资源描述
交流主要内容 一、公文概述 二、公文格式 三、公文主要文种写法 四、强调几个问题,一、公文概述,公文的定义和作用 公文是具有规范体例格式的公务文书，是各级机关实施领导、进行管理、处理公务、沟通联系的工具。 公文质量的好坏关系机关各项管理工作能否正常高效运转，同时公文质量也代表部门、单位形象，是部门和单位综合水平、综合素质的反映。 公文的重要特点是行文的规范化、制度化和标准化。,公文处理工作应遵循的标准和规定： 国家技术监督局国家行政机关公文格式（GB/T97041999） 国务院办公厅国家行政机关公文处理办法（2001年1月1日施行） 中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条例（1996年5月3日施行） 办公厅厅发20081号、厅发20091号文件 以上这些标准和规定对规范公文管理提出了明确要求，是总部和企事业单位公文处理工作应遵循的原则。,二、公文格式,公文格式标准化的意义,公文格式即公文的表现形式。公文格式标准化是公文处理工作本身所需要的。规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。公文格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要的是会影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误，直接影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时还会因此造成重大失误。,26,28,156,A4纸：长宽=297210 版心：长宽=225156 (单位：mm),25,37,35,3行,单位：mm,文件式格式 国标规定，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。 发文机关标识之下隔 3 行处印一条与版心同宽（156mm）的红色反线。,文件式格式 国标规定，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 上行文 版式,26,28,156,A4纸：长宽=297210 版心：长宽=225156 (单位：mm),80,37,35,3行字,单位：mm,信函式格式 国标规定，发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm；发文机关全称下4mm处为一条武文线，距下页边20mm处为一条文武线，两条线长均为170mm。,26,28,170,版心与文件式公文基本一致,4,30,20,单位：mm,武文线（上粗下细）,文武线（上细下粗）,公文格式应符合国家行政机关公文格式（GB/T 97041999）的要求，做到相关要素齐全，字体、字号规范等。 组成公文的各要素可划分为眉首（文头）、主体、版记（文尾）三部分。,主体,版记,眉首,标题、主送机关名称正文、附件、 成文日期、生效标识 附注,主题词、抄送机关、印发机关、印发日期 版记中反线 版记位置,份数序号、秘密等级 保密期限、紧急程度 发文机关标识 发文字号、签发人 红色反线,001,油商密一年,特 急,公文结构,主体,版记,眉首,001,油商密一年,特 急,中油办2009X号,签发人：,份数序号 秘密等级 保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 红色反线,（一）眉首,秘密,机密,绝密,1. 秘密等级和 保密期限： 集团公司秘密有国家秘密和企业商业秘密之分。 国家秘密： 秘密、机密、绝密 商业秘密： 油商密 油商密 油商密,油商密 ,油商密,油商密,（一）眉首,（一）眉首,1.秘密等级和 保密期限： 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。 保密期限采用+年的方法标注。,机 密,机密2年,油商密5年,2.份数序号： 若公文需要编号发送时，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角 第1行 份数编号至少应不少于两位。,正,001,1,01,油商密2年,油商密,（一）眉首,2. 