酒店佛伦贝斯连锁酒店财务管理职责规范

佛伦贝斯连锁酒店管理内部文件INTEROFFICECORRESPONDENCE财务管理财务部经理（财务部主管）1、 组织全酒店的经济核算，组织编制和审核会计，统计报表，并按总经理规定时限，及 时组织编制财务预算和决算。2、 审查各项开支，密切与各部门联系，研究并合理掌握成本和费用水平。3、 审查各部门的开支情况，并转报总经理。4、 做好各项资金的计划平衡，管理和掌握各项资金的运用，调剂各部门所需资金，保证各项业务活动的正常进行。5、 每季度组织一次全面检查库存现金和备用金情况，并不定期抽查各业务部门、各收银岗位的库存现金和备用金。6、 督促有关人员抓紧应收帐款的催收工作，加速资金回笼。7、 检查、督促财务人员认真执行各项财务规章制度，组织财务人员参加培训。8、 联系各业务部门，了解经营情况和时常讯息，及时提出意见供总经理作决策。9、 密切与财、税、金融部门联系，及时掌握财税及外汇动向。10、 遵守国家外汇管理条例，接受国家银行监督。11、 根据上级有关规定和董事会对财务工作的决议和总经理的有关指示，制定、修改“酒店财务管理制度”。12、 保存酒店关于财务工作方面的文件、资料、合同和协议。督促本部员工完整的保管 企业经营期内的一切帐册、报表、凭证和原始单据。13、 负责对本部门员工的思想道德、法制观念教育，不断提高员工队伍的综合素质。14、 督促下属员工遵守酒店的各项规章制度和员工手册，并对下属员工进行工作业务考核评估。采 购 部 经 理 职 责1、 主持采购部的全面工作，提出酒店物资的采购计划，报财务经理和总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成；2、 调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保酒店物资的正常采购；3、 审核年度各部门呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，呈报财务经理批示。按计划完成酒店各类物资的采购任务，减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应；4、 要熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地；检查购进物资是否符合质量要求；5、 参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况；6、 认真检查下属的采购进程及价格控制；7、 督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好关系，在平等互利的原则下开展业务往来。8、 督促下属员工遵守酒店的各项规章制度和员工手册。收 银 主 管1、 负责收银台各项工作的组织、指挥和协调，保证收银台工作有条不紊、准确及时；2、 负责制定收银员排班表，安排处理员工换休、轮休；3、 督促和检查收银员执行外汇管理规定，外币收兑规定，现金管理制度，银行信用卡使用规定，帐单及发票管理规定的情况；4、 督促名收银班组的现金，票证及时交收，定期和不定期抽查收银员备用金的使用情况；5、 严格各项工作程序，重点防范逃帐、错帐的情况发生，对工作中出现的较大问题，及时上报财务总监，有必要时上报总经理。