计算机文化基础课(第六章).ppt

,计算机文化基础课,第六章,辅助教育课件,第六章Excel电子表格软件,6.1Excel概述6.2Excel的工作环境与基本概念6.3Excel的基本操作6.4编辑工作表数据6.5工作表格式化6.6工作表的打印6.7公式的运用6.8图表功能6.9Excel的数据库管理,6.1Excel概述,电子表格：指的是一种数据处理系统和报表制作工具软件。功能：可用于财务分析、数据处理、统计分析等。它提供图表、财会计算、概率与统计分析、求解规划方程、数据库管理功能等工具和函数。,6.2Excel的工作环境与基本概念,一、Excel2000的窗口界面1、标题栏：显示当前打开的工作簿的文件名。启动时默认工作簿文件名为Book1。2、编辑栏：（1）编辑栏左部为名字框，显示当前编辑的位置；当编辑公式时，提供可选择的函数。（2）编辑栏右部为编辑区，它可以编辑活动单元格的内容。编辑区中写入的内容可以用取消按钮取消编辑、用确认按钮确认编辑、用函数工具按钮插入各种函数。3、工作表区域4、工作表标签：用于显示工作表名称。,二、Excel的基本概念1、工作表、工作簿和单元格工作表：在屏幕上由网格构成的表格。（1）Excel的一切操作都是在工作表上进行的。（2）每张工作表可由256列和65536行构成。（3）系统默认工作表名为sheet1、sheet2、sheet3位于标签栏上，白色标签的为当前工作表。工作簿：是工作表的集合。(1)一个工作簿最多可以有255张互相独立的工作表。(2)Excel2000中每一个文件保存一个工作簿，其文件扩展名为XLS。单元格：单元格是Excel运算和操作的基本单位，用来存放输入的数据。每一个单元格都有一个固定的地址编号，由“列标+行号”构成，如D8。每单元格最多存放32000个字符信息。(1)活动单元格：被黑框套住的单元格称为活动单元格。(2)单元格区域命名：选定单元格或区域，单击名称框，输入名称并回车。,6.3Excel的基本操作,一、认识电子表格（请阅读教材190页）二、向工作表中输入信息Excel单元格中，可输入两种类型的数据：常量、公式。1、常量（1）数字：如日期、时间、货币形式、百分比等等。（2）字符：把数字作为字符看待，输入时应在前面加上单引号（），如：0620。（3）在单元格中按Alt+Enter键输入换行.确认输入信息的三个方法：回车键、Tab键、编辑栏上的“”按钮2、公式公式以等号“=”或“+”或“”开始。单元格显示公式计算结果。公式应用的符号和运算符：+、*、/、()等。,3、函数上面的公式仅能完成简单的四则运算，我们也可利用Excel提供的函数完成更强大的计算功能。所以说，公式包含了函数与四则运算。函数实际上是系统设计好了的一段程序。基本函数有：求和函数SUM、求平均值函数AVERAGE、求最大最小值函数MAX、MIN、取整函数INT、四舍五入函数ROUND。具体示例见教材193图66输入函数的方法：在编辑栏中单击“编辑公式”按钮，再在工具栏左端选择函数；或单击“常用”工具栏上的“粘贴函数”按钮或使用“插入”菜单的“函数”命令项，选择函数；或直接在单元格中输入函数式。,三、文件创建、打开和保存11、创建工作簿文件：（1）启动Excel2000会自动创建一个新的工作簿文件，名为Book1。（2）另建一工作簿文件，选择“文件”菜单中的“新建”命令项；或单击“新建”按钮。2、打开工作簿文件：（1）选择“文件”菜单的“打开”命令项或单击“打开”按钮。（2）双击该工作簿文件。3、保存工作簿文件：（1）选择“文件”菜单的“保存”命令项或单击“保存”按钮。（2）选择“文件”菜单的“另存为”命令。注意：保存时应选择合适的保存位置、文件名和文件类型。Excel文件的扩展名为.xls，模板文件的扩展名为.xlt。,四、Excel的区域选择和命名区域：是指工作表中若干个相邻或不相邻的单元格。1、选择一个单元格方法一：单击要激活的单元格。方法二：在名称框中输入单元格地址，按Enter键。2、连续单元格区域方法一：单击区域左上角的单元格，然后拖动至右下角的单元格。