酒店 0021财务部

吉林欧黛洗浴文化传播中心 主 编：欧 黛 Email-odwh163.com传播经典洗浴文化 O D W H 创造无限完美空间前期策划 企业培训 C I设计 形象包装 市场调研 空间拓展中国商务洗浴经典管理与培训 长春版财 务 部长 春 商 务 洗 浴 网北 京 欧 黛 商 务 会 馆吉林欧黛洗浴文化传播中心Jilinoudaixiyuwenhuachuanbozhongxin联 合 出 版目 录第一节 现代洗浴财务管理4第二节 单据管理5第三节 经营分析6第四节 采购部6一、采购部管理规范6二、物资供应及仓库管理规范8三、采购部工作程序9四、库房管理制度与规定18五、物品出库管理程序19六、出纳工作程序20第五节 采供部各部位岗位职责20采购部经理岗位职责20采购主管岗位职责21第六节 仓库管理21第一章 仓库行政隶属及机构设置21第二章 仓库物类分类设置22第三章 岗 位 职 责25第四章 各岗位工作程序29第五章 仓库管理员操作规程34第七节、财务部票证管理36(1)财务报销管理制度361、借款及报销的审批权限362、员工差旅费报销标准363、员工差旅费报销规定37（二）费用报销财务审核程序381、办理程序382、原始凭证的审核393、对原始凭证的技术性要求394、记账凭证的内容及填制要求40（三）物品采购管理制度40(四)固定资产管理制度42（五）现金管理制度44（六）票据管理制度45（七）财产清查制度46（八）会计岗位标准46（九）出纳岗位工作标准48第八节 规 章 制 度50附录1:财务管理制度54附录2:财务部管理细则57附录3:欧黛财务管理制度65财 务 部第一节 现代洗浴财务管理1、财务管理的几种方式自行管理与委托管理。自行管理是聘用财务人员，自行核算，对外报表，给财务人员开工资。委托管理是请财务公司来作帐，对外报表，向财务公司交一定的费用。两种管理方式比较起来，如果单位规模不大，还是以委托管理为好，一是费用比自行管理要低；二是专业管理，政策与业务熟，可以减少好多麻烦。2、单据、表格与单据转移程序单据主要有以下六种：商品单、服务单、酒水单、点菜单、客房单、结算单、出入库单。表格主要有迎宾卡、收入日报表、吧台销售日报表、月报表与税务要求的报表。单据转移程序：服务单据（搓澡、修脚、擦鞋、美发、按摩）二联单：总台（吧台） 第一联：核算 开收据（存根、会计搓澡等） 第二联：盖章后特业人员留存商品单（服务员）二联单：第一联：核算、核对、存根 第二联：盖章后服务人员留存洗衣单 (洗衣房) 三联单:总台(吧台) 核算 开收据 存根、会计、洗衣房 第二联：盖章后服务人员转至洗衣房留存 第三联：盖章后服务员保存客房单、酒水单（服务员）三联单 第一联：吧台 核算 第二联：吧台盖章后留存 核算 存根 第三联：盖章后服务员保存接待员：作迎宾卡，给客人拿备品，登记手牌、时间，填写结算单。收银员：按结算单、吧台转下的单据累计收款。微机结帐，打印帐单、开发票、输入微机、负责微机转单。吧员：当天下班后，把当日票据、吧台销售日报表（含客房销售情况）送到财务交核算员。保管员：库房每月由财务负责人、核算员、保管员进行盘点，由保管员做出当月盘点表三份（总经理、会计、保管员各一份）。核算员：核算当日所有票据，核算准确后给提成部门开收据三份（一联存根、二联会计、三联部门），做当日营业收入汇总表三份（总经理一份、会计一份、自存一份）。免单、挂帐票据上报总经理，按摩人员日工作量统计汇总表交会计。会计：月末做营业收汇总表三份（主管、总经理、会计各一份），每半月给特业人员做工资，洗衣房、后厨、行政、服务员是月工资，每月XX日各部门负责人报考勤，次月XX日前向税务部门报表。第二节 单据管理A、单据填写具体要求：（） 字迹工整，数据准确。（） 同种商品可下一张单，可累加合计。（） 年月日、班次、手牌号、品名、数量、计量单位、金额、总计，服务员姓名（或工号）填写完整。（） 不准改单，如必须改单，需经经理签字。（） 单据要妥善保管，任何人不准毁单，严禁缺单现象。B、特殊单据处理：（） 退单：必须注明原因，有吧台“退”字样，由经理签字后生效。（） 改单：没有特殊难以处理的单据不允许改单，改单必须注明原因，由经理签字后生效。（） 作废单据：必须注明作废原因，由经理签字和有吧台“作废”字样方可生效。C、审核单据程序：服务员的单据由各自吧台人员（微机员）审单，然后传到前台（或输入微机），并确认无误，吧员签字（或盖吧台章），作为对单的依据服务员留存。吧台单据和总服务台的单据由核算员核对。复审由财务主管完成。第三节 经营分析核算每天应提供表，会计每月提供月报表供有关领导分析经营状况是否正常，对存在的问题及时采取措施加以解决。第四节 采购部 物资的采购、供应管理，是洗浴整体管理的重要组成部分，强化物资采购管理的规范化，对保障物资供应，节约使用资金，加速资金周围，降礁成本消耗，提高经济效益，都有着十分重要的作用一、采购部管理规范1、由财务部、采供部共同制定合理的物资定额，物资定额包括日常清梧定额和仓库储备定额，销耗定额由使用部门制定，储备定额由财务部和采供部制定。储备物资一般不超过一个月的库存量，由外埠按期发货的物品，库存量允许在三个月以内，超过规定期限的存量属物资积压，采供部应负经济责任。