管理信息系统的分析.ppt

,管理信息系统的分析,MIS分析的任务与步骤,系统分析的任务：系统分析的任务详细调查收集和分析用户需求：用户需求是指用户要求新系统应具有的全部功能和特性，主要包括：功能要求、性能要求、可靠性要求、安全保密要求、开发费用、时间以及资源方面的限制等。确定新系统初步的逻辑模型：逻辑模型是指仅在逻辑上确定的新系统模型，而不涉及具体的物理实现，也就是要解决系统“干什么”，而不是“如何干”。逻辑模型由一组图表工具进行描述。用户可通过逻辑模型了解末来新系统，并在此基础上进行讨论和改进。编制系统说明书：对上述采用图表描述的逻辑模型进行适当的文字说明，就组成了系统分析说明书，它是系统分析阶段的主要成果。系统分析说明了书即是用户与开发人员达成书面协议的依据，也是管理信息系统生命周期中的重要文档。,详细调查与收集数据,详细调查的工作原则：1、自顶向下全面展开：也就是从战略层向业务层逐级调查2、存在的不一定是合理的：就是弄清楚各管理部门存在的理由，分析其有无优化改进的可能性3、分工和协作相结合：企业一般比较庞大，因此系统的调查一般由多个系统分析人员共同完成，因此就存在分工和协作的问题，合理的分工和协作可以提高系统分析的效率4、点面相结合展开调查：从企业的全局和局部对企业进行多角度的调查5、主动沟通的工作方式：系统分析人员要主动和企业业务人员和管理人员进行思想交流和业务交流，以求调查的顺利进行,详细调查与收集数据,详细调查的主要内容：1、静态信息调查：组织结构的调查要建立管理信息系统，就必须知道当前系统的组织机构设置情况和他们之间的隶属关系，重点是于计算机管理有关的机构和它们之间的关系,组织结构的调查情况最终用组织结构图来描述。图中用矩形框表示组织机构，用箭头表示领导关系。,决策层：拟定长期发展规划经营方针等管理层：执行上层决议，管理日常工作执行层：完成日常生产、业务调度等工作,详细调查与收集数据,详细调查的主要内容：2、静态信息调查：功能体系的调查系统有一个总目标，为了达到这个目标，必须要完成各子系统的功能，而各子系统功能的完成，又依赖于下面各项更具体的功能功能结构调查的任务就是要明确系统的这种功能构造,功能要依靠组织机构来具体实现，因此在理想情况下，功能和组织应该是一致的。但是由于客观情况的复杂性，在当前系统中，功能体系和组织机构并不能一一对应，这就要求我们在进行调查时认真分析，加以划分。,详细调查与收集数据,详细调查的主要内容：3、动态信息调查：业务流程的调查在对系统的组织结构和功能体系了解的基础上，需要从一个实际业务流程的角度对工作过程有一个动态的了解，最终以业务流程图的形式表现出来4、动态信息调查：数据流程的调查工作步骤：收集、分析工作任务；收集一切可以收集的单据、凭证、报表资料，并搞清楚这些资料的出处及相互关系必须调查清楚每个数据的出处，即数据由那个部门、那个功能产生的必须调查清楚数据间的前后联系、运算公式等其中资料的收集是重点在这个阶段通常会使用一些表格来对收集到的各种资料进行归类、整理。这些表格主要有：资料一览表：主要用来归纳收集到的各种资料，并分别统计输入、输出和存储数据的总量。同时还能精确地表示各种数据流和数据存储的数据结构重复数据统计表：统计企业中数据的重复操作情况,详细调查与收集数据,调查的方法及注意事项：调查的方法1、收集资料：就是对各科室、业务部门的工作单据、凭证、报表等进行收集2、开调查会和个别访问：就是系统分析人员和用户直接交流，征询用户的意见和业务体会3、书面调查：用调查表就某一问题向有关部门和个人进行调查，这是对比较复杂的系统所采用的一种方法系统调查应注意的事项1、事先计划：就是用户和系统分析人员事先制定调查进度计划，以便安排调查时间、地点和内容，并通知有关人员准备2、调查态度：对被调查对象要有良好的态度和耐心3、调查顺序：应确定合理的调查顺序4、研究分析：就是及时的对调查获取的原始数据进行整理、研究、归纳，以求对系统的全面了解,现行系统分析,详细调查完成后，系统开发人员对当前系统的现状、存在的问题、用户的需求等有了深入的了解，并收集到了大量的资料。