资源描述
交流主要内容 一、公文概述 二、公文格式 三、公文主要文种写法 四、强调几个问题,一、公文概述,公文的定义和作用 公文是具有规范体例格式的公务文书,是各级机关实施领导、进行管理、处理公务、沟通联系的工具。 公文质量的好坏关系机关各项管理工作能否正常高效运转,同时公文质量也代表部门、单位形象,是部门和单位综合水平、综合素质的反映。 公文的重要特点是行文的规范化、制度化和标准化。,公文处理工作应遵循的标准和规定: 国家技术监督局国家行政机关公文格式(GB/T97041999) 国务院办公厅国家行政机关公文处理办法(2001年1月1日施行) 中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条例(1996年5月3日施行) 办公厅厅发20081号、厅发20091号文件 以上这些标准和规定对规范公文管理提出了明确要求,是总部和企事业单位公文处理工作应遵循的原则。,二、公文格式,公文格式标准化的意义,公文格式即公文的表现形式。公文格式标准化是公文处理工作本身所需要的。规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约束力,而且有利于提高工作效率,保证政令畅通。公文格式不规范,不仅影响公文的质量和美观,更重要的是会影响公文的效力,甚至由于格式不规范而造成各种谬误,直接影响公文的严肃性和应有作用的发挥,有时还会因此造成重大失误。,26,28,156,A4纸:长宽=297210 版心:长宽=225156 (单位:mm),25,37,35,3行,单位:mm,文件式格式 国标规定,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。 发文机关标识之下隔 3 行处印一条与版心同宽(156mm)的红色反线。,文件式格式 国标规定,上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 上行文 版式,26,28,156,A4纸:长宽=297210 版心:长宽=225156 (单位:mm),80,37,35,3行字,单位:mm,信函式格式 国标规定,发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm;发文机关全称下4mm处为一条武文线,距下页边20mm处为一条文武线,两条线长均为170mm。,26,28,170,版心与文件式公文基本一致,4,30,20,单位:mm,武文线(上粗下细),文武线(上细下粗),公文格式应符合国家行政机关公文格式(GB/T 97041999)的要求,做到相关要素齐全,字体、字号规范等。 组成公文的各要素可划分为眉首(文头)、主体、版记(文尾)三部分。,主体,版记,眉首,标题、主送机关名称正文、附件、 成文日期、生效标识 附注,主题词、抄送机关、印发机关、印发日期 版记中反线 版记位置,份数序号、秘密等级 保密期限、紧急程度 发文机关标识 发文字号、签发人 红色反线,001,油商密一年,特 急,公文结构,主体,版记,眉首,001,油商密一年,特 急,中油办2009X号,签发人:,份数序号 秘密等级 保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 红色反线,(一)眉首,秘密,机密,绝密,1. 秘密等级和 保密期限: 集团公司秘密有国家秘密和企业商业秘密之分。 国家秘密: 秘密、机密、绝密 商业秘密: 油商密 油商密 油商密,油商密 ,油商密,油商密,(一)眉首,(一)眉首,1.秘密等级和 保密期限: 用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行。 保密期限采用+年的方法标注。,机 密,机密2年,油商密5年,2.份数序号: 若公文需要编号发送时,用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角 第1行 份数编号至少应不少于两位。,正,001,1,01,油商密2年,油商密,(一)眉首,2. 份数序号: 目前,国家机密级、绝密级文件及油商密级的文件,必须标注序号发送。以01或001起编,可用打号机连续编码打印,也可用数码印制机在印制正文同时自动编码打印。