言 惊惶篇 回答不了 要下岗了 饶了我吧 不要逼我吧 身体语言 防卫篇 少说少错 不说就不会错 不认可 对查到的问题千方百计的辩解 不欢迎任何批评 轻视审核员的意见 身体语言 愤怒篇 火山爆发 怒火中烧 有所动作 储势待发 身体动作 面部表情 有疑问 不同意 有疑问 思考中 倾听 认真专注的倾听是对别人最大的尊敬 有效的听 专注查对澄清反应 反馈记录需要时作出摘要 与讲话一方确认 影响倾听的因素 不专注集中选择性的听个人偏见情绪与喜恶草率的结论 观察 收集证据 通过会见人员 检查文件 记录 及观察有关活动以收集符合要求的证据 沟通的小游戏 文件的传递作用 我们先来做个小游戏 我们分成两组 每组派一名代表上来 看看我手上的这个小故事 然后一个一个转告本组同事 一直到最后一个 然后最后一个同事上来把这个故事讲给大家听听 我们看看哪组讲得最好 从前有一个名叫巴甫洛夫的俄国人 他家里来了四个朋友 一个是名叫布朗西斯科的法国人 一个是名叫山本一郎的日本人 一个是名叫杰克逊的美国人 另一个是名叫巴佩布罗的德国人 这四位约好了一起来看望这个俄国朋友 只是他们来得很不是时候 因为刚好俄国这一年经济萧条 什么东西都不好买 他们这一来让他们这位俄国朋友又高兴又着急 一见来了朋友 赶紧给他们打来热水洗脸 在朋友们洗脸时他想把屋卫生打扫一下 他觉得屋里太脏了 可是很不巧 他一激动把扫把给搞破了 为此他很伤心 一直闷闷不乐 沟通的小游戏 日本朋友就来劝他说 不就是一个扫把嘛 明天再买一个不就行了 德国朋友劝他说 这扫把的质量太差了 回头我给你找把质量好的 美国朋友却说 这扫把的质量太差 我们要和这个制造商打官司并向他们索赔 法国朋友则说 一把扫把而已 何必大动干戈 我现在就给你修好 沟通的定义 巴甫洛夫很感动 可他还是开心不起来 朋友们问他何故 他说 你们不知 现在的东西很难买 买一把扫把要排一天的队 如果我明天去排队买扫把 我就没有时间带和你们一起去玩了 将信息传送给对方 并期望得到对方作出相应反应效果的过程 请休息片刻再来 检查方法 检查是以随机抽样型式形进行 而非100 全检决定抽样的数量时应考虑 被审查部门 项目的文件 工作 人员和记录的数量 过去的表现 检查方法 抽查的方向不一定需要从头到尾 可从任何一点展开抽查的文件 人员 记录间应有连贯关系采购文件申购单采购单审批者要求合格分供方名单分供方评审记录分供方评审要求 审核的抽样 随机抽样适当数量 检查表 审核员亲自抽样征得被审核人员同意 评审观察点 记录下所有的观察点评审观察点以确定不符合事项对所有不符合事项须有证据作为依据 审核的验证 依据客观证据面谈所得信息应再验证责任人的谈话可作客观证据非责任人的信息只作线索 客观证据 实际 客观 存在的不受情绪或偏见左右的可以阐述的可以形成文件 书面表达 的可以是定量的可以是定性的与环境有关的可验证的 审核笔记的作用 便于下一部门调查同事之间参阅需要时查阅 审核笔记的内容 审核不合格 不符合的证据文件名称 编号 版次产品 服务名称 标识区域 工位设备名称 所在区域记录名称 标识 时间不合格 不符合事实审核线索 不合格的处理 记录不合格 不符合事实注意相关事项同被审核方负责人确认 不合格 不符合的确定不合格 不符合的定义不合格 不符合的确定不合格 不符合的判断不合格 不符合的描述不合格 不符合报告 不合格的确定 什么是不合格 不符合 没有满足要求A ISO9001 14001B 公司质量 环境体系文件C 产品行业标准 环境法律 法规及其他要求 不合格的判定 体系性不合格 不符合体系文件与选定的标准 环境法律法规 规章不符实施性不合格 不符合实际操作与体系文件描述不符有效性不合格 不符合按规定要求进行实施 但未取得所期望的效果 不合格严重性的确定 根据不合格的程度 可分为 严重不合格 不符合轻微不合格 不符合 严重不合格 体系与约定的环境体系标准或重大的法律法规严重不符造成系统性或区域性严重失效的不合格 不符合 可能由多个轻微不合格 不符合说明 可造成严重后果的不合格 不符合 如对人生安全 环境等造成严重危害 轻微不合格 孤立的人为错误文件偶尔未被遵守 造成的后果不严重对系统不会产生重要影响 不合格的判断 依据客观证据确定不符合标准的条款确定不符合相关的文件要求 不合格判断 是不是孤立次要的问题 