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商务会议与活动管理实务,1,有关教学的几个问题,教学目的：理论、思路、技巧、能力 教学内容：概念、热点、案例 教学方式：理论讲授、案例分析、视频学习 期末考试：卷面内容占70%，平时30%,2,考核方式：平时30%，考试70% 平时成绩：点名、平时作业、 课堂提问,3,要求,保持课堂安静,4,课程结构,商务会议与 活动管理,商务谈判,会议管理,5,教学安排,课本内容 商务礼仪,6,会议管理是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率，而对会议的筹备、组织、保障等工作的一种有效的协调。,第一章 会议管理概述,7,无领导小组讨论,现在发生海难，一游艇上有八名游客等待救援，但是现在直升飞机每次只能够救一个人。游艇已坏，不停漏水。寒冷的冬天，刺骨的海水。游客情况： 1.将军，男，69岁，身经百战； 2.外科医生，女，41岁，医术高明，医德高尚； 3.大学生，男，19岁，家境贫寒，参加国际奥数获奖； 4.大学教授，50岁，正主持一个科学领域的项目研究； 5.运动员，女，23岁，奥运金牌获得者； 6.经理人，35岁，擅长管理，曾将一大型企业扭亏为盈； 7.小学校长，53岁，男，劳动模范，五一奖章获得者； 8.中学教师，女，47岁，桃李满天下，教学经验丰富。 请将这八名游客按照营救的先后顺序排序。,8,要求： 15分钟阅题时间，1分钟自我观点陈述 15分钟小组讨论，推举代表陈述小组讨论结果 陈述要求：包括排序标准、排序理由及排序,9,标准： 一：对社会的贡献；二：自救能力 科技，经济，教育，医学，例外。（原因阐述：科学技术是第一生产力；经济是上层建筑的基础，发展才是硬道理；建国军民，教育为先，国家要发展，还靠新一代；医学，例外，屈后） 科技，教授和大学生。教授先救，原因：1.他老（讨论中忘记提及年龄）；2.他正主持一个项目研究（也许是解决全球变暖的严峻问题），对人类有较大贡献。而大学生虽有潜力，但他正值壮年，自救能力应该较强。 经济，经理人。 教育，先救女教师再救男校长。原因：优秀的教师对教育的良性促进作用更来得直接些，况且是女教师，应当先救。 医学，就救医生。 将军，运动员。因为拿过奥运金牌的年轻运动员，其身体素质应该会比正常人强，生存能力和自救能力方面都会比已经69岁的将军更有优势，因此运动员最后才救。,10,综上，排序为：教授，大学生，经理人，教师，校长，医生，将军，运动员。,11,无领导小组面试，是企业现在常用的一种面试形式。顾名思义，小组中，每一个面试者都是平等的，需要通过自己的努力，争取到小组公认的角色，并为小组讨论结果，贡献自己的力量。在这个过程中，展示给面试官的是你各方面的能力和素质，分析问题能力，沟通表达能力，团队合作能力，专业知识运用能力，情绪控制能力，领导力等等。,12,参考角色：领导、时间记录员、记录总结员（比较适合女生的一个方向）、和事佬（团队润滑剂）、决策提供者（群面中占多数，在某个知识领域熟悉，有灵感，多建议，善于解决具体问题）。当然还有其他个性角色方向，只要你想出来，结合自己的性格和能力，知道如何担当，并在这个角色方向贡献最大,13,如何选取自己的角色方向： 需要考虑小组成员之间的能力、性格和专业构成（如你原先选定的方向，在面试中遇到一个更适合更优秀的人，那就没必要争着做了，可以选择其他相近的方向，或者担当这个方向的辅助角色），最重要的是根据自己平时生活和工作中，更善于做那个角色（与学生会工作中的职位无关，想想自己平时生活是启发别人思考多些呢，还是善于独自思考；是善于总结陈述呢，还是善于表达灵感；是善于遵循和执行纪律呢，还是鼓励自由和创新；是善于思路引导呢，还是执行思路；是善于大局观呢，还是善于解决具体的问题；是善于活跃讨论气氛呢，还是认真发现问题等等）。只有角色定位适合自己惯常的表现，才能更自然地，更出色地，在这个方向上，贡献最大。,14,第一节 会议的涵义与作用,一、会议的概念： “会议”是一个动态的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。 