office办公软件应用

1 第 1章 文字 处理软件 由微软公司开发的办公套装软件， 是一个集文字处理（ 电子表格（ 演示文稿制作（ 数据库管理（ 电子邮件（ 多种 组件 于一体的办公应用系统 。 其中，文字处理是计算机在办公自动化中的最为重要的应用，字处理软件 以帮助用户根据不同需求建立多种类型的文档，实现灵活多样的图文混合编排。 动 动 直接的方法是单击“开始”按钮，然后在“程序”右侧的 菜单中选择相应菜单项，如“开始” |“程序” |“ |“ 此外，还可采用以下两种方式启动 在“资源管理器”或“我的电脑”窗口中双击 序文件，或选择“开始” |“运行”命令，打开“运行”对话框，在文本框中输入 击“确定”按钮。 在“资源管理器”或“我的电脑”窗口中双击某个扩展名为 文件，系统会快速启动 打开指定的 档。 出 户 在完成了文档的编辑、排版之后，需要正确地退出 能保证所作的工作安全地完成。 供了以下几种退出或关闭的方法： 选择“文件” |“退出”命令。 单击 口右上角的“关闭”按钮。 双击 口左上角的“控制菜单”按钮。 要在 进行字处理工作，首先应创建一个新文档或打开一个已有文档，用户输入文档内容，然后进行编辑和排版，完成后将文档保存起来。 建新文档 启动 ，如果没有指定要打开的文档， 自动创建一个名为“文档 1”的空白文档。创建空白文档的方法有两种： 单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮。 选择“文件” |“新建”命令，在 任务窗格中 单击“空白文档”选项。 此外，用户还可利用现有文档格式建立一个新文档。单击“新建文档”任务窗格中“根据现有文档”选项，打开“根据现有文档新建”对话框，选择需要的模板文件，单击“创建”按钮。 入文档内容 当新建一个文档并打开文档窗口时，编辑区中会出现一个闪动的竖线光标，即“插入光标”，指示出用户下一个键入字符的位置，即“插入点”的位置。在“页面”视图和“ 图下，用户可以在文档的空白区域的任意位置双击鼠标左键设置插入点，以便插入文本、表格或其他内容，这就是 供的“即点即输”功能（如无法使用该功能，选择“工具” |“选项”命令，在“编辑”选项卡中选中“启用即点即输”复选框）。此外，还可以使用键盘上的、 操作键实现光标在文档中的移动。 存与关闭文档 1保存文档 在以下情况下，需要对文档进行保存：新建的未命名文档、打开并修改后的文档、需要改变为其他格式的文档。 2 正式存盘 单击“常用” 工具栏上的“保存”按钮，或选择“文件” |“保存”命令， 当前正在编辑的文档按原文件名存盘。 按新的文件名、类型或新的位置存盘 要将打开的文档在指定目录下作为副本保存，或者在对文档编辑修改后，要按新的文件名、新的类型或位置保存，选择“文件” |“另存为”命令，打开“另存为”对话框。 2关闭文档 关闭文档是将文档从内存中清除，并关闭该文档的窗口。选择“文件” |“关闭”命令，或者单击文档窗口右上角的“关闭”按钮，即可将文档关闭。如果要关闭的文档已作了修改，系统将提示是否保存对文档的修改，根据具体情况选 择“是”、“否”或“取消”。 档的格式 设置 符格式设置 字符是指作为文本输入的汉字、字母、数字、标点符号和特殊符号，字符格式的设置决定了字符在屏幕上显示或打印输出时的形式，包括字体、字号、字符大小、形状、颜色等，在用户未设置字符格式时， 用默认格式设置，如中文字体为宋体、字号为五号字等。 落格式设置 ，段落以段落标记“ ”为结束标志。段落格式就是以段落为单位的格式设置，包括对段落齐、缩进、行间距、段间距以及首字下沉、项目符号等。设置段落格式时，若只针 对某一个段落，直接将插入点置于该段落中即可；若同时设置多个段落的格式，则要选定这些段落。 