份数序号： 目前，国家机密级、绝密级文件及油商密级的文件，必须标注序号发送。以01或001起编，可用打号机连续编码打印，也可用数码印制机在印制正文同时自动编码打印。,误,019,正,误,（一）眉首,（一）眉首,3. 紧急程度（急件、特急）： 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；若需同时标识密级和紧急程度，密级标在第1行，紧急程度标在第2行。 要实事求是地标注,中国石油天然气集团公司文件,急 件,油商密 ,03,急 件,油商密 ,急 件,（一）眉首,4. 发文机关标识： 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 “文件” 两字组成。特别是上行文也必须加“文件”两字。,（一）眉首,4. 发文机关标识： 联合发文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列；若联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,（一）眉首,4. 发文机关标识（字体字号）： 国标规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm。 集团公司、股份公司级文件标识字号分别为40、38号；企业字号不得大于36号。,（一）眉首,4. 发文机关标识 （排列）： 单行式 企业单位名称614字（不含文件2字）：36号小标宋体字，固定值44磅，缩放75% 字数为14字以上：调节缩放比例，字高不变。,（一）眉首,4. 发文机关标识（排列）： 折行式 前缀有“中国石油天然气集团公司”、“或中国石油天然气股份有限公司”，“气”字转行；格式：23号小标宋体字；字形无缩放。 单位名称9字以内，36号小标宋体字，固定值44磅，缩放75%；字数为9字以上，调节缩放比例，字高不变。,（一）眉首,5. 发文字号： 构成国标规定，发文字号组成如下： 发文代字+年份+序号 如:中油财200928号 不能颠倒 不能缺项,（一）眉首,5. 发文字号： 发文代字 一般由两个层次组成：发文机关代字+发文机关主办文件的部门代字，或再+发文形式。 不要“字”等虚字， 不要过长。,（一）眉首,5. 发文字号： 集团公司企事业单位上行文发文代字： 企业名称代字+企业行业类型代字+企业组织形式代字,油气田企业“油” 炼化企业“石化”,局、公司、厂、 院、所、中心,大庆石油管理局庆油局 大庆石油化工总厂庆石化厂,（一）眉首,5. 发文字号： 股份公司企事业单位上行文发文代字： 企业名称代字+企业行业类型代字 油气田企业油 炼化企业石化、炼化、化销 销售企业销售 大庆油田有限责任公司庆油 大庆石化分公司庆石化 特殊：股份公司勘探开发研究院、规划总院、石油化 工研究院的发文代字有“企业组织形式代字”。 如勘探开发研究院勘探院,（一）眉首,5. 发文字号： 年份国标规定，年份应用阿拉伯数码标全称，并用六角括号“ ”括入。年份要用全称，不应简化。,不能使用 圆括号“( )” 方括号“ ”,（一）眉首,5. 发文字号： 序号 不编虚位（即1不编为001）； 序号前不加“第”字。 序号是发文流水号，一般同一发文形式，统一按顺序编号。,5. 发文字号： 发文字号位于发文机关标识之下空2行，红色反线之上，用3号仿宋体字左右居中排。 上行文，有签发人时，发文字号居红色反线上方左端空一字。 信函格式，发文字号位于武文线下右上角。,（一）眉首,（一）眉首,6. 签发人： 上行文需标识签发人姓名。 应用3号仿宋体标识“签发人”3 字，而后用全角冒号；而签发人姓名用3号楷体字。 不能只写“签发”两字,（一）眉首,6. 签发人： 如有多个签发人，主办单位签 发人姓名置于第1行，其他签发人姓名按发文机关顺序依次排列，下移红色反线，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。,版记,主送单位： 一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。 二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 附件：XXXXXXXX （XXXXXXXXX）,标题、主送机关名称正文、附件、附注 成文日期、生效标识,主体,（二）主体,（二）主体,1. 