潞安集团部门文书及系统管理员培训内容.ppt

潞安矿业(集团)有限责任公司办公自动化系统,2012年2月,部门文书及管理员一期培训,目录,系统概述系统设置系统登录方式系统首页的介绍系统模块介绍培训答疑,一、办公自动化系统概述,办公自动化系统（以下简称OA系统）是覆盖本公司机关各部室、公司及直属单位的综合性办公信息管理系统是公司推行无纸化办公、提升信息化管理水平的重要平台与载体、是进一步提高办公效率，规范操作行为，保证文件和信息高效、快速、准确地上传下达的重要工具是推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。,C:WINDOWSsystem32driversetc,二、系统设置1hosts文件的设置,系统设置2下载ActiveX控件,系统设置,7,“确定”后再点击“站点”按钮，将*地址加入到受信任站点中去。,在IE地址栏中直接输入：后就可以登录系统。浏览器请使用ie浏览器6.0以上版本输入用户名和密码。例如用户名：郑良春或zhengliangchun密码：password,三、系统登录方式,四、系统首页介绍,如何进入办公系统,五、系统的整体模块介绍,主要包含以下几类：个人邮箱个人事务公文处理系统信息发布平台综合办公管理网站管理系统管理Gocom的介绍,1、邮箱功能简介,邮箱的说明邮件pop3设置:收邮件的地址为:用户拼音+邮件附件大小限制为10M如何收发邮件,邮件配置,主要包含以下几类：可以根据自己的使用习惯来设置自己的邮箱，主要包括：IM提醒：当有新邮件时发送提示信息到GoCom中。使用签名：可设置三种样式。自动回复：设定回复标题及内容。,邮箱信息,邮箱信息的模块是方便户查看邮箱的使用情况，包括邮件总数和邮箱空间的等信息。（注意压缩邮箱）,2、个人事务,为用户提供个人办公相关的功能,代办事宜,此模块下显示的文档全部都是需要用户即时办理的文件，除收文、发文、请示报告以外，其他需要审批的文件也会出现在这个模块中，如：会议申请等,委托办理,此模块是当用户在遇到特殊情况不能处理公文时（如出差等），可以通过该功能设置委托待办人，暂时代替自己处理公文。,个人设置,此模块包括“邮箱设置”、“委托办理”、“个人信息”“修改密码”、“BBS设置”、“收藏夹设置”模块设置页面的链接，方便当前用户快速设置自己在本系统中的相关信息,个人地址簿,此模块此模块可以查看当前用户地址薄中用户的信息。包括：姓名、Email地址、所在城市、住宅电话等详细信息。可以查看个人、群组、从地址薄导人、查看公司通讯录。,3、公文处理系统,主要讲解自动化办公系统中文书对收发文、请示报告、流程定义的基本设置以及基本操作。,3.1、发文管理操作,1、文书看到的发文界面介绍；2、红头样式定制；3、编号维护及发文类型定制；4、发放登记5、发文流转审批办理操作：包括编号清稿套打盖章及发文操作点击,文书看到的发文界面介绍,公文状态：待办、处理中、已发文、已归档；发放登记；红头样式；编号维护发文类型；配置外单位。,发放登记,点击【发放登记】可以查看相应的部门或者个人是否接收了已发布的文件。,通过“发文接收反馈信息”下面的状态可以查看该文件相应的部门或个人是否已经查阅或接收。,红头样式定制,文书预先定制红头样式，在公文套打的时候可以选择预先制定好的红头进行套打操作。点击相应的发文管理进入页面，单击页面中的【红头样式】进入红头样式页面,第一步：点击红头样式页面右上方的“新建”按钮进入新建页面，如下图所示：,第二步：填写“样式标题”，而后在正文中添加已做好的红头文件，填写完毕后点击“保存退出”按钮进行保存操作。,编号维护,文书创建好编号样式，在允许编号的环节通过点击公文中的“编号”按钮，将编号加到公文中。