6、 督促和教育所有收银员爱护和正确使用各种机械设备；7、 认真培训下属员工使各岗位员工的技术水平不断提高；8、 定期检查、考评收银领班的工作，评定员工奖惩和晋升情况；对下属工作中出现的问题，及时予以帮助解决；9、 解决客人在结算工作中的投诉及其它问题；10、 不定期召开收银工作会议，传达上级文件和有关要求；找出工作中存在的问题，提出解决方法；及时协调各班组的工作；11、 严格遵守酒店的各项规章制度和员工手册。收 银 领 班1、 检查收银员的仪表、仪容、纪律、行为是否符合标准，按照酒店规定制度严格要求 下 属员工；（服从分配）2、 检查收银员业务操作程序的执行情况和工作质量，保证发生的单据字迹清晰、数字正确、收付迅速、准确；3、 负责督促前台收银员将当天欠款客人的房号通知总台接待处；4、 协助主管培训下属员工，使员工的技术水平不断提高；5、 向收银主管及财务经理汇报收银员的工作表现；6、 检查洒店钥匙箱控制手续是否齐全，发现问题及时解决；7、 协调好各有关部门的关系，妥善的处理问题；8、 积极提出改进工作的设想，协助主管做好收银工作；9、 每天上班必须先检查各种收银机的数据和交班本上的留言，对需要进行处理及时作 出处理或向主管或财务经理报告；做好当班的工作记录和交接班记录。吧 台 领 班1、 检查吧员的仪表、仪容、纪律、行为是否符合标准，按照酒店规章制度严格要求下属员工；2、 检查吧员业务操作程序的执行情况和工作质量，保证做到，准确、迅速；3、 协助上级主管培训下属员工，使员工的技术水平不断提高；4、 向上级上管及财务经理汇报吧员的工作表现；5、 协调好各有关部门的联系，妥善处理问题；6、 积极提出改进工作的设想，协助上级主管做好吧员工作；7、 做好当班的工作记录，交代各项未办事宜；8、 服从安排，按时完成上级指派的其它工作；9、 严格遵守酒店的各项规章制度和员工手册。前 台 收 银 员1、 负责办理当天入住宾客预交定金手续；2、 负责信住客各类消费的入帐工作；3、 负责办理当天离店宾客的结帐工作；4、 负责查阅住客的欠款情况，及时将当天欠款客人的房号通知当天的值班经理；5、 负责酒店收银处当天营业额的收发登记及保管工作；6、 负责核对、确认房租收入；7、 保证各类费用项目的帐单数、明细帐与收银报表一致；8、 按规定妥善处理现金、支票、信用卡及结帐单，与报表保持一致；9、 认真解答宾客提出的有关结帐方面的问题，如自己不清楚或不能令客人满意时，应 及时向领班或主管报告处理；10、 小心操作收银设备，做好清洁保养工作；11、 负责工作范围的清洁卫生工作，12、 严格遵守酒店的各项规章制度和员工手册。餐 饮 部 收 银 员1、 负责接收和处理客人的消费凭证、单据、准确地将各类消费单据、输入电脑；2、 负责客人消费的入帐工作、准确、快捷地打印收费帐单，及时完成客人消费结算；3、 按规定妥善处理现金、支票、信用卡、客帐及街帐，并与报表、帐单保持一致；4、 完成当班营业日报表，帐务报告表；5、 保管好帐单、发票并按规定使用、登记；6、 认真解答客人提出的有关结帐方面的问题，如自已不清楚或不能令客人满意时，应 及时向领班或主管报告处理；7、 小心操作收银电脑。做好清洁保养工作；8、 负责工作范围的清洁卫生工作；9、 每天工作结束后，应当将当班报表、帐单、营业款封袋及时交至前台保险箱；10、 严格遵守酒店的各项规章制度和员工手册。吧 员1、 在规定时间内做好区域卫生，检查吧台所有设备运行是否正常。2、 开班前检查头天营业所剩酒水的数目，并根据所需及时补充货源。3、 熟悉吧台内所有的酒水的货源、牌子及产地并知其口味，懂得其储藏方式，饮用方 式；4、 随时注意吧台内所有用具的清洁卫生，必须保证干净、无破损、无污点。5、 出品时要保证快速、准确、高质量；6、 前吧应于顾客积极交流并保持良好的关系，尽量了解熟悉顾客的姓名喜好等个人信息以便更周到的为客人服务。