,误,019,正,误,(一)眉首,(一)眉首,3. 紧急程度(急件、特急): 用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;若需同时标识密级和紧急程度,密级标在第1行,紧急程度标在第2行。 要实事求是地标注,中国石油天然气集团公司文件,急 件,油商密 ,03,急 件,油商密 ,急 件,(一)眉首,4. 发文机关标识: 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 “文件” 两字组成。特别是上行文也必须加“文件”两字。,(一)眉首,4. 发文机关标识: 联合发文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排列;若联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。,(一)眉首,4. 发文机关标识(字体字号): 国标规定,发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm15mm。 集团公司、股份公司级文件标识字号分别为40、38号;企业字号不得大于36号。,(一)眉首,4. 发文机关标识 (排列): 单行式 企业单位名称614字(不含文件2字):36号小标宋体字,固定值44磅,缩放75% 字数为14字以上:调节缩放比例,字高不变。,(一)眉首,4. 发文机关标识(排列): 折行式 前缀有“中国石油天然气集团公司”、“或中国石油天然气股份有限公司”,“气”字转行;格式:23号小标宋体字;字形无缩放。 单位名称9字以内,36号小标宋体字,固定值44磅,缩放75%;字数为9字以上,调节缩放比例,字高不变。,(一)眉首,5. 发文字号: 构成国标规定,发文字号组成如下: 发文代字+年份+序号 如:中油财200928号 不能颠倒 不能缺项,(一)眉首,5. 发文字号: 发文代字 一般由两个层次组成:发文机关代字+发文机关主办文件的部门代字,或再+发文形式。 不要“字”等虚字, 不要过长。,(一)眉首,5. 发文字号: 集团公司企事业单位上行文发文代字: 企业名称代字+企业行业类型代字+企业组织形式代字,油气田企业“油” 炼化企业“石化”,局、公司、厂、 院、所、中心,大庆石油管理局庆油局 大庆石油化工总厂庆石化厂,(一)眉首,5. 发文字号: 股份公司企事业单位上行文发文代字: 企业名称代字+企业行业类型代字 油气田企业油 炼化企业石化、炼化、化销 销售企业销售 大庆油田有限责任公司庆油 大庆石化分公司庆石化 特殊:股份公司勘探开发研究院、规划总院、石油化 工研究院的发文代字有“企业组织形式代字”。 如勘探开发研究院勘探院,(一)眉首,5. 发文字号: 年份国标规定,年份应用阿拉伯数码标全称,并用六角括号“ ”括入。年份要用全称,不应简化。,不能使用 圆括号“( )” 方括号“ ”,(一)眉首,5. 发文字号: 序号 不编虚位(即1不编为001); 序号前不加“第”字。 序号是发文流水号,一般同一发文形式,统一按顺序编号。,5. 发文字号: 发文字号位于发文机关标识之下空2行,红色反线之上,用3号仿宋体字左右居中排。 上行文,有签发人时,发文字号居红色反线上方左端空一字。 信函格式,发文字号位于武文线下右上角。,(一)眉首,(一)眉首,6. 签发人: 上行文需标识签发人姓名。 应用3号仿宋体标识“签发人”3 字,而后用全角冒号;而签发人姓名用3号楷体字。 不能只写“签发”两字,(一)眉首,6. 签发人: 如有多个签发人,主办单位签 发人姓名置于第1行,其他签发人姓名按发文机关顺序依次排列,下移红色反线,发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。,版记,主送单位: 一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。 二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 附件:XXXXXXXX (XXXXXXXXX),标题、主送机关名称正文、附件、附注 成文日期、生效标识,主体,(二)主体,(二)主体,1. 