采购流程图及说明.ppt

采购计划流程,采购计划流程图,计划依据,物品采购,开始,采购部,核对库存,计划细分,需求计划表,采购流程,制定采购计划,采购计划表,审核,否,是,财务部,仓库（设备部）,需求单,1,总经理,审批,否,是,需求部门,安全库存表,设备需求计划表,设备采购计划表,采购计划流程说明,目的适用于公司所有的的原材料、辅料、包材、设备、备品备件和各种生产及非生产性低值易耗品等物料（不包含办公用品采购、厂部伙房外购）的月度采购计划的编制、审核及下达；保证采购预算对采购计划的指导作用，确保对于预算外的采购计划经过适当的审批，有效降低不必要的采购成本，确保采购计划数量和时间上都可以及时满足生产的需求。流程角色主导部门：采购部配合部门：需求部门财务部参与部门:需求部门财务部总经理流程说明各需求部门根据本部门下月需求计划编制月度需求单，经本部门主管签字批准后于每月25日（可以提前不得延后）提交至仓库仓库接收到各需求部门提交的月度需求单汇总后根据安全库存状况填制月度安全库存表，每月26日将需求转化为月度需求计划表，并与月度安全库存表同时提交至采购部、财务部（设备部添置、更新生产设备可直接向采购部提交设备需求计划表）；采购部接收到月度需求计划表、（设备需求计划表），根据采购周期和需求特性制定月度采购计划表、（设备采购计划表）与每月27日报财务部审核；财务部接收到月度采购计划表、（设备采购计划表），根据仓库提交的月度需求计划表和安全库存表进行审核，通过后与每月28日呈交总经理审批；采购部在收到审批通过的月度采购计划表、（设备采购计划表）后，进行采购流程；本流程及相关流程中设定的仓库包括：原材料仓库、辅料仓库、包材仓库、备品备件仓库等责任仓库；附件需求单需求计划表设备需求计划表采购计划表设备采购计划表安全库存表,2,采购流程,编制需求单,提交申请单,开始,送检,入库,采购部,财务部,品控/设备部,采购申请,采购流程,仓库/设备部,物品/设备申购,需求单,追踪交货期,收货送检,验收入库单,入库流程,否,是,审核,否,特殊采购否?,询、比、议价,是,总经理,审批,是,否,是,合格否?,3,下采购订单,签订采购合同,采购订单,采购申请单,审核,审批,是,否,否,否,比质比价单,追踪交货期,是,采购合同,设备验收报告单,采购流程说明,目的规定物品采购流程，确保采购合同有效性和实用性，保证购买性价比更好的物品并保质保量按期交货。流程角色主导部门：采购部配合部门：品控部设备部参与部门:采购部供应商品控部设备部财务部总经理流程说明仓库/设备部根据采购部提交的月度采购计划表（设备采购计划表）编制完成月度需求单，与每月29日提交至财务部审核，通过后呈交总经理审批，通过后当日转交至采购部；采购部根据仓库/设备部提交的月度需求单，判断物品是否特殊采购，是则对所购物品进行询、比、议价流程。否则填写采购申请单与每月30日提交至财务部审核，通过后呈交总经理审批；审批通过后，采购部选择供应商签订采购合同、下达采购订单；采购合同签订及采购订单下达后，采购经办人员对供货周期进行跟踪；采购物品送达指定地点后，采购经办人员携物品开具验收入库单（设备验收报告单）（一式四联：采购联、财务联、仓库（设备）联、检验联）通知品控/设备部进行检验；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办理入库作业；附件比质比价单需求单采购申请单采购合同采购订单验收入库单设备验收报告单,4,签订合同下达订单,外协品采购流程,采购部,开始,询、比、议价,品控部,外协供应厂商确认,追踪交货期,外协供应厂商交货,办理入库,否,是,财务部,外协供应厂商确认,采购合同,追踪交货期,收货送检,仓库,入库流程,询、比、议价,审核,比质比价单,是,否,采购计划流程,合格否?,5,总经理,审批,是,否,品质保证协议书,合格供应厂商确认表,验收入库单,采购订单,外协品采购流程说明,目的为了确保公司外购产品均能符合适质、适价并适时供应公