2、每月末各部门按照核定的物资消耗定额先扣除本部门周转库的库存编制本部门的物资采购计划，由本部门经理审核签字后报采供部，采供部接到各部门报来的请购单后，接以下程序汇总、审核：（1）根据请购计划所旗写的采购内容，检查其是否扣除周转库的库存和是否还有相同规格的物品，如库有存货，则取消该项采购（2）审核各部门编报的月计划，是否控制在定额以内，如超出计划，则要查询超计划定额的原因（3）由采供部审核汇总，扣除部门库内一周的周转量，将补充数量填入实际采购数量内，采供部经理签字后送财务部审批，财务部经理根据各部门消耗定额和清购内容再次审批凡属于购置固定资产及大型维修项目的和所规定使用年限内，经检查是否具有年度预算，原1日固定资产是否办理报扳手续，经审核无误后报请总经理批准执行（4）采购员必须根据当月批准的采购计划中所下达的晶种、规格、数量进行适时优质的采购，属于采购大宗和高档贵重的物品，必须签定采购合同，对不符合质量的物品，负责退换，对退换不了的物品由采购员负责经济损失（5）采购合同的谈判签定，由使用部门、采供部门、财务部门三方共同洽谈签定方为有效（6）物品的采购应坚持以国营为主，个体为辅，货比三家，质量优良，价格合理的原则，并以大宗物品和日常用量大的物料消艳必须做比较几个厂家的出厂价为主进货渠道，要选择质量好，价格合理的厂家为较固定供应点采购员在宾馆确定的价格内进行采购，如无特殊原因，突破洗浴确定的价格范围，其突破部分的经济损失由采购员承担，采购的质量不合格物品由采购员承担经济责任（7）各使用部门应将本部门的周转库月末的库存编制明细表于当月26日内报财务部和采供部（8）采供部门必须按时按量保证各部门订购物资的到位，影响需用计划，视具体情况承担相应的经济处罚（9）采购人员必须不断提高业务素质，掌握市场行情和价格政策，熟悉采购物品的名称、性能、规格、用途，杜绝购非所用，以避免和积压浪费（10）采购人员必须自英遵守采购纪律，廉洁逢律，对一切购销中的各种回扣，必须如数交公，由组织按规定给予一定奖励，严禁私收回扣，否则，一经查出将从严处罚二、物资供应及仓库管理规范1、为了强化物资用品的计划管理，严格执行物资的入出库制度，使仓库管理员有较地掌握物资入出库的主动权，规定各使用部门，应将经财务部批准的当月采购计划复印一份，交仓库作为入出库控制的依据2、严格执行物资入出库制度，认真办理物资入库验收手续，应做到三不入库：（1）不合格的不入库；（2）不符合质量标准的不入库；（3）计划外或未经领导批准的不入库。3、认真执行物资出库手续，仓库管理人员必须认真审查出库单是否符合规定，内容是杏完整，签字是否齐全，并同时核对其部门的采购计划批准的品种、数量是否相符，不能突破以保证采购计划及成本费用计划的有效执行。才能进一步保证宾馆利润计划的实现。4、保管员对库房的所有物品，都应按类别、品种、规格、分别码放，做到定物、定位、定架，一目了然，易于盘点，同时每种物品，都必须设置有收、付、存数量的物品卡，每日应将当日发生的收付存结出，以便能及时准确的反映库存，而且也为提供采购信息和作为控制考核储备定额的依据。5、保管员对每月库房的物品卡要与全库记帐员对帐一次，必须做到帐卡相符，卡实相符。6、库房的所有物资，必须以高度负责的精神，保证做到完好无损（特殊情况例外）凡因责任心不强和保管不善而造成物资损失的，根据损失具体情况，按损失总额的12追究其经济责任。7、库房每月末必须进行一次全面清查盘点，并按规定表格，编制盘点表，每月二十五日内报送财务部，发生盘盈盘亏情况时，应附文字说明，经财务部审查和提出处理意见后，报请总经理批准执行。三、采购部工作程序一、采购审批程序： 流程表：使用部门经理仓库主任采购部经理财务部成本主管财务部经理主管副总总经理二、采购审批权限采购内容限制金额批准人三、基本程序：1、 使用部门申购； 2、 报价； 3、 报批； 4、 订货入仓。四、采购货品分为：1、货仓存货补充：仓库管理人员要经常检查库存货品的存量的变化，货品库存量到达最低界线时，填写“采购申请单”。库存最低线，也称采购线，是公司为保证供应，减少资金积压而确定的订货点的库存量，它主要根据各种货品的每日消耗数量保存期限，进货容易易以及订货到进货入库时天数等因素确定。2、部门新增物料：各部门固业务所需要设备或物料时，由各部门填写采购申请单，按采购审批程序获得批准后，由采购部组织实施。3、部门更替旧有设备或物品：当会馆的经营活动至一定周期时，操作设备、器材、用具、低值易耗品等均要按实际使用情况更新、补充。4、食物和饮料以及烟酒供应：食物和饮料以及烟酒供应品性质不同，且受客人流量和消费高低的影响，故每大都有很大的流量，食物和饮料以及烟酒品质方面的选定，需要厨房部门、酒吧、采购部和成本主任、仓库主任的合作，以便以最佳的食物，产出最好的菜。因此，食物和饮料以及烟酒的采购申请和程序与其他物品不同，除了批量的采购外，每天用料即日采购。5、燃油和燃料。6、维修零配件和工程物料。7、急用和零星用品、办公用品。五、物品采购程序1、货仓存货补充采购程序：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补货“采购申请单”，采购申请单内必须注明以下资料。（1）货品名称，规格；（2）平均每月消耗量；（3）库存数量；（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；（6）提供本次订货数量建议。送采购部经理初审，采购部经理应把仓库交来采购申请单上签字确认，并注明到货时间，退一份回仓库。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，选定相应供应商，提出采购意见，标明本次申购单每种商品的价格，按采购审批程序报批，经总经理批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之2天内完成。有特殊情况，要向主管领导汇报。