绿云宾馆管理软件-系统基础.doc

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1 IHOTEL 系统基础 .2 第一节 基本概念 2 第二节 基本标识 2 2.1 宾客状态 2 2.2 客房状态 3 第三节 基础操作 3 3.1 登录 3 3.2 退出 4 3.3 更换工号 4 3.4 密码修改 5 3.5 IHOTEL 消息 6 3.5.3 事务处理 7 3.5.4 交班处理 7 3.6 宾客查询 7 3.6.1 宾客列表 7 3.6.2 帐号查询 8 3.7 房态表查询 9 3.7.1 房态方块 9 第四节 报表处理 10 4.1 报表查询 10 4.1.1 稽核报表 10 4.1.2 报表专家 10 4.1.2.1 报表仓库 11 4.1.2.2 快捷报表 12 4.1.2.3 我的报表 13 4.1.2.4 报表的自定义 13 4.1.3 停机报表 13 2 IHOTEL 系统基础 第一节 基本概念 ihotel 酒店管理系统中有很多与酒店业务紧密相连的概念,只有熟悉了这些概念,读者 才能很好的阅读我们的说明、理解和掌握 ihotel 的应用。 酒店代码:是酒店的系统代码,操作员在进入系统时,必须输入正确的酒店代码。 工 号:是操作员的编号,最长可以是十一位,编号形式没有特别规定,可以是 数字、字母也可以是字母与数字的结合,如 156、A15 、 ZXJK 等都可以定义为工号。工号 是唯一的,与实际工号有区别,必须在用户管理中定义之后才能在本系统中使用。 密 码:密码长度为 1 至 8 位,输入时要注意字母的大小写的区别。进入酒店管 理系统的初始密码是由电脑管理员(或工程师)在用户管理中定义的,操作员用初始 密码进入系统后,可以对密码进行修改。 宾客分类:系统将宾客分为散客&成员、团队、会议。 主 单:本系统中把散客、团体成员、团体&会议的登记单称为主单,因此主单 又分为散客主单、团体成员主单、团体& 会议主单等。 帐 号:帐号是客人帐单的计算机代号,它由计算机自动产生。系统中涉及的帐 号有散客&成员帐号、团队帐号、会议帐号、AR 帐号、消费帐号等。帐号是按照流水号进 行命名。 房 类:是房间类型代码,最多可以是三位,这三位既可以是字母、数字,也可 以是两者的结合。房类一般由工程师或电脑管理员在代码配置中定义。如可以定义 “BJA”表示标准间南;定义“SR2”表示双人间。 房 价:房间的实际卖价。 第二节 基本标识 2.1 宾客状态 主单状态反映一个客人的信息在酒店中所处的状态,本系统对客人的不同状态用专门 的字母表示,具体见下表。 状态 状态含义 备注 R 预订状态 I 当前在住 O 本日结帐 D 昨日结帐 基本状态 N 应到未到而被删除的预订,即 No Show S 临时挂帐(退房未结帐) X 已被取消(删除)的预订 其他状态 3 表 宾客状态流转图: X S R I O D N 2.2 客房状态 常用以下符号来表示不同的客房状态。 房 态 含 义 CL 干净房 DI 脏 房 OC 住净房 OD 住脏房 OO 维修房(Out of order) OS 锁 房(Out of service) 表 房态流转图 OO/OS OO/OS CL OC OD OC DI CL 第三节 基础操作 3.1 登录 一般系统管理员会把酒店管理软件的快捷方式放在桌面上,读者只需根据需要在桌面上 选择功能模块的快捷图标 ,双击即可打开登录窗口,如下图所示。 4 图 正确输入【班号】 、 【工号】 、 【口令】三项信息,单击选择语种(中、英文两种) ,即可 进入系统。 3.2 退出 IHOTEL 酒店管理系统支持多种不同的退出方式,常用的有以下方法: (1) 、点击系统主界面右上角的图标 。跳出窗口,点是即可 图 (2) 、快捷键 F12 3.3 更换工号 此功能主要用于交接班、离开岗位等情况。为防止他人使用你的工号操作本系统而造 成不必要的麻烦,系统建议操作员在交接班或者离开岗位时,使用更换工号功能。 5 系统主窗口下,点击窗口右上角的 ,如下图所示登录窗口,操作同登录,不再赘 述。 图 3.4 密码修改 为防止泄密,操作员应该经常修改自己的口令(因为口令泄密可能造成一定的经济后 果) 。该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功(以防他人误改) 。 操作步骤: (1) 、系统主窗口下,点击右上方 ,打开功能面板窗口; 6 图 (2) 、点一把锁,然后根据系统提示,输入旧密码、新密码,确认即可。 3.5 ihotel 消息 ihotel 系统的消息功能可以理解为员工信息交流中心,包括四个功能:职员留言、实时 对话、事务处理、交班处理。系统主窗口下,执行功能面板中的信封,打开ihotel 消息 窗口,如下图所示。 7 图 3.5.3 事务处理 主要用于酒店各部门交流对客服务信息。事务的发布可以在此处处理,也可以在宾客 主单下。事务处理分已发事务和我的事务两部分。 3.5.4 交班处理 输入交接班信息。 3.6 宾客查询 系统中常用到查询功能,包括宾客列表、帐号查询。各业务部门使用程度也各有不同, 下面的说明中将详细介绍,操作者可以根据各自的需要使用以下的说明。 3.6.1 宾客列表 ihotel 系统,按照业务需求将宾客列表分成:预订宾客列表、本日到达宾客列表、当前 住客档案、历史住客列表等。 