此时便可在新系统目标的指导下，着手对现行系统进行分析，依次描述现行系统的物理模型、逻辑模型，再通过优化，建立新系统的逻辑模型。我们将描述现行系统的物理模型和逻辑模型的过程称作现行系统分析。现行系统分析主要从业务流程分析和数据流程分析两方面对现行系统的物理模型和逻辑模型进行描述。,现行系统分析,业务流程分析分析目的：描述现行系统的物理模型分析结果：业务流程图业务流程图的表达规范（或基本图例）外部实体符号：表达了某项任务参于的人或事物信息流和物流：表达了业务数据的流动方向，这个方向用箭头表示各类单证报表符号：表明了数据的载体数据存储或文档符号：表明了一种数据载体，但这个数据是作为档案表示的业务功能描述符号：表明了业务处理功能，以及承担这项处理功能的业务部门,现行系统分析,首先本企业各种业务经办人将发票、内部领料单等经济活动中发生的各种原始凭证，交于财务主管进行审核、签字；财务主管同意报销后，会计计账人员利用各种原始单据填制记账凭证，并将记帐凭证按顺序编号、整理，装订成册；会计人员（即帐簿管理人）根据记帐凭证分类登记现金和银行日记帐、各种明细分类账和总分类账，并装订成册；最后由制表人员根据各类会计账簿编制会计报表，至此整个会计账务处理业务完成。,业务流程分析采用的是自顶向下的方法，首先画出高层管理的业务流程图，然后再对每一个功能描述部分进行分解，画出详细的业务流程图。,信息系统的分析与设计(*),两种最广泛的开发和分析方法：生命周期法：将系统生命周期分为六个阶段（项目定义、系统分析、系统设计、编程、测试、实施与评价）航空管制、航天系统等复杂技术系统适宜，但不适用开发需求不明确的系统（如决策支持系统），也不适合小系统的开发原型法：迅速开发初一个实验型小型系统，让用户判断是否符合需要，并反复修改，直至完全符合用户需求知识经济的大发展使许多公司组织结构向灵活、小型、多层次、项目化发展（如建一个小区、开发一套小型功能软件）,现行系统分析,数据流程分析什么是数据流：输入流、输出流和处理过程是任何一个系统的最基本的组件，企业也不例外。企业的输入流、输出流的表现形式多种多样，如物流、事务流、货币流、人员流等等，但企业所有的输入输出流均可用数字形式来表示，从而形成企业的数据流。物流：进入原材料、加工、输出产品、投入商店、买给顾客等形成了企业的物流事务流：伴随着物流的产生，同时也产生了事物流，如原材料购买、产品销售等均属事务流货币流：就是在企业运作过程中的资金的流动人员流：指企业内工作人员的流动数据流是人们记录上述各种流的抽象表达形式,现行系统分析,数据流程分析为什么要进行数据流分析企业的活动离不开数据流，通过对数据流的分析可以了解企业活动的全过程，了解各管理部门的实质和相互间的关系可以为新系统逻辑模型的建立打基础通过数据流分析可以进一步对调查获取的原始资料进行分析整理，并将不合理、不流畅的原始数据通过开展专项调查的形式进行补正。数据流分析的方法按业务流程图理出业务流程顺序，建立现行系统的物理模型，然后再对物理模型进行抽象，形成现行系统的逻辑模型，结合调查过程中掌握的数据处理过程绘制数据流图。,现行系统分析,数据流图数据流图的基本符号数据流：数据流由一组确定的数据组成。例如“领料单”由物资编码、物资名称、规格型号、领用数量、出料仓库、领用单位、日期等数据组成。数据流用带有名字的箭头表示，名字表示流动的数据、箭头表示流向。数据流可以从加工流向加工；也可以从加工流向文件；从文件流向加工；还可以从源点流向加工或从加工流向终点。对数据流的表示通常有以下的约定：名字最好能反映出数据流的含义，不同的数据流间不能同名对流进和流出文件的数据流不需标注名字，因为文件名本身就足以说明数据流了，而其它的数据流则必须标出名字两个加工之间可以有多个不同的数据流，这是由于它们的用途不同，或它们之间没有联系，或它们的流动时间不同等数据流图描述的是数据流而不是控制流，因此像业务流程图中的一些控制流在数据流图中应删去,现行系统分析,数据流图数据流图检查：正确性和可读性（1）数据流图的正确性检验：数据流图的正确性可从以下几方面检查：数据守恒：一个加工的输出数据流仅由它的输入数据流确定，这个规则绝不能违背，数据不守恒的错误有两种，一是漏掉某些输入数据流；二是某些输入数据流在加工内部没有被使用。