公文格式与常见错误.ppt

公文格式及常见错误,2017年12月,版心156mm225mm,一、公文格式 (公文版式),二、公文格式 (公文结构),版 头,主体,版记,份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线,标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注,分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码,三、公文格式(下行文首页版式),发文机关标志上边缘至版心上边缘：35mm,发文字号之下4mm 是与版心等宽的红 色分隔线,红色分隔线下2行是正文标题,发文机关标识下边缘发文字号的距离是：2行字。,一字线距版心下边缘 7mm， 4号半角阿拉伯数字，单页右空 1字，双页左空 1字。,上白边：371mm,下白边：351mm,订口： 281mm,切口： 261mm,三、公文格式(上行文首页版式),2013号,签发人：,“签发人姓名”为3号楷体,发文字号前、签发人姓名后分别空一格。除有专门说明外，正文其他字体均为3号仿宋体。,三、公文格式(公文末页版式1),(联系人：，电话：) (附件径送办公室),附注居左空2字，排在成文日期下一行。,单一机关行文时，成文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内。,成文日期用 阿拉伯数字,版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首线、末线用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。,三、公文格式 (联合行文公文版式1),联合行文时，主办机关名称放在前，机关后面上下居中排“文件”。,发文机关标识推荐使用小标宋字体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。,标题：2号小标宋发文机关名称事由文种。,正文：3号仿宋。,顶格，3号黑体，密级与期限用“”隔开。,三、公文格式 (联合行文公文版式2),签发人：,2016号,“签发人姓名”为3号楷体。发文字号前、签发人姓名后分别空一格。,三、公文格式 (联合行文首页版式3),2013号,签发人： ,多名签发人：每一排排两人，主办机关排在前。发文字号要与最后一排对齐。,正文中的结构层次序数： 一、黑体 (二)楷体 3.仿宋 (4)仿宋,联合行文时，按发文排列顺序将机关名称排列在相应位置，印章下压机关署名，最后一个印章端正居中下压机关署名和成文日期。印章排列整齐，不相交，不相切，每排印章不超版心，首排印章顶端上距正文或附件说明1行内。,三、公文格式(公文末页版式2),三、公文格式(公文末页附件版式1),正文下空一行左空2字 “附件”，全角冒号后，写附件名称，附件名称后不加标点符号。附件回行时与上一行附件名称首字对齐。,三、公文格式(公文末页附件版式2),版记,三、公文格式(函首页版式),发文机关标志使用全称或规范简称，居中排布，上边缘至上页边30mm,推荐使用小标宋字体，红色。联合行文用主办机关标志。,30mm,20mm,发文机关标志下4mm处印一条红色双线(武文线、上粗下细)，距下页边20mm处印一条红色双线(文武线、上细下粗)，线长均为170mm,标题与最后一要素距 2 行字。,首页不显示页码。版记不加印发机关、印发日期、分隔线，位于最后一页版心内最下方。,四、公文格式常见错误,1.公文的文种使用常见错误 （1）自制文种：“请示报告”、“建议”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”等。 （2）误用文种。“决定与决议”、“决定与命令”、“公告与通告”、“通知与通告”、“请示与报告”、“请示与函”等分不清。 2.公文标题常见错误 （1）用发文字号代替文件名称。如“关于XX2013第X号文的批复” （2）文字累赘。如市卫生局关于转发省卫生厅关于转发卫生部关于工作的通知的通知的通知的通知 （3）词义重复。如关于请求解决的请示 （4）不合语法。如XX公司关于开展增产节约的通知 （5）滥用标点符号。如关于学习贯彻“某会议”精神的通知 （6）长的标题排布不合理，回行时词意不完整。,四、公文格式常见错误,3.主送机关中的常见错误 （1）主送机关不规范 （2）主送机关混乱 （3）分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号 （4）排格不正确。多行排列时在单位名称处顿开，而不是书写至行末才回行；回行不顶格。 4.附件标识错误 （1）有附件不标注 （2）附件名未标全称 （3）标注不规范。“附件”二字顶格标注（正确的是左空2字）；只标一个“附”字；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。 5.发文日期：新版已不再使用汉字。