公文标题： 公文标题在红色反线下空行，用号小标宋体字，分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,（二）主体,2. 主送机关： 位置：在文件标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。,2主送机关： 标点符号：各单位、部门间用逗号，用作定语的同类单位间用顿号。主送单位中不用“和”、“及”等连词。,（二）主体,主送机关： 企事业单位向总部报送正式上行文件，主送机关应为“中国石油天然气集团公司”或“中国石油天然气股份有限公司”，不使用“集团公司”、“股份公司”等简称。正式上行文件，除可直接主送集团公司办公厅和专业分公司外，不得直接主送集团公司或股份公司的业务部门。,（二）主体,主送机关： 集团公司向国务院国资委、国家部委等报送公文，主送机关应为“国务院国资委”、“财政部”等国家部委，不得径送国家部委的某一厅局，如不得主送“国务院国资委规划局” 。,（二）主体,主送机关： 总部印发普发性下行文件，主送机关规范用语为“各企事业单位”，若仅对某一类型企业普发文件时，可使用如 “各油气田企业”、“各炼化企业”、“各销售企业”等规范统称。 在遇到主送机关不是同类型的全部时，应一一列出，通常不用“各有关单位”这种不确切的概括词。,（二）主体,（1）一般情况不可随意使用； （2）在印发项目或投资计划、会议通知、培训通知等文件，正文或附件中列明了要发送的“有关”单位的名单、名额等情况下可使用； （3）不得使用“各有关企业”、“各企业”、“各单位”、“各有关部门”等。 （4）若“有关”单位数量不太多时，可一一列上，但太多（超过3行文字）时，则一一列入版记“抄送”之前，用“主送：”。,“各有关单位”的正确用法,(二)主体,3. 公文正文： （1）正文排版为行距固定值28镑，每页22行，每行28字。 （2）主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,(二) 主体,3. 公文正文： 注意： （1）公文正文中不得有表格、示意图、结构图等形式。要将表格中内容转化为文字表述或是作为附件。,(二)主体,3. 公文正文： 注意： （2）正文中不要出现一字行。 （3）不要出现背题 。,（二）主体,结构层次： 序数 一、 （一） 1.（用圆点！） (1) 格式 回行空2字,一、XXXXXXXX （一）XXX，XX。XXX 1. XXXX （1）XXXX,（二）主体,4. 附件： 附件题录 “附件” 与正文间空1行，前空2个汉字。 “附件”之后标全角冒号，接排文字，回行内对齐。,XXXXXXXXXXXXXXX。 附件: 关于XXXXXXXXXXX的可行性 报告,（二）主体,4. 附件： 附件题录 不能只写“附”，或写为“附表”。 应写为“附件”。,（二）主体,附件：1. XXXXX 2. XXXXX,4. 附件： 题录序号 附件如不止一个，只用1个“附件”，并用阿拉伯数字编序号。 序号数码后加圆点“”。,（二）主体,4. 附件： 附件正文 序号及名称应与前面的题录标题名称一致。 正文首页左上角顶格用3号方正仿宋体标注“附件”或“附件”，其后不加冒号。,（二）主体,4. 附件： 附件正文 附件正文中的字体字号、行距版式应与正文一致。,（二）主体,5. 附注： 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期之下空1行。 不要写“附注”2字。,（二）主体,5. 附注： （1）上行文、平行文都应该标注公文联系人及联系电话等附注内容。 （2）要求报送材料等通知中的联系人及电话属于正文内容，不适用附注的标识方法。,（二）主体,6. 公文生效标识： （一）单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，印章用红色。,印章 弧下无字采用下套式，仅以下弧压在成文时间上 弧下有字采用中套式，印章中心压在成文时间上,（二）主体,（二）主体,印章 印章不得盖在空白页上。印章（成文日期）页至少有一行正文文字，可通过调整行距或字距解决。成文日期页也不得采取标识“此页无正文”的方式。