酒店 文件管理规定

文件、档案管理制度第一章 文件管理制度 第一条 本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书，从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。 第二条 公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理，综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。第三条 各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档，建立文件的收发登记簿。第四条 公司常用公文种类为：请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等，要求按公文规定格式行文。第五条 以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定，发文字号为：公司发年号第号。第六条 公司内部行文及对外发文，必须使用行文卡，拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。 第七条 发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后，方可盖章行文。第八条 打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单，任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。 第九条 制发文件涉及到多部门时，由主办部门与有关部门协商会签。 第十条 综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。 第十一条 公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。 第二章 档案管理制度 第十二条 公司的档案工作基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理，有关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。 第十三条 公司综合管理部设专门档案工作，负责管理公司的全部文书、科技材料等档案，进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。第十四条 归档资料包括：1、公司与有关单位的来往信件，各种协议、合同； 2、公司会议记录、纪要、决定；3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结； 4、会议形成的领导讲话、文件；5、公司对外交流的文件、协议、报告等； 6、公司各部门的发文； 7、其它具有保存价值的文件、材料。8、外单位发给各部门的抄送信件；9、公司营业执照、税务登记证等重要文件；10、要的科技文件、技术资料、方案。第十五条 档案的借阅1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需经部门负责人及综合管理部负责人批准。2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损，所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。3、文件复制需经综合管理部负责人批准。