司销售计划所需之产成优质品流程角色主导部门：采购部配合部门：品控部参与部门:采购部品控部财务部总经理流程说明采购经办人员根据采购计划,判断物资是否需要外协采购，如需要,进行询价、比价、议价流程；比质比价单填制后一个工作日内报财务部审核，通过后呈交总经理审批；外协供应厂商需由采购部组织，品控部、技术部等共同参与评审确认；通过后采购部负责填写合格供应厂商确认表，采购、品控、技术部等共同签属意见；采购部与其外协厂商签订有效协议书（包括采购合同和品质保证协议书），下达采购订单进行采购作业；采购订单下达后，采购经办人员对供货周期进行跟踪；货品送到后，采购经办人员携货物开具验收入库单（一式四联：采购联、财务联、仓库联、检验联）送至品控部检验；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办理入库作业；比质比价单合格供应厂商确认表采购合同品质保证协议书采购订单验收入库单,6,紧急采购流程,编制需求单,提交申请单,开始,送检,入库,采购部,财务部,品控/设备部,紧急采购申请,紧急采购流程,仓库/设备部,物品/设备紧急申购,紧急需求单,追踪交货期,收货送检,验收入库单,入库流程,否,是,审核,否,总经理,审批,是,否,是,合格否?,7,下采购订单,下达订单,采购订单,紧急采购申请单,审核,审批,是,否,否,比质比价单,追踪交货期,是,紧急采购流程说明,目的保证生产类突发需求得到最大限度满足，保障生产持续及设备安全运转。在无法及时开展正常采购程序，而又急需使用的情况下，能够对此部分做出正常程序的补充。适用范围适用于公司所有的（办公用品、厂部伙房除外）紧急采购作业。成立条件只限于偶然性、临时性、特殊性等紧急需求申请。严禁因计划不当导致需求申请与实际需求严重不符而利用此方式拟补、调整部门需求。如有发现调查属实，采购部有权拒绝接受。附件流程角色主导部门：采购部配合部门：品控部设备部参与部门:采购部供应商品控部设备部财务部总经理流程说明仓库/设备部等紧急需求物料、设备零部件拟定完成紧急需求单并加盖“紧急需求专用章”，电话通知采购部先行询、比、议价，同时根据实际情况提交或电话通知财务部审核，通过后呈交或电话请示总经理审批，整个过程一个小时之内完成，完成后30分钟内转交或电话通知采购部；采购部根据仓库/设备部提交或电话通知的紧急需求单填写紧急采购申请单，根据实际情况提交或电话通知财务部审核，通过后呈交或电话请示总经理审批，整个过程一个小时之内完成；审批通过后，采购部选择供应商签订采购合同（时间允许）并下达采购订单，整个过程两个小时之内完成；自启动采购应急处理预案到采购订单下达完毕止，流转时间不得超过0.5个工作日；采购合同签订及采购订单下达后，采购经办人员对供货周期进行跟踪；采购物品送达指定地点后，采购经办人员携物品开具验收入库单（一式四联：采购联、财务联、仓库（设备）联、检验联）通知品控/设备部进行检验；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办理入库作业；附件比质比价单、紧急需求单、紧急采购申请单、采购合同、采购订单、验收入库单、采购应急处理预案,8,采购价格确定流程图,分析判断,比价,开始,议价,定价,采购经理,总经理,价格分析结果,采购价格控制流程,采购部,报价,采购价格报表,询价,采购价格分析报告,审批,否,价格因素分析,是,审批,是,供应商,执行采购,价格谈判,价格谈判,分析报价,价格达成,价格达成,审核,结束,否,否,9,采购价格确定流程图说明,目的为规范采购价格管理及审核，确保所购物资高品质、低价格，有效降低不必要的采购成本。适用范围适用于公司所有的的原材料、辅料、包材、设备、备品备件和各种生产及非生产性低值易耗品等物料（不包含办公用品采购、厂部伙房外购）的采购价格的分析、审核及确定。