2、部门新增物品采购程序；若部门欲增置新物料，部门经理或各部门应查阅每年编制计划，弄清计划是否包括该项目等，如没有预算，应攒写有关报告，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部按公司有关采购程序和审批程序进行办理，经总经理批准后，组织实施。3、部门更新替旧设备和物品采购程序：如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产、物品遗失或损坏报告”给主管副总及财务经理审批。经审批后，将一份遗失或损坏报告和采购申请单一并送交采购部，采购部按公司采购程序和审批程序办理有关审批，经总经理批准后，组织采购。4、食品饮料，烟酒的采购程序会馆中的食品和饮料每天消耗量很大，其中有些食物可以存放较长时间，但有些食物存放却不能。例如：海鲜、冻品、三鸟、肉类和蔬菜等就不同，有些物料还有有效使用日期限制。所以采购部需要与各出品部、餐饮部，酒吧和成本会计有紧密合作。作出适当的采购，就食物饮料而言。每天都有不同种类和数量的需求。各出品部的用料因营业情况变化较大，申请购买的手续也跟其他方法不尽相同。（1）蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果及各部门餐饮用料的采购申请，由各出品部、酒吧、各餐饮部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日市场购货表，采购部按每月两次定价的价格填上，经餐饮部门经理及质量成本监督审核后，便可以电话落单或直接到市场选购。（2）蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果的供应商选定：以上货品购买可采用合约形式固定价格，并可确保货源，采购部、出品部、餐饮营业部和成本会计主任必须合作，进行价格及质量的比较，选定供应商。采购部要邀请供应商对会馆经常使用的餐饮用料提供七到十五日的报价，采购部组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的十五日供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价提供会馆所需的物料，这些报价和供应商的选定必须送交主管副总和总经理审核方为有效。（3）选择供应商，除考虑其价格是否合理外，亦需考虑到其供应能力和供货水平的稳定性，需要对下面几点进行比较：A、哪一家供应商的价格最低B、哪一家的质量最高；C、哪一家具备提供相同水平会馆的供货经验。D、哪一家供应商最诚实。5、燃料和C5采购程序采购部根据餐饮部营业情况与工程部、餐饮部编制每日C5燃油、石油气、柴油采购申购计划，按采购审批程序办理审批6、维修零配件各工程物料采购程序采购部根据工程部每月上报每月用量计划，有计划办理审批手续，并组织实施。7、部门急用和零星用品、办公用品的采购程序采购部按公司采购工作程序和审批程序办理。六、审核采购申请单1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给仓库，经仓库主任复核送采购部。2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部应付会计主任存档核实。第四联部门存档。3、审定采购申清单：当采购部收到采购申请单后、应作出以下复查以防错漏。（1）签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。4、选定供应商。（1）联络供应商，可以利用电话。传真或其他通讯途径向供应商索要资料，报价及样品，供应商资料可从以下来源获得。A、营业代表的来访；B、供应商目录及邮寄小册子C、刊物或电话黄页，报刊的广告；D、网上查询。（2）有关部门的介绍。选择供应商是一项是十分重要的环节，所以要考虑以下条件：A、稳固财政；最好选择有稳固财政能力的供应商，因这样对保持公司货品的水准、数量及交货期有一定的保障；B、品质的统一，所选择的供应商必须能供应符合公司要求的物品，令公司保持一贯稳定水平；C、地区若品质或数量上可以接受的话，最好选择本地的供应商，从而节省运什费，且联系方便，易于随时检查合同的执行情况；D、价格：如所有供应商供应货品、品质、数量及交货期都能符合公司要求，选择供应商要选择价格最低的一个，若品质条件不同则应与申购部门共同考虑，协商核定最符合公司要求的供应商； E、维护保养：如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与公司的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。七、报价单：报价单需要最少三家作出比较，但要视采购物品质量和种类、货源供应而定。对采购价格的控制是整个采购控制最重要和最困难的工作，这是因为除了有关采购出品部主管等有关管理人员与供应商密谋串通、收取回扣，致使购买的物品价格偏高外，会馆所用的物品，与其他行业相比，价格变化最大、最快、实难掌握和控制。特别是那些易于过期变质的货品，其售价几乎每天都在变化，有时上午和下午的价格就有差别，采购价格控制的目的是：防止有关采购人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。