点击相应发文管理进入页面，单击页面中的【编号维护】进入编号维护页面，如下图所示,第一步：点击编号维护页面右上方的“新建”按钮进入新建页面，如下图所示,第二步：填写“字号样式”，“年度”系统将自动生成，也可以手动修改；“流水号”初始为“0”，同时也可以手动修改；“最新字号”根据上述几项填写自动生成；填写完毕后点击“保存退出”按钮进行保存操作。,发文类型定制,第一步：点击发文类型页面右上方的“新建”按钮进入新建页面，如下图所示,第二步：填写“发文类型”名称，点击选择按钮选择默认的流程信息，在“子表单”的下拉框中选择稿纸样式（根据稿纸样式对照表选择即可）；设置完毕后点击“保存退出”按钮进行保存即可。,办理公文,以公司发文为例具体讲述一下，当发文流转到相应的编号清稿套打盖章环节后，就可以看到“编号”、“套打”、“盖章”按钮，点击按钮即可做相应的操作,编号操作,到了允许编号的环节，可以在公文右上方看见“编号”按钮，点击“编号”按钮弹出编号对话框，如下图所示,根据所发文类型选择相应的编号信息，选择完毕后点击“确定”按钮，选择的编号样式自动填写到发文稿纸中。,清稿操作,清稿操作就是将正文中的痕迹清除，同时还会生成一个痕迹文档，对正文的痕迹做一个保留。到了允许清稿的环节，在正文选项下面可以看见绿色的“清稿”按钮，选中要清稿的正文文件，点击“清稿”按钮对正文中选中的文件进行清稿操作，清稿后系统自动生成一个带有“痕迹”字样的文件，此文件保留正文中修改的痕迹等信息；如下图所示,注：清稿操作只可以对word（文件格式为.DOC的文件，不能使用格式为.DOCX的文件）格式的文件进行操作所示；,套打操作,流转的公文是没有红头的，套打就是给正文套上一个红头。在允许套打的环节，公文的右上方可以看见“套打”按钮，点击“套打”按钮弹出红头选择框，如下图所示,根据所发文类型选择相应的红头样式，选择完毕后点击“确定”按钮，系统会根据选择的红头对正文进行套打操作。如,套打后的正文文件如下图所示：,注：1、套打操作只可以对word格式的文件进行操作；2、选中需要套打的正文文件后，再点击“套打”按钮；3、套打后，点击word的保存按钮进行保存对word文件的操作；,盖章,以前中国铁建公文是纸质盖章，现在改用电子盖章。选中需要盖章的正文进行电子盖章操作。,加盖印章,第一步：在允许盖章的审批环节，审批人打开正文，请插入正确的印章卡，把鼠标点到需要加盖印章的位置后点击工具栏上的“加盖印章”按钮,加盖印章,第二步：点击“加盖印章”按钮，弹出“请输入用户密码”对话框：如图,加盖印章,第三步：正确输入用户密码后，样章自动定位到之前选的签章位置,如需要改变签章的位置，鼠标左键选中样章，将样章拖动到要签署的位置，松开鼠标即可,加盖盖章,第四步：右键点击样章，选择“文档签章”如图,加盖盖章,第五步：提示如下，签署完成,撤销印章,右键只有签章人才有权限撤销签章，撤销签章需插入印章卡。无法用backspace键或delete键删除印章。右键点击印章，选择“撤销签章”，按提示输入密码：如图,撤销印章,若印章卡不是签署者的印章卡，则提示：如图,若印章卡合法则提示：如图,此时印章恢复为样章状态,文档验证,右键点击印章，选择“文档验证”，如果文档内容未被篡改，则提示：如图,如果文档内容已被篡改,文书撤转功能,文书可以对整个发文流转的过程进行全程监控查看，并可以对任何一个没有流程结束的文件进行撤转操作，打开流转中的某个文件进入页面，如下图所示：,点击文书撤转按钮，进入选择撤转环节页面，如下图所示：,根据需要选择相应的环节，选择完毕后点击“确定”按钮，该文件直接撤转到相应环节。,发文操作,流程结束后文件发送给文书进行发文。打开需要办理的文件，进入页面如下图所示,点击“发文”按钮系统自动下发到选择的部门文书处。