7、 严格执行见单出货的要求，杜绝酒水出货时的差错。8、 下班前认真清点当日营业所剩酒水的数目并做好记录（盘点存货），根据经营预测提 出第二天的酒水申购数量。并将吧台内清洁做干净，一切恢复正常后方可下班。9、 严格遵守酒店的各项规章制度和员工手册。总 帐 会 计1、 负责酒店总帐及分类帐的核算以及会计凭证制度管理等工作；2、 负责与二级帐户对帐工作，编制会计报表，做到数字精确，帐帐相符；3、 负责核对收入、成本、费用、工资、固定资产、应收、应付及存货之帐物，帐项相一致，辅导各岗位做好本职工作；4、 负责按时申报税收、填报工商、外管等政府部门的报表；5、 负责对各种会计凭证、帐本、报表的定期收集，审查核对、整理立卷、装订成册、编制目录、登记编号、妥善保管，并按国家规定办理销毁报批手续；6、 负责酒店与外单位往来帐结算工作；7、 及时向上司反映财务状况；8、 严格遵守酒店的各项规章制度和员工手册。应收应付款会计1、 负责审核货币资金的支付和应付款的核算工作，包括现金付出凭证、银行转帐支出凭证及外币支出凭证等。2、 负责收集整理每日仓库送至财务部之收货单会计联，核对收货单的付款方式和内容准确无误后分类登记入帐；3、 核对合同金额、付款记录、收货记录是否正确。4、 根据出纳付款记录、总帐记帐凭证分类登录帐本，月终编制应付帐月结表，并与成本、总帐、明细帐核对。5、 妥善保管帐本、凭证、收货单等财务资料，以备核查。6、 负责酒店各部门的费用报销业务手续；7、 对酒店的财务计划、经济合同等会计资料定期收集存档，登记编号，妥善保管。8、 收集整理每日编制的应收帐明细表，与营业报表、原始单据等核对，每笔应收帐的签名是否有效，并按不同项目、客户等登录帐本；9、 及时催收应收街帐（要主动外出收款），对超期街帐要落实客户的详细地址、电话、超期原因、签约人、担保人等，及时向上级主管反映请求协助；10、 每日与各职能部门（出纳、收银、营销部）密切联系，及时登录帐本。11、 结算街帐时，不得遗漏，出现少收款，要及时追收，追收不到，由经办人负责。12、 严格遵守酒店的各项规章制度和员工手册。审计：（日审与夜审）1、 负责酒店各营业部门的所有会计报表、营业报表的审核工作；2、 认真复核各收银点的营业报表、帐单、发现差错，加以纠正，以保证酒店各营业收入帐目准确，对已复核过的报表，都必须签名，以示负责。3、 复核夜班完成的营业日报表，主要核对开房率、房租收入、散客和协议以及团队的平均房价是否正确，以及娱乐部门的消费清况，并签名确认；4、 查核前一天的审核报告，处理遗留的有关问题，并反映工作中的问题；5、 监查收银工作，保证按照制度进行，发现问题，提出改进意见，进一步完善收银制度，防止作弊现象；（严格遵守酒店各项规章制度）6、 负现审核酒店各营业点交来的各种帐单、票据、收款报表、各种消费项目明细表；7、 审核各种签单、挂帐及信用卡，完成签单、挂帐等应收帐款明细帐；8、 审核未离店客人的应收帐款，9、 记录收银工作中存在的问题，及时向上级汇报处理；出 纳 员1、 负责现金收入管理，检查和清点每日各收款点交来的现金，填制交款单，及时存入银行；2、 负责签收和整理各种支票、汇票等，填制交款单，及时存入银行。3、 负责“信用卡”的结算工作；4、 每日上班打开保险柜，与收银主管或领班（或由二人互相监督）取出各收款点交来的“交款袋”与交款签名单，核对是否相符，如出现不符现象，应立即查找原因；5、 在收银主管或收银领班的相互监督下，将每个“交款袋”逐一打开，不得与其他款项相混，清点现金和支票，与交款袋是所填的现金数字核对是否相符，若不相符应及时让有关人员查找，弄清情况，直到相符之止；6、 严格执行现金清点盘点工作，每日核对库存现金，做到帐款相符，确保现金的安全；7、 妥善保管各种收款凭证，将每笔发生的业务及时登记帐本；编制现金收入及存款日报表，每日及时整理归档；8、 完成上级领导安排的其他工作。