公文格式及公文处理.ppt

,公文处理及公文格式 分析与解读,利川市食药监局办公室 董玉明 2015年10月8日,电话：13997751833； QQ：1584620153,目前，公文处理运用的国家标准有哪些？ 公文有多少种类？ 请示和报告有哪些区别？ 目前公文的行文规则有哪些？ 公文格式有多少个要素？ 党政机关公文用纸是否一样？ 公文版心面积有多大？ 公文中主题词还要不要？ 成文日期是用中文数字还是用阿拉伯数字？ 10印发份数还要不要？,公文处理,公文格式,公文及公文处理的定义,公文及公文处理的定义,公 文 种 类,行文规则及常见问题,行 政 公 文,总 体 要 求,版头部分要求,主体部分要求,版记部分要求,提 纲,（一）公文的定义,中共中央办公厅、国务院办公厅 关于印发党政机关公文处理工作条例的通 知 （2012年4月16日印发，2012年7月1日执行）,公文：是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书；是依法行政和进行公务活动的重要工具。,公文的作用,指导工作，传达意图,联系工作，交流情况,请示工作，答复问题,总结工作，推广经验,记载工作，积累史料,（通知）,（函）,（请示、批复）,（通知、决定）,（各文种）,（二）公文的作用,与原国家行政机关公文处理办法相比较，条例新增了公文拟制这项内容，将整理（立卷）、归档划归公文办理范畴。,公文处理：指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。,（三）公文处理的定义,（一）公文种类（15种）,我们经常用到的几种公文格式：通知、函、报告、请示、批复、纪要等。,适用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 特点：通知是使用范围最广，使用频率最高的一个文种。 按内容和功用的不同，通知可以划分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知四大类。,通 知,函,（）适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。 （）函可分为公函与便函两种。 （）公函的写作要求： 要一函一事，切忌一函数事。 内容要简洁，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸，无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。 措辞要得体。无论哪一类函，都要注意语言的得体。,报 告,适用于下级机关向上级领导机关汇报工作、反映情况、提出意见建议或答复上级机关的询问而使用的陈述性上行公文。一般使用于事后和事情进行中。 报告的种类：综合性报告、专题性报告、回复报告。 报告的写作要求： 写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。 专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。 切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。,请 示,请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于： 一是在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理； 二是工作中遇到需要上级批准才能办理的事情； 三是超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。,在写请示时，应当注意以下一些事项： 一要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行； 二是不要搞多头请示。 三是一般不得越级请示，个别需要越级请示的，一般可常采用转呈式请示或在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门。 四是不要把请示写成报告或请示报告。 五是除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。,请示与报告的相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见、反映情况的内容。区别是： 第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时； 第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作； 第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。,请示与报告的区别：,批 复,是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点。要写好批复还应注意以下几点： 第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究； 第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见； 第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。,是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。 按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。,6纪 要,综合性：会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的 发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提 炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特 点。 