公文标题: 公文标题在红色反线下空行,用号小标宋体字,分一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。,(二)主体,2. 主送机关: 位置:在文件标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识。,2主送机关: 标点符号:各单位、部门间用逗号,用作定语的同类单位间用顿号。主送单位中不用“和”、“及”等连词。,(二)主体,主送机关: 企事业单位向总部报送正式上行文件,主送机关应为“中国石油天然气集团公司”或“中国石油天然气股份有限公司”,不使用“集团公司”、“股份公司”等简称。正式上行文件,除可直接主送集团公司办公厅和专业分公司外,不得直接主送集团公司或股份公司的业务部门。,(二)主体,主送机关: 集团公司向国务院国资委、国家部委等报送公文,主送机关应为“国务院国资委”、“财政部”等国家部委,不得径送国家部委的某一厅局,如不得主送“国务院国资委规划局” 。,(二)主体,主送机关: 总部印发普发性下行文件,主送机关规范用语为“各企事业单位”,若仅对某一类型企业普发文件时,可使用如 “各油气田企业”、“各炼化企业”、“各销售企业”等规范统称。 在遇到主送机关不是同类型的全部时,应一一列出,通常不用“各有关单位”这种不确切的概括词。,(二)主体,(1)一般情况不可随意使用; (2)在印发项目或投资计划、会议通知、培训通知等文件,正文或附件中列明了要发送的“有关”单位的名单、名额等情况下可使用; (3)不得使用“各有关企业”、“各企业”、“各单位”、“各有关部门”等。 (4)若“有关”单位数量不太多时,可一一列上,但太多(超过3行文字)时,则一一列入版记“抄送”之前,用“主送:”。,“各有关单位”的正确用法,(二)主体,3. 公文正文: (1)正文排版为行距固定值28镑,每页22行,每行28字。 (2)主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。,(二) 主体,3. 公文正文: 注意: (1)公文正文中不得有表格、示意图、结构图等形式。要将表格中内容转化为文字表述或是作为附件。,(二)主体,3. 公文正文: 注意: (2)正文中不要出现一字行。 (3)不要出现背题 。,(二)主体,结构层次: 序数 一、 (一) 1.(用圆点!) (1) 格式 回行空2字,一、XXXXXXXX (一)XXX,XX。XXX 1. XXXX (1)XXXX,(二)主体,4. 附件: 附件题录 “附件” 与正文间空1行,前空2个汉字。 “附件”之后标全角冒号,接排文字,回行内对齐。,XXXXXXXXXXXXXXX。 附件: 关于XXXXXXXXXXX的可行性 报告,(二)主体,4. 附件: 附件题录 不能只写“附”,或写为“附表”。 应写为“附件”。,(二)主体,附件:1. XXXXX 2. XXXXX,4. 附件: 题录序号 附件如不止一个,只用1个“附件”,并用阿拉伯数字编序号。 序号数码后加圆点“”。,(二)主体,4. 附件: 附件正文 序号及名称应与前面的题录标题名称一致。 正文首页左上角顶格用3号方正仿宋体标注“附件”或“附件”,其后不加冒号。,(二)主体,4. 附件: 附件正文 附件正文中的字体字号、行距版式应与正文一致。,(二)主体,5. 附注: 公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期之下空1行。 不要写“附注”2字。,(二)主体,5. 附注: (1)上行文、平行文都应该标注公文联系人及联系电话等附注内容。 (2)要求报送材料等通知中的联系人及电话属于正文内容,不适用附注的标识方法。,(二)主体,6. 公文生效标识: (一)单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm4mm,印章用红色。,印章 弧下无字采用下套式,仅以下弧压在成文时间上 弧下有字采用中套式,印章中心压在成文时间上,(二)主体,(二)主体,印章 印章不得盖在空白页上。印章(成文日期)页至少有一行正文文字,可通过调整行距或字距解决。成文日期页也不得采取标识“此页无正文”的方式。