为了达到这个目标，公司采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是： 1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，签订订单时，着手向有关供应单位询价并填制报价单，包括： 填写报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、价格、质量标准及交货时间，邮寄或送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的供应商，如果采购期限较短，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。写个简单的报告，说明询价方式及其全部过程，并提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交给主管副总和总经理审批。2、采购审定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，报主管副总和总经理审核，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商。3、采购审定小组。A、餐饮部物品：主管餐饮副总经理、采购部副经理、质量成本监督、中西餐经理、中西餐总厨、点心主管、烧味主管、财务部经理、财务部成本；B、客房部、康乐城物品：主管客房副总经理、客房部经理、娱乐部经理、采购部经理、财务经理、财务成本；!C、工程部、其他部门物品：主管工程副总经理、工程部经理、采购部经理、财务经理、财务成本。4、供应单位确定后，采购部门向供应商进行议价，由于公司物品的价值和数量较大时，可以和供应商作议价，以进一步达成对会馆较为有利的协议。而且议价方式不仅可以在价钱方面洽谈，甚至物品的质量、交货期或一切细节都可以商磋。降低价格对公司有直接的利益。在以下情况下，仪价是没有多大作用的，但尽力尝试。A、小数额的购买；B、唯一供应的来源；C、法律规定的价格；D、己定折扣之价目表；E、紧俏的市场商品。当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目内，连同所有报价单和推荐供应商的报价，交给主管副总和总经理批准。5、定购：采购申请单一经总经理审核批准后，交回采购部，采购部便安排分派采购申请单给有关的部门，而采购员应立刻准备采购单给供应商，及时进行采购。采购单是会馆正式给予供应商的授权文件，此份定单一式三份，而其中所列的供应商、货品内容质量、数量及价格必须与己批准之采购申请单相同。采购单一式三联：第一联供应商；第二联采购部；第三联财务应付帐款联。采购定单要注明资料：A、货品供应商的名称、地址及有关资料；B、采购申请单的号码C、订单日期；D、需求部门；E、品名、规格、型号、产地、数量、单价、包装要求、交货日期、运输方式及验收标准；F、总值G、付款方法。6、合同：有关服务性质的需求，工程项目或高总值及数量大的物品的定购，采购部要以采购合同代替采购订单。采购合同是一份互相协定的有效法律文件，一经签置，双方便需遵守合同上的细则。 （1）、合同的目的：A、买卖双方通过合同确认双方的责任，保障双方利益；B、合同经双方盖章及签置后，彼此各执一份以作为凭证，完善合同的效力；C、合同足以约束买卖双方的行为，减少违约事件发生，保障合同的有效执行。（2）、工程合同细则应详细列明A、工作范围物料供应，安装家私设备；B、规格、质量标准及验收标准和方法；C、其他费用杂项开支、超时、工人工资、保险费等的承担；)D、完成工期和工程进度界定方法；E、延期完工的赔偿；F、保养期及维修事项的规定；G、工程进度款，保证金等的付款方法和规定。（3）物品或服务性采购合同细则应列明：A、详细采购项目标明的：名称、产地、型号、规格、数量、价格、质量标准、包装的规定。B、交货期限，运输方法及交货地点；C、付款细则和验收方法；D、维修保养办法及收费；E、保修的年限；F、接受或拒绝货品程序和处理方法；H、合法的权利及义务。八、其他；1、采购定单的跟催当定单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。以下情况采购部需要跟催的：（1）物品未能依期交货；（2）交负数量或品质与订单有出入；（3）新定的供应商或改变供应商；（4）唯一来源但有问题的供应商；（5）供应商未能履行合同责任。2、采购定单取消（1）会馆取消定单： 如因某种原因，会馆需要取消己发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能的问题及可行解决方法，以便报总经理作出决定。（2）供应商取消定单： 如因某种原因，供应商取消了会馆已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障会馆利益，供应商必须赔偿会馆人力、时间及其他经济损失。（3）违反合同： 合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。（4）档案储存： 要有完善的采购资料，必须有完善之档案储存制度，以便快捷存查资料。为避免资料遗失，借出之资料必须登记及催还。九、采购交货延迟检讨表凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写采购交货延迟检讨表，说明原因及跟进情况。 四、库房管理制度与规定（一）入库验收：接到购进物料，要根据申购单与原始发票进行检查点数，检查规格、质量，验收合格后按部门规定入帐，清单一式三联，分别留存根，交客户，报部门。（二）库存管理：办理正常入库手续后，按照物料性质种类分别存入库房，物品存放要合理科学，清洁整齐，防止积压损坏，防止虫蛀发霉，防止造成不必要损失。