酒店制度-010零用现金报销

制度及操作程序Policies & Procedures部 门 Department ：财务部提 交 人 Prepared by ：财务总监制度编号 Policy No ：FC/PP-044生效日期 Effective Date ：2004年11月01日批 准 Approved By ：副总经理日 期 Date ：01/11/2004 分 送Distribution相关部门 ： 各部门制度及操作程序题目 ：零用现金报销定义： 在紧急和必要的情况下，如部门有需要采购货品或支付费用，可在规定限额范围内使用零用现金单予以报销。目的： 完善零用现金单使用程序，对于酒店发生的费用而需承担的负债进行审核后批准支付。规定：1. 金额：伍佰元或以下报销。 2. a. 采购：贰佰元或以下报销，可不用附批妥之采购单，但需经收货部验收盖章及供应商发票/收据，因属酒店不可预见费用，其采购理由及费用金额，如不获审批，部门主管负担经济责任。贰佰元以上报销，需附批妥之采购申请单及收货记录。b. 费用：日常开支，如工作餐费，运输费，汽油费，路桥费，电话费，邮费等，需附原始发票作凭证，按酒店现行制度执行。3. 报销金额应填写大、小写，并与后附的报销凭证总额保持一致。 4. 遵循财务记帐原则，当月发生的费用应及时入帐并反映在当月帐项中，即当月的费用必须当月报销。5. 报销后，申请人必须在收款人处签收确认。6. 审批：a. 叁佰元或以下零用现金单，由部门经理、财务总监审批。b. 叁佰元以上零用现金单，由部门经理、财务总监及总经理审批。c. 不论金额，财务总监零用现金单由总经理审批，总经理零用现金单由管理公司审批。 7 金额在伍佰元以上付款，需要使用现金/电汇/支票申请单办理，请参照FC/PP-045。程序：1. 报销申请人逐项填写零用现金单规定所需内容：包括日期、付款人姓名、消费金额、采购或服务项目，并附齐报销的原始凭证。原始凭证按酒店财务部门规定方法，整齐地粘贴在废旧A4纸上。2. 经部门经理签字认可。3. 转交应付帐款审核报销凭证，填写入帐科目并经会计师审核签字。4. 经财务总监、总经理、管理公司审批。5. 总出纳通知报销申请人领取现金。6. 收到款后，申请人须在签收人处签字。7. 总出纳对已支付的每张零用现金单进行编号，并制作付款凭证，逐笔登记现金日记帐。8. 每日下班，对库存备用金进行盘点，做到日清月结，保证帐实相符。9. 总出纳应填写现金付款申请单，并把所有领用现金支出传票汇总与报销凭证附在一起，经会计师审核后，再经财务总监和总经理审核后领取现金，补足备用金。