方法二：单击行标或列标，可以选定一行或一列的区域，若在行标或列标处拖动鼠标，可以选择若干行或若干列的区域。方法三：单击工作表左上角的“全选框”，选中整个表。3、不连续单元格区域先选取一个单元格区域，然后按住Ctrl键，再选取其他的区域。4、释放所选区域，只需单击区域外任何空白处即可，全选时，单击表中任意位置即可。,命名：选择单元格区域后，可为该区域设定一名字好处：可在工作表中快速定位；易于记忆理解。方法：选取区域后，在名字框中输入名字。五、浏览工作表（略）六、工作表的操作（一工作簿可包含255张工作表）1、选定工作表（1）选定一个工作表：单击工作表标签。（2）选定多个连续的工作表：使用Shift键。（3）选定多个不连续的工作表：使用Ctrl键。（4）选定全部工作表：在快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令（5）取消多张工作表的选定：在快捷菜单中选择“取消成组工作表”命令项。2、插入或删除工作表插入方法：在插入新表的位置，选择“插入”菜单中的“工作表”命令删除方法：使用“编辑”菜单的“删除工作表”命令也可使用快捷菜单,3、工作表的复制和移动（1）选定要复制的工作表，单击同时按住Ctrl键，沿标签拖至新位置，若不按Ctrl键，则为移动。（2）在工作表名字上单击鼠标右键，在弹出快捷菜单中选择复制或移动。（3）选择“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令。4、工作表的更名：工作表名字的长度可达31个字符。（1）双击要更名的工作表标签上的名字。（2）先选中要更名的工作表，再选择“格式”菜单中“工作表”菜单项下的“重命名”命令项。,6.4编辑工作表数据,一、数据的移动和复制（1）移动：选定单元格或区域，用鼠标拖动至目标单元格后释放；也可用菜单法或工具按钮法或快捷菜单法。（2）复制：选定单元格或区域，按下Ctrl键，用鼠标拖动至目标单元格后释放，也可用菜单法或工具按钮法或快捷菜单法。二、数据的填充1、使用填充柄填充：选定单元格或区域，鼠标移至填充柄，拖动鼠标可快速输入有序数据。2、自定义序列：“工具”|“选项”，如，上旬、中旬、下旬等。3、填入有规律的数据时：“编辑”|“填充”，如，1、5、9、13等。三、数据的查找与替换（与Word类似）,6.5工作表的格式化（对表的修饰）,1、设置数据格式：选择“格式”菜单下的“单元格”命令项，在“单元格格式”对话框中，可设置货币格式、日期格式、时间格式、分数格式、数值格式及自定义格式，设置对齐方式等2、调整行高和列的宽度：（1）改变行高：鼠标指针移到行标底边框线，鼠标指针变成带上下箭头的十字形状，上下拖动鼠标即可.（2）改变列宽：鼠标指针移到列标右边框线，指针变成带左右箭头的十字形状，左右拖动鼠标即可。（3）最合适的行高和列宽：“格式”菜单“行”命令中的“最合适行高”命令和“列”命令中的“最合适列宽”命令。3、设置对齐方式利用工具栏按钮和“格式”菜单下的“单元格”命令项,4、添加边框和底纹边框：利用菜单“格式”|“单元格”|“边框”命令项；也可使用“格式”工具栏的“边框”按钮底纹：利用菜单“格式”|“单元格”|“图案”命令项；也可使用“格式”工具栏的“填充色”按钮五、自动套用格式选定工作表区域后，利用菜单“格式”|“自动套用格式”命令项六、打印1、页面设置：“文件”菜单的“页面设置”命令。2、打印区域：“文件”菜单的“打印区域”选项中的“设置打印区域”命令。3、打印预览：“文件”菜单的“打印预览”命令,一、公式：利用单元格的引用地址对存放在其中的数值数据进行计算的等式。创建公式：1、直接在单元格里以“=”开头输入公式2、点击编辑拦上的“=”按钮进行输入二、函数：是系统自定义的公式，用户仅仅引用即可。引用形式：函数名（参数1，参数2）基本函数有：求和函数SUM、求平均值函数AVERAGE、求最大最小值函数MAX、MIN、取整函数INT、四舍五入函数ROUND。公式的移动和复制：1、相对引用地址：当把公式复制或移动时，该地址相对目的单元格发生变化。