1设置段落对齐方式 段落对齐方式有五种，即“左对齐”、“居中”、“右对齐”、“两端对齐”和“分散对齐”。其中，“两端对齐”为默认方式，除最后一行左对齐外，其他行能够自动调整词与词间的宽度，使每行正文两边在左右页边距处对齐。 利用“段落”对话框设置 选择“格式” |“段落”命令，打开“段落”对话框，如图 示。在“缩进与间距”选项卡的“常规”区域，单击“对齐方式”下拉列表，选择所需方式。设置效果如图 利用工具栏设置 “格式”工具栏提供了段落对齐方式、行距和缩进按钮（如图 示），方便用户快速设置常用的段落格式。 2设置段落缩进 段落缩进是指段落相对于左右页边距向页面内缩进一段距离。段落缩进包括四种缩进方式：左缩进、右缩进、悬挂缩进和首行缩进，如图 示。 左（右）缩进：整个段落中所有行的左（右）边界向右（左）缩进。 首行缩进：段落第一行第一个字符向右缩进，使之区别于前一个段落。 悬挂缩进：除首行外，段落中的其他行左边界向右缩进。 设置段落缩进的方法，一是利用“段落”对话 框，在其“缩进与间距”选项卡的“缩进”区域中设置。二是利用文本编辑区上方的水平标尺快速、简单地设置。方法是：用鼠标左键按住相应的滑块拖到所需位置，如图 示。注意，若水平标尺不可见，可选择 “视图”|“标尺”命令使其显示出来。 2设置行间距和段间距 行间距指段落中行与行之间的距离。默认行间距为一行，即 12 磅。段间距指两个相邻段落之间的距离，由前一个段落的段后距离和后一个段落的段前距离组成。 3 行间距和段间距均在“段落”对话框的“缩进与间距”选项卡中设置。“段前”和“段后”的度量单位有“行”和“磅”两种 。要在两者之间转换，选择“工具” |“选项”，在“选项”对话框的“常规”选项卡中设置。 面格式设置 建立新文档时，已经默认了纸型、纸的方向、页边距等页面属性的设置，用户可以根据具体工作的需要来修改这些设置。页面设置可以在输入文档之前，也可以在输入文档过程中或文档输入之后进行。 1设置纸张 认的纸张大小为 度 21厘米，高度 米）。如果用户的设置和实际的打印纸的大小不一样，将会造成打印时分页的错误，必须特别注意。 选择“文件” |“页面设置”命令，打开“页面设置 ”对话框。 单击“纸张”选项卡，在下拉列表中选择所需纸张，单击“确定”按钮。 2设置页边距和纸张方向 页边距是指打印出的文本与纸张边缘之间的距离。默认左右页边距 米，上下边距 米，无装订线，页面方向为纵向。若要改变默认设置，可在“页面设置”对话框中，单击“页边距”选项卡，调整上下左右页边距的值，设置页面方向、装订线位置及应用范围，最后单击“确定”按钮，使设置生效。如图 示。 在页面视图下，当鼠标指向水平标尺或垂直标尺上的页边距标志线时（灰色和白色部分交界处），指针会变为双向箭头 ，拖动鼠标可快速设置页边距。 3设置版式 在“页面设置”对话框的“版式”选项卡中，可设置以下内容： “节的起始位置”：选定开始新的一节，同时结束前一节的内容。 “页眉和页脚”区：指定是否设置奇偶页不同、首页不加页眉以及页眉页脚距纸张边界的距离。 “页面”区：设置文本在页面上的垂直对齐方式。 “行号”按钮：在某一节或整篇文档的左边添加行号。 “边框”按钮：给文档页面添加边框。 第 2章 电子表格软件 子表格 软件 003 是微软公司 公组件的一个重要组成部分。其 功能强大，不仅可以制作各类表格，还可以对表格数据进行组织、计算、分析和统计处理。本章主要介绍 003 的基础知识和 基本 操作。 作表的基本操作 一个工作薄 文件 可以包含多个工作表，默认 为 3 个，最多 可 包含 255 个工作表。 在工作簿中 可以 对 工作表进行 插入 、删除、重命名、移动、复制等 各种 基本操作。 1选定工作表：单击该工作表标签。 