现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。,15,1.会议是一种群体活动 2.会议是一种交往的需要 3.会议是一种解决问题的途径 4.会议是一种易于接受的约束 5.会议是一种耗时费力的活动,16,会议的四个基本条件： 1 有组织 2 有领导 3 商议事情 4 集会 会议的构成包括以下要素： 1 会议名称 2 会议地点 3 会议时间（含开始时间和终止时间） 4 会议人员（出席人员、列席人员和工作人员） 5 会议组织 6 会议主题,17,二、会议的作用 1.信息共享 会议具有直接性、高效率、受重视、传播面广等优点，不仅可以获得所需要的信息，而且也可以反馈相关信息 2.民扬民主 与会者各抒已见，畅所欲言；领导者集思广益，博采众长，统一认识 3.作出决议 经过讨论，提议被扩大、提炼、成型，进而能满足更多的需求，说服更多的反对者,18,4.形成权威 通过会议形成的决议，要比单纯的行政指示更具有权威性 5.解决问题 众人拾柴火焰高，陈述，倾听 6.协调工作 与不同类型的人员共同工作，通过会议取得共识 7.激发兴趣 精简会议，丰富会议形式，对内增强组织的凝聚力，对外树立组织良好的公关形象,19,会议基本流程,20,21,三、会议工作的原则 1.必要性原则：准确判断会议内容的价值 献计献策，取得一致意见；回答所关注的问题；决定或评价某一决议；获取或支持某一创意；创造亮点或推销创意、产品或服务；解决问题、冲突或不同意见；树立团队精神；提供培训，使人们得以在非办公环境里接受培训；发布或介绍一项新产品或服务 ，为产品或公司提供新信息，获得媒体关注,22,2.高效性原则：投入包括为召开会议所耗费的人力、物力、财力和时间，产出指会议的效果 避免花费过多的时间、一言堂、会议成为单向对话形式、所讨论的工作内容没有完成时间或具体实施计划、讨论漫无边际、一口否决有创造性的新观点、讨论和与会者无关的话题、邀请过多的与会者从而削弱了会议的效率,23,3.严肃性原则 目的要明确，为什么要召开这次会议；计划要周全，考虑各方面的情况和相关的会议工作；准备要充分，提前做好会议召开所必需的各项准备工作；议程要落实，保证会议的每个环节按原定的计划进行,24,4.节省原则 严格控制会议规模和会议经费 会议成本包括两部分：显性成本与隐性成本 显性成本是会议明显耗费，如场地租借费，文件材料费，与会者的交通费，食宿费，活动费及服务人员的费用等；隐性成本是与会者参加会议而损失的劳动价值，每小时工资的3倍再乘以2 会议成本=X+2J*N*T X为显性成本，J为与会人员每小时平均工资的3倍，N表示人数，T表示时间,25,四、影响会议效率的因素 会议效果是会议活动产生的精神产品-会议形成的意见及其对相关工作、相关方面产生的推动作用，即精神产品转化为物质产品。 提高会议效率是指用较少的人力、财力、物力和时间，换取会议的精神产品对实际工作所产生的最大推动作用。,26,1.会议目的、内容与议题的确定 目的是导向，与整体目标一致，内容根据议题的性质、紧急程度决定取舍和讨论的顺序 2.围绕会议议题的有关材料准备情况 上级文件，文书材料，规章制度，图表数据，会前调查等,27,3.会议主持人的素质和与会人员的构成状况 主持人对会议的重视程度、对议题相关情况掌握的程度，以及主持人的判断能力、技巧和经验，直接影响会议的进程和决策；与会人员对议题相关情况的了解，认识问题、分析问题的能力，语言表达能力 4.会议的组织领导水平 安排处理好会议活动各个环节之间的关系，会议议题的提出，会议相关材料的收集，会议文字材料的撰拟，会议内容的传达贯彻，执行情况的反馈,28,五、会议管理的沟通方法 1.电话沟通技巧 礼仪，表述事项的提纲，语气语调，沟通时的情绪 2.面谈沟通技巧 面谈准备，话题的引出，提问方式，倾听及诱导，记录面谈内容，适时结束面谈，语气语调 3.书面沟通技巧 备忘录记录会议讨论的时间和地点，与会者的姓名，提出的项目以及作出的决议、协议和任命；商务信函称呼得体，内容清楚，简明扼要，礼貌；报告传递事实材料或数据并进行分析，且提出解决问题的方法或建议,29,
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