高效会议管理技巧.ppt

主讲：潘国宏,高效会议管理技巧,通过学习本课程，你将能够：,1、了解会议的目的、种类和体系2、了解会议效率低的原因及对策3、掌握有效为会议做准备的要领4、掌握会议中的沟通和反馈技巧5、掌握会议主持人的会议管理技巧6、学会提高会议效率和质量的技巧,第一讲、当今会议面面观,一、会议的意义二、会议的目的三、会议的种类四、会议的频率五、会议成本的计算,一、会议的意义,1、是一个集思广益的渠道2、显示组织或部门的存在3、是重要的群体沟通方式,第一讲,二、会议的目的,1、开展有效的沟通2、资讯传达3、监督员工的工作进展4、达成协议、解决问题5、决策和资源共享6、开发创意7、激励员工的士气8、巩固经理人地位,第一讲,三、会议的种类,（一）按会议人数分：1、一对一会议2、团体会议,第一讲,（二）按会议方式分：1、面对面会议2、电话会议3、视频会议,三、会议的种类,第一讲,（三）按会议目的分：1、固定的部门会议2、临时处理突发事件的会议3、宣布人事安排和政策的会议4、当众表扬或批评别人的会议5、集思广益的会议,三、会议的种类,第一讲,1、固定部门会议至少每月一次2、全体的会议建议每半年一次3、处理突发事件会议避免频繁4、一对一的会议要以随时举行,四、会议的频率,第一讲,五、会议的成本,1、会议的时间成本：=参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议时间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间公司表彰大会的时间成本约为：600*（0.25+0.25+2）+20+20=3=1540小时2、直接的会议成本3、效率损失的费用会议的费用成本=会议时间成本*单位时间费用公司劳动竞赛表彰会会议成本=1540*8=12320中高层研讨培训会的会议成本=220*20=4400,第一讲,第二讲、会议效率不高的原因及解决方案,一、会议效率不高的原因二、如何进行预防性管理三、高效会议的八大特征四、会议规范,一、会议效率不高的原因,1、时间安排得不合适2、地点安排得不妥当3、开会对象选择不对4、主持人影响力不够5、参会者的技能不够6、准备工作不够充分7、目的和结果不明确,第二讲,二、如何进行预防性管理,1、会议时间安排要合适2、会议地点安排要得当3、开会的对象要选择对4、主持人要有影响力5、参会者要有听的技能6、要充分做好准备工作7、明确开会原因和目的,第二讲,三、高效会议的八大特征,1、只有必要时才召集2、经过好好筹备过3、拟定和分发了议程表4、严格遵守了时间5、一切都是按部就班6、请了最有经验的人出席7、结束时做了评论和总结8、记录了决定、建议和负责人,第二讲,四、会议规范,1、时间安排方面的规范2、固定的会议流程规范3、会议本身要遵守的规则,（一）种类,第二讲,1、参会者要将工作安排交给会议主席2、超过1小时的会议要有书面的通知3、所有参会者都要准备发言的心态4、会议要准时开始、准时结束5、负责人对决议能否达成负直接责任,四、会议规范,（二）遵守的规则,第二讲,6、在会上要维护别人的尊严7、要有人提出不同的意见8、会后要能拿到书面的记录9、参会者要履行反馈职责10、要请第三方监控会议质量,四、会议规范,（二）遵守的规则,第二讲,第三讲开会前的准备工作,一、如何判断是否需要开会二、会议准备的作用和方法三、会议准备的内容四、主持人如何做会前准备,不需要开会的情况,1、已经按惯例开过的会议2、没有要讨论的特别事情3、还有比开会更好的方法4、预算出的会议成本太大5、决策者已经决定的事情,一、如何判断是否需要开会,第三讲,一定要开会的情况,1、把信息同时传递给很多人2、需要别人参与以集思广益3、需要听取各部门工作汇报4、需要当众表扬或批评时5、给小组或部门分配任务时,一、如何判断是否需要开会,第三讲,会议准备的作用,1、可选择最适当讨论方式2、使参会者有讨论的方向3、事先告知参会者做好准备4、节省会议时间与减少冲突,二、会议准备的作用与方法,第三讲,会议准备的1H5W,HHow怎么样开会WWhy为什么开会WWhat开什么样的会WWhen何时开会WWho谁来参加会WWhere在哪儿开会,二、会议准备的作用与方法,第三讲,会前准备的内容,1、设定沟通目标2、制定行动计划3、如何应对争执4、进行SWOT分析,四、主持人如何做会前准备,第三讲,SWOT分析,SStrength优势WWeakness劣势OOpportunity机会TThreat威胁,四、主持人如何做会前准备,第三讲,第四讲成功会议的五种策略,一、如何做开场白二、如何分配发言时间三、如何掌握议事进度四、如何达成会议决策,第四讲,一、如何做开场白,开场白是会议开始之前3至5分钟的谈话，系统而简洁，并有明确宗旨的一段讲话。