指导性: 这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威 性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神 和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单 位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定 或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以 作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的 文字依据。 备考性: 一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向 上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。,会议纪要的特点,（一）行文规则,（二）行文规则中常见问题,请示与报告易混淆不清,突出表现在两个方面： （）请示与报告混用： 关于请市领导出席XXXX活动的报告 关于申请XXXXXXXXXXXXXXXX的请示 关于上报XXXXXXXXXXXXXXXX的报告 （）请示与报告并用 ： 关于召开第XX届党代会的请示报告,生造或乱用文种,使用党和国家公文法规规定以外的文种即为生造文种，如“汇报”、“批示”、“批转”、“转发”等。 其中“汇报”系公文处理中的常用术语，不能作为文种； “批示”在建国初期曾经一度作为正式公文文种使用，但后来已明令不用； “批转”和“转发”只是两种重要的公文发布形式，但是仍不能作为公文文种使用。,上下级机关联合行文,上级机关与下级机关，或机关与所属部门不能联合行文。 例如：市局机关不能与市食品药品稽查大队联合行文，正确的做法以主管部门的名义行文即可。,平级机关使用上行文或下行文种,平级或不相隶属机关机关之间，相互使用请示、报告、或指示性通知等行文。,例如：县市药监局与县市财政局、人社局同属正科级行政单位，在向县市财政局、人社局申请办理某事时，应使用“函”。有时，为了表示尊敬却用了上行文种“请示”，而对方在复文时，本应也有“函”，结果用了下行文种“批复”。双方是平级关系，而在此事上变成了上下级关系，这样是错误的。,指示对象错误,不能给无业务指导关系的下一级部门行文指挥。 例如：我们市食药监局不能直接给市教育直接发文，要求加强学校食堂监管。正确的做法是与教育局联合行文。,行文给领导个人,有时为了求快，往往喜欢将请示直接行文给主管领导个人；或者有时将单位请示送上级机关办理的同时，又自己找有关领导批示答复。这样是不符合行文规则的。一般情况下，公文特别是请示不应主送给领导个人。,中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会 党政机关公文格式 （2012年6月29日发布，2012年7月1日实施 ）,第二部分 公文格式,公文格式各要素,主要变化 增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”,取消了主题词要求，同时不标注“共印XX份”。,包括开本、版心、标点、字体字号、制版、印刷、装订七个部分。,（一）总体要求,开本,党政机关文件统一采用国际标准A4型，纸张白度在80%-90%。 幅面尺寸为：297 mm210 mm。,版心尺寸为225mm156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅。 版面上空约37 mm1 mm， 下空约33毫米， 左白边28mm1mm ， 右白边26mm。 为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。,版心,标 点,采用国家质量技术监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会2011年发布、2012年6月1日实施的标点符号用法，并按规定要求使用。,字体字号及字体颜色,制 版,制版时要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 mm,印 刷,公文印制要求双面印刷，页码套正，两面误差不超过mm。字面不花、不白、无断划。,装 订,公文一般采用骑马钉的方式装订，无法采用骑马钉方式装订时采用平订的方式装订。 订位为两订，外订眼距版面上下边缘各70 mm，允许误差4 mm。骑马钉钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书籍间的距离为 mm。,包括份号、密级和保密期限、紧急程度 发文机关标示、发文字号、签发人和分 隔线七部分。,（二）版头部分要求,份号，即公文印制份数的顺序号。公文标注份号有利于对公文的管理和利用。并不是所有公文都需要编制份号，但涉密公文应标注份号。 份号的标法： 一般用位号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角的第一行，位数不足位的前面用补足。,份 号,No 000001,密级和保密期限,按照保密法的规定，涉密公文应根据涉密程度分别标注：绝密、机密及秘密。 密级标法方法： 用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），如需要同时标明保密期限，密级和保密期限之间用实心“”隔开，密级二字中间不空字。 没有保密期限的，密级二字中间空1个字。保密期限中的数字用阿拉伯数字标识。,No 000001 秘密10年,紧急程度,紧急程度即对公文送达及办理的时间要求。 紧急公文分别标明：特急、加急。 一般公文都不标注紧急程度，急件都采用电报或发电的形式，分特提、特急、加急和平急四种。其中特提电报为最高级别要求随到随办。特急、加急和平急的紧急程度依次降低。 用3号黑体，标注于公文首页左上角第三行（密级下方）。,No 000001 秘密10年 特急,发文机关标志,即我们常说的“红头”。除在报刊上公开发表的公文不适用发文机关标志外，其他公文都应适用发文机关标志，以示公文的庄重性和权威性。 发文机关的标法： 可由发文机关全称或规范化简称加上“文件”组成；也可以用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布在公文首页上部；上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。 联合行文时，应将主办机关名称排在前。,发文字号,(1)即机关制发公文的编号。由机关代字、发文年度和发文顺序号组成，缺一不可。