,联合行文： 两个部门，日期拉开，左右空七，主办在前，印章对齐； 三个以上，应署名称，序同文头，最多排三，末排居中。,7. 成文时间： 国标规定，成文时间采用汉字数字小写，“零”写为“”。 正常情况下，成文时间与正文文字间空4行，右空4字。,正确：二五年十月二十七日 数字：二00五年十月二十七日 英文：二OO五年十月二十七日,成文时间以领导同志签发日期为准； 联合发文，以最后签发机关的签发日期为准。,（二）主体,7. 成文时间：格式 【单一单位】不标单位名称，与正文间空4行 【两个单位】不标单位名称，与正文间空4行 【三个以上】标列单位名称，下空1行标时间,二五年十月二十七日,二 五 年 十 月 二 十 七 日,二五年十月二十七日,（二）主体,主题词、抄送机关、印发机关、印发日期 版记中反线 版记位置 页码,版记,（三）版记,（三）版记,1. 主题词： 注意字体字号。 “主题词”3个字为3号方正黑体字，居左顶格排，后为全角冒号； 词目字体为3号方正小标宋体字，中间空一个汉字。,（三）版记,1. 主题词： 一般不超过5 个词； 千万不要漏标 文种； 要准确反映出公文的主要内容。 （标引不准易起歧义）,抄送机关： 国标规定，只有主送、抄送两种公文发送方式。版记中，除前面的主送单位因数量太多可列入版记外，版记中只有“抄送”。 所谓“抄报”，原是向上级或行业、业务主管部门抄送所用，现已明确废弃。“分送”的由来是因为“公文不能送个人”而又要给领导同志发送文件派生出来的。“分送”专指送领导同志阅知的范围，但目前总部公文采取“只送不标”的办法。 总部文件“分送”规范用语：党组成员、总经理助理、管理层成员，副总师（可选一项或多项）。,（三）版记,主题词： 通知 抄送：国务院国资委。规划计划部，财务资产部，法律事 务部。存档(2)，共印30份。 中国石油天然气集团公司办公厅 2008年3月29日印发,2. 抄送机关： 抄送机关在主题词下1行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐（即内对齐）；在最后一个抄送机关后标句号。抄送顺序先外后内。,（三）版记,（三）版记,3. 其他： （1）版记位置国标规定，放在公文最后双码页底端； （2）印发机关公文的印制主管部门，一般为各机关的办公厅（室）或文秘部门。格式：3号仿宋体字，左空一字。 （3）印发日期国标规定，以付印日期为准，不一定是成文日期，成文日期是领导签发日期。格式：3号仿宋体字，右空一字。 （4）页码空白页和空白页之后的页不标识页码（包括印有版记的那面）。,三、公文主要文种写法,三、公文主要文种写法 （一） 请示的拟写 （二） 报告的拟写 （三） 通知的拟写 （四） 批复的拟写 （五） 函的拟写 （六） 呈批件的拟写,公文的种类 要有“法定文种”的概念 国家行政机关公文处理办法（13个）： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 中国共产党机关公文处理条例（14个）： 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,集团公司作为中央直属企业，在规定的公文种类中，最常用的主要有以下9个文种： 请示、报告、通知、批复、通报、决定、意见、函、会议纪要 按照行文方向，可分为： 上行文：请示、报告、（意见） 平行文：函 下行文：通知、批复、通报、决定、会议纪要、（意见）,（一） 请示的拟写 （二） 报告的拟写 （三） 通知的拟写 （四） 批复的拟写 （五） 函的拟写 （六） 呈批件的拟写,请示的适用范围 1超出本部门、本单位批准权限，请求上级 单位批准、审定的事项； 下级单位、部门在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难； 3对上级政策、规定中不明确或工作中遇到的难以把握、拿不准的问题，请求上级指示、需上级明确答复的。,请示的主要种类,（一）请求批准事项的请示：遇到按规定必须经上级机关批准方可处理的问题，如项目的审查核准、股权转让事项、机构设置、人员奖惩、资金拨给等。 （二）请求解决问题的请示：本单位某一问题和困难需要上级帮助解决；工作中出现涉及面广，无法协调解决或单独解决的问题，必须靠上级领导机关出面协调或统筹安排。 （三）请求指示的请示：请求工作中遇到新情况、新问题，解决起来无章可循，需要上级机关作出指示方可办理。如突发性事件中有关问题的处理，情况特殊，难以执行原规定等事项。,（一）引语 简要概括请示什么问题，即 提出请示的原因或根据，写明请示什么问题，为什么请示，力求简洁凝炼。然后用“现将有关情况及意见报告如下”、“请示如下”等承启下文，其后多用冒号。 （二）主体 1. 为什么请示（基本情况、原因、依据、理由、可行性、必要性）。 2.请求批准的具体事项。即要求批准、答复或具体解决的问题和事情。 （三）结束语 一般用“妥否，请批示。”作结束语。,请示的基本结构,关于XXXX（事由）的请示 XXXX（主送单位）： 为了XXXX（目的），根据XXXX（依据），我单位拟XXXXX（意图主旨）。现将有关情况报告如下： 一、XXXX（基本情况） 二、XXX（请示事项的必要性、可行性及意义） 三、XXX（具体方案和请示事项） 妥否，请批示。 （印章） XXX年X月X日 （联系人：XXX 电话：XXX）,拟写请示应注意的事项 1应根据隶属关系和职权范围确定行文关系，不得越级“请示”和“报告”。如总部统一以集团公司名义向国务院国资委、国家部委报送上行文件，但不得直接向国务院报送公文（信息报送除外）。 各企事业单位、总部部门、专业分公司均不得以单位或部门名义向国务院国资委、国家部委等报送上行文。,拟写请示应注意的事项 “请示”一般只写一个主送机关，不得多头主送，也不得抄送下级单位。,拟写请示应注意的事项 3一般不向领导同志个人报送“请示”。如因领导同志直接交办、确需主送领导的，以便函形式报送，文件落款处由单位负责人亲笔签字，不加盖单位印章。,企事业单位上报公文行文规则 4请示的事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，请上级单位批复时参考。,拟写请示应注意的事项 5应准确把握请示的行文语气，做到语气委婉、言辞恳切。,拟写请示应注意的事项 6应规范请示的结束语。请示的规范结束语为“妥否，请批示。”等。注意“否”后不用“？”号，“示”后不用“！”号。,（一） 请示的拟写 （二） 报告的拟写 （三） 通知的拟写 （四） 批复的拟写 （五） 函的拟写 （六） 呈批件的拟写,报告的适用范围 按照上级单位部署或工作计划，完成每一项任务，一般要向上级单位报告； 向上级单位反映工作中的情况； 回答上级单位的询问； 按照上级单位要求报送有关文字材料。,报告的种类 答复上级单位询问和交办事项的报告 工作报告 3 反映情况的报告 4 报送文件材料、备案报告,报告的基本结构 1.引语。报告的缘由和目的，即为什么写，是为了让上级掌握情况，还是为了答复上级机关提出的问题。要直截了当，集中概括，并用“现将有关情况报告如下”之类的话承启下文。 2.主体：即报告的具体内容。注意要以反映情况为主，要注意层次。 3.结束语 ：一般用“特此报告”作结束语。,XXX（单位）关于XXXXXX工作情况的报告 XXXX（主送单位）： 根据XXXXXX要求（或XXXXXX以来），我们XXXX（概述工作背景或基本情况），对XXXXX工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下： 一、XXXXXX（工作基本情况） 二、XXXXXX（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等） 三、XXXXXX（存在的问题，以及拟采取的对策措施） 四、XXXXXX（下一步工作安排和思路） （印章） XXX年X月X日 （联系人：XXX 电话：XXX）,拟写报告应注意的事项 1“报告”与“请示”不可混用。,拟写报告应注意的事项 2 “报告”中也不应夹带请示事项。报告中若涉及请示事项，应另行用请示行文，与报告严格分开。,拟写报告应注意的事项 3 应规范报告的结束语。 报告的规范结束语为“特此报告。”不使用“特此报告，请批示（指示、批复）。”,（一） 请示的拟写 （二） 报告的拟写 （三） 通知的拟写 （四） 批复的拟写 （五） 函的拟写 （六） 呈批件的拟写,通知的适用范围,1传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项； 印发规章制度、指导意见、方案等内容的通知； 转发上级机关和不相隶属机关的公文； 任免干部。