（三）出库管理：各部门在领用物品时，要填写“领料单”并请该部门经理批准，方可到库房领取。保管人员在发放物品时，应按“领料单”所列品种、规格、数量、逐项核准，开具出库单后逐项点发，不得替代，不得更改单据上任何数字，物品出库后要相应减掉帐目数字，以保证帐物相符。（四）库房盘点：每月按规定时间进行盘点，盘点工作应由保管员、记帐员及库房员同时进行，严格按照帐目核实出入库单及现货库存，并列出详细的物料库存明细表，经主管审核后上报部门，如盘点与实际库存相符，主管人员应签暑作实，如出现误差，要经调查落实后书面报告上级领导。1、仓库保管人员由各部门根据仓库管理工作量的大小、部门定员情况指定专人专职负责。物品、食品出入库管理工作和帐务管理工作必须由二人共同负责，管物不管帐、管帐不管物，不能因工作量小而由一人同时兼任。2、仓库管理人员应对所管物品、食品的种类、品名、数量、规格、单价、入库日期等项内容进行造册、登记。3、仓库帐薄的记帐原则是：简单、清楚、及时、准确。为便于记帐和便于查找，应按总帐、分类帐的记帐顺序，分别对不同种类、品名、规格、单价的所存物品、食品，按不同日期依次进行出入库登记。4、仓库应将所存物品、食品按不同种类、品名、规格、入库日期等分别进行码放，码放时应做到定位、定架、定号一目了然，易于盘库，易于清点。5、仓库所存物品、食品应有分类标签，标签上应注明：种类、品名、规格、数量、入库日期、单价、总价等项内容，出入库时在标签上进行增减计算，并标出合计项，使仓库同品名、规格、单价的物品、食品通过标签清楚的反映出库存情况。6、仓库保管员应对所管物品、食品的完好负责。对于易腐、易碎、易变质、有储存期的食品、物品，应按规定的保管、操作规程进行管理，并及时向部门领导汇报所保管的食品、物品的保管现状。凡因保管不善或责任心不强而造成的损失，由保管员负责。五、物品出库管理程序l 各部门从库房领用物品，必须由使用单位人员填写“物品申领单”，经部门主管签字，方可领用。l 部门领用物品，本部门库房物品不足，需到其它库房领用，必须填写“内部物品调拨单”，由主管人员签字，方可发放。l 库房管理员接到领料单，先核查部门所领物品是否属于该部门计划物品，如属计划外物品，必须先报财务部经理批准，才能发货。l 出库货物当面点清，不得弄虚作假，不许白条出库。六、出纳工作程序l 现金与收据清点。每天收到前厅交来的现金，先拆封、清点现金额，与已开出的正式收款，订金收款，银钱收据和支票逐笔核对，经审核无误后，按财务部规定，记录现金帐和支票、信用卡等帐目。l 请示财务部经理，按规定填制银行帐户送款单，安排人员将现金、支票、信用卡等送入银行。l 根据送交银行的全部现金、支票、信用卡和财务部应收帐、会计转来的“当天支出报表”，编制“每日银行报表”一式两份，一份附所有存入银行的送款单转财务部收入会计，一份留档备查。l 每天下班前，清点备用金和下午收到的各项现金。第五节 采供部各部位岗位职责采购部经理岗位职责1、负责本部门的组织领导工作，掌握人员思想情况，随时了解工作进程在工作中以身作则，集中正确意见，配合完成工作任务，为第一线服务。2、在总经理领导下，根据公司及各部门的预算要求，核部门采购预算和采购申请表，控制采购资金的使用。3、有效地，控制和监督物品的出入库手续及数量，压缩费用开支，将库存金额压缩在规定要求的范围之内。4、监督和检查月末盘点工作，发现问题及时处理。5、认真听取下属职工的意风，并及时解决职工提出的疑难问题，以保证各项工 作的顺利进行。6、督导采供部各主管人员的工作，责任的落实，定期听取汇报。7、按时按质完成宾馆领导分配的工作。8、与公司各部门建立良好的协作关系。 采购主管岗位职责1、严格遵守宾馆规定的采供政策，以身作则，严格把关，未经规定审核部门批准的，一律不予办理。2、全面安排采购计划，合理使用人力，以保证采购工作的顺利进行。3、与供应商建立良好的业务往来关系，廉洁白律，不谋私利，完成宾馆采购工作。4、经常了解市场信息，分析前取采购员的建议，比质论价，以降低成本费用开支标准。5、监督检查采购员的工作程序，做到手续齐全，符合采购标准。6、服从分配，按时完成领导指派工作。7、积极提出改进工作设想，协助采供部经理完成采购工作。 8、与宾馆各部门建立良好协作关系。第六节 仓库管理仓库主要负责公司所有日常物资和餐厅、客房的食品、饮料的验收、发货、保管，废旧物资的回收，在保证公司各类物资的正常补给的同时，合理控制各部领用物资数量及请购数量。 第一章 仓库行政隶属及机构设置一、 北京欧黛商务会馆仓库设置由台涌总部即总仓和各分店仓库组成。（一）总仓由北京欧黛商务会馆董事会属下的拓展部及总财务中心双重领导，业务上受拓展部管理，账务上由总财务中心管理。 拓展部对仓库的业务范围包括：新货的洽谈、价格的制定、重要货品合同的鉴置等。拓展部引进新品种，客户提供样品由仓库负责出货试销时，只要在调拨单上写明送。试用后，拓展部制定价格及使用条件，通知仓库主管入此货，由仓库主管决定入货的多少。其余主要货品均由拓展部与客户洽谈价格及品种，仓库负责调拨。 财务中心负责仓库的财务工作，仓库的进货单、调拨单的会计联交总财务中心统计，仓库的一切财务统计均由总财务完成。客户送货到仓库，客户凭主管签收的送货单及开出的进货单，可到财务中心结帐。每月月末由总财务派盘点小组到总仓盘查实物数量，做到帐货一致。（二）、各分店仓库行政隶属分仓负责各分店所有物资的保管工作，行政属各分店后勤经理（主管）。二、机构设置 按仓库管理和财务制度，仓库主管、仓管、验收、记帐、提等各工种应分工明确、实行专人专管。