所有宾客列表的结构基本一致,下面以预订宾客列表为例,加以说明。 系统主窗口下,执行预订预订信息列表, ,打开预订宾客列表。窗口上方是可以互相 切换的宾客分类标签页,窗口底行是宾客状态多选栏,该列表系统默认是预订状态。 8 图 查询方法 (一) 、快速查询 将光标定位于右上角条件输入位置。可以输入的常用条件有姓名、姓名中的一部分、 房号、帐号、预订号等。 (二) 、组合查询 用于多个条件组合,查询客人信息,如要查询某公司一个星期内客人的住店情况。 单击右下角组合查询按钮,打开组合查询窗口,根据需要输入多个条件,单击确定, 即可显示查询结果。 功能按钮 窗口右边的功能按钮,一般都是快捷功能,如入帐等,这些功能能否使用视操作员的 权限而定。具体如何操作请参见各节说明。 3.6.2 帐号查询 帐号查询在系统的各个业务流中得到应用,其界面如下图所示。 9 图 帐号查窗口主要包括以下部分:条件输入、主单类别和状态、工具按钮等。 主单类别和主单状态的选择,可视具体的情况而定。主单分:“所有” 、 “宾客” 、 “团 队/会议” 、 “消费帐” 、 “AR 帐” ,状态分“所有” 、 “有效” 、 “预订” 、 “在住” 、 “离店” 。 条件输入处可输入房号、帐号、姓名、单位等。输入姓名、单位时可以输入完整的名 称,也可以输入名称中的一部分,系统支持模糊匹配。 选择主单、状态,输入条件后,单击检索,左窗口显示查询结果。若选中,单击 确定即可,否则退出。 3.7 房态表查询 3.7.1 房态方块 房态方块,特点是全面地反映整个客房的使用情况,对操作员来说,比较直观易懂。 功能面板下,执行查询房态方块,打开房态方块 。 图 为便于说明,我们将房态方块分成三个区域进行说明:左中、底行、右边,具体说明 如下。 左中: 不同的颜色表示不同的房间状态,房态表的颜色、方块的大小、可以在维护系统 中定义和修改; 当鼠标停留在在住的房间时,系统会自动显示该房间客人的简单信息。而双击 某一房间,可以打开该房间的详细信息,并可进行修改,如换房,续住及输入客人信息都 可以在此完成。 指向一个房间并单击鼠标右键,系统会有一弹出菜单。对于空房,可以完成预订、 登记等操作,而对于住客房,可以完成为客人留言、设置联房、直接换房、续住、预订等 操作。 房号右下角或右左上角不同颜色的小方块含义如下:右下角表示将到或将走房, 而左上角出现小方块表示该房间为临时房态。 底行: 每一种房态的实际房数; 10 双击某一图标,可以查询该种房态的详细信息; 通过下拉列表中的楼号、房类的选择,可以单独显示某一幢楼,或某一种房类的 房态情况。 第四节 报表处理 4.1 报表查询 IHOTEL 系统含有丰富的报表,查询中设有三大报表体系:停机报表、稽核报表和报 表专家。 4.1.1 稽核报表 稽核报表为每天夜审时数据更新产生的,是对上日营业情况的统计。 系统主窗口下,执行审核稽核报表,打开稽核报表窗口。 图 由于操作员权限不同,所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数量是不同的。稽 核报表分为两个时间段:上日和历史。选择上日,查看为前一日的数据;选择历史 ,则可以在统计条件处选择日期,查看更早的的稽核报表。 报表选项中选择打印,点击确定后可以直接打印;选择显示则是预览报 表;选择导出则导为其它格式,如 Excel、文本等格式。 4.1.2 报表专家 报表专家中的报表包含了系统所有的报表,为使用方便又分为:我的报表、快捷报表、 报表仓库三大块。 11 执行查询报表专家,打开报表专家窗口。该窗口按报表的分类显示报表。由于 操作员权限不同,所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数量是不同的。 4.1.2.1 报表仓库 系统中所有报表均存放在报表仓库中,包括交班报表都统一到报表专家中,目前所有 的交班报表都是从报表专家中引用定义出来的。 12 图 4.1.2.2 快捷报表 报表仓库中的报表数量非常大,为方便使用,可将经常使用的报表放到快捷报表中, 方便调取。在报表仓库勾选一份所需的报表,拖动到快捷报表相应的文件夹中即可。 快捷报表初始分类分为前台交班、前台 AR 交班、商务中心交班等,此处的报表对应 着相关模块的交班报表,如在前台的收银模块中的交班表即为快捷报表中的前台交班报表。 酒店根据自身要求选择需要设立的快捷报表项目,如:夜审报表、前台报表等。单击 左边快捷报表栏目,然后单击窗口右边按钮T.类别,弹出快捷报表类别维护窗口, 即可对快捷报表各分类项目进行查询、增加、删除、修改等操作。如图: 13 4.1.2.3 我的报表 系统中有丰富的报表,而每个员工需要查看的报表是不一样的,为方便迅速的查找所 需报表,可以把自己需要查看的报表放入【我的报表】中,这样系统可以根据工号自定义 每位员工所需的报表。操作方法与快捷报表操作一致,在报表仓库中勾选一份所需的报表, 直接拖动到我的报表文件夹中。 图 4.1.2.4 报表的自定义 4.1.3 停机报表 停机报表用于发生突发事件时,在系统停机之前需要打印的紧急报表。停机报表可以 14 根据酒店需要,在报表仓库中选择哪些报表为停机前必须打印的。操作方法与快捷报表操 作一致,在报表仓库勾选一份所需的报表,直接拖动到停机报表文件夹中。 执行查询停机报表,打开停机报表窗口。
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