流程角色主导部门：采购部配合部门：采购经理总经理参与部门:供应商采购经理总经理流程说明采购部在接到审批通过的采购申请单后，通过对各种物料价格资料的分析，确定影响采购价格的因素，包括供应商成本，产品规格与品质，采购数量和交货条件等，并开展价格调查；对拟采购物资的成本，包括制造流程成本、所需的特殊设备成本、人工成本等进行分析，并编写采购价格分析报告提交采购经理审批；审批通过后，采购部向供应商询价，并分析供应商的报价；采购部根据询价结果，拟定价格谈判方案，明确谈判目标，进行有效谈判；采购部在与供应商达成一致价格的基础上编写采购价格报表，提交采购经理审核、总经理审批；审批通过后按流程实施；附件采购价格分析报告采购价格报表,10,入库流程,采购部,货品核对,开始,点收,入库及记账,入库记账,仓库,财务部,采购流程,出库流程,验收入库单,账务处理,11,目的对公司采购到位物品的数量进行控制，确保物品数量准确，满足生产、经营的需要。流程角色主导部门：采购部配合部门：仓库参与部门:采购部财务部流程说明仓库根据采购人员送达的检验通过的验收入库单点收物品（只限于合格产品），核对数量无误后仓库按指定的区域储放。若是生产急料，仓管可放在生产备料区；点收完毕，办理记账手续，同时登记ERP（K3），在规定时间内将相关票据传递至财务部；附件验收入库单,入库流程说明,12,成品、含外协品入库流程,仓库,产成品入库,货品核对,开始,入库及记账,结束,生产部,核对/点收,入库记账,财务部,帐务处理,生产管理流程,携货填单,采购部,外协品采购流程,13,验收入库单,成品、外协品入库流程说明,目的对公司成品、外协品入库要求及规范化管理，满足出货的需要。流程角色主导部门：仓库配合部门：生产部采购部参与部门:仓库财务部流程说明所有成品、外协品入库，仓库根据生产部提交的成品、采购部提交的外协品验收入库单点收产品（只限于合格品），核对数量无误后按指定的区域、分类堆放。若是急发货，仓管可安排暂放在待发货区；点收完毕，办理记账手续，同时登记ERP（K3），在规定时间内将相关票据传递至财务；附件验收入库单,14,整理票据,采购申请单,采购货到付款流程,采购部,发票审核,财务部,开始,核对发票,付款申请,结束,发票核销,付款申请,报销发票,发票核销,验收入库单,审核,总经理,付款,是,审批,采购流程,付款申请单,否,否,是,预付款否?,采购预付款流程,是,否,确定付款方式,15,采购合同,借支单,采购货到付款流程说明,目的适用于公司(除费用、办公用品、厂部伙房外)的所有付款,包括但不限于购买生产物料、设备、低值易耗品、固定资产的所有采购与付款。流程角色主导部门：采购部配合部门：财务部参与部门:采购部财务部总经理流程说明采购物品经检验合格入库，采购经办人员对供应商开具的发票（增值税专用发票或普通发票）进行核对，整理借支单、采购申请单、采购合同、验收入库单等有效凭证；采购经办人员填写付款申请单，经采购部主管签字批准后提交至财务部。财务部审核通过后呈交总经理审批，未通过审批则返回重新核对；总经理审批通过后将付款申请单交至财务部安排出纳付款、发票核销；附件借支单采购申请单采购合同验收入库单付款申请单,16,预付款申请,采购预付款流程,采购部,财务部,开始,是,结束,预付款跟催发票,预付款申请,跟催发票,发票核销,总经理,预付款,采购流程,预付款申请单,采购合同,审核,审批,是,否,核对及报销发票,否,预付款否?,采购付款流程,是,否,17,采购申请单,采购预付款流程说明,目的适用于公司(除费用、办公用品、厂部伙房外)的所有预付款,包括但不限于购买生产物料、设备、低值易耗品、固定资产的所有采购与预付款。流程角色主导部门：采购部配合部门：财务部参与部门:采购部财务部总经理流程说明采购经办人员填写预付款申请单，经采购部主管签字批准后与采购合同、采购申请单一并提交至财务部。财务部审核通过后呈交总经理审批；未通过审批则返回重新核对；总经理审批通过后将预付款申请单交至财务部安排出纳预付款；采购经办人员及时跟催并要求供应商开具并提供发票（增值税专用发票或普通发票）核对无误后办理报销发票手续；附件预付款申请单采购合同采购申请单,18,财务部,仓库,初步确认,审核,开始,呆滞料统计,领出报废领出转售,结束,采购/品控/技术/研发部,审核,呆滞料统计表,呆滞料处理流程,报废、转售否？