,通知的分类,通 知,部署 工作类,管理 措施类,周知类,会议 通知类,印发 文件类,任免类,制订 政策类,机构设置、调整,启用印章,常用通知写法 一般性通知（部署工作、管理措施、制订政策） （1） “通知缘由” “根据”“目的”，现就问题通知如下： （）部署的工作、加强管理的措施、下达的政策逐项列出； （3）提出进一步要求。,一般性通知拟写注意事项： 提出的工作要求，必须切实可行，具有操作性，且属下级单位能力及权限范围内的，忌要求大而空。 报送材料及其他有时限要求的任务，需要写具体日期及联系人、联系方式。 一般事项性的通知，使用函件或便函即可；重大事项的通知使用公司或部门文件形式印发。,会议通知的写作的要素一般有： （1）引语：召开会议的原因、目的及会议名称、召开单位，然后“现将有关事项通知如下：”过渡到通知事项； （）事项部分：一般以标题形式写明会议内容、时间和地点（注意交代报到时间）、参会者准备事项等； （）写明联系人和联系方式（姓名、电话、传真、电子邮 箱等）。 必要时最好再附上报名回执单，要求对方填写参会者姓名、性别、职务/职称、联系电话（手机）、车次/航班及到达时间等。,会议通知,会议通知模板,关于XXXXX的通知 XXXX： 为XXXXX（目的主旨），根据XXXXXX（依据），XXXX（主办单位）决定于XX年X月X日在XXX召开XXXX会议。现将有关事项通知如下： 一、会议时间、地点 二、会议内容 三、参会人员 四、其他事项 如住宿、费用、接站问题、回执于何时前传真至XXX，以及其他需要提示的事项。 五、联系人及电话 附件：1. 参会名额分配表（或具体内容安排） 2. 参会人员回执,印发会议通知注意事项 1会议通知不以集团公司（股份公司）文件或部门文件（办公厅文件除外）印发。 2集团公司工作会议、集团公司领导干部会议的会议通知，以办公厅文件印发； 3部门组织召开的业务性会议（二、三类会议）的会议通知，以部门函件或便函印发。,3印发类通知 印发规章制度、指导意见、材料、活动方案等内容的通知。,模板一： 关于印发XXX的通知 XXXXX： 现将XXXXX印发给你们，请依照执行。,模板二： 关于印发XXXXXX的通知 XXXXX： 为XXXXX（目的主旨），根据XXXXXX（依 据），特制定XXXX，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行，并将有关要求通知如下： 一、XXXXXX。 二、XXXXXX。,印发类通知注意事项,领导同志或部门负责人的讲话，原则上在会上以会议文件印发，不以公司及部门文件、函件印发。会后确需印发的重要讲话，可以办公厅通报印发。,印发类通知 注意事项,不要将其他的 法定文种以通 知印发。如以通知印发通报，以通知印发通知。,4转发类通知,转发类模板： 关于转发XXXXXX的通知 XXXX： 为XXXXX（目的主旨），现将XX（上级单位或有关主管单位名称）XXXXX（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。 XXXXXX（具体贯彻意见，可选项）。,转发类通知注意事项 不以集团公司（股份公司）文件或部门文件转发上级有关部门文件，可以办公厅函件、部门函件或便函转发。,5. 任免类通知,任免类通知一般模板： 关于XXX等同志聘任的通知 XXXX： 根据工作需要，经研究，决定： 任命XXX为XXX； 任命XXX为XXX； 免去XXXX的XXXX（职务）。 注意事项： 任免行政职务与党内职务，所用文件文头不同。,（一） 请示的拟写 （二） 报告的拟写 （三） 通知的拟写 （四） 批复的拟写 （五） 函的拟写 （六） 呈批件的拟写,批复的适用范围及特点 批复是与请示相对，应用于答复下级机关请示事项的下行文种。 批复的特点 权威性：一经批复，对请示的下级单位有直接约束力。 被动性:专门用于答复下级请示事项,先有上报的请示,后有下发的批复,一来一往,被动行文。 针对性：必须针对下级机关的请示而发。明确、简洁，以利下级单位执行。 鲜明性：对于所批复的问题，态度必须明朗，同意或不同意，或不完全同意，不能模棱两可。,批复的基本结构 1批复的根据：收到什么请示？ 根据什么规定？ 经研究，现批复如下： 2批复的具体内容 3希望和要求,批复的一般写法,批复模板 关于XXXX的批复 XXXX： 你单位XXXXX（文号）收悉。