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第4章创建Access数据库,4.1数据库与数据库文件,教学目的掌握三种创建数据库的方法掌握Access数据库文件格式的设置掌握默认数据库文件夹的设置熟悉数据库的基本操作,4.2创建Access数据库的方法,4.3数据库基本操作,4.4本章小结,4.5习题,4.6实验,数据库是进行信息管理的基础，利用计算机进行信息管理首先要建立数据库，数据库也是Access2003所有工作的基础。Access数据库由表、查询、窗体、报表、页、宏和模块七种数据库对象组成。本章介绍Access数据库文件，创建Access数据库的方法，Access数据库格式的转换以及数据库的一些基本操作。,4.1数据库与数据库文件,4.1.1Access数据库文件对Access数据库管理系统来说，一个数据库对象是一个一级容器对象。其他Access对象均置于该容器对象之中，称为Access数据库子对象。因此，某个Access数据库对象是其他所有Access对象的基础。由此，在Access2003环境下，开发一个数据库应用系统的第一步工作就是创建一个扩展名为.mdb的数据库文件。,4.1.2数据库的设计原则,在设计一个较好的数据库及其表时应该遵循以下原则：（1）确定数据库的目的或用途（2）确定数据库中需要的表（3）确定表中需要的字段（4）确定每个表中的主关键字（5）确定表之间的关系（6）数据库的优化,4.2创建Access数据库的方法,4.2.1直接创建数据库（1）打开Access2003窗口，单击“文件”菜单中的“新建”命令，或者单击工具栏上的新建按钮，将在窗口的右侧出现“新建文件”任务窗格。（2）在“新建文件”任务窗格中，单击“空数据库”命令，弹出“文件新建数据库”对话框。（3）在“文件新建数据库”对话框中的“保存位置”栏中选择要保存的文件夹（D:航空运输管理系统），在“文件名”栏中输入数据库文件名“航空运输管理”，“保存类型”取默认值“MicrosoftOfficeAccess数据库(*.mdb)”不变。（4）单击“创建”按钮，进入数据库窗口。,4.2.2使用向导创建数据库,（1）启动Access2003后，单击“文件”菜单中的“新建”命令，或者单击工具栏上的新建按钮，将在窗口的右侧出现“新建文件”任务窗格。（2）在“新建文件”任务窗格中，单击“模板”选项组中的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，单击“数据库”选项卡。（3）Access2003为用户提供了“订单”、“分类总账”、“服务请求管理”、“工时与账单”以及“资源调度”等10个常用的数据库模板。选择并单击要创建的数据库模板，如“讲座管理”，然后单击“确定”按钮。在弹出的“文件新建数据库”对话框中，指定数据库的名称和位置（D:数据库）。,4.2.2使用向导创建数据库,（4）单击“创建”按钮，进入“数据库向导”对话框之一，向用户展示“讲座管理”数据库模板的结构。（5）单击“下一步”按钮，进入“数据库向导”对话框之二，在此对话框中可以选择表中需要的字段。（6）单击“下一步”，进入“数据库向导”对话框之三，供用户选择屏幕的显示样式。（7）单击“下一步”，进入“数据库向导”对话框之四，供用户选择打印报表所用的样式。（8）单击“下一步”后，接着进入下一个对话框，提示用户指定数据库的标题。,4.2.2使用向导创建数据库,（9）为数据库设置标题后，单击“下一步”，进入下一个对话框，询问用户向导构建完数据库之后是否启动数据库。（10）中“是的，启动该数据库”复选框，然后单击“完成”按钮，Access开始根据前面的设置创建数据库的各个部分。（11）数据库创建成功后，会弹出对话框提醒用户输入数据库所需的相关数据。（12）单击“确定”按钮，在弹出的对话框中输入数据库相关信息。,4.2.2使用向导创建数据库,（13）单击“我的公司信息”对话框右上方的关闭按钮将对话框关闭，输入的信息就会被保存。Access会自动打开“主切换面板”窗口。现在可以直接通过该窗体进行数据的输入与查询了。,4.2.3根据现有文件新建数据库,为了能够利用以前开发的数据库系统资源，Access还提供了根据现有文件新建数据库的方法，使用这种方法是以用户以前所创建的数据库文件为模板创建数据库。操作步骤如下：（1）在Access窗口中的“新建文件”任务窗格中，单击“根据现有文件”，打开“根据现有文件新建”对话框。（2）在“根据现有文件创建”对话框中，单击“查找范围”列表框，找到现有数据库文件存放位置的文件夹，在该文件夹中，选中需要的数据库文件，例如“讲座管理1”，然后单击“创建”按钮，打开数据库窗口。,4.2.4数据库的格式,无论是建立的空数据库还是利用模板向导创建的数据库，在数据库窗口的标题栏中都显示了一个“Access2000文件格式”的注标，它是Access的默认保存格式。用户可以在建立数据库之后再将其转换为2002-2003版本的文件格式，或者直接设置新建立的数据库采用2002-2003版本的文件格式。,4.2.5转换数据库,Access2003默认的数据库格式是Access2000，利用转换数据库功能，用户可以将建立之后的数据库转换为Access97或Access2002-2003文件格式。（1）启动Access2003后，单击【工具】菜单，选择【数据库实用工具】，再选择【转换数据库】命令，然后在级联菜单中显示3个菜单命令。（2）当选择“转为Access2002-2003文件格式”时，就会打开“数据库转换来源”对话框。