,总经理,审批,否,是,否,是,是,否,监督报废或转售,账务处理,处理,19,呆滞料处理评审表,呆滞料转售申请表,呆滞料报废申请表,出库单,呆滞料处理流程,呆滞料处理流程说明,目的对公司生产过程中产生的呆滞料进行及时有效的预防控制和处理。防止库存资金积压，提高物料储存能力、提高存货周转率，促进公司资金的良性运作。流程角色主导部门：采购部配合部门：技术部品控部研发部参与部门:采购部品控部技术部财务部生产部仓库流程说明定义：呆滞料是指入库时间达到或超过规定时间没有使用的物料或入库时间达到或超过规定时间没有发货的产品；仓库负责提供呆滞料统计表，配合相关部门作好呆滞料处置工作，包括可回收利用的呆滞料的更换以及外协物料产生的呆滞料返工、退换等联系工作；每月25日提交至采购部；采购部依据仓库提交的呆滞料统计表每月26日组织技术部、研发部、品控部、进行初步确认是否报废或保留、是否可以出售；采购部将配合部门共同初审通过的呆滞料处理评审表与每月27日提交财务部进行审核，通过后呈交总经理审批；仓库根据审批通过的呆滞料处理评审表开具呆滞料报废申请表、呆滞料出售申请表，对呆滞料出库报废或出售处理并记录台账；财务部负责对呆滞料处置过程的监控、核价、评估及账务处理等工作；附件呆滞料统计表呆滞料处理评审表呆滞料报废申请表呆滞料出售申请表出库单,20,合格供应商管理流程,采购部,品控/技术/研发部,寻找供方,初审,评审认证,试制,供应商,开始,寻找供方,技术标准,组织各部门初审,通过否?,试制,通过否?,生产物料采购流程,生产管理流程,合格否?,现场考察,纳入合格供方名录,评审报告,合格否?,结束,否,合格供应商名录表,否,是,是,否,试制品确认评估报告,供应商季度、年评审表,21,供应商调查表,合格供应商评审报告,提供资料,（,现场考察,试产品确认评估报告,生产部,是,合格供应商管理流程说明,目的为了与供应商建立长期互惠供求关系，向公司长期供应原、辅物料、包材、设备、零件、部件及提供配套服务的厂商。流程角色主导部门：采购部配合部门：技术部研发部参与部门:采购部品控部技术部研发部生产部流程说明采购部依据公司正常生产所需原、辅物料，按品控、技术、研发部提供的技术标准要求，利用各种渠道寻找供应商；采购部对初选供应商分别记录并填写供应商调查表、对供应商的员工人数结构、生产能力、认证证书、产品检验报告等做出详细注明；对符合公司要求的供应商，采购部组织技术、研发、品控、生产部对供应商进行初步评审。由采购部填写合格供应商评审报告，各参与部门共同签字确认；初步评审未经通过则返回重新寻找供应商，通过后供应商进行小批量试制，试制产品经品控、技术、研发部鉴定并由品控部负责填写试制品确认评估报告，各参与部门签字确认。未经通过则重新要求供应商试制，试制三次不合格，则重新寻找供应商；鉴定经通过，采购部组织相关部门及人员进行现场考察。现场考察合格后，采购部根据试产要求量按流程采购所需物料。生产部进行小批量试产，试产品经品控、技术、研发部鉴定并由品控部负责填写试产品确认评估报告，各参与部门签字确认。试产三次不合格，则重新寻找供应商；通过后纳入合格供应商名录表；采购部按时间节点对供应商进行评审并填写供应商季度、年评审表；附件供应商调查表合格供应商评审报告试制品确认评估报告试产品确认评估报告合格供应商名录表供应商季度、年评审表,22,办公用品月度需求、采购、入库、领用流程图,办公用品月度需求、采购、入库、领用流程说明,目的适用于公司所有固定资产、办公设备、耐用办公用品及低值易耗品的月度需求、采购、入库、领用月度计划、申请编制的审核、下达及实施；保证采购预算对计划实施的指导作用，有效降低不必要的采购成本。确保计划实施执行能及时满足办公的需求。