如何分解工作清单来安排工作和管理时间

如何分解工作清单来安排工作和管理时间 今天我要讲一下，在工作中如何用分解清单来安排工作和管理时间？ 因为时间有限，我们只聚焦于这一个任务，里面涉及到的一些时间管理理论知识，相信大家在看时间管理的书的时候都会有涉及。 目前我自己所用的清单有一个固定的格式，大家可以参考一下，因人而异，大家可以结合自己的需求去设计适合自己的清单格式。 这里有两个清单，第一个是用来做收集的，也就是我清单分解的第一步，收集所有的想法、愿望、任务、待办事项以及一些临时出现的信息。一般来说我不会区分工作生活，所有相关的想法我都会记在上面。 接下来就是第二步，对收集的各个想法做分解或者归档处理。在这个过程中，我们可以应用程序处理的方法，比如，先判定，一条想法是不是要在7天之内完成，如果是，把它分解到第二个清单中，也就是下一步任务中。如果不是，把它誊写到后续处理清单中，每周对后续处理清单进行一次检索，看看有没有新的任务要从中提取出来。还有一些是输入的参考信息，这种就标记为INF，表示是信息，而且是近期工作需要用到的，等到需要的时候就到笔记本上去检索。 在分解的时候，有一个标准，2分钟可以完成的工作，就不再分解计入笔记本的下一步行动中，而是直接行动，做完，然后再继续分解动作。分解出来的下一步行动，以动词开头，尽量简短精炼，比如，做完会议议程，打电话给某某某这种。当然，这一步如果熟练掌握，也可以根据自己的工作个性化，去做一些修订，比如打电话这种事情我一般都集中处理，我就会把打电话给哪些人这些动作写在一个动作里，节省时间。这一步需要给动作确定优先级，高、中、低或者其他的自己喜欢的表示符号。另外，还要估计大概需要多少时间，这样可以帮助我们尽可能的把工作都安排提前。 第二步做完后，我们就得到了一个代执行动作清单，这个的好处是每一个动作都很小，开始执行的阻力会很小，这一点很有助于我们的拖延症治愈，老实说，我的拖延症现在真的好多了。 接下来我们就进入第三步，安排工作，不是说分解完下一步行动后，我们就从上到下的去做就好了。是要有选择的，有优先的去做。通常来说最高效的时间段，当然要做优先级最高的事情，比如早上9点-11点，我一定是做当天优先级最高的事情，比如这两个2小时，我会选择3件优先级最高的行动，它们分别需要半小时、半小时、50分钟。找到它们，在这几个行动之前标记分别要完成的时间期限。然后开工。 一般来说，在这个阶段，我会把一些琐碎的事情或者同性质的事情放到同一个时间段处理，比如打电话给一群人，我就集中处理，一个个进行，一个打完，即便有一些新的工作任务产生，只是把它们记下来，继续下一个电话。在这个阶段，我还可以把一些打印任务或者需要走动的任务一起做了，在去拿快递的路上，打电话给家里安排孩子的事情或者维修的事情，在去打印机的路上，给某某同事发微信提醒他及时反馈信息等等。 第三步的精髓，就是高效时间专注做最难最重要的事情，这样，工作容易出效果。然后把一些同性质的执行批量一起处理，还可以充分的利用碎片时间处理一些琐碎小事。 完成第三步的下一步行动，记得做一个标记，比如划掉这个行动，或者在前面打个星星，我一般喜欢粗暴的画一条线，而且用红色笔划，这样比较爽，而且这也是一种隐形的激励。当一页纸上所有的行动都被执行完了，或者所有收集的想法都被分解完了，我会在页面上做一个显眼的标记，比如在标题旁边用红色笔画上一个#符号，对于完成了行动的页面，我还会撕掉页面的右下角，对于完成了想法的页面，我会撕掉页面的左上角，这样也是方便我能够从页角的位置最快的翻到我目前正在处理的行动清单。这就是我的第四步。 以上就是我用清单分解来安排工作任务的几个步骤。清单还可以帮助我们记录工作任务，在写周报或者复盘的时候能够很直观的看到这周做了什么，通过长期的记录，还能准确的掌握自己做一件事情需要的时间，好处多多，赶紧试试吧。