,四、公文格式常见错误,6.抄送机关标识中的常见错误 （1）已废除“抄报”或“报”、“送”、“发”等； （2）抄送个人。公文不能抄送个人 （3）标识不规范。抄送机关未分类或标点符号使用不当。 7.行文规则方面 向上级机关行文：原则主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。请示应当一文一事。 8.排版方面 （1）页面采用默认值，未按规定要求设置页面。 （2）字体使用随意，未按规定要求。,机密1年,特急,0000001, 市 局文件,2013015号,错误： 1.份号、密级、紧急程度标示 不规范 2.发文字号编虚号 3.上行文没人签发人 4.标题与红色找色反线距离太近 5.正文抬头与标题距离太近,市局关于开展服务发展 争当先锋活动的报告 市人民政府： 根据,四、公文格式常见错误（案例）,市局,拜访函 (邀请函、承诺函) 市局： 为了, 市 局文件,20168号,市局2016年提高 GDP十大举措工作总结 局机关各科室，局属各单位： 2016年，我局在市委、市政府和,错误： 1.生造文种 2.没有发文编号 3.成文日期标注不正确 4.没有发文机关名称,错误：1.生造文种，滥用字母词 2.抬头不应写主送机关 3.成文日期标注不正确,一四年七月十七日,市局 2016年07月17日,四、公文格式常见错误（案例）,。 附件：1. 。 局 2016年7月17日 (附件径送市人民政府办公室),错误： 1.“抄送”、“主送”字体不对， 前面未空1格 2.“抄送”结束用逗号 3.主送领导个人 4.“主送应排在”抄送”前面 5.抄送回行时排列错误 6.没有印发机关和印发日期,错误： 1.附件与正文中间没有空1 行 2.附件回行对齐方式不对 3.附件名称后不应打句号 4.只有一个附件不用打序号 5.附注与成文日期间空1 行,居左 未空2格 6.机关名称没有以成文日期为 参照居中编排,抄送：、， 主送：、副市长、 副市长。,四、公文格式常见错误（案例）,错误： 1.版头错误 2.发文字号距红色反线太近 3.上行文没有签发人 4.标题没有发文单位 5.发文字号用“( )” 6.文种错误，就用“请示”,错误： 1.发文字号用“【 】” 2.标题用黑体字 3.副县级机构越过主管部门向 行署行文,四、公文格式常见错误（案例）,错误： 1.发文、签发人左右分别 空多格 2.标题没有小标宋体字 3. 标题啰嗦，一文多请,错误： 1.发文字号距反线距离较宽 2. 标题啰嗦，不精炼 3.印章位置太挤，不规范,四、公文格式常见错误（案例）,错误： 1.发文字号用黑体字 2.标题没有发文机关名称，滥用标点符号( “ ”、 ) 3.主送单位用黑体字,错误： 1.标题用黑体字 2.生造文种 3.文件主送领导个人,四、公文格式常见错误（案例）,印章相交,印章排列随意,四、公文格式常见错误（案例）,XX关于XX的文种 （大标题-方正小标宋2号不加粗）,页面设置：采用A4纸，上3.7，下3.5，左2.8，右2.6 ;行间距，固定值，28磅。 正文：为了进一步做好XX工作，经上级研究决定，成立XX(仿宋、3号、首行空两字符） 一、一级标题（黑体、3号） （一）二级标题（楷体、3号、不加粗） 1.三级标题（仿宋、3号、“.”） (1)XXXXXX (2)XXXXXX(所有阿拉伯数字格式为Times New Roman) 落款：单位署名加时间 附件：正文下空一行左空2字 “附件”，全角冒号后，写附件名称，附件名称后不加标点符号。附件回行时与上一行附件名称首字对齐。 页码：1 （宋体、4号）,对各部门、中心报送文件的要求及注意事项,其他注意事项,签发人的规定 条例规定，上行文必须标注签发人姓名。签发人是指发文机关的主要负责人，标注签发人姓名，主要目的是为上级机关在处理下级机关公文时，上级机关领导人了解下级机关谁对上报的事项负责。 公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。因此可见，任何一份公文都有签发人，一般性公文由主管领导就可以签发，而上行文必须由机关主要负责人签发。主要负责人指各级机关的正职或主持工作的负责人。因此，上行文标注的也只能是机关的主要负责人。,其他注意事项,公文中关于阿拉伯数字和汉字数字的用法 在使用数字进行计量、编号的地方，已定型的含阿拉伯数字的词语（如3G、MP3等），应该使用阿拉伯数字；作为非公历纪年、概数（如三四个月、一二十个）、已定型的汉字数字的词语时，应该使用汉字数字；如果表达计量或编号所需要用到的数字个数不多，选择汉字数字还是阿拉伯数字在书写的简洁性和辨识的清晰性两方面没有明显差异时，两种形式均可使用，如17号楼（十七号楼）、3倍（三倍），如果要突出简洁醒目的表达效果，应使用阿拉伯数字，如果要突出庄重典雅的表达效果，应使用汉字数字。正文中的数字间不能回行，同一类型的表述必须用同一种数字。,其他注意事项,特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。,谢谢大家！,