记账、结账和账簿输出.ppt

记账、结账和账簿输出,记账,一、功能与作用 1. “记账”也称“过账”、“登账”，记过账的凭证就可以在各种明细账、日记账出现。 2. “记账”功能比较重要，凭证一旦记账不能再修改。因此可将“记账”功能限定为专人使用。建议由审核凭证人员做“记账”工作。 3. 输入的凭证存放在“记账凭证库”。记账后已审核签章的凭证从“记账凭证库”转移到“各种账册数据库”。所以已记账的凭证在“记账凭证库”中不再存在，也就不能被修改、查询、打印了。 4. 记账的同时还对各科目的本月发生额进行累加，产生各科目最新的本月发生额和累计发生额。根据期初余额也就能求出最新的余额。各科目的发生额和余额在计算机中用一个称之为“科目汇总、余额表（简称“科目表”）”的数据库存放。 5. 每月可多次使用记账功能，分批地将凭证记入各种账册。业务多的企业可每天记一次账。 6. 如果凭证中有银行账或往来账科目，相应的经济业务将被转移到“日记账未达账项”和“往来业务账”中登记，可用银行账和往来账管理中描述的方法核销这些业务。 注意：如果核算单位参数设置时已设置为“实时记帐”，则本功能不能使用，只有设置为“成批记帐”时，本功能才有作用。,二、屏幕格式（P184图8-2） 三、操作说明 1. 选择记哪年哪月的账 选择记账后，就必须确定记哪个月的账。由于安易会计软件允许跨月输凭证，因此就有选记哪个月账的必要。选好记账月份，计算机将进一步提问“是否真的记账？”，如果希望不记账,可单击“取消”钮。 注意：这里选择记帐的年份和月份指会计期间，而非日历日期。 2. 记账过程 （1）记账过程由计算机在短时间里自动完成，不需要人工干予。 （2）记账开始时，屏幕显示“正在保护数据，请稍候”。此时计算机自动保护记账前的各种凭证和账簿，一旦记账过程被非法中断（如掉电），计算机能自动根据保护的数据恢复到记账前的状态。 （3）保护完数据后，就开始转移已审核的凭证，同时根据这些凭证进行汇总 ，产生各科目最新的本月发生额等。此时屏幕将显示正在记账的凭证号和已记账的凭证张数。 四、记完账的凭证的查询、打印和汇总,四、如何修改记帐后的凭证 凭证一经记帐，就不能通过“凭证输入与修改”命令来修改了。所以要求在记帐前仔细检查每一张凭证，确保准确无误后再进行记帐。万一还存在错误，则可用以下方法修改： 1. 红字更正法（冲红法） 这是对记帐凭证存在错误的一种修改方法。其步骤为： （1）记下错误凭证的内容； （2）选择“凭证输入与修改”命令做一张反凭证； （3）再做一张正确的凭证； （4）将反凭证和正确凭证记帐。 也可在“凭证输入与修改”时选择“其他”按钮，然后再选择“冲销已记帐凭证”功能来做反凭证。 注意：反凭证可将错误凭证的借贷方互换或将金额的正负号互换得到，但这两种方法对当月的累积发生额的影响是不同。见P186图8-3(b)、8-4例。 2. 补充登记法 对因借、贷金额均少输入而产生错误的记帐凭证可选择此法来修改。具体方法为： 记下错误凭证的内容，然后选择“凭证输入与修改”命令再做一张凭证，将少输入的金额补上，并将其审核、记帐。,结 账,一、功能与作用 1. 结某个月的账意味着该月有关凭证均已全部输入完毕，并全部记账，计算机在此基础上产生结账凭证。某个月结完账后将不能再输入该月的凭证。 2. 结账必须逐月进行，上月未结账则不允许结本月的账。 3. 结账后产生的报表、打印的账册才是完整的。结账前打印的账册、编制的报表不一定能反映该月的全部业务。 4. 系统根据核算单位参数设置中的月末自动结转汇兑损益、自动结转期间损益标志完成会计月末的结转功能。对行政事业预算版期末结转本期收支类科目的余额。 5. 第12期结账时，将月末余额转入下年年初。如果有13期时，当13期结账时，将更新下年年初余额。 建议：结账前做一次数据备份。如果结账不正确可以恢复重做。,二、屏幕格式（P188图8-6） 三、操作说明 1. 确认结哪年哪月的账 进入结账功能后，用户首先要确认结哪年的账。输入年号后，屏幕右边列出该年各月结账的情况并停留在允许结账的月份上，此时用户必须确认“真的要结该月的账吗（Y/N）?”，单击“确认“，则表示允许结本月的账，计算机将开始结账。 注意：这里讲的年月均指会计期间，而不是日历日期。 2. 结账过程 (1)结账由计算机自动完成，无需人工干予。 (2)结账开始后先保护结账前的数据，意外中断（断电）后能由计算机自动恢复到结账前的状态。 (3)如果设置了结账用的自动转账分录，结账时首先根据这些分录逐张自动编制凭证并登记入账。如果编制的凭证金额全为0.00或借贷不平衡，则不存入。,(4)如果在核算单位参数设置时，设置了结帐时自动结转汇兑损益和损益科目，则计算机会自动编制汇兑损益和其它损益结转凭证并自动记帐。 (5)如果结帐月份有冲回凭证，则结帐时自动编制下月的反方向凭证。 (6)1 至 11 月份的结账时间比较短，12月份的结账时间较长, 12月份结账相当于年结。 (7)结完12月份的账会自动产生下年度的空账。 注意： 只有结完12月的账，才能将年底余额转至下年初。结完12月份的账后，请检查下年度1月份的期初余额是否正确。 如果有13个会计期，则当13期结账后，会重新更新下年年初余额，此时也应该检查 1月份的期初余额是否正确。 (8)结完某月账后系统弹出窗口请求确认是否结账，若选“是”则系统保存结账结果，否则系统将恢复到未结账的状态。,账簿输出,一、日记账 功能与作用：显示及打印会计科目在一定期间的日记账。 二、日报单 功能与作用： 1. 显示及打印会计科目在某几日内的经济业务，格式与日记账相同。 2. 本功能主要用于“现金”或“银行存款”等需要每天检查余额的账簿。如不需要每天检查余额，则可用日记账输出。 3. 输出格式分四种即三栏式、复币式、数量金额式、数量外币式。与手工不同，安易账务系统中任何科目均可输出日报单。 三、明细账 明细账操作方式与日记账相同，不同点只是明细账的格式中不含日小计。,四、多栏帐 功能与作用： 1. 凡是下带明细科目的总账科目，均可以将明细科目作为栏目，用多栏账格式输出。 2. 显示、打印多栏账。如果栏目太多自动拆开分成多页打印。多栏账显示不受栏目限制，但打印最多99栏，每页打印的栏目数根据用户所选纸张及缩放比例自动排列。 五、总账及试算平衡表 功能与作用： 1. 显示及打印所有科目的期初余额、期末余额、借方贷方发生额及累计发生额。 2. 显示及打印总账。 3. 显示及打印某个科目从年初到当前月的发生额、累计发生额及余额。 4. 逆向查询日记账、明细账、多栏账。 5. 进行与科目有关的财务图形分析。,