,联合行文: 两个部门,日期拉开,左右空七,主办在前,印章对齐; 三个以上,应署名称,序同文头,最多排三,末排居中。,7. 成文时间: 国标规定,成文时间采用汉字数字小写,“零”写为“”。 正常情况下,成文时间与正文文字间空4行,右空4字。,正确:二五年十月二十七日 数字:二00五年十月二十七日 英文:二OO五年十月二十七日,成文时间以领导同志签发日期为准; 联合发文,以最后签发机关的签发日期为准。,(二)主体,7. 成文时间:格式 【单一单位】不标单位名称,与正文间空4行 【两个单位】不标单位名称,与正文间空4行 【三个以上】标列单位名称,下空1行标时间,二五年十月二十七日,二 五 年 十 月 二 十 七 日,二五年十月二十七日,(二)主体,主题词、抄送机关、印发机关、印发日期 版记中反线 版记位置 页码,版记,(三)版记,(三)版记,1. 主题词: 注意字体字号。 “主题词”3个字为3号方正黑体字,居左顶格排,后为全角冒号; 词目字体为3号方正小标宋体字,中间空一个汉字。,(三)版记,1. 主题词: 一般不超过5 个词; 千万不要漏标 文种; 要准确反映出公文的主要内容。 (标引不准易起歧义),抄送机关: 国标规定,只有主送、抄送两种公文发送方式。版记中,除前面的主送单位因数量太多可列入版记外,版记中只有“抄送”。 所谓“抄报”,原是向上级或行业、业务主管部门抄送所用,现已明确废弃。“分送”的由来是因为“公文不能送个人”而又要给领导同志发送文件派生出来的。“分送”专指送领导同志阅知的范围,但目前总部公文采取“只送不标”的办法。 总部文件“分送”规范用语:党组成员、总经理助理、管理层成员,副总师(可选一项或多项)。,(三)版记,主题词: 通知 抄送:国务院国资委。规划计划部,财务资产部,法律事 务部。存档(2),共印30份。 中国石油天然气集团公司办公厅 2008年3月29日印发,2. 抄送机关: 抄送机关在主题词下1行,左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关之间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐(即内对齐);在最后一个抄送机关后标句号。抄送顺序先外后内。,(三)版记,(三)版记,3. 其他: (1)版记位置国标规定,放在公文最后双码页底端; (2)印发机关公文的印制主管部门,一般为各机关的办公厅(室)或文秘部门。格式:3号仿宋体字,左空一字。 (3)印发日期国标规定,以付印日期为准,不一定是成文日期,成文日期是领导签发日期。格式:3号仿宋体字,右空一字。 (4)页码空白页和空白页之后的页不标识页码(包括印有版记的那面)。,三、公文主要文种写法,三、公文主要文种写法 (一) 请示的拟写 (二) 报告的拟写 (三) 通知的拟写 (四) 批复的拟写 (五) 函的拟写 (六) 呈批件的拟写,公文的种类 要有“法定文种”的概念 国家行政机关公文处理办法(13个): 命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 中国共产党机关公文处理条例(14个): 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,集团公司作为中央直属企业,在规定的公文种类中,最常用的主要有以下9个文种: 请示、报告、通知、批复、通报、决定、意见、函、会议纪要 按照行文方向,可分为: 上行文:请示、报告、(意见) 平行文:函 下行文:通知、批复、通报、决定、会议纪要、(意见),(一) 请示的拟写 (二) 报告的拟写 (三) 通知的拟写 (四) 批复的拟写 (五) 函的拟写 (六) 呈批件的拟写,请示的适用范围 1超出本部门、本单位批准权限,请求上级 单位批准、审定的事项; 下级单位、部门在工作中遇到新情况、新问题,请求上级单位解决或协助解决困难; 3对上级政策、规定中不明确或工作中遇到的难以把握、拿不准的问题,请求上级指示、需上级明确答复的。,请示的主要种类,(一)请求批准事项的请示:遇到按规定必须经上级机关批准方可处理的问题,如项目的审查核准、股权转让事项、机构设置、人员奖惩、资金拨给等。 (二)请求解决问题的请示:本单位某一问题和困难需要上级帮助解决;工作中出现涉及面广,无法协调解决或单独解决的问题,必须靠上级领导机关出面协调或统筹安排。 (三)请求指示的请示:请求工作中遇到新情况、新问题,解决起来无章可循,需要上级机关作出指示方可办理。如突发性事件中有关问题的处理,情况特殊,难以执行原规定等事项。,(一)引语 简要概括请示什么问题,即 提出请示的原因或根据,写明请示什么问题,为什么请示,力求简洁凝炼。然后用“现将有关情况及意见报告如下”、“请示如下”等承启下文,其后多用冒号。 (二)主体 1. 为什么请示(基本情况、原因、依据、理由、可行性、必要性)。 2.请求批准的具体事项。即要求批准、答复或具体解决的问题和事情。 (三)结束语 一般用“妥否,请批示。”作结束语。,请示的基本结构,关于XXXX(事由)的请示 XXXX(主送单位): 为了XXXX(目的),根据XXXX(依据),我单位拟XXXXX(意图主旨)。现将有关情况报告如下: 一、XXXX(基本情况) 二、XXX(请示事项的必要性、可行性及意义) 三、XXX(具体方案和请示事项) 妥否,请批示。 (印章) XXX年X月X日 (联系人:XXX 电话:XXX),拟写请示应注意的事项 1应根据隶属关系和职权范围确定行文关系,不得越级“请示”和“报告”。如总部统一以集团公司名义向国务院国资委、国家部委报送上行文件,但不得直接向国务院报送公文(信息报送除外)。 各企事业单位、总部部门、专业分公司均不得以单位或部门名义向国务院国资委、国家部委等报送上行文。,拟写请示应注意的事项 “请示”一般只写一个主送机关,不得多头主送,也不得抄送下级单位。,拟写请示应注意的事项 3一般不向领导同志个人报送“请示”。如因领导同志直接交办、确需主送领导的,以便函形式报送,文件落款处由单位负责人亲笔签字,不加盖单位印章。,企事业单位上报公文行文规则 4请示的事项要具体明确,同时还要提出本单位的处理意见,表明本单位对请示事项的倾向性,请上级单位批复时参考。,拟写请示应注意的事项 5应准确把握请示的行文语气,做到语气委婉、言辞恳切。,拟写请示应注意的事项 6应规范请示的结束语。请示的规范结束语为“妥否,请批示。”等。注意“否”后不用“?”号,“示”后不用“!”号。,(一) 请示的拟写 (二) 报告的拟写 (三) 通知的拟写 (四) 批复的拟写 (五) 函的拟写 (六) 呈批件的拟写,报告的适用范围 按照上级单位部署或工作计划,完成每一项任务,一般要向上级单位报告; 向上级单位反映工作中的情况; 回答上级单位的询问; 按照上级单位要求报送有关文字材料。,报告的种类 答复上级单位询问和交办事项的报告 工作报告 3 反映情况的报告 4 报送文件材料、备案报告,报告的基本结构 1.引语。报告的缘由和目的,即为什么写,是为了让上级掌握情况,还是为了答复上级机关提出的问题。要直截了当,集中概括,并用“现将有关情况报告如下”之类的话承启下文。 2.主体:即报告的具体内容。注意要以反映情况为主,要注意层次。 3.结束语 :一般用“特此报告”作结束语。,XXX(单位)关于XXXXXX工作情况的报告 XXXX(主送单位): 根据XXXXXX要求(或XXXXXX以来),我们XXXX(概述工作背景或基本情况),对XXXXX工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下: 一、XXXXXX(工作基本情况) 二、XXXXXX(主要做法和成绩,包括采取的办法、措施和产生的效果等) 三、XXXXXX(存在的问题,以及拟采取的对策措施) 四、XXXXXX(下一步工作安排和思路) (印章) XXX年X月X日 (联系人:XXX 电话:XXX),拟写报告应注意的事项 1“报告”与“请示”不可混用。,拟写报告应注意的事项 2 “报告”中也不应夹带请示事项。报告中若涉及请示事项,应另行用请示行文,与报告严格分开。,拟写报告应注意的事项 3 应规范报告的结束语。 报告的规范结束语为“特此报告。”不使用“特此报告,请批示(指示、批复)。”,(一) 请示的拟写 (二) 报告的拟写 (三) 通知的拟写 (四) 批复的拟写 (五) 函的拟写 (六) 呈批件的拟写,通知的适用范围,1传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项; 印发规章制度、指导意见、方案等内容的通知; 转发上级机关和不相隶属机关的公文; 任免干部。