如:“恩施州食药监发20141号” （2）发文字号一般用号仿宋体，简称要准确没有歧义，年份应标全称，如“2014”不能用简称“14”；用中文“”括起来，不能用西方的方括号“ ”或“【】”；顺序号前不能加“第”。 （3）上行文发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 （4）联合行文只标注主办机关的发文字号。,x委201x号,签发人：xxx,签发人,即签发文件的负责人。只有上行文应标注签发人。 “签发人”用3号仿宋 ，签发人姓名使用3号楷体标注。 签注签发人的文件，发文字号居左空个字，签发人及签发人姓名居右侧，右侧后空个字。,联合行文的单位均应标签发人，签发人姓名按发文机关的排序从左至右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排两个姓名，主办机关的签发人姓名排第一行，其他单位签发人按版头往下排。 回行时与上一行第一个签发人姓名对其，最后一个签发人姓名应与发文机关字号处在同一行,包括标题、主送机关、正文、附件说明、 发文机关署名、成文日期、印章、附注、 附件九个部分,（三）主体部分要求,标 题,主送机关,（）主要受理公文的机关。 （）主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称。 （）主送机关位于标题下方，正文上方，顶格排印。 （）有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。 （）请示性公文只能送一个主送机关。受双重领导的机关，也只能主送一个上级机关，必要时抄送另一个上级机关。,正 文,（）正文一般用3号仿宋，如果转发文件前面的引言，则用楷体。 （） 正文的每个段落首行前面空个字，段尾避免单字成行、单行成页。回行顶格，数字，年份不回行。 （）每个段落之间一般不空行，但特殊情况的文件，为了突出层次，可在段落之间加入一个空行。主送机关和正文之间不能空行。,正文中的层次序数： 第一层：“一、” （小标宋或黑体）（作为小标题时句尾无标点）； 第二层：“（一）”（楷体） （作为小标题时句尾标点可有可无）； 第三层：“ 1.” （仿宋） （无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层 “（1）” （仿宋） （必须有标点）。,正文中的数字有个特例，每另起一段的数字后面的标点，应为圆点，而不能用顿号。但文中的数字后面则用顿号。,附件说明,（）附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋体。 （）“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.”。 （）附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 （）正文中标注的附件内容应与附件标注的内容一致。如：正文是：“附件”，后面的附件不能写作“附件一”。,发文机关署名,（1）应用全称或规范化简称，应与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致。 （）字体字号用3号仿宋体，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。 （）两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。,成文日期,一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。决议、决定以会议通过日期为准。 成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。,印 章,除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。 用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能标注“此页无正文”字样。,（）用于上行文时，用于标注联系人和电话。 （）用于下行文时，用于标注普发性公文的印发范围等需要说明的事项。 （）如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。,附 注,附 件,附件应另页编排，不管前一面留有多少空白，都需要另起一面。 附件排在版记之前，与正文一起装订。 附件正文左上角第一行顶格用3号黑体字标识“附件”，有几个附件时还应标注顺序号。如“附件1”、“附件2”等，其后不加冒号。 附件标题应与“附件”两字空开一行。,包括抄送机关、印发机关、印发日期三部分,（四）版记部分要求,版 记,公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。版记应当置于公文的最后一页。,抄送机关,（1）除主送机关外，需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称或规范化简称。一律使用“抄送”，不使用“抄报”或“报送”。 （）抄送机关一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空字编排。“抄送”二字后标全角冒号和抄送机关，回行时与冒号后面的首字对齐。 （）同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。,印刷机关及印刷日期,（）印发机关，为公文管理机关。 （）印发日期，为公文付印的日期，不是领导签发的日期，要和成文时间相区别。,印发机关及印发日期编排方法： 一般用4号仿宋体，标注于末条分隔线上，印刷机关左空1个字，印刷日期右空1个字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，后面加“印发”二字。,页码编排要求,一般用4号半角白体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。 单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。,注：常见的白体字有宋体（明体），仿宋，楷体等三大类,信函格式, 公文格式新国标 主题词儿不再标 公文用纸型 涉密公文标份号 密级紧急左上角 特急加急马上办 上行公文不留空 印章署名要齐全 成文日期用数字 公文页码不可少 版记号仿宋体 信函格式应简化,新旧公文格式变化口诀,谢谢大家！,