但据会馆实际情况，尚不能达此标准，仓库主管和仓管员兼职收货、记帐、提运等各项工作。 总仓设仓库主管1名；仓库领班1名兼雪库；酱料仓、酒水仓、物料仓仓管员各1名。 分店仓库人员据各店情况设定3-5人不等，无具体规定。第二章 仓库物类分类设置 总仓一般按雪库、酱料、酒水、物料四类分多个仓保存货物；各分店仓库由于货物储存相对较少而流通较大，依各自情况分一个或多个仓放置物品。 仓库主管 仓库领班物料仓（类酒水仓（类）酱料仓（类） 雪 库用品类洗涤类烟 类酒 类水汁类酱 料海 鲜冰 肉服装类饮 料干粉类蛋 类瓷器类干 货其 它其 它 家 私 仓 桌 椅 其 它 碗 碟（一）、分店部分物品分类及出货对象1、 物料类：物料类包括洗涤品、家私、用品三部分。 1）洗涤品有洗洁精、漂白水、洗衣粉、清新剂、玻璃水、黑旋风、固体腊、纯碱、香水等，主要用来清洁用具，清洁楼面。洗洁精、漂白水的出货对象主要是洗碗部；洗衣粉、玻璃水、黑旋风、香水、清新剂主要为楼面部的清洁品；固体腊主要是地喱部。 2）家私主要指酒楼的餐具、用具之类。包括水壶、茶壶、茶杯、碗、筷等，主要出货对象是楼面、厨房。 3）用品的范围比较广泛，一般都是用于日常方面，出货对象涉及各个部门。2、 酱料类酱料类包括干货、酱料二项。1） 干货一般是指干性物品（包括一些药品，用于员工应急用），有药材、凉茶、茶叶、鱼干以及各类厨房所需干性食品，主要出货对象是厨房部。2） 酱料泛指厨房所用来的除了干货之外的用品。主要作配料用于炒菜，包括：油、腊、酱油、味精、辣椒酱、芝麻油之类食品。3、 酒水类酒水包括烟、酒、饮料等。主要出货对象是楼面部和酒巴。4、 雪库雪库一般存放需保鲜的水果、蔬菜、冻肉类、海鲜等。例：部分物品属性及出货对象品 名 种 类 出 货 对 象物料类 洗 涤 品洗洁精、漂白粉等 洗碗部洗衣粉、玻璃水、黑旋风、清新剂等 楼面部固体腊等 地喱部 家 私 水壶、茶壶、茶杯、碗、筷等等酒楼的餐具、用具 楼面、厨房 用 品各种单据、报表、工衣、办公用品等所有的日常用品酒楼的各个部门酱料类 干 货药材、凉茶、茶叶、鱼干以及各类厨房所需干性物品 主要为厨房 酱 料油、腊、酱油、味精、辣椒酱、芝麻油之类用作配料的食品 主要为厨房 酒水类烟、酒、饮料 主要为楼面 雪 柜水果、蔬菜、海鲜、冻肉类 楼面、厨房第三章 岗 位 职 责 欧黛公司仓库主管及仓管员兼职收货、记帐、提运等各工作，这就要求每个仓管人员必须熟知各岗位工作职责，熟练掌握仓库各工序工作程序。（一）仓库主管岗位职责1、 主持仓管部的全面工作，做好仓库的筹划、调度和督导工作。2、 对物资的保管和收发负有重要责任。加强控制审查各部门领用物资数量，严格把关，合理使用物料，节约损耗。3、 督促仓管员严格把好物资进仓的验收关。4、 严格执行物资管理制度，督促部属加强对库存物资的管理，检查防火、防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉坏等安全措施和卫生措施是否落实。保证库存物资的完好无损，物资存放有条理，整齐美观。5、 抽查物资与帐目是否帐帐相符。6、 对部属的素质负有培训之责，不断提高部属的业务水平和工作能力。7、 了解属下思想情况，检查班组的出勤及工作情况，注意发挥和调动其积极性和增强其责任感。8、 督促下属做好会馆内退旧物资的回收工作，将卖旧物资所得金额另行记帐交财务。9、 经常不断地检查工作进度，完成各部门的物资补给项目，决不能造成短缺。10、 努力学习本工作范围的业务知识，即宾馆、会馆管理知识、物资验收和保管知识等，熟记仓库物资品种，物资使用的变化规律。使管理条理化、规范化和科学化。11、 发现问题及时解决，遇到重大事情及时向上级请示汇报。12、 完成上级委派的其他工作。（二）仓管员岗位职责1、 搞好室内外环境卫生、商品卫生。仓库商品要堆放整齐、留有安全通道，做到仓容美观、卫生通风。每日对仓库搞一次卫生，合理调整货位，提高仓库利用率；每月一次大搞卫生。2、 验收入库商品，必须做到数量准确，品种规格与进货单相符并按规定的标准检验商品的包装和质量。3、 进仓商品要分门别类，堆放整齐; 掌握商品的进货日期和有效期;同类商品要做到先进先出; 勤检查、勤翻堆、勤翻晒，防止商品受潮变质;对存放时间长的滞销商品和出现异状商品，要及时向采购员或仓管主管反映，以便能及时作出处理。4、 注意做好旧纸盒、纸箱、酒瓶等费旧物资的回收工作，并及时处理。5、 熟悉主管商品的名称、规格、质量、数量，记好商品进销存。帐上必须正确反映商品进、出、存情况，办理商品进出仓手续，要做到准确无误，帐货相符；分店及柜台所需货品要及时出仓，做到总仓有分店有、仓有柜有。6、 严格遵守财务制度，商品进仓后必须先办进仓手续，后发货。进仓单要根据商品送货单来办理，进仓单要求字迹清晰，不得涂改。 写错必须三联一齐作废，不能撕，并交总经理签名。7、 每天根据各分店、各部门所需领的商品，开好仓库调拨单，并尽早发货，与领货人当面清点商品，办好交货手续。商品出库要认真核对型号、规格、数量、单价。8、 凡开箱发零散商品，要检查商品数量和质量，发现商品短缺（要二人证明）或商品破损，要及时上报有关领导，向送货商反映调换。9、 商品的售价由公司定，调拨商品发货单要注明进价、零售价和领货单位售价，并及时把调拨商品发货单送财务盖章。10、 商品调价，必须根据采购员书面通知内容（调价时间、品名、原售价、调后价）按时转告仓管员，并会同售货员盘点要作调价的商品。货品发出如属不同批次按两批均价发出。11、 凡仓库商品出现消耗、报损、报盈、短缺等情况，都由仓管员办理有关手续，填写报损单，总仓经总部总经理及财务总监签名认可，分店仓库由各分店总经理签名认可。