经研究，现批复如下： 一、同意XXXX。 二、XXXXX（具体要求）。 三、 XXXXXXXXXX（提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求）。,1应态度鲜明，语气肯定，文字精炼，言简意赅。 同意性批复勿需说明理由，往往对落实批复内容提一些原则性要求，应明晰、简洁；不同意的批复，需阐述理由、原因，但要简明扼要。 对报请审批规划、方案类的批复，在原则同意的同时，对需要注意的问题加以强调。,批复拟写注意事项,批复拟写注意事项 “批复”和“通知”不可混用。,批复拟写 注意事项,. 批复标题拟定时，不要写成关于XXX请示的批复， 或使用其他非法定文种。,批复拟写注意事项 要写明针对什么请示作出的批复。,批复拟写注意事项 引用下属单位的请示，除引用标题外，还需引用文号。,（一） 请示的拟写 （二） 报告的拟写 （三） 通知的拟写 （四） 批复的拟写 （五） 函的拟写 （六） 呈批件的拟写,函的适用范围及种类,函主要适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询意见、询问或答复问题，请求批准和答复审批事项等。 函的种类主要有： 征询意见函 请求批准函 答复意见和答复审批事项的函,函使用的文头,“函”通常使用函件的文头（即信函格式）印制。,函的写法,1.征询意见函：是向有关单位询问、了解某一事项或征求对某一事项意见的行文。首先写明征询意见的缘由；其次写明需要询问和了解或征求意见的事项，必要时应写明本单位对该事项的倾向性意见；第三写清函复的时间要求和联系及联系电话等。,关于征求意见的函 （主送单位）： 为了 （目的），根据 （依据），我们拟（或我们研究制订了 ）。现就有关问题征求你们意见（或现将 转去 ），请研究提出修改意见，于 年月日前函告。 联系人： 联系电话： （印章） 年月日,2.答复意见函：是针对来函提出意见或作出回复的行文。首先写明对什么来函或什么问题进行函复；其次写明对来函内容的总体意见或评价；第三写明函复的具体意见。,关于有关意见的复函 （主送单位）： 你们 关于征求 意见的函（文号）收悉。经研究，现将有关意见函复如下： 一、原则同意 。 二、 （具体意见）。 （印章） 年月日,3.请求批准函：是向不相隶属单位请求批准有关事项的行文。这种函的写法，在内容和要求上与请示大致相同，差别主要表现在形式上。也就是说，请求批准的事项，如果审批权限在上级单位，需用请示行文；如果审批权限在同级单位或不相隶属单位，则应使用函行文。,关于申请的函 （主送单位）： 为了 （目的），根据 （依据），我们申请。现将有关情况和我们的意见函告如下： 一、 （基本情况）。 二、（必要性和可行性及其意义）。 三、 （我们的意见 ）。 现将有关材料报送你们，请予审批。 （印章） 年月日,拟写函的注意事项,1行文简洁明确，用语把握分寸，语气平和有礼。 2函用于商洽办理事项时，一般应写明办理时限；复函时则应该迅速、及时。 3函应以附注形式标注联系人、联系电话。 4函的标题、启承语和结束语： 发函：标题一般为关于的函；正文启承语一般为“现函告如下”；需要结束语的，如请求解决困难的函，可用“请予支持”等。 复函：标题一般为关于的复函；正文启承语一般为“现函复如下”；需要结束语的，如答复意见的函，可用“以上意见，请予考虑”等。,（一） 请示的拟写 （二） 报告的拟写 （三） 通知的拟写 （四） 批复的拟写 （五） 函的拟写 （六） 呈批件的拟写,呈批件的适用范围,呈批件是总部各部门、各专业分公司向领导请示工作、报告工作情况和交办事项处理结果的重要内部文种，使用广泛，在重大决策和日常工作中发挥着重要作用。,呈批件首页纸格式,（一）呈批件首页纸有两种： 公司呈批件（蓝色） 部门呈批件（黑色） 其中： 蓝色用于总部各部门、各专业分公司向集团公司（股份公司）领导同志呈报时使用，由部门、专业分公司主要负责人签发。发文代字使用办公厅统一给定的代字，如规划计划部为“计划呈”。 黑色用于总部各部门、各专业分公司内各处室向本部门领导同志呈报时使用，由处室主要负责人签发。部门可自行规定发文代字。,部门呈批件（黑色）,公司呈批件（蓝色）,呈批件首页纸填写的注意事项 1必须使用总部统一的呈批件首页纸，不能自造首页纸。