流程角色主导部门：采购部配合部门：办公室参与部门:总经理办公室财务部采购部各需求部门流程说明1、各需求部门根据有关规定制定本部门的下月办公用品需求计划，统计填写办公用品月度需求单，经本部门主管签字批准后于每月25日前提交办公室，由办公室进行汇总统计。2、办公室会同采购部每月25日定期盘点办公用品，填写办公用品月度盘点表（此表一式二份，办公室、采购部各一份），根据实际情况，统计用品缺口。3、办公室根据库存盘点和各部门提交的办公用品月度需求单汇总统计结果，检查各部门历史需求及核实实际需求（发现异常申请部门需提交情况说明），填写办公用品月度需求计划表（此表一式二份，采购部、办公室各一份），办公室将各部门提交的办公用品月度需求单复印件附于办公用品月度需求计划表于每月26日提交采购部。4、采购部依据办公用品月度需求计划表，制定办公用品月度采购计划表（此表一式三份，采购部、办公室、财务部各一份）并填写办公用品月度采购申请单（此单一式三份，采购部、办公室、财务部各一份），采购部如需预支采购款项，在提交办公用品月度采购计划表、办公用品月度采购申请单时一并提交借支单5、办公室主任于一个工作日内审批办公用品月度采购计划表、办公用品月度采购申请单，超过权限（500元以上大宗高价）报总经理审批。,6、各部门急缺现用办公用品，可直接将急需办公用品需求单提交至采购部制定急需办公用品采购计划（此单一式三份，采购部、办公室、财务部各一份）并填写急需办公用品采购申请单（此单一式三份，采购部、办公室、财务部各一份）后按流程实施。本条成立条件只限于偶然性、临时性、特殊性等急缺现用办公用品的需求申请。严禁因计划不当导致需求申请与实际需求严重不符而利用此方式拟补、调整部门需求。如有发现调查属实，采购部有权拒绝接受。（并报于总经理和行政部，由行政部依据有关制度进行考核。）7、通过审批的，采购经办人将办公用品月度采购计划表、办公用品月度采购申请单、（急需办公用品采购计划表、急需办公用品采购申请单）|借支单转交于办公室、财务部报备，财务部在一个工作日内提供采购资金给采购部。8、采购部对采购物品进行询、比、议价后按质优价低的原则实施采购作业9、每月6日前（休息日延后）采购完毕并由采购经办人员携所购物品填写办公用品验收入库单送至办公室库管处。10、办公用品库管根据采购经办人员送达的办公用品验收入库单验收物品（只限于合格产品）。11、验收完毕，办公用品库管在办公用品验收入库单上签字确认，（此单一式三份，办公室、采购部、财务部各一份，财务联由采购经办人员在办理付款申请手续时随其他单据一并交由财务部）并填写办公用品台账记录。12、采购经办人员持借支单、办公用品验收入库单、采购发票/收据等有效凭证，填写付款申请单经财务部审核通过后转至办公室主任审批、超过权限（500元以上大宗高价）报总经理审批通过后转于财务部出纳报销。13、经办公室主任批准后，办公室于每月7日（休息日延后）通知各需求部门领用办公用品，各需求部门按以旧换新的原则以物换物（铅笔、笔芯、墨水、纸张等无法换取的除外），经库管确认后在办公用品领用登记表上签字领用。14、新员工入职，由办公室统一发放如工服、笔、笔记本等，须签字领用。注明1、为有效降低不必要的采购成本，提高公司各部门的工作效率，特规定本流程的启动实施每月一次。2、采购部是公司唯一执行采购行为的部门，其他任何部门和个人未经有效授权许可禁止发生任何采购行为。否则公司不予认可，由此引起的后果由责任人自负3、本流程所指办公室及主任特指绥德办事处所辖。4、异地（绥德外）各需求部门办理结束领用手续后，由办公室统一安排物流或路过的办事人员等形式在规定的时间内送达各需求部门，确保不影响使用。5、所有表格统一格式，各部门存有电子档，使用时自行提取。,附件1、办公用品月度需求单2、办公用品月度盘点表3、办公用品月度需求计划表4、办公用品月度采购计划表5、办公用品月度采购申请单6、急需办公用品采需求单7、急需办公用品采购计划表8、急需办公用品采购申请单9、办公用品验收入库单10、办公用品台账11、付款申请单12、办公用品领用登记表,