2 插入工作表：选定工作表， 右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择 “插入 ”命令，可以在选定的工作表前插入一个空白工作表； 3 删除工作表 ：选定工作表， 右键单击工作表标签， 在其 快捷菜单中选择 “删除 ”命令 。 4 重命名工作表：双击工作表标签，或 在 工作表标签 快捷菜单中选择 “重命名 ”命令，工作表名被反白显示， 输入 新的 名 称 ， 按回车键确定。 5 移动或复制工作表：有以下两种方法。 选定某个工作表的标签 ， 按住鼠标左键拖动鼠标，鼠标左上方会出现一个黑色三角符号，拖动到指定位置松开左键，可以将选定工作表移动到新的位置 。如果在拖动鼠标的同 4 时按住 将工作表复制到指定位置。 选定要移动或复制的工作表标签， 在 其 快捷菜单中选择 “移动或复制工作表 ”命 令，打开如图 示的对话框， 在“下列选定工作表之前”列表中选择目标位置，如果是复制操作， 选定 “建立副本 ”复选框 ， 否则进行移动操作。 移动和复制操作 既 可以在同一工作薄中进行，也可以在不同工作薄中进行。 如果目标位置不在当前工作簿中，需 在 “工作薄 ”下拉列表中指定移动或复制操作的目标工作薄。 元格的基本操作 1选定单元格 在任何操作之前必须先选定单元格。单元格的选定有单选和多选之分。 选定单个单元格： 用鼠标单击 该 单元格。 选定整行或者整列的单元格 ： 单击某个行号或者列标。 选定连续矩形 区域内的多个单元格 ：单击矩形区域 左上角的单元格 ，按住鼠标键并拖动到 矩形区域 右下角的单元格；或者 单击 左上角的单元格 ，然后 按住 ， 单击右下角的单元格。 选定不连续的多个单元格 ： 按住 次 单击要选定的单元格。 以上方法的组合可以选定连续的多行、多列，不连续的多行多列，不连续的矩形区域等。 2插入 或 删除单元格、行 和 列 选择 “插入 ”|“行 ”或者 “插入 ”| “列 ”命令 ，可以在活动单元格的上方插入一个空白行，或者在其左侧插入一个空白列。 作表 的格式化 1设置行高和列宽 工作表 建立的最初，所有单元格都具有相同的宽度和高度，用户可以 根据需要 对行高和列宽进行调整。 使用鼠标调整 列宽和行高。 使用 “格式 ”菜单中 “列 ”或者 “行 ”命令 精确调整 （以 调整列宽 为例）。 2设置对齐方式 单元格中各类数据都有自己的默认对齐方式。可以利用 “单元格格式 ”对话框中 “对齐 ”选项卡来自定义对齐方式。 “ 文本对齐 方式”区域： 设置水平方向和垂直方向对齐方式 。 “水平对齐 ”包括常规、左缩进、居中 、靠左、填充、靠右、两端对齐、跨列居中、分散对齐，在靠左、靠右和分散对齐时可以设置缩进，其中 “跨列居中 ”可以使一个单元格中的内容跨多列居中； “垂直对齐 ”包括靠上、靠下、居中、两端对齐、分散对齐。 “ 文本控制 ” 区域 ： 选择 “自动换行 ”复选框可以对输入的文本根据列宽自动换行；选择 “缩小字体填充 ”可以缩小字体，以适应列宽；选择 “合并单元格 ”复选框，可以将多个选定的单元格合并成一个单元格。 “ 方向 ” 区域 ： 用来设置单元格中数据旋转的角度，从 到 90 度。 3设置字体 可以利用 “单元格格式 ”对话框中 “字体 ”选项 卡来设置字体。可以设置字体、字形、字号、下划线、颜色、特殊效果等。 4设置边框和底纹 需要可以为表格添加边框和底纹。 打开 “单元格格式 ”对话框中 “边框 ”选项卡，可以设置外边框和内部边框，边框的线型和颜色 等 。 5 打开 “单元格格式 ”对话框中 “图案 ”选项卡，可以设置单元格底纹的颜色和图案。 字体、边框和底纹的设置与 似， 请查看相关章节， 此 处 不再 赘述 。 式 和 函数 大的计算和统计功能是与使用公式和函数密不可分的。