由行号和列号表示，如：A5、B7等。2、绝对引用：,6.7公式的运用,表示该地址不随复制或移动的单元格的变化而变化单元格地址列标和行号前带有“$”符号。如SUM（$C$1：$C$4）3、混合地址：单元格地址由绝对引用地址和相对引用地址混合而成，如：A$4等。引用运算符1、三维引用运算符“！”，利用它可以引用另一张工作表中的数据，其表示形式为：工作表名！单元格引用区域。2、冒号（：）是区域运算符，对左右两个引用之间，包括两个引用在内的矩形区域内所有单元格进行引用。,6.8图表功能,图表：图表是工作表数据的图形表示，用来生动、形象地表示数据。图表分类：1、位于独立工作表的“图表单”；2、图表与源数据同在一工作表中的“嵌入式图表”。一、创建图表操作步骤：（1）选中用于制表的数据区域。（2）选择“插入”菜单的“图表”命令，或单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，选择图表类型（3）在“图表数据源”对话框中，选择图表的数据系列（4）在“图表选项”对话框中，设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表。（5）在“图表位置”对话框中，选择是建立嵌入式图表还是工作表图表,二、图表编辑：（1）移动图表：选取图表后用鼠标拖动。（2）调整图表的大小：用鼠标拖动尺寸柄来改变图表大小。（3）改变图表的类型：选择“图表”菜单的“图表类型”命令。（4）修改图表中的标题：选择“图表”菜单的“图表选项”命令。（5）插入数据标记：单击图表，选择“图表”菜单的“图表选项”命令。（6）删除图表：选择“编辑”菜单的“清除”命令；或按Delete键。（7）添加数据：方法一：用“复制”|“粘贴”命令。方法二：选中图表，用“图表”菜单的“添加数据”命令。（8）删除数据：单击要删除的数据系列，再按Delete键。（9）添加文字方法一：选中图表，单击“绘图”工具栏中的“文本框”按钮。方法二：选中图表，直接输入文字，然后按Enter键。,6.9Excel的数据库管理功能,数据库：数据库是把数据按照一定的联系结构组织起来存放在外存储器中的数据集合。一、数据清单的概念数据清单：在Excel2000中，把工作表中的数据做成一个类似于数据库文件的数据清单。数据清单按行、列方式组织数据。每一行称为记录，每一列称为字段。,数据清单的创建：和普通工作表创建一样，首先创建表结构，然后在其下输入记录值。,二、筛选数据筛选：在数据清单中提炼出符合筛选条件的数据。筛选分类：自动筛选、高级筛选步骤：1、单击任一单元格，选择“数据”菜单的“筛选”选项的“自动筛选”命令，每个标题右侧出现下拉箭头，选择或输入筛选条件。2、取消某个字段的筛选条件：单击该字段的筛选箭头，选择“全部”即可。3、取消所有的筛选条件：选择“数据”菜单的“筛选”选项中再次选择“自动筛选”命令项即可。注：1、在筛选中，可运用通配符“？”、“*”。2、每标题筛选条件见教材表65,三、排序数据排序：是数据组织的一种手段，可将表格中的数据按字母顺序、数值大小以及时间顺序进行排序。排序的首要问题是选取关键字。排序分类：1、简单排序：先选取要排序列的任一单元格，利用“常用”工具栏中“升序”和“降序”按钮进行排序。2、复杂排序：当用简单排序时，会遇见某些数据完全相同的情况，这时可根据多列数据进行排序。复杂排序方法：“数据”菜单的“排序”命令。在此对话框中，可设定三个层次的排序标准，这就需要确定主要关键字、次要关键字、第三关键字。当主要关键字相同时，会自动按次要关键字排序，当次要关键字相同，则按第三关键字排序。,四、分类汇总分类汇总：首先进行数据分类（排序），然后按类进行汇总分析处理。1、创建：首先对列分类（也即相应排序操作），选择“数据”菜单的“分类汇总”命令，选择分类字段、汇总方式、汇总项。2、分级显示数据可通过明细数据符号“+”、“-”展开或隐藏明细数据。3、撤消分类汇总打开“分类汇总对话框，”单击“全部删除”命令按钮，撤消分类汇总。,第六章结束,