,发文撤回操作,对于发文失误的文件，在没有归档之前可以对该文件进行撤回操作。打开已发文的文件，点击“发文撤回”按钮，系统弹出确认对话框，点击确定即可。撤回后，文件返回发文状态。,流转审批及归档操作,文书在文件流转中没有审批权限，主要承担的是公文转发的任务。需要根据流转信息和审批意见，做出相应的处理。对于已发文的公文，需要归档时，只需进入准备归档的公文里，点击右上方的“归档”按钮即可；归档后的公文显示在已归档视图中。,公文的特殊操作,公文的撤回操作当文书将公文提交出去之后发现有不妥的地方，那么文书可以在下一环节处理人处理之前将公文撤回，在已办事宜中找到这个文档，在文档的右上方有“撤回”按钮，点击按钮可以将公文的编辑全撤回来。如果没有“撤回”按钮，证明下一环节处理人已经处理完此文，那么只能利用驳回的功能了。公文的驳回操作当前审批人如果觉得公文有些地方还不完善，那么在公文的右上角有“驳回”按钮，点击按钮就将文档驳回给上一环节处理人，并让其完善。,4.2、收文管理操作,主要讲解：1、来文接收操作2、收文登记操作3、收文流转审批操作收文步骤：待接收接收提交审批办理流程结束归档,来文接收,对于以发文形式收到的来文，我们可以进行来文接收操作。文书进入办公自动化系统后，到相应的部门收文库中的待接收视图中查看是否有待接收文件。注：点击收文页面右边的下拉框，选择“待接收”进入页面，可以查看该页面中的所有文档的处理状态为“待接收”，点击任何一条文档即可进入待接收页面；,接收,单击打开待接收文件进入办理页面，点击右上方的“接收”按钮就可以进行接收处理。,收文登记,对于以纸质方式收到的来文，到收文登记中创建收文登记单，而后添加正文后进行流转审批。第一步：进入收文管理页面后，点击【收文登记】进入收文登记页面,第二步：点击收文登记页面右上方的“新建”按钮，进入收文登记单页面，在收文登记单中填写各项信息，如下图所示,各项信息填写完毕后，点击“创建处理单”进入收文流转处理页面，如下图所示,点击页面下方正文中的引入正文的图标，把下发的来文文件添加到处理单中，然后点击右上方的“提交”按钮，根据收文流程提交给下一环节审批人进行办理。,流转审批办理,收文的流转审批办理与发文类似，在此就不再做详细介绍了。,删除检索功能,文书具有删除权限，可以对本部门的收发文等信息进行删除。如果要删除某个文件，选中该文件后，点击“永久删除”按钮即可删除。文书可以利用“快速检索”和“高级检索”进行查阅文件，输入关键字后，单击回车键即可进行检索。,请示报告,基本操作与发文类似，在此就不做赘述！,查看已办公文的流转信息,查看公文流转信息：到“已办事宜”模块打开自己看过的公文；或在相应的模块打开公文，点击窗口下方的“流转信息”选项卡，可以根据下方的流转过程中看到公文的每一步流转情况；也可以点击窗口右上方的“流程图”按钮，打开图例化的流程图，可点击“播放动画”按钮观看动态的流转过程；点击窗口下方的“审批意见”选项卡，可以看到已经审批过此文的审批人员意见。,流程定制,查看公文流转信息：到“已办事宜”模块打开自己看过文书可以定义部门内的相关流程，也可以对已经定义好的流程进行修改、删除等操作。流程定义主要有一下几部分：1、审批常用语2、新建流程,设置审批常用语,为了方面领导对文件的审批，文书可以在系统中预先设定审批常用语。进入“审批常用语”页面，点击右上角的“新建”按钮，如下图所示：,输入常用语的内容，确定适用范围，“确定”提交后，新建好的常用语会显示在“审批常用语”页面中。,新建流程,查看进入流程定义页面，单击“新建”按钮即可进入新建流程页面，如下图所示：,进入页面后，填写“审批流程名称”、“审批环节数目”，选择“使用流程数据库”等流程属性内容。在“审批环节数目”里填好数字后，页面下端就会出现相应数量的环节属性标签。