重要!毕业生须知的档案常识问题

常见就业问题问答.报到证由原来的派遣证转化而来，是毕业生到就业单位报到的凭证，也是毕业生参加工作时间的初始记载和凭证。报到证为一式两联（正本和副本），正本为蓝色由毕业生持有，到单位或办理人事代理报到时交给单位或人才中心；副本为白色，由学校负责放入毕业生档案。作用：毕业生到工作单位报到时，须持报到证。学校相关部门依据报到证为毕业生办理档案投递、组织关系转移和户籍迁移等手续，就业单位所在地的公安部门凭报到证为毕业生办理落户手续，用人单位凭报到证为毕业生办理相关工作手续。.户口迁移证是公民的户口所在地变动时，由原户口所在地迁往新落户地址的凭证。由户口迁出地的公安机关（高校由校公安派出所）开具。持证人到达迁入地后，须在有效期内将户口迁移证交给户口登记机关申报入户。作用：户口迁移证是公民在户口迁移过程中的重要凭证，因此公民在户口迁出后要妥善保管好户口迁移证，不得遗失、涂改以及转借，若因不慎将户口迁移证遗失，应立即报告当地户口登记机关。提出申请，否则，用人单位有权拒绝接收。.干部身份是国家机关录用公务员、进入事业单位的基本条件，同时也是单位之间、城市之间人才流动的必备条件之一。按照我国现行人事管理政策，国家统一招收的全日制大中专院校毕业生，执行一年见习期考核合格办理转正定级手续后具备干部身份。案例：某生年毕业与长沙某高校，毕业后去了广州某民营企业工作，因民营企业不能管理他的档案和户口，也就没有签就业协议书、开出报到证。年他跳槽到一家单位，因为工作业绩好，这个单位要求他把档案、户口调入广州。因为他毕业时没有办理就业和人事代理手续，档案和户口已退回原籍。干部身份保留期限只有年，他毕业已年，指标已经作废，所以不能作为干部身份调入广州，这时候机会就永远失去了。.工龄是指职工以工资收入为生活资料全部来源的以年为单位的工作时间，工龄是我国职工退休的一个条件，也是行政事业单位，国有企业工资计算的内容之一。案例：长沙某高校年毕业生，毕业后在公安厅户政中心工作，属聘用员工。该单位在市人才服务中心为所有聘用员工办理了人事代理。工作两年后，该毕业生考取了公务员，工龄、档案工资从年计算，那么他到新单位的工资级别比同年毕业没有办理人事代理手续的同学档案工资要高一个档次。.人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格以及其他各种形式的历史记录。作用：（）办理各种社会保险以及开具出国、考研等有关证明的依据。（）职称申报，需要根据人事档案中所记录的工龄来确定申报资格。（）转正定级，可以确定干部身份，计算工龄。在行政事业单位工龄是作为工资、职务晋升的主要依据，是办理退休手续，享受社会保险的依据；同时干部身份是单位之间、城市之间流动的必备条件之一。（）户口可以根据档案中是否具备干部身份，随档案调动而迁移。（）录用公务员、事业单位工作人员政审时所必备的材料。（）公务员、事业单位、国有企业确定工资的依据。.哪些单位能保管毕业生的档案和户口（）毕业生如果是到国家机关、全民事业单位、国有大中型企业就业。这些单位又同意接受其档案、户口，那么档案、户口就可以在这些单位管理。如果这些单位采取聘用合同制，档案、户口须放在当地政府人事部门所属的人才服务机构进行档案管理。（）毕业生如果是在三资、民营企业、股份制企业就业，这些企业按国家现行人事政策不具备人事档案管理职能，档案、户口应交由当地政府人事部门所属的人才服务机构进行档案管理。.人事代理是与社会主义市场经济体制相配套的新型人事管理模式，是指政府人事部门所属人才服务机构受单位或个人所托，运用社会化服务方式和现代科技手段，按照一定的法律程序和政策规定，代办有关人事业务。