,通知的分类,通 知,部署 工作类,管理 措施类,周知类,会议 通知类,印发 文件类,任免类,制订 政策类,机构设置、调整,启用印章,常用通知写法 一般性通知(部署工作、管理措施、制订政策) (1) “通知缘由” “根据”“目的”,现就问题通知如下: ()部署的工作、加强管理的措施、下达的政策逐项列出; (3)提出进一步要求。,一般性通知拟写注意事项: 提出的工作要求,必须切实可行,具有操作性,且属下级单位能力及权限范围内的,忌要求大而空。 报送材料及其他有时限要求的任务,需要写具体日期及联系人、联系方式。 一般事项性的通知,使用函件或便函即可;重大事项的通知使用公司或部门文件形式印发。,会议通知的写作的要素一般有: (1)引语:召开会议的原因、目的及会议名称、召开单位,然后“现将有关事项通知如下:”过渡到通知事项; ()事项部分:一般以标题形式写明会议内容、时间和地点(注意交代报到时间)、参会者准备事项等; ()写明联系人和联系方式(姓名、电话、传真、电子邮 箱等)。 必要时最好再附上报名回执单,要求对方填写参会者姓名、性别、职务/职称、联系电话(手机)、车次/航班及到达时间等。,会议通知,会议通知模板,关于XXXXX的通知 XXXX: 为XXXXX(目的主旨),根据XXXXXX(依据),XXXX(主办单位)决定于XX年X月X日在XXX召开XXXX会议。现将有关事项通知如下: 一、会议时间、地点 二、会议内容 三、参会人员 四、其他事项 如住宿、费用、接站问题、回执于何时前传真至XXX,以及其他需要提示的事项。 五、联系人及电话 附件:1. 参会名额分配表(或具体内容安排) 2. 参会人员回执,印发会议通知注意事项 1会议通知不以集团公司(股份公司)文件或部门文件(办公厅文件除外)印发。 2集团公司工作会议、集团公司领导干部会议的会议通知,以办公厅文件印发; 3部门组织召开的业务性会议(二、三类会议)的会议通知,以部门函件或便函印发。,3印发类通知 印发规章制度、指导意见、材料、活动方案等内容的通知。,模板一: 关于印发XXX的通知 XXXXX: 现将XXXXX印发给你们,请依照执行。,模板二: 关于印发XXXXXX的通知 XXXXX: 为XXXXX(目的主旨),根据XXXXXX(依 据),特制定XXXX,现印发给你们,请结合实际,认真贯彻执行,并将有关要求通知如下: 一、XXXXXX。 二、XXXXXX。,印发类通知注意事项,领导同志或部门负责人的讲话,原则上在会上以会议文件印发,不以公司及部门文件、函件印发。会后确需印发的重要讲话,可以办公厅通报印发。,印发类通知 注意事项,不要将其他的 法定文种以通 知印发。如以通知印发通报,以通知印发通知。,4转发类通知,转发类模板: 关于转发XXXXXX的通知 XXXX: 为XXXXX(目的主旨),现将XX(上级单位或有关主管单位名称)XXXXX(文号)转发给你们,请结合实际,认真贯彻执行。 XXXXXX(具体贯彻意见,可选项)。,转发类通知注意事项 不以集团公司(股份公司)文件或部门文件转发上级有关部门文件,可以办公厅函件、部门函件或便函转发。,5. 任免类通知,任免类通知一般模板: 关于XXX等同志聘任的通知 XXXX: 根据工作需要,经研究,决定: 任命XXX为XXX; 任命XXX为XXX; 免去XXXX的XXXX(职务)。 注意事项: 任免行政职务与党内职务,所用文件文头不同。,(一) 请示的拟写 (二) 报告的拟写 (三) 通知的拟写 (四) 批复的拟写 (五) 函的拟写 (六) 呈批件的拟写,批复的适用范围及特点 批复是与请示相对,应用于答复下级机关请示事项的下行文种。 批复的特点 权威性:一经批复,对请示的下级单位有直接约束力。 被动性:专门用于答复下级请示事项,先有上报的请示,后有下发的批复,一来一往,被动行文。 针对性:必须针对下级机关的请示而发。明确、简洁,以利下级单位执行。 鲜明性:对于所批复的问题,态度必须明朗,同意或不同意,或不完全同意,不能模棱两可。,批复的基本结构 1批复的根据:收到什么请示? 根据什么规定? 经研究,现批复如下: 2批复的具体内容 3希望和要求,批复的一般写法,批复模板 关于XXXX的批复 XXXX: 你单位XXXXX(文号)收悉。