,开场白的程序,1、概括会议进行的程序2、提供跟讨论有关的资讯3、规范会议的议程4、指定会议记录者5、征求对议程设计的意见,第四讲,一、如何做开场白,掌握议事进度的方式,1、语言方式2、非语言方式,第四讲,三、如何掌握议事进度,决策的方式,1、权威决策2、少数服从多数3、共识决策4、无异议决策,第四讲,四、如何达成会议决策,达成团队决策的方法,1、头脑风暴法2、德尔菲方法3、易地思考法4、思路转换法,第四讲,四、如何达成会议决策,主持人发言最多的原因,1、对会议的议题特别熟2、地位高而且声望较大3、负担较多的行政责任,第四讲,四、如何达成会议决策,第五讲会议中的沟通与反馈技巧,一、会议中的沟通技巧二、会议中的反馈技巧,沟通漏斗,你心里想的100%,你嘴上说的80%,别人听到的60%,别人听懂的40%,别人行动的20%,一、会议中的沟通技巧,第五讲,沟通的定义,为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程。,一、会议中的沟通技巧,第五讲,沟通的金三角,一、会议中的沟通技巧,第五讲,沟通的冰山模式,互动：八个共同点,5-20%工作层面,80-95%关系层面,一、会议中的沟通技巧,第五讲,有效沟通的原则,1、有明确的沟通目标2、有明确的时间约束3、充分做好准备工作4、要重视每一个细节5、要积极努力地倾听6、双方努力达成目标,一、会议中的沟通技巧,第五讲,造成沟通困难的要素,1、信息和专业知识掌握的不够2、重点强调不足或条理不清楚3、不会积极的聆听4、按自己的思路去思考虑5、时间太长失去耐心6、准备不充分7、沟通中一方有情绪8、语言不通9、记忆力不好,一、会议中的沟通技巧,第五讲,得到对方信任的窍门,1、要找出双方的共同点2、适当展示能力和水平3、适当暴露脆弱的地方4、建立信任,一、会议中的沟通技巧,第五讲,批评三步曲,1、首先表扬特定的成就2、指出做得不好的地方3、以肯定和支持来结束,二、会议中的反馈技巧,第五讲,第六讲主持人的会议管理技巧,一、倾听技巧二、讲话技巧情景模拟,一、倾听技巧,一、倾听技巧二、讲话技巧情景模拟,第六讲,“听”字的繁体写法聽,一、倾听技巧,第六讲,倾听的礼节,1、听听别人的故事2、听听别人完整的故事3、先听听别人完整的故事,一、倾听技巧,第六讲,倾听的技巧,1、点头且微笑2、眼神的接触3、发出倾听声音4、身体向前倾5、重复和总结6、必要时做记录,一、倾听技巧,第六讲,表达感受的两句话,1、我也有过相同的经历2、如果我是你，我跟你感觉一样,一、倾听技巧,第六讲,1、展示Presenting2、探询Probing3、评论Commenting4、建立Building,二、讲话技巧,第六讲,5、测试Testing6、总结Summarizing7、排除Shuttingout8、引进Bringingin9、建议Proposing,二、讲话技巧,第六讲,第七讲如何对待会议中的意外情况,一、“蝉”型发言者的症状及应对办法二、“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法三、“驴”型发言者的症状及应对办法四、“兔子”型发言者的症状及应对办法五、“螃蟹”型发言者的症状及应对办法,1、讲故事（和讨论的主题无关）2、讲了很久才能进入主题3、讲得太模糊，没有具体事例4、拒绝倾听别人的主要观点,一、“蝉”型发言者的症状及应对方法,第七讲,“蝉”型发言者的症状,对付“蝉”型发者的办法,摇头且微笑赞许且手势往下合上笔记本事先确定发言时间替他总结,一、“蝉”型发言者的症状及应对方法,第七讲,“鲨鱼”型发言者的症状,1、有攻击别人的倾向2、给予消极