利用公式和函数可以进行 单元格的数据处理，完成如求和、平均、汇总以及更为复杂的运算，同时原始数据修改后也可以自动更新公式计算结果。 式 公式是使用常量、运算符、单元格引用、区域引用、内置函数等构成的等式。 1运算符 许 使用的运算符 如 表 示。 算术运算符：用于完成基本的数学运算。 文本运算符：用于对两个字符串进行首尾连接生成一个新的字符串。例如：表达式 ”山东财政 ”&”学院 ”&”计算机信息工程学院 ”的计算结果为字符串 ”山东财政学院计算机信息工程学院 ”。 比较运算符：用于比较两个数据的大小，结果为逻辑值。进行比较的两个数据类型必须一致。比较运算规则如下： 数值型数据按数值大小比较； 字符型数据按照字符的 值进行比较，中文字符按照拼音进行比较。 逻辑值数据 日期型、日期时间型数据时间早的数据小 于时间晚的数据。 各类运算符的优先级由高到低 依次为 ：算术运算符、文本运算符、比较运算符。 其中，算术运算符的优先级由高到低 依次为 ：百分号和乘方、乘除、加减 。 对于 优先级相同的运算 ，自 左 至 右进行运算。 2公式的输入 =”开始的。可以在编辑栏也可以直接在单元格中输入公式，输入完毕之后进行确认，这时编辑栏中显示的是原始公式，而单元格中显示公式计算的结果。 数 供 用户 使用，以 方便 地 完成 各种 复杂的 运算 。包括 有 财务、日期与时间、数学与三角函数、 统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等 多 方面的函数。 函数调用是公式的一部分，调用格式如下： 函数名 (参数列表 ) 参数列表由若干个参数组成，各参数之间用 “,”进行分隔，参数可以为常量、函数、表达式、单元格引用、区域引用等。例如 5:表示对 从 的所有单元格 中 的 数据 求平均值。 函数作为公式的一部分可以直接输入，也可以进行粘贴。在公式中需要输入函数时，单击常用工具栏中的 “插入函数 ”按钮 ，打开 “插入函数 ”对话框，在 “选择函数 ”列表中选择表 类 型 运算符 含 义 算术运算符 +、 -、 *、 /、 、 % 加、减、乘、除、乘方、百分号运算 文本运算符 & 字符串连接 比较运算符 =、 =、 、 等于、大于等于、小于等于、不等、小于、大于 6 需要的函数，打开如图 示 “函数参数 ”对话框，对话框中会自动推测参数区域，如果推测不符合用户要求，用户可以进行更改。 第 3章 演示文稿软件 司 公系列软件的重要组件之一。利用它可以轻松地制作出集文字、图形、图像、声音、视频及动画于一体的多媒体演示文稿。 示文稿的 基本操作 示文稿的创建 1创建新的演示文稿 供了四 种创建演示文稿方法 ， 分别是 创建 空演示文稿、根据设计模板 创建 、根据内容提示向导 创建、 根据现有演示文稿 创建 。 创建空演示文稿 直接启动 者在 动后选择“文件” |“新建”命令，或者单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，或者选择“新建演示文稿”任务窗格中的“空演示文稿”命令，均可创建一个空的演示文稿，其首张幻灯片为标题幻灯片，如图 示。单击相应占位符即可添加、编辑标题或者副标题的内容。 根据设计模板创建演示文稿 单击“新建演示文稿”任务窗格中的“根据设计模板”命令，创建一个新的演示文稿。此时任务窗格改变为“幻灯片设计”，如图 示。再单击“应用设计模板”中的某个 模板，新 创建的演示文稿 即按照选定模板的样式 定义 其 背景图案和背景颜色 等。 根据内容提示向导创建演示文稿 单击“新建演示文稿”任务窗格中的“根据内容提示向导”命令，显示“内容提示向导”对话框，如图 示。按照提示可以快速创建一个具有一定框架和内容提示的演示文稿。 