在“允许套打/清稿/盖章/编号的环节”属性中输入对应的环节号，则在实际的公文流转过程中该环节就具有相应“套打/清稿/盖章/编号”操作。,查看进入页面后，填写“审批流程名称”、“审批环节数目”，选择“使用流程数据库”等流程属性内容。在“审批环节数目”里填好数字后，页面下端就会出现相应数量的环节属性标签。在“允许套打/清稿/盖章/编号的环节”属性中输入对应的环节号，则在实际的公文流转过程中该环节就具有相应“套打/清稿/盖章/编号”操作。,点击任何一个普通环节进入页面如下图所示：,点击具体的各项性质可参考潞安集团公文流转使用手册进行配置,查看已办公文的流转信息,查看公文流转信息：到“已办事宜”模块打开自己看过的公文；或在相应的模块打开公文，点击窗口下方的“流转信息”选项卡，可以根据下方的流转过程中看到公文的每一步流转情况；也可以点击窗口右上方的“流程图”按钮，打开图例化的流程图，可点击“播放动画”按钮观看动态的流转过程；点击窗口下方的“审批意见”选项卡，可以看到已经审批过此文的审批人员意见。,4、信息发布平台,公司内部所有发布类信息的模块都在此分类下,5、综合办公管理,主要包括：会议管理、图书管理、车辆管理、电脑热线、贺卡管理、物品管理,5.1、会议管理,用于对公司内部的会议室的管理，并对会议进行有序的安排，使与会人有充分的准备，方便工作开展。,查看配置,点击查看配置按钮，设置会议室和服务项的管理人员,会议室的创建,在会议室试图下点击新建按钮，弹出会议室登记单输入会议室名称、地点、设备、容纳人数等，点击保存退出按钮完成会议室的创建,服务项的创建,在服务项试图下点击新建按钮，弹出服务品信息单输入服务项的名称和单位完成后点击保存退出按钮完成服务项的新建,5.2、车辆管理,主要处理车辆的使用申请、车辆维护和费用统计；管理员配置好流程库以及流程文档后，一般用户根据车辆的使用需要填写用车申请单提交流程审批，审批通过后申请车辆成功。,查看配置,点击查看配置按钮，设置车辆管理管理人员,车辆信息的配置,车辆管理员需要对所有的车辆信息进行配置,驾驶员的维护,车辆管理员需要将所有的驾驶员信息录入系统,车辆信息的维护,车辆管理员需要将所有的车辆信息录入系统,5.3、物品管理,主要包括资产采购、入库、领用、转移、维修、报废、归还、资产报表、资产维护这些功能。在这里为每个固定资产分配唯一的资产编号，并根据此编号在系统中建立资产入库信息，对资产的领用、转移、维修、报废、归还进行管理，方便资产管理员对固定资产的流向进行跟踪，随时掌握固定资产的现状及雇员领用固定资产的情况。减少固定资产丢失现象，解决查找、盘点困难等问题。提高办公用品管理员的工作效率,查看配置,点击查看配置按钮，设置物品管理、模块领导以及采购人员,物品类别维护,物品管理员需要对所有的物品信息类别进行配置,物品信息的创建,物品管理员需要将所有的物品信息维护到系统中,6、网站管理,主要包括：网上调查、图片新闻。,7、系统管理,主要包括：期刊管理,8、gocom的介绍,登陆gocom：在登陆页面输入你oa的用户名和密码，点击“登陆”；Gocom的简单使用：文本信息交流、文件传送、视频语音功能、OA邮件和待办公文提醒（注：密码随oa密码改变，可单独更改，oa不会变）。,结束语,本次培训内容回顾实际操作练习（公文、请示报告）培训整体结束后系统将进行试运行,试运行可参考相关的文档自己回去练习.过程中纸质与电子审批并行,在这期间可能在一定程度上还会增加工作量,降低工作效率,但是随着操作的熟练,信息化建设的深入，办公系统将会逐步完全替代现有纸质办公模式，成了大家工作，生活中必不可少工具,联系方式,项目组的联系方式通信公司西面白楼2层右拐第一间电话：5922599,谢谢！,