（3）选择要转换的数据库文件，单击【转换】按钮，打开“将数据库转换为”对话框。在对话框中选择保存的路径，再输入转换后的数据库文件名。（4）单击【保存】按钮，弹出格式转换的信息提示框。在此信息提示框中单击“确定”按钮。（5）数据库转换完毕，用户可以在保存新数据库的文件夹中查看新创建的数据库。,4.3数据库基本操作,4.3.1打开和关闭数据库1.打开数据库为了能够查看或修改已有库中的数据，用户需要在Access中打开已创建的数据库。如果用户已经启动Access2003，那么可以执行下述操作打开已有的数据库文件：（1）选择【文件】【打开】命令，或者单击工具栏上的【打开】按钮，弹出“打开”对话框。（2）在“查找范围”列表框中，找到数据库所在的文件夹，在列表窗格中，选择所需要的数据库文件。（3）单击“打开”按钮，就打开相应的数据库文件。Access将弹出“数据库”窗口，其中显示了该数据库中相应对象的文件列表。,2.关闭数据库数据库操作结束后，需要关闭数据库，其目的是保存数据库。关闭数据库的方法有三种：（1）单击【文件】菜单中的【退出】命令，则关闭数据库，并且退出Access2003。（2）单击【文件】菜单中的【关闭】命令，则关闭数据库，但不退出Access2003。（3）在打开的数据库窗口中，单击右上角的关闭按钮，则关闭数据库，并不退出Access2003。,4.3.2更改数据库文件的默认位置,默认情况下，Access打开和保存数据库文件的文件位置通常为“MyDocument”文件夹。如果用户需要更改默认位置，以方便数据库文件的访问，可以采用的操作步骤如下：（1）选择菜单【工具】【选项】命令，打开“选项”对话框，单击“常规“选项卡。（2）在“默认数据库文件夹”文本框中键入所需的文件夹路径。（3）单击“确定“按钮，保存所做的设置。,4.3.3复制和删除数据库,数据库的复制与删除操作与其他文件的操作相同，这里不再详述。需要注意的是，在操作之前，先要关闭该数据库。,4.3.4使用数据库对象,1.打开数据库对象如果需要打开某个数据库对象，可以在数据库窗口中，进行下述操作：（1）单击数据库对象栏中的对象类别，然后选择需要打开的对象，再单击数据库窗口工具栏上的【打开】按钮，将打开所选中的对象。（2）另一种更为简单的方法，单击数据库对象栏中的对象类别，然后用鼠标双击需要打开的对象，则直接把选中的对象打开。,2.复制数据库对象在Access数据库中，使用复制方法可以创建对象的副本。下面以“讲座管理1”数据库中的“参加者”窗体为例，介绍复制数据库对象的方法：（1）打开“讲座管理1”数据库，在弹出的数据库窗口中，单击数据库对象栏中的“窗体”。（2）在数据库窗口右侧的对象列表窗口中，选定“参加者”窗体，然后在Access主窗口工具栏上，单击【复制】按钮。（3）如果要将对象复制到当前数据库中，在Access主窗口工具栏上单击【粘贴】按钮；如果要将对象复制到其他MicrosoftAccess数据库，应先关闭当前的Access数据库，然后打开要粘贴到的另一个Access数据库，在工具栏上单击【粘贴】按钮即可。（4）弹出“粘贴为”对话框，在其中的“窗体名称”文本框中输入窗体副本的名称，例如“参与者副本”，然后单击【确定】。,4.3.4使用数据库对象,3.删除数据库对象如果要删除数据库对象，需要先关闭要删除的数据库对象。下面以“讲座管理1”数据库中的“参加者”窗体为例，介绍删除数据库对象的方法：（1）在数据库窗口的对象栏中，单击要删除的数据库对象的类型“窗体”。（2）在数据库窗口的对象列表中，单击需要删除的“参加者”窗体，然后单击数据库窗口工具栏上的删除按钮。（3）弹出一个提示对话框，询问是否永久性删除该对象。,4.3.4使用数据库对象,4.4本章小结,在Access中有三种常用的创建数据库的方法：直接创建数据库、利用向导创建数据库、根据现有文件新建数据库。在三种常用的创建数据库的方法中，创建空数据库的优势在于灵活，可以让用户任意在数据库中根据自己的需要添加表、查询、窗体或报表信息；利用模板向导创建数据库的优势在于快捷，可以让用户快速创建一个现成的数据库，然后再根据自己的需求进行修改；利用现有的数据库文件新建数据库，可利用以前的资源较快地开发新的数据库系统。Access数据库的默认保存格式是“Access2000文件格式”。数据库创建完成后，可以利用多种方式打开，既可以直接双击数据库文件来打开，又可以通过菜单栏或工具栏中的命令打开文件。,4.5习题,一、选择题1.更改Access默认的文件格式在“选项”对话框中（）选项卡。A.常规B.视图C.高级D.数据表2.在Access2003的“打开”对话框中，数据库文件的打开方式没有以下哪一项（）。A.打开B.以只读方式打开C.以独占方式打开D.以共享方式打开2.Access2003窗口在同一时间，可打开（）个数据库。A.1B.4C.7D.103.Access2003提供的数据库模板有（）种。A.6B.8C.10D.12二、填空题1.创建数据库的两种方法是：和。2.Access2003数据库默认的文件格式是。3.Access2003数据库文件的扩展名为。4.更改数据库文件的默认位置在“选项”对话框中选项卡。5.根据现有文件新建数据库，若现有文件名为学生管理，那新建数据库的文件名为。三、简答题1.简述更改Access2003数据库的默认文件格式。2.简述创建数据库的常用的三种方法以及区别。,
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