根据现有演示文稿创建演示文稿 单击“新建演示文稿”任务窗格中的“根据现有演示文稿”命令，打开“根据现有演示文稿创建”对话框，选择作为样板的现有演示文稿文件后，单击“创建”按钮，系统即创建一个所选定演示文稿的副本，作为用户进行编辑、修改，生 成新的演示文稿的基础。 2保存、打开与关闭演示文稿 建的演示文稿文件的默认扩展名为 外，演示文稿还可以保存成扩展名为 放映文件，这种格式的演示文稿不需要打开即能直接放映；也可以保存成扩展名为 演示文稿的打开与关闭等操作与其他 公软件的操作相似，此处不再赘述。 本的输入和编辑 在幻灯片中可以输入、编辑四种类型的文本信息：占位符文本、文本框中的文本、自选图形中的文本和艺术字文本。 1占位符文本 幻灯片版式中包含有多种可输 入文本信息的占位符，如标题、副标题、文本等占位符。 单击选定占位符，可在其中输入、编辑标题和正文文本。拖动鼠标键可以改变占位符的大小和位置，还可以设置其边框和填充颜色。对于占位符中的文本，可以设置其字体、字号、字形、颜色、对齐方式、行距、缩进、项目符号和编号等格式。占位符中的文本能够自动调整字号以适应文本占位符大小的改变。 2文本框文本 在幻灯片中可以插入文本框并输入、编辑文本信息。对文本框及其文本内容的设置有： 选定文本框，单击绘图工具栏上的“填充颜色”、“线条颜色”、“字体颜色”按钮可以分别设置文 本框内部、文本框边线和文本的颜色；单击“线型”、“虚线线型”按钮可以设 7 置边框线的粗细以及线的形态；单击“阴影”按钮可设置文本框及其中文本的阴影；单击“三维效果样式”按钮可以设置文本框的三维效果。 拖动文本框的垂直边框可改变其宽度，其高度将随文本内容的多少自动调整。拖动旋转柄可改变文本框的倾斜角度。 右单击文本框，在其快捷菜单中选择“设置文本框格式”命令，打开对话框进行相关设置。 灯片 外观设置 幻灯片 外观包括幻灯片的 背景颜色 、背景填充效果 ， 幻灯片各组成部分的颜色搭配等。既 可以采用设计模板 和配 色方案 为所有幻灯片设置统一的背景 及填充效果 ，也可以为每一张幻灯片设置不同的背景 及填充效果 。 置 背景 和填充效果 选择“ 格式 ” |“背景”命令，或者右单击幻灯片空白处，在快捷菜单中 选择 “ 背景 ”命令， 打开“ 背景 ” 对话框 。 单击下拉列表框右侧的三角按钮，选择调色版中的某个色块作为背景颜色。也可以选择“其他 颜色 ”或者“ 填充效果 ”，打开“颜色”或者“填充效果”对话框。在对话框中选择所需要的颜色或者填充效果。 用幻灯片母版 所谓幻灯片母版，实际上就是一张特殊的幻灯片，在它上面设置了可用于构建其他 幻灯片的内容框架。 选择“视图” |“母版” |“幻灯片母版”命令，打开幻灯片母版视图，同时显示“幻灯片母版视图”工具栏，如图 示。 在幻灯片母版视图中，包含了创建幻灯片所用到的几种主要占位符，用于容纳幻灯片中的多种文本内容，如“标题”、“文本”、“日期”、“页脚”和“数字”等。这些占位符决定了使用该母版的幻灯片的外观属性。若修改了这些占位符的位置、大小及其中文本的格式，其改变就会反映到应用该母版创建的所有幻灯片中。如在图 ，文本占位符中的文本设置为五级，并用不同的项目符号标记。 如果希望在演示 文稿的每一张幻灯片中都显示一些相同的对象，可以将这些对象添加到母版中。如图 放置在页脚区，包含有“山东财政学院”校名及校徽的图片；放置在数字区的“上一页”和“下一页”动作按钮等。 更改母版占位符及其中文本格式的方法与幻灯片中占位符及其文本的编辑修改方法完全相同。 “幻灯片母版视图”工具栏按钮的主要功能是： “插入新幻灯片母版”：用于插入一个新的幻灯片母版。 “插入新标题母版”：用于插入一个新的标题母版。 “删除母版”：用于删除当前母版。 “保护母版”：将当前母版设置为保护状态。 “重命名母 版”：更改当前母版的名称。 “母版版式”：打开“母版版式”对话框，恢复被删除的占位符。