经研究,现批复如下: 一、同意XXXX。 二、XXXXX(具体要求)。 三、 XXXXXXXXXX(提出进一步做好此项工作的要求,以及从长远或整体上提出有关要求)。,1应态度鲜明,语气肯定,文字精炼,言简意赅。 同意性批复勿需说明理由,往往对落实批复内容提一些原则性要求,应明晰、简洁;不同意的批复,需阐述理由、原因,但要简明扼要。 对报请审批规划、方案类的批复,在原则同意的同时,对需要注意的问题加以强调。,批复拟写注意事项,批复拟写注意事项 “批复”和“通知”不可混用。,批复拟写 注意事项,. 批复标题拟定时,不要写成关于XXX请示的批复, 或使用其他非法定文种。,批复拟写注意事项 要写明针对什么请示作出的批复。,批复拟写注意事项 引用下属单位的请示,除引用标题外,还需引用文号。,(一) 请示的拟写 (二) 报告的拟写 (三) 通知的拟写 (四) 批复的拟写 (五) 函的拟写 (六) 呈批件的拟写,函的适用范围及种类,函主要适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询意见、询问或答复问题,请求批准和答复审批事项等。 函的种类主要有: 征询意见函 请求批准函 答复意见和答复审批事项的函,函使用的文头,“函”通常使用函件的文头(即信函格式)印制。,函的写法,1.征询意见函:是向有关单位询问、了解某一事项或征求对某一事项意见的行文。首先写明征询意见的缘由;其次写明需要询问和了解或征求意见的事项,必要时应写明本单位对该事项的倾向性意见;第三写清函复的时间要求和联系及联系电话等。,关于征求意见的函 (主送单位): 为了 (目的),根据 (依据),我们拟(或我们研究制订了 )。现就有关问题征求你们意见(或现将 转去 ),请研究提出修改意见,于 年月日前函告。 联系人: 联系电话: (印章) 年月日,2.答复意见函:是针对来函提出意见或作出回复的行文。首先写明对什么来函或什么问题进行函复;其次写明对来函内容的总体意见或评价;第三写明函复的具体意见。,关于有关意见的复函 (主送单位): 你们 关于征求 意见的函(文号)收悉。经研究,现将有关意见函复如下: 一、原则同意 。 二、 (具体意见)。 (印章) 年月日,3.请求批准函:是向不相隶属单位请求批准有关事项的行文。这种函的写法,在内容和要求上与请示大致相同,差别主要表现在形式上。也就是说,请求批准的事项,如果审批权限在上级单位,需用请示行文;如果审批权限在同级单位或不相隶属单位,则应使用函行文。,关于申请的函 (主送单位): 为了 (目的),根据 (依据),我们申请。现将有关情况和我们的意见函告如下: 一、 (基本情况)。 二、(必要性和可行性及其意义)。 三、 (我们的意见 )。 现将有关材料报送你们,请予审批。 (印章) 年月日,拟写函的注意事项,1行文简洁明确,用语把握分寸,语气平和有礼。 2函用于商洽办理事项时,一般应写明办理时限;复函时则应该迅速、及时。 3函应以附注形式标注联系人、联系电话。 4函的标题、启承语和结束语: 发函:标题一般为关于的函;正文启承语一般为“现函告如下”;需要结束语的,如请求解决困难的函,可用“请予支持”等。 复函:标题一般为关于的复函;正文启承语一般为“现函复如下”;需要结束语的,如答复意见的函,可用“以上意见,请予考虑”等。,(一) 请示的拟写 (二) 报告的拟写 (三) 通知的拟写 (四) 批复的拟写 (五) 函的拟写 (六) 呈批件的拟写,呈批件的适用范围,呈批件是总部各部门、各专业分公司向领导请示工作、报告工作情况和交办事项处理结果的重要内部文种,使用广泛,在重大决策和日常工作中发挥着重要作用。,呈批件首页纸格式,(一)呈批件首页纸有两种: 公司呈批件(蓝色) 部门呈批件(黑色) 其中: 蓝色用于总部各部门、各专业分公司向集团公司(股份公司)领导同志呈报时使用,由部门、专业分公司主要负责人签发。发文代字使用办公厅统一给定的代字,如规划计划部为“计划呈”。 黑色用于总部各部门、各专业分公司内各处室向本部门领导同志呈报时使用,由处室主要负责人签发。部门可自行规定发文代字。,部门呈批件(黑色),公司呈批件(蓝色),呈批件首页纸填写的注意事项 1必须使用总部统一的呈批件首页纸,不能自造首页纸。