9、 负责管理外币资金、本币资金、备用金和空白支票，掌握结算付款和管理规定；10、 检查一切付款业务，做到有凭证，有审批，手续完整，项目内容清楚，大小写金额相符，对检查无误的凭证办理付款业务，并及时登记帐本；11、 按时发放工资、奖金，并填制有关记帐凭证；12、 严格遵守现金管理制度和支票使用规定，现金做到日清月结，帐款相符；13、 负责编制和管理银行支出及转帐的记帐凭证。14、 要经常将酒店银行存款与对帐单进行核对，按规定对发生额和余额编制银行存款余额调节表，如发现差错，要查明原因，及时进行更正，一时查不清要向上级报告。15、 严格遵守酒店的各项规章制度和员工手册。仓 库 员1、对酒店物资的保管和收发负有重要责任，加强控制、审查各部门领物资审批手续，严格把关，合理使用物料、降低消耗；2、与收货员严格把好物资进仓验收手续；3、切实贯彻物资管理制度，督促、加强对库存和管理，检查、落实防火、防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉坏等安全措施和卫生措施，保证库存物资完好无损，物资存放有条理；4、经常了解各种物资使用情况，及时提出意见，供酒店上级主管和各部门参考；5、定期抽查物品与登记是否物卡相符，做到帐帐相符；6、管好物资的、收、发、存、报损等手续、配合会计定期进行盘点；7、严格执行出入库手续，每日汇总票据，及时登记明细表，按时填写报表，做到帐表清楚，帐物相符；8、严格执行仓库的安全制度，库内严禁吸烟，上下班前后，对仓库的门窗、电源等进行安全检查，发现隐患及时处理，保证库存库房和物资安全。9、严格遵守酒店的各项规章制度和员工手册。采 购 员1、 了解各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，掌握财务部及采购部对各种物资采购成本及采购资金控制要求，熟悉种种物资采购计划；2、 各部门急需的物品要优质采购，做到按计划采购；3、 采购物品应做到价廉物美、择优录取；时鲜、季节性物资；4、 采购物资应严格把关质量关，对不符合质量要求的要坚决拒绝购买，根据销售动向和市场信息，保证货源充足。5、 经常与仓库保持联系，了解库存情况，做到“了如指掌”和“心中有数”有计划、有步骤地安排日常工作。6、 严格遵守财务制度、遵纪守法、不索贿、受贿，在平等互利下开展业务活动，购进物资要做到单据（发票）随货同行，交收货员验收，报帐手续及时，不得随意托欠挂帐。7、 严格遵守酒店的各项规章制度和员工手册。吧 员 操 作 流 程1、 着装整齐配戴好工号牌，提前十分钟到岗。2、 查看交接班本，做好区域卫生，打开所有冰箱电源。3、 检查每日申购的酒水及水果数量与质量，不合格的应及时上报退回供应商。4、 查看日报表及时补充当日所需的酒水物品。5、 检查班前的用品用具是否够用，有破损的应及时上报及时处理。6、 冰足各种酒水，并把控好冰箱的温度。7、 备好营业前的水果拼盘，并保持干净美观不蓄意浪费水果。8、 营业期间严格要求见单发货，谁接单谁负责。9、 营业期间应礼貌的向客人问好，主动向客人介绍吧台内的酒水。10、 营业快结束后，做好区域卫生，整理好零散酒水。11、 做好每日酒水销售日报表，开出次日所需申购的酒水及物品的申请单。12、 锁好所有的抽屉柜子，关闭应关掉的电源，安检后方可离开。