根据相关规定，其他机构未经政府人事部门批准或授权一律不得从事该项业务，个人不得保管人事档案。作用：推行人事代理制度，有利于实现人档分离和人才社会化管理。对用人单位而言，可减轻大量的人事事务性工作，解决在人才引进、毕业生接收、职称评审、人事档案管理等方面遇到的问题；对各类人才而言，个人不再是“单位所有”，流动变得十分方便，权益得到有力保障。譬如毕业生凭报到证将档案挂靠在人才交流中心后，可保留干部身份、连续计算工龄、转正定级、职称评定、购买各类保险等。.为何要办理人事代理人事代理是一种人事管理与人员使用分离的新型人事管理方式。三资、民营、私营等所有非国有企业对员工的人事档案、户口没有相应的人事管理职能；改制后的股份制企业员工，事业单位聘用员工也涉及到人事档案、户口的管理问题。上述员工都可能遇到如：各类保险的缴纳、户口落户、计划生育证明、购买经济适用房证明；干部身份的确认、档案工资的调整、工龄的确认与计算；党团关系的管理、技术职称初任、评审或者企、事业单位调动、考公务员、考研究生等问题；依照中组部、人事部有关文件精神，政府人事部门所属的人才服务机构负责上述人员的档案、户口等人事事务的管理，并为之提供配套的服务，以保护其合法权利。.应届毕业生什么情况下需要办理人事代理应届毕业生在毕业后未找到正式的接收单位的（如私企、外资企业和暂时没有人事编制的单位）或准备出国的，应尽快办理人事代理手续。.应届毕业生办理人事代理的好处（）向毕业生提供国家人事法律、法规和政策方面的宣传咨询服务。（）为毕业生保管人事档案。（）为毕业生申报专业技术资格考核。（）按国家有关政策为毕业生调整档案工资。（）委托毕业生的养老、医疗保险、工伤保险等。（）负责管理毕业生的中共党员的组织关系。（）为在市区无入户地址的毕业生挂靠户粮关系。（）负责转接毕业生的人事关系手续，在委托代理期间，按规定保留干部身份、计算工龄，为毕业生办理出国（出境）政审呈报手续。承办与人事管理相关的其他事宜。.毕业生暂未落实工作单位以及准备考研的毕业生档案如何处理可在湖南省大中专毕业生就业指导中心办理档案户籍托管，因为在落实就业单位需要办理就业派遣手续时，只需携带与省中心签订的人事档案与户籍托管合同书、与用人单位签订的就业协议书原件与毕业证复印件，即可直接到省中心办理报到证，毕业生户籍随新办报到证迁移；考研毕业生凭报考学校调档函即可在省中心办理档案调出手续，而不需要再到学校办理任何相关手续。注：.教育部规定毕业生档案在学校可以保留两年，过了这个期限就不能保留干部身份了。.任何毕业生两年择业期满后，将不能再办理派遣或者人事代理手续.国家计划内统招生干部身份的确认及工龄计算是从毕业生办理人事代理手续之日算起，档案在学校、教委等地保留期见是不能确认身份和计算工龄的。相关部门的咨询联系方式温馨提示：请在各部门正常上班时间前往办理，或者提前电话咨询哦。1、湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心业务大厅：?0731-82816660(受理档案户籍托管)、82816663(受理办理报到证）、82816669(受理党组织关系托管)档案户口托管室：0731-82816660、82816670 党组织关系托管处：0731-82816669联系地址：长沙市雨花区雨花亭新建西路37号长城非常生活商住楼三楼 邮编：410007.2、长沙理工大学招生就业处毕业生就业服务中心联系电话：0731-85219470、82309356、85219470（Fax）地点：金盆岭校区办公大楼101#.3、长沙理工大学城南学院就业指导中心联系电话：0731-82309849地点：金盆岭2教322#4、长沙理工大学城南学院学工部档案室联系电话：0731-82318566地?