,部门负责人,1,3,4,6,5,7,2,8,1、2、3、4、7、8为必填项，不能有空项；5、6视文件内容而定。,2.呈批件首页纸相关项目要填写齐备，不能将存在无签发人、无发文字号、无标题，有附件但首页无标注，无承办人姓名及联系方式，甚至无标题等问题的呈批件呈报领导。,呈批件只能主送一位领导，不可同时主送多位领导。可根据领导的签发意见直接办理或是转送其他领导。,4.呈批件应视内容进行标密，并严格控制知悉范围。呈批件密级标注方法与文件密级标注方法相同。,油商密,5呈批件仅限于本级机关内部使用，不可用呈批件代替上行文。,呈批件主体内容的拟写 呈批件常用的文种为“请示”、“报告”。其主体内容的拟写同“请示”、“报告”的拟写，应注意以下事项： 1.呈批件要一事一报； 2.呈批件要文字简洁； 3.请示问题的呈批件，请示事项要明确； 4.如涉及其他部门职能，应送有关部门会签； 5.作为重要发文附送的呈批件，应简明扼要地介绍起草文件的来龙去脉等。,呈批件拟写参考模板,关于印发的请示 副总经理： 为了（目的），根据（依据），我们研究制订了（管理办法或方案），拟（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下： 一、起草的有关情况 （起草依据、主要内容、特点等）。 二、征求意见的有关情况 （一）（采纳情况）。 （二）（未采纳情况及未采纳的理由）。 三、我们的意见 （印发的形式，有无突破现行政策、规定，其他需请示的事项等。） 妥否，请批示。 部 二OO九年月日,四、强调几个问题,（一）行文应“确有必要，注重效用” 确定行文时，首先要明确行文的目的和作用，有的放矢，有针对性。同时要注意纠正“发文越多、文件的规格越高，对工作越重视”的误区，根据实际需要确定是否行文。,（二）行文不得“党政不分” 1 党政机关应根据各自的隶属关系和职权范围行文。 2 行政文件中不得有向党组织发指示、交任务的内容。 3必要时党政机关可以联合行文。 4为沟通信息，党政机关还可以互相抄送公文。,（三）公文语言文字要规范准确,1表述清楚、说理透彻、论说严密、叙述方法使用得当（陈述、说明、议论） 2语言平实、简约、得体、庄重, 文字准确规范 3 准确与模糊、庄重与生动相统一,（四）要正确选用文种,应严格按照文件内容和行文关系选用公文文种。 1要有“法定”文种概念，不得生造文种。 2“请示”、“报告”不可混用。 3“通知”、“批复”不可混用。如下级单位未报送“请示”，则不可用“批复”，只可用“通知”。,标题的三要素发文机关、主要内容（事由）、 文种。 公文标题一般构成形式： （发文机关）+“关于”+事由+“的”+文种 注意把握几点： 1. 要切题、简明、醒目、得体； 2. 尽量避免省略； 3. 不能省略文种； 4. 除法规性文件外，一般不使用标点符号。禁止使用逗号、分号、冒号、句号、感叹号等。,（五）公文标题要准确反映公文内容,标题中使用标点符号的特殊情况,标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号。 如：关于开展“四五”普法教育活动情况的报告 关于大庆石油管理局甲醇厂“2.20”重大事故的通报 标题中某一部分需要注释或者说明时，用括号。 如：关于印发中国石油天然气集团公司财务管理办法（试行）的通知 标题中出现规章制度、书名、报刊名时，用书名号。 如：关于印发大庆石油管理局会议管理办法的通知 标题中出现的并列词语之间的停顿，可用顿号，也可空格。 如：关于、职务任免的通知,（六）发文办理要严格履行协调会签程序 在发文办理过程中，对公文涉及其他业务部门的事项，应严格履行会签程序。对会签部门提出的不同意见，主办部门应认真研究，并向有关领导如实反映和说明，提出相关建议，供领导同志决策参考；对未取得一致意见的公文，不得自行下发。,（七）发文办理要“先核后签” 应严格履行发文办理程序，做到“先核后签”。如公司发文，在部门内部流程运转结束后，必须先送办公室核稿，最后送公司领导签发，不可在领导签发后才送核稿 。 部门要加强工作的计划性和前瞻性，杜绝人为形成紧急文件。对紧急公文，必须给办公室核稿岗留出初核、送厅领导审核、送公司领导签发的时间，避免因时间紧急，影响公文质量。,
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