13、 到总台移交好吧台钥匙，酒水报表，登记、签名过后方可下班。14、 值班吧员负责吧台的卫生工作，消防工作，并注意好冰箱温度，收好锁好一切酒水物品做好一切收尾工作。前厅收银早班工作流程1、 各班收银应认真办理交接手续，并做到准备无误，并检查办公用品是否齐全，认真阅读交接班本，对一些需要注意事项交接到位，做到人人皆知；2、 将所有定金认真清点正确清楚，备用金共并壹万元整，确认无假币，残币、短款、备足零钱；3、 清点人民币定金笔数、信用卡定金笔数和外币定金笔数是否与上一班交接班本上的记录一一相符。将人民币定金单上的金额相加是否与保险箱内所有定金相符，且认真检查外币金额和质量（注：旧版外币、残币、脏币及币面上有打孔的外币一律不收），做到准确无误；4、 对于一些自动退房的房间，一一与电脑记录核对，确认准确无误，并在相应时间及时电脑报退房；5、 待所有事项交接完成后，早班须清扫工作台卫生；6、 客人办理退房时，切记收回顾客联定金单（或证件）以防引起不必要的麻烦，若客人缺了定金单，应请客人出示证件，将其复印并叫客人在复印上签字且备注原因签上自己的名字，并在相应登记本上做好记录；7、 客人退房后应及时将R/F单从帐袋取出，切勿拿错R/F单，造成大夜查帐困难；8、 办理完后退房手续后应及时将房间作电脑退房处理，原则上为超出时间由当事人赔偿多出的费用（或由值班经理签字证明）；9、 退房时要拿出R/F及所有帐单逐项核对，确保帐目无误；10、 如客人以信用卡作押金，退房时改用其它方式付款，需把信用卡数联注明“取消”并把三联齐全交给客人，并告之客人最好以信用卡付款，否则该笔授权需15-30天才能自动取消，以免引起客人投诉；11、 每天下午14：00时，当班人员在电脑内查每一位住客房的押金是否足够，当押金不够时或欠费时，需开“催款单”，并在催帐本上做好详细记录，对于已欠费的房间或余款不足当晚房租的房间须通知当日值班经理协助催款；12、 每退一笔定金（含信用卡、外币、现金）需在定金单上签退、注销、切勿签错位置、并将所签人民币白联全部拿出订在相应帐单上；13、 核算好所剩的定金（含信用卡、外币、现金）笔数、金额、交接给中班，营业款由当班人员投入保险箱（做到长款下投、短款补足）；14、 将当日所有POS机进行终端结算，打印出结算单与当日的业务进行核对，遇到问题及时解决；15、 早班下班查工作用品是否不足。前厅中班工作流程1、 认真办理交接班手续，对上一班次的交接不得有包庇行为；2、 中班主要以催帐及收押金为主；（1）、遇以信用卡为押金，打印完预授权单后，需检查交易类型字样式是否为“AUTH”、离线交易是否为“OFFLINE”；（2）、以现金为定金时，需认真做好登记记录，做到实际现金白联与定金本一致；（3）、每收一笔押金及时入电脑，确保相应房号、姓名、金额；（4）、检查催帐本，对于没补交押金的房间，一一致电到房间提醒客人应先将押金补足，对于特殊情况上报值班经理处理；3、当收到洗衣店送来的洗衣单时，需与电脑核对名字是否为此客人，帐目金额是否充足，确认后应及时将洗衣费输入该客人的帐目内，防止产生漏帐；4、当收到营业点收银交来的客帐单应及时核对其帐目是否在电脑已自动过帐，无误后将客帐联放入相应帐袋，如发现未过帐，应及时将该笔费用手工输入；5、将西餐的消费单及酒水单消费分别输入电脑并分别打印出报表；6、做好交接班记录；7、余款登记（客人余款日期、姓名、房号、凭XX取经办法人）。前厅夜班工作流程1、认真办理交接班手续；2、大夜在查帐袋时，除核实R/F单上的房价外，还需查询该房当日帐目是否无误（如客帐、洗衣费、传真费、等）；3、将西餐厅的晚班（营业额输入电脑、打印出报表，须在过租前完成）；4、催帐交接制度。