点：金盆岭校区2教308#.5、长沙理工大学保卫处金盆岭户籍科联系电话：0731-82309452地?点：金盆岭校区保卫处一楼（网球场旁）毕业生档案邮寄注意事项毕业生就业派遣数据库与毕业生档案邮寄密切相关，每一届毕业生离校时，学工部档案室都是依据学校招生就业处的毕业生派遣名册，将毕业生档案以机要的形式转递至各用人单位的档案接收部门。由于毕业生档案的邮寄信封及回执都是依据毕业生就业派遣数据库里的档案转寄单位名称、地址、邮编这三栏的数据进行邮件合并套打出来，如果这三栏的数据书写不规范，就没办法打印，也没办法进行档案邮寄工作，或邮寄出去的档案不能准确及时地转递到相应的档案接收部门，给档案邮寄工作及毕业学生都带来很大的麻烦。因此正确填写这三栏数据是一个很重要的工作环节。为做好毕业生档案邮寄工作请注意以下有关事项：。1毕业生派遣数据库中，学生档案转寄单位名称、地址、邮编的填写必须详细具体准确，一旦有误将导致毕业生档案转寄过程中投递和接收的困难。有人事档案保管权的单位（如国企、事业单位等）可写单位名称与地址，无人事保管权的单位（如三资企业、个体私营企业等）应填写其委托保管档案的单位名称与地址，如某人才市场或人才交流服务中心等。毕业生档案是通过机要转寄的，递送各环节均需有人签字，故档案转寄地址不得写信箱，档案转寄详细地址的格式是：XX 省 XX 市 XX 路 XX 号，XX 单位 XX 部门，邮编 XX。2已落实用人单位的毕业生，在签订就业协议时，要求用人单位填写清楚档案转递的详细地址，其档案必须转递到有人事档案保管权的用人单位或上级主管部门；（如 XX 毕业生签订的单位是 XX 中学，其档案一定要寄到上一级主管部门，也就是 XX 教育局 XX 科，因为中学没有人事保管权）。3、到三资企业、个体私营企业就业的毕业生，由当地政府人事部门所属的人才服务机构办理人事代理，档案转寄到当地人才服务中心。另外，就业单位为会计事务所、律师事务所、咨询公司等无人事保管权单位的毕业生，也应将档案转寄到当地人才服务中心。请用人单位或学生本人详细填写档案接收单位名称和地址。4、考取研究生的毕业生，档案转递到录取学校指定的部门，在毕业生数据库里档案转寄单位名称、地址、邮编栏必须写明详细的录取学校名称部门、地址、邮编，不然考取研究生的毕业生后续档案材料无法寄出。如需提前调档的考研学生，需先凭调档函原件到招生就业处备案，凭招生就业处的档案转移通知单及录取学校调档函复印件到学工部档案室调档，学院自存一份调档函复印件以便地址的输入和备查。5毕业生报到后三个月内，务必到档案接收部门查询个人档案，未查询到档案下落的请在毕业后十个月之内与我们联系（因为我们需要通过机要局查询档案去向，而机要局的查询期限为一年，过期机要局不再受理）。学生档案室在云塘校区学生活动中心 416，联系电话是 5258159。6未落实就业单位的毕业生，其档案、户口可迁转回生源地或家庭所在市（县）毕业生就业主管部门，也可委托湖南省大中专毕业生就业指导中心管理，或委托政府人事行政部门所属的人才服务机构长期管理。另外请注意：（1）未落实就业单位，档案还存放在学校的毕业生，务必在毕业后两年之内办理报到证并档案转出，否则毕业生将自动放弃全日制大中专毕业生所具备的干部身份。（2）在择业期内还未落实就业单位，又不想失去干部身份的毕业生，可选择一家政府人事行政部门所属人才交流服务中心接管档案、户口，办理人事代理，以便保留干部身份、计算连续工龄和落户及办理社会保险与公积金手续等。