12、 仓库每月月终要盘点一次，由总财务中心派4人与仓管员共同盘点，财务点实物，仓管员对进销存账，做到帐帐相符、帐物相符。如果有盈余或短缺等情况，应如实向总经理和总财务中心反映，并及时复查原始单据，查找原因。经理、领班、财务中心人员有责任抽检商品的库存情况。13、 掌握物资的最高、最低库存量，做好各类物资的请购计划。14、 严格遵守仓库各项消防、安全制度，非有关人员不准进入仓库；贵重商品要特别注意安全工作。加强日常安全检查，每天下班前由仓管员轮流检查所有仓库的门窗、电源，切好做好防火、防盗工作。下班前由专人负责把仓库钥匙统一锁在保险柜内，确保仓库安全。15、 入帐销单要及时，当天发货的单据，当天入帐，要及时将单据总财务入帐，10天交总财务一次，不得拖延，不得随便涂改帐目。16、 完成上级交办的其他工作，如会馆客忙时帮营业部写单等。（三）记帐员岗位职责（仓管员兼）1、 负责仓库商品的进出仓记帐工作，记帐要及时、准确，字体要清楚、整洁。要按编号顺序入账，防止错记和漏记，做到财务帐与仓库帐相符，各分店或各部门账与仓库帐相符。2、 负责将各分店或各部门当天的物资进仓单、领料单、调拨单，整理归类后入进销存。3、 掌握商品入库及周围情况，及时提出购进计划，发现积压商品，要及时报告公司负责人，通知各分店做好此商品的促销工作。4、 遵守记帐规则，要按正式凭证记帐。白头单和没有经手人验收签单的凭证不能作为记帐依据。5、 记帐数字不得随意涂改。如必须更改时，必须经仓管领土完整班及主管签名方生效，如果须将某页作废，不能将此页撕下，只可将三联一起折好，由总经理签名作废；单据号码必须连贯。6、 月终核对帐、物，然后填写本月盘点表。发现问题要查明原因，及时上报。7、 编制仓库最高、最低仓存报表。8、 各种单据、报表的归档管理。（四）物资验收员岗位职责（仓管员兼）1、 熟悉并掌握各种物品的验收标准及质量要求，按质按量验收各种物品。2、 把好质量关，对低劣质商品拒绝收货，严格执行请购计划。3、 认真填写核对“调拨单”和“物资进货单”。对送货单位、物资名称、规格、单位、数量、单价、金额等项目要填写准确，字体工整。当天单据当天清，做好各部门单据的分送工作。4、 验收物资中，如发现不符合要求的，报请总部总经理，由总经理电话厂家调换合格产品，由厂家下次送货时附带送上。（五）提运员岗位职责（由各分店或各部门司机兼）1、 负责公司商品的提运和发货工作，积极协助采购员外出提货。2、 在搬运货物过程中，要防止商品受潮、损坏，要做到轻拿轻放。做好货物保管，保证商品不在运输途中丢失，防止被盗，保证公司财产不受损失。3、 与分店仓管员密切联系与配合，清楚当天提运的货品规格、数量提货地点、联系人，带好提货单据。4、 遵守劳动纪律，服从分配，团结协作，在外工作要加强组织纪律性，杜绝有损公司声誉的言行。5、 爱护搬运所用的一切生产工具。第四章 各岗位工作程序（一）仓库主管工作程序1、 接受拓展部及财务中心领导，密切与欧黛集团属下各分店、各需货部门联系，每周到八间分店的仓库了解分仓库存情况、货品使用情况，有秩序地按先后缓急的原则，安排每天货物入仓、出仓等事宜。2、 每天检查商品保管、验收、发货及防火、防盗、防霉变、防漏水及出入仓制度等执行情况，发现商品变质必须与厂家联系，反映情况，追究损失；发现商品被盗，必须立即报告并及时查处。3、 根据市场价格变化情况，及时与厂商洽谈改变进货价格，使价格有利于公司，或改换供应商争取优惠条件。4、 负责签收厂家送货，由厂方或供应商直接送货到总仓，必须由主管及另一仓管员两人同时签收验货方可进货，由本部采购员入货无需主管签字，只需仓管员验货入仓。5、 做好储运工作的档案资料积累，每月做好仓库商品盘点总表，不时检查仓管员账物，做到帐物相符，帐帐相符，如发现有异常情况，及时反映报告。6、 督促属下仓管员工作，并负责属下的考勤、考核工作，对表现优异的员工要给予表扬，并适当发给奖金，对表现较差者要及时批评指正。7、 有计划、有步骤地安排好仓库的使用，使各种货品摆放有序，充分利用仓库有限空间，掌握仓库温湿度，并经常督促检查仓容、卫生、商品堆叠情况，为出货提供方便。8、 每周一次工作报告及参与后勤主管工作会议，每周对本周的工作进行一次工作总结，详细记录本周内发生的特殊事件及处理方法，为日后工作备案，每周一晚到拓展部与后勤主管开会、培训、学习；周五到东江集团办公室汇报。（二）仓管员工作程序1、 到岗位后首先巡查自己保管的商品是否帐、货相符，发现问题要立即报告主管并采取有效措施及时处理。2、 搞好仓内卫生。废旧包装纸、箱等要按照指定地点放好，商品堆位要保持整齐，左右成行，点面成线。3、 严于职守。严格执行“仓库管理制度”。做到礼貌服务。热情待客，不得以任何借口耽误工作。4、 熟悉所主管商品的名称、规格、质量、数量，记好商品进销帐。办理商品的出仓手续，要做到准确无误，帐货相符。分店、部门所需商品及时出仓，使商品及时周转，提高资金利用率。5、 仓管员对仓库的商品要经常巡查，以便及时发现问题，对存放时间长的滞销商品要及时向采购反映，以便能及时作出处理；有责任提供商品销售信息，以利适销对路，减少积压商品。6、 注意天气情况，掌握仓库内湿干温度，及时做好通风、吸湿、降温工作。7、 做好安全防范工作，杜绝盗窃和火灾事件。8、 穿员工制服，佩带胸卡。（三）记帐员工作程序（仓管员兼）1、 熟悉自己所管的库存帐本，根据各部门送来的要货计划进行分类开单，各类分人负责；按单入帐、销帐，实行先进先销，要当日单当日销。2、 及时做好每月的盘点查对工作，及时交缴报表，及时销帐，做好商品管理工作。3、 收集记帐凭证，及时和财务对帐，采购部密切联系。