*、对于客人免费使用的保险柜需由住店客人报出房号，在登记保险箱使用卡上签名，核对签名字样，并详细记录客人开启日期及具体时间，并签上经办人名字，在客人退房时提醒客人收回保险箱钥匙，并在登记卡上收回栏签字确认。协助各营业点收银核对信用卡，查询，操作及零钱的兑换，对于出现常客（无挂帐协议或有但未签字认可）未来办退房手续，但有酒店部门经理以上人员担保先挂帐然后来结帐，那么谁担保谁签字，收银无权私自挂帐。收银交款管理制度1、 收银员在下班时，需将当日的营业款装入收银现金袋内，并按现金袋上的要求填写完整。投款时，必须由领班进行鉴交，或是领班以上人员也可以。以上人员在进行鉴交时，亲自清点收银员的营业款，是否与所交的营业报表相符，而后收银员需在现金收入记录本上按要求详细注明（日期、班次、营业点、现金总数，交款人具体款项等）并由以上管理人员在投款记录本上签名。现金管理制度（收银员现场现金、提取程序、规定、权限）1、 酒店内所有资金（通过收银员收取现金）只有董事总经理或财务经理可以提取,在提取时必须要持有本人签名借条才可以支取；2、 如果是别的部门经理及人员,如果因为什么事情及原因需从收银处提取现金,必须要知会财务经理,并报董事总经理审批才行。长短款管理制度收银员必须保证各项收入的正确及准确性，长款上交于酒店财务。智款不能用备用金相抵扣，违者给予处理。客人的余款管理制度1、 当遇客人自动退房或电话退房，定金单白联未收回时，需在定金单白联上注明凭定金单取余款字样，并在帐单客户联上注明存有余款多少，每班做好交接。2、 所存余款每份各装入一个现金袋，并在现金袋上注明房号、姓名、凭定金单（号码）与帐单客户联放一起交由中班，下班之前客户未来取余款的一律由中班与值班经理确认，并在余款登记本上登记后，再投入保险柜。3、 客人前来取余款时，需与值班经理确认后，开取收款收据，在余款登记本上登记，并让客人与值班经理在收款收据与登记本上签字确认后，方可退钱，当班收银把收据当营业款投入箱内。4、 每存取一次都需记录一次，客户如定金单遗失，可用客户身份证复印件取余款。（客户需在复印证件上签字确认）各类优惠券的领用管理制度1、 各个需要领用优惠券的部门必须填单申请，内容包括：发放的公司名称、领用优惠券的名称、客户姓名、发放数量，并报总经办审批，2、 总经办审批核准后，部门凭批准的申请表到财务领取，盖章，并签名登记确认。发票使用的管理制度1、 客人在酒店消费后，需要开具税务发票的，收银员按不高于客人的消费金额开给发票，同时必须让厅面人员或服务员在发票的存根联上签字证实。2、 定额发票及旅店业发票的记帐联、存根联要按规定填写，开票日期、客户名称、金额（大、小写）开票人、服务项目。3、 在发票的存根联、记帐联上不可有“XXX要开”等暴露性文字，也不要在上面写上帐单号码和服务员姓名、工号等无关于发票上规定填写的内容（有必要注明的文字可另处附小纸条注明）。4、 为严格控制发票使用，各收银点专用的发票笔记本要详细记录每张发票的使用情况，并由有关人员签字认可。5、 现地税局有专人查发票，若发现不按规定填写开具发票的将按每份30-100元罚款，如有收银员不按规定开具发票而导致被地税局罚款，被罚款的金额由开具发票人承担。6、 若客人不消费或要开具超过消费金额的税务发票，统一按15%收取手续费并打出电脑帐单，列入该部门的杂项收入。7、 在特殊情况下要发票的，须请示财务总监或董事总经理同意后在存根联上补签字，同时现场须由厅面领班级以上人员在存根联上补签字，同时现场须由厅面领班级以上人员在存根联上签字证明。