文件使用：因数据流图中，文件与加工之间数据流的方向应按规定认真标注，这样有利于对文件使用正确性的检查。例如，如果发现某个文件只有输入流，而没有输出流，对于这种情况，要么是画错了，要么是系统分析出现了问题，因为一个不产生任何输出流的文件是没有意义的。加工和数据流的命名。加工和数据流的名字必须体现被命名对象的全部内容，而不是一部分。对于加工的名字，应检查它的含义与被加工的输入输出数据流是否匹配。（2）提高数据流图的可读性简化加工之间的联系。各加工之间的数据流越少，各加工的独立性就越高，因此应当尽量减少加工之间的数据流的数目。加工间的数据流最好控制在1-2条，否则就就应该考虑对加工进行合并、删除。分解应当均匀。在同一张数据流图上，应避免出现某些加工已是最小功能单元，而另一些加工却还待继续分解好几层的情况出现，否则就考虑重新分解。命名应当恰当。理想的加工名由一个具体的动词和一个具体的宾语组成。数据流和文件的名字也应具体、明确。命名应尽量做到使人一目了然。,现行系统分析,数据流图数据流图举列顶层图一级细化图二级细化图,现行系统分析,数据字典以上所述的数据流图描述了现行系统的总体框架结构，在数据流图的基础上，还需要对其中每个数据流、文件和数据项加以描述，我们把这些定义所组成的集合称为数据字典（DataDictionary,简称DD）。数据流和文件均是由数据项组成的，因此在数据字典中有三种类型的信息需要描述，它们是数据流条目、文件条目和数据项条目。数据流条目：对每个数据流进行定义，它一般由五部分组成，即数据流编号、数据流名、别名、组成和发生频率。下面是对凭证数据流的描述数据字典的例子：数据流的描述数据流编号：001数据流名：凭证别名：传票、记账凭证组成：凭证=编号+日期+凭证类型+凭证明细+摘要凭证类型=转账赁证|现金凭证|银行存款凭证凭证明细：科目代码+科目名称+借方金额|贷方金额发生频率：120200张/月数据字典中常用的符号：“=”(等价)、“+”(与)、“|”(或)、“()”(可选)、“”(重复),新系统逻辑模型,新系统逻辑模型的任务建立新系统的初步逻辑模型对初步逻辑模型进行补充和完善,系统分析报告,系统分析报告的作用描述新系统的逻辑模型为用户和开发人员之间交流和监督提供基础为新系统验收和评价提供依据系统分析报告的组成组织情况概述现行系统概况系统逻辑模型新系统在各个业务处理环节拟采用的管理方法、算法和模型与新系统相配套的管理制度和运行体制的建立系统设计与实施的初步计划用户领导审批意见相关问题,山西阳城医药药材公司应用安易R9/ERP实例,一体化经销数千商品阳城医药药材公司是山西省内最大的医药企业之一，主要从事药品、药材及医疗器械的批发、零售以及对下属各零售点的药品调拨。同许多医药企业一样，阳城医药公司重视企业会计电算化建设，积极采用先进管理手段，早在2000年就应用安易财务软件进行财务处理。然而其业务处理环节相对落后，一直沿用手工处理模式。,应用背景,随着企业的发展、业务的壮大，目前的管理模式已不能适应企业管理的需要，财务管理方案表现在：公司经营品种繁多，业务部门核算人员需手工对近千种药品的进、销、存进行记录、统计、上报，工作量非常大；而业务与财务部门以及各业务部门之间不能实现信息共享，导致企业的协同运作遇到严重障碍，一定程度上也加大了核算的重复工作；这些使得信息不能够及时地反映给企业进销存的决策者，至于进行更高层次的分析预测，则更无从谈起了。,公司业务流程,医药流通企业ERP+GSP,企业领导层充分认识到，先进的企业管理需要企业建立科学的组织机构和行之有效的业务流程，同时也需要有先进的技术来予以支撑。