,部门负责人,1,3,4,6,5,7,2,8,1、2、3、4、7、8为必填项,不能有空项;5、6视文件内容而定。,2.呈批件首页纸相关项目要填写齐备,不能将存在无签发人、无发文字号、无标题,有附件但首页无标注,无承办人姓名及联系方式,甚至无标题等问题的呈批件呈报领导。,呈批件只能主送一位领导,不可同时主送多位领导。可根据领导的签发意见直接办理或是转送其他领导。,4.呈批件应视内容进行标密,并严格控制知悉范围。呈批件密级标注方法与文件密级标注方法相同。,油商密,5呈批件仅限于本级机关内部使用,不可用呈批件代替上行文。,呈批件主体内容的拟写 呈批件常用的文种为“请示”、“报告”。其主体内容的拟写同“请示”、“报告”的拟写,应注意以下事项: 1.呈批件要一事一报; 2.呈批件要文字简洁; 3.请示问题的呈批件,请示事项要明确; 4.如涉及其他部门职能,应送有关部门会签; 5.作为重要发文附送的呈批件,应简明扼要地介绍起草文件的来龙去脉等。,呈批件拟写参考模板,关于印发的请示 副总经理: 为了(目的),根据(依据),我们研究制订了(管理办法或方案),拟(意图主旨)。现将有关情况和我们的意见报告如下: 一、起草的有关情况 (起草依据、主要内容、特点等)。 二、征求意见的有关情况 (一)(采纳情况)。 (二)(未采纳情况及未采纳的理由)。 三、我们的意见 (印发的形式,有无突破现行政策、规定,其他需请示的事项等。) 妥否,请批示。 部 二OO九年月日,四、强调几个问题,(一)行文应“确有必要,注重效用” 确定行文时,首先要明确行文的目的和作用,有的放矢,有针对性。同时要注意纠正“发文越多、文件的规格越高,对工作越重视”的误区,根据实际需要确定是否行文。,(二)行文不得“党政不分” 1 党政机关应根据各自的隶属关系和职权范围行文。 2 行政文件中不得有向党组织发指示、交任务的内容。 3必要时党政机关可以联合行文。 4为沟通信息,党政机关还可以互相抄送公文。,(三)公文语言文字要规范准确,1表述清楚、说理透彻、论说严密、叙述方法使用得当(陈述、说明、议论) 2语言平实、简约、得体、庄重, 文字准确规范 3 准确与模糊、庄重与生动相统一,(四)要正确选用文种,应严格按照文件内容和行文关系选用公文文种。 1要有“法定”文种概念,不得生造文种。 2“请示”、“报告”不可混用。 3“通知”、“批复”不可混用。如下级单位未报送“请示”,则不可用“批复”,只可用“通知”。,标题的三要素发文机关、主要内容(事由)、 文种。 公文标题一般构成形式: (发文机关)+“关于”+事由+“的”+文种 注意把握几点: 1. 要切题、简明、醒目、得体; 2. 尽量避免省略; 3. 不能省略文种; 4. 除法规性文件外,一般不使用标点符号。禁止使用逗号、分号、冒号、句号、感叹号等。,(五)公文标题要准确反映公文内容,标题中使用标点符号的特殊情况,标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时,用引号。 如:关于开展“四五”普法教育活动情况的报告 关于大庆石油管理局甲醇厂“2.20”重大事故的通报 标题中某一部分需要注释或者说明时,用括号。 如:关于印发中国石油天然气集团公司财务管理办法(试行)的通知 标题中出现规章制度、书名、报刊名时,用书名号。 如:关于印发大庆石油管理局会议管理办法的通知 标题中出现的并列词语之间的停顿,可用顿号,也可空格。 如:关于、职务任免的通知,(六)发文办理要严格履行协调会签程序 在发文办理过程中,对公文涉及其他业务部门的事项,应严格履行会签程序。对会签部门提出的不同意见,主办部门应认真研究,并向有关领导如实反映和说明,提出相关建议,供领导同志决策参考;对未取得一致意见的公文,不得自行下发。,(七)发文办理要“先核后签” 应严格履行发文办理程序,做到“先核后签”。如公司发文,在部门内部流程运转结束后,必须先送办公室核稿,最后送公司领导签发,不可在领导签发后才送核稿 。 部门要加强工作的计划性和前瞻性,杜绝人为形成紧急文件。对紧急公文,必须给办公室核稿岗留出初核、送厅领导审核、送公司领导签发的时间,避免因时间紧急,影响公文质量。,
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