这项不合格 不符合是否过于频繁的发生是严重的还是轻微的 是否有足够的事实支持我的发现 需要采取什么样的纠正措施 提出这样的问题对受审核方有多大的帮助 不合格的描述 事实的准确观察 判断 在哪里发现 地点 发现了什么 事实 为什么不合格 不符合 原因 谁在场 职位 采用专业术语 正规 要便于查找 追溯 利于的改进 帮助 不合格的描述 注意事项 描述文件的标识 名称 描述记录的标识 名称 描述相关职位 工位 不要指出姓名 描述设备的编号 名称 描述相关的区域 描述不符合的原因 描述不符合标准条款和文件 不合格描述 例一 不完整的描述 A 工作区域的测量设备有部仪表超出了校准日期 不符合ISO9001之7 6条 不合格描述 例一 完整的描述 B 在质量部的设备编号为QO17上的一部多头温度测试仪已超过校准日期 表上标签注明校准有效期为6个月 现已超出两个月 不符合ISO9001之7 6条 不合格判断 例二 审核生产部时发现 8月16日生产过程中 生产的不良率达到10 4 规定当生产不良率超过质量目标10 时 品管要实施纠正措施 但没有证据证明相应的措施已实施 以上描述是不符合吗 如果是 不符合ISO9001 2000标准第 条款的要求 不合格判断 例三 在金属车间审核碰焊工序时发现 但责任部门不能提供相应的对焊接过程以及设备人员确认的证据 如上岗证 培训记录 违反 ISO9001 2000标准 条款 请制订相应的纠正预防措施 1 2 不符合事项报告 案例1 在检查2000年度的管理评审记录时 审核员发现管理评审内容未包括纠正及预防行动及客户投诉 结论 客观证据 发现的问题 不符合事项报告 案例1 在检查2000年度的管理评审记录时 审核员发现管理评审内容未包括纠正及预防行动及客户投诉 结论 违反ISO9001条文5 6的要求 客观证据 发现的问题 不符合事项报告 案例2 文件WI 016规定 所有QC员工在上岗前 必须通过一天的技术培训 当审核员要求查看QC员工王小虎及马小玲的培训记录时 QC部主管说 我已对他们进行了培训 但是没有保存记录 结论 客观证据 发现的问题 不符合事项报告 案例2 文件WI 016规定 所有QC员工在上岗前 必须通过一天的技术培训 当审核员要求查看QC员工王小虎及马小玲的培训记录时 QC部主管说 我已对他们进行了培训 但是没有保存记录 客观证据 发现的问题 结论 违反ISO9001条文6 2 2的要求 不符合事项报告 案例3 按文件QI 001要求 QC需在生产部的注塑工位每2小时抽取工件10件检查 但从5月份第一周及第二周的记录中则发现 QC实际每天开机时抽检5件 以後每2小时再抽检5件 结论 客观证据 发现的问题 不符合事项报告 案例3 按文件QI 001要求 QC需在生产部的注塑工位每2小时抽取工件10件检查 但从5月份第一周及第二周的记录中则发现 QC实际每天开机时抽检5件 以後每2小时再抽检5件 客观证据 发现的问题 结论 违反ISO9001条文8 2 4的要求 审核报告 报告目的将所作的结论通知管理阶层对审核发现的结果作出适当的总结让管理层作出回应讨论必要的纠正措施和跟进日期对必要的措施达成协议提供合适的审核结论 审核报告的内容 审核的范围和目的审核的资料 计划 审核组成员 接触的人员和日期所审核的文件 审核报告的内容 审核的结果 不符合事项 观察事项审核小组对体系与有关文件和管理体系标准的符合程度所作的判断 纠正及预防措施 纠正措施为消除已发现的不合格或其他不希望情况的原因所采取的措施 让问题不再发生 末次会议 签到致谢重申审核目的和范围确认审核计划的实施情况正式提出不合格 不符合项澄清宣布审核结论提出纠正要求结束 纠正及预防措施 预防措施为消除潜在的不合格或其他潜在不希望情况的原因所采取的措施 让问题不发生 纠正及预防措施 必须针对不符合事项的起因 RootCause 文件不当设计失误 方法 工具没有按规定要求执行工作 训练不足 管理不善 纠正及预防措施的跟进 需跟进相关的纠正 预防措施 确认 执行情况有没有在规定期限内实施 有效性 effectiveness 实施之後 不符合事项有没有改正问题有没有解决需记录确认结果 审核结束 在所有纠正措施的有效性都经已完全确认时 审核才是正式结束 Thankyou 愿与贵司共同 创建卓越的企业