（四）收货员工作程序（仓管员兼） 1、 按时上班，做好收货前的准备工作，检查磅秤是否准确，及时较正。搞好办公室的卫生工作。2、 直接与采购商量选择各供应商，填制好当天各使用部门领用物品的直拨进仓单或进货单，要求名称、规格、单价准确。3、 收货：客户货到后，检查各物品的规格、质量、标准、数量进行收货。核对送货单的数量、单价是否相符，严格把关。4、 发货：收货后，在单据上填上所收物品的数量，随即把属直拨的物资交使用部门领用并在直拨单上签名；如属进仓物资则交仓管员点清货物后办理进仓手续。（五）提运员工作程序（各分店司机兼）1、 接受各分店仓库主管指派到总仓领货或到总海鲜池入货。2、 提货时，提运员必须根据提单的品名、规格、型号、数量进行验收，如发现不符合要求可拒提货。3、 对商品要轻拿轻放，提运回来后详细报告主管或经理，及时做好货差、破损、索赔工作。（六）仓 库 工 作 程 序（A）、请购物资的程序仓管员于每天下班前两小时内，把收集的次日的领料单进行过滤，哪些物资仓库有存的，哪些物资需补充购进的，分类别分好，及时通知总部或供应商，说明订货的品名、订购量、到货日期。总部将须购买的物品写在仓管部的黑板上，每天采购到仓管办公室了解具体情况，需请购物资购入程序如下：1、 计划内物资的请购由仓管部根据库存物资的最高储备量和最低储备量情况，及时向供应部提出请购。总部总经理厂家送货流程图：分店仓管部采购部自己购回2、计划外物资的请购由使用部门根据工作上的需要，提出购买物品的名称、规格、型号、数量，并说明此物品是一次性使用或今后长期使用计划情况，填写请购单，由部门经理签名认可，交仓管部主管审核。 流程图：使用部门 仓管部 供应部报价 总经理审批 当总经理审批同意后复仓管部，交一份使用部门存查，一份供应部作采购计划，一份仓管部作为验收依据，一份交财务部。（B）、物资入仓验收工作程序货物可分为直拨物资（不入仓）和入仓物资两种。不入仓的如渔池的贵妃菜、冰、海水晶；厨房有柴油、菜、肉；此类东西入帐时一般请值班的经理、仓管员、采购一起对单检查，查实无误后，交仓管员填写“直拨单”，最后由经理签名。入仓的货物，两名以上仓管员按单位、数量、单价、金额等填写“进货单”，与送货人清点无误后，送货人、收货人、收货部门经理签名后即可。1、 直拨物资的验收 （1）、因未设专门的“直拨单”，需直拨的物资暂用另本“进货单”填写。 （2）、仓库验收合格后，填写“直拨单”交使用部门，使用部门清点物资后，直接在“直拨单”上签收即可。2、 进仓物资的验收 （1）、仓库主管或仓管员根据 “送货单”上标名的物资名称、规格、数量、到货时间等，认真验收货物。 （2）、物资验收合格后，仓管员在“送货单”上逐项打“”。 （3）、在验收过程中，发现质量、数量等与请购单不相符的，即填写“物资验收报告”给采购供应部或总部总经理办理退、换、补等有关手续。（C）、报帐（结算）程序1、 物资进货后，当月报帐的，供应商或采购员直接向收货员索取“进货单”的客户联连同正式发票到财务部结算。2、 跨月度报帐的，供应商或采购员到仓管部记帐组处，由记帐员开出物资挂帐冲销号单，同正式发票和进仓单据到财务部结算。（D）、物资发放程序1、仓库物资的发放程序（1）、各部门领用物资，必须填制“欧黛商务会馆”或“内部调拨单”，经使用部门经理签名，再交仓库主管批准，方能领料。（2）、各部门需补给的物资必须提前一天报送仓管部。（3）、仓管人员对任何部门均应严格执行先办出仓手续后发货的制度。严禁先出货后补手续的错误做法，严禁白条发货。（4）、仓库应对各项物资设立进、销、存帐本，凡购入、领出的物资，应立即作相应的记载，以及时反映物资的增减变化情况，做到帐、货两相符。2 、员工制服的发放（1）、所有在外加工的新工衣一律经仓管部验收入总仓。（2）、发放时，由各分店、各部门负责人签名写明需领工衣的数量、型号等传真至总仓，由各店提运员负责提货。3、 办公用品的发放（1）、各部内勤到仓管部领用“东江海鲜酒家领料单”，按仓管部发放的办公用品名称和电脑编码，交仓管员填写所需领用物品一式三联。（2）、各部内勤在领料本领用物品签名后，仓管员撕下领货部门查存联交领货部门。（E）、调拨程序调拨程序运用于公司内部，当某一分店仓库缺某类货物采购未买回而其它分店仓库存有此货时便可发“调拨单”，从其它仓库调入补给不足。流程图：提出调拨要求 填写调拨单 发货 收货第五章 仓库管理员操作规程一、 调入、购入货物：凭调拨单、发票或收据的数量、单价、金额填制进仓单一式三联，送货、收货人（需两名仓管员）必须同时签名并如数清点验货，不准只开单不点货。二、进货、验收货物：1、 凡是可数的订货，必须逐一点数，记录实收箱数、袋数或个数。2、 以重量计量的原料，必须逐件过磅，记录正确的重量。3、 对照随货交送的发货单和发票，检查货物数量是否与实际数量相符。4、 对照采购规格标准，检查货物质量是否符合要求。5、 经进货验收，正确记录供货单位名称、收货日期、数量、单价和金额。三、调出、发出货物：1、 填制调拨单、领料单数量，一式三联，领货联撕出后，余下两联填上单价，计算金额；2、 发货人、领货人必须同时在三联单上签名并按单发货，当天发货当天开单，当天未发出货物不准开单；3、 各部门零散领用的货料（如药材、茶叶、花生等按斤、两领用的）不准整袋、整包一次性开领料单，必须按每次实际领用数量分别 填制领料单。 仓库保管员1、 备货2、 填写“调拨单”或“领料单”3、 根据“调拨单”或“领料单” 填写“进销存”账本 领货员1、 清点、验收2、 取货3、 签名 领货员根据实际情况提出“出货申请”四、 退货回仓：已发出的货物需退仓