在进行了充分的市场调查后，发现安易软件性能稳定，适合企业特点，更考虑到用户对安易产品及售后服务的良好口碑，决定应用安易R9/ERP医药连锁管理系统，全面进行企业信息化建设。,GSP管理,GSP管理医药企业在严格控制业务流程基础上，需进一步强化GSP管理，达到严格控制物流的目的。具体而言，GSP是把企业中各个管理子系统有机地结合起来，形成一个完整的医药企业管理信息系统。安易根据GSP的具体管理要求，设计了符合GSP标准的GSP管理模块，分质量管理、物料管理、设备管理、销售管理、质量信息、企业管理、人事管理等七个部分，如：首次经营药品审批控制，首次经销药品企业资质审批，有效期控制，自动生成检验记录，药品自动建档，药品催销等功能。,实施方案、网络方案,实施方案安易R9/ERP医药连锁管理系统采用开放式分类方式。即使药品种类繁多且分类严格,，药品的批号及有效期的要求高，系统也可实时跟踪每一记录；并在总部汇总账中可区分各分支机构和门店库存资料、业务资料和单据，可实现多分支机构和连锁经营管理。网络方案服务器采用联想万全T100专业服务器，主干网络采用100M以太网交换机，可以连接部门级的工作站。,软件方案,软件的各功能模块的应用详述如下：,基础信息管理、进货管理,基础信息管理仓库资料：分仓库、库位，有层次管理存货。客商资料：根据GSP要求，建立供应商以及客户档案。商品资料：对商品进行分类管理，建立每类及每个商品的信息。进货管理，合理计划采购系统通过进货管理对不同的采购业务进行管理，帮助企业的采购部门管理各项进货事务并能够提供详尽的查询分析，确保进货工作中的高质量、高效率及低成本。根据管理需要随时对已采购业务的明细及汇总情况进行查询。如暂估商品明细账、商品采购统计表、部门采购统计表、供应商供货统计表等等,存货管理、销货管理,存货管理通过信息系统实现了合理储备库存。管理人员可以通过对各种库存报表的查询，如：库存商品表、出入库明细及汇总表、商品销售明细表、保质期预警表、库存数据预警表等，了解和对库存进行控制，实现经济库存。销货管理通过销售管理，提供了详尽的查询分析，以便销售管理人员及时了解各类销售情况，以适时调整销售策略，实现利润最大化。,价格管理、门店管理,价格管理价格管理用于制定药品价格，使企业能够及时了解市场价格的变动情况，及时调整商品价格。可以方便的制定、调整以及查询各种价格。涉及到的商品价格包括：批发价、零售价、参考进价，还支持用户自定义的多种特殊价。门店管理门店、仓库、部门应一一对应。分部在接收到各门店的销售数据后，每日人工生成销售单、出库单、收款结算单，同时减少门店库存；用报表的形式显示各门店的销售数据。分部通过审核要货单，根据要货单给门店配货。月末统一计算成本。,实施效果,在工作环节方面，减少了以前手工整理、复核、汇总单据的繁琐环节，工作效率得到很大程度的提高，一笔业务的完成时间缩短了70%，降低人工成本10万元。能够随时全面掌握分仓库的库存实有数，销售人员能够得到动态的库存信息，避免了开出票而无货、退货等现象；采购人员亦能根据随时变化的库存，制定合理的购进计划，同比降低采购成本100万元。每月末的结账工作变得轻松快捷，相当短的时间内即可上报本月的购进、销售、成本、税金、毛利、毛利率、库存金额等报表，保证了财务信息的及时性。通过实施R9/ERP软件，建立科学的医药销售体系，大大提高企业抗风险能力，同时能体现质检部门的监督与控制作用，大大提高企业经济效益和社会效益,点评,我国的医药品经营形式是一种很典型的商品流通。商品种类众多、流通地域广、客户需求多样化等，造成了其运作过程中，产生了极其复杂而琐碎的信息流。在没有信息技术的条件下，它与物流和资金流的关系松散。实时地跟踪获取商业信息，只能停留于畅想。本案例中，山西阳城医药药材公司利用IT系统，实现了一体化经营管理数千种“在途”商品。它为信息创造物流附加值提供了可能，是一个很务实的信息化案例。它的模式不仅对医药销售行业，而且对许多小件商品物流行业（如烟酒糖茶等），都具有借鉴意义,