否定意见,二、“鲨鱼”型发言者的症状及应对方法,第七讲,对付“鲨鱼”型发言者的办法,1、非语言性打断2、重申会议规范3、反问法,二、“鲨鱼”型发言者的症状及应对方法,第七讲,“驴”型发言者的症状,1、防卫性特别强，心里头有情绪2、不能站在别人的立场上看问题3、过于敏感,三、“驴”型发言者的症状及应对方法,第七讲,对付“驴”型发言者的办法,1、点名发言2、重复问题3、突出他的贡献,三、“驴”型发言者的症状及应对方法,第七讲,“兔子”型发言者的症状,1、质疑正在使用的程序2、总是提议不同的方法,四、“兔子”型发言者的症状及应对方法,第七讲,对付“兔子”型发言者的办法,1、肯定他的贡献2、重申可以先试用现在的程序,四、“兔子”型发言者的症状及应对方法,第七讲,“螃蟹”型发言者的症状,1、做别的事儿2、小团体讨论3、经常接电话4、经常打瞌睡5、其他的方式,五、“螃蟹”型发言者的症状及应对方法,第七讲,对付“螃蟹”型发言者的办法,1、强调时间压力2、重申会议规范3、带入别人4、短时沉默,五、“螃蟹”型发言者的症状及应对方法,第七讲,第八讲主持人与参会者的守则与责任,一、主持人的守则与责任二、参会者的守则与责任三、主持人与参会者怎样达成协议,一、主持人的守则与责任,1、要营造和谐的气氛2、负责会议照常进行3、负责总结讨论内容4、引导发言人去解释,第八讲,5、帮参会者理清思路6、避免会中意见一边倒7、减少和议题无关的争论8、要保持中立的态度,一、主持人的守则与责任,第八讲,主持人调停失败的原因（一）,1、听完陈述后就没词了2、向双方之一表示赞同3、阻止对方宣泄4、指出双方都有错误5、缩小问题的严重性,一、主持人的守则与责任,第八讲,主持人调停失败的原因（二）,6、引导双方攻击自己7、建议举行其他主持人会议8、表达出自己不愉快的情绪,一、主持人的守则与责任,第八讲,参会者的十大守则（一）,1、会前充分准备2、会中贡献创意、意见3、以解决问题为己任4、摒除部门之见,二、参会者的守则与责任,第八讲,5、尽可能多地获取信息6、耐心倾听、尊重他人意见7、勇于发言，言之有物8、不隐恶扬善，不人身攻击9、避免不当的肢体语言10、会后总结,参会者的十大守则（二）,二、参会者的守则与责任,第八讲,冲突的二维模型,二、参会者的守则与责任,第八讲,处理冲突的类型,1、暴力型2、迁就型3、回避型4、协作型5、妥协型,二、参会者的守则与责任,第八讲,第九讲会议记录,一、记录者功能和胜任条件二、对会议记录的十大建议三、团队会议的误区,会议记录者的功能,1、仅次于主持人2、记录及维持议程所设计的顺序3、协助主持人总结与归纳,一、记录者功能和胜任条件,第九讲,会议记录者的胜任条件（一）,1、反应敏捷2、写字快的人3、知识面广的人,一、记录者功能和胜任条件,第九讲,会议记录者的胜任条件（二）,4、记忆力强的人5、组织能力强的人6、倾听能力强的人7、总结能力强的人,一、记录者功能和胜任条件,第九讲,1、重要的会议应该进行录音2、定期召开的会议不用录音3、多数会议指定会议记录者4、记录者的笔记流畅不失真5、会议记录者的责任更全面,二、对会议记录的十大建议,第九讲,6、会议记录内容全面而准确7、会议结束后整理记录内容8、会议记录应有组织地整理9、与主席共同修正错误部分10、将会议记录发送给与会者,二、对会议记录的十大建议,第九讲,1、社会性懈怠2、团体思维（从众）3、团体极化,三、团队会议的误区,第九讲,一、参会者如何进行会后跟进二、主持人如何进行会后跟进三、会后自我评定四、如何提高下次会议质量,第十讲会后跟进,参会者会后跟进的内容,1、拿到会议记录以后要细读2、分析不同参会者的众生相3、考虑自己任务的完成方法4、会议是一项新任务的开始,一、参会者如何进行会后跟进,第十讲,主持人会后跟进的内容,1、请大家填写会议评估表2、针对意见做出改进措施3、询问和联络缺席的同事4、制定跟进计划，负责跟进5、如有需要，找高层协助6、如计划进行顺利，取消下次会议7、会议之后检讨得失,二、主持人如何进行会后跟进,第十讲,会议中是否有人未听懂你的意思？自己有无岔开话题？有无事先让与会者了解会议内容？自己有无紧张？。,三、会后自我评定,第十讲,交流,处理说话紧张最好的方式是排练,ThankYou!,