酒店D0021(209-210)

财务制度与程序FINANCE POLICY & PROCEDURES制度POLICY采购部管理制度与程序编号REF. NO.执行职位POSITION RESPONSIBLE采购员涉及部门DEPT.CONCERNED筹建期所有部门目的OBJECTIVE：酒店各部门需购的各种用品、食品、酒水、工种维修材料由采购部负责统一安排订购。其他部门不得私自联络供应商进行订购，否则其一切活动酒店不予承认，后果自负。执行程序PROCEDURES：酒店采购分为两类：A 每日厨房市场采购；B 部门（包括仓库）物品采购；其采购程序如下：A：每日厨房市场采购一 各厨房每日根据货仓部提供的“存货”预计出第二天的采购数量，填写每天厨房市场购货单（DAILY MARKET LIST），经总厨签批后，于每日下午三时之前交给采购部。二 采购部根据“每天厨房市场购货单”（DM）之内容，联系货源指定酒店认可的供应，确定价格，将供应商名称、单价、到货时间填入此表（DM）。三 将每天厨房市场购货单（DM）交采购部经理核准签字，再由成本控制总监、财务总监签字确认后，再放发给相对应部门。B：部门（包括仓库）物品采购一 申请部门需购的物品必须先填写：“申请定货单”(PURCHASE REQUISITION)，“申请定货单”（PR）一定要有部门总监的签名，同时提供上次采购的价格和供应商，以便参考。二 审批1、 填好的申请定货单（PR）需先交仓库核签，仓库人员检查仓库有无该种物品或有无可替代品。2、 申请定货单（PR）经仓库核签后，交采购部负责联络货源订购。报价要货比三家，经采购部经理签名后送财务部。3、 申请定货单（PR）经采购部经理核选出价平质优的一家供货，签署后交财务总监审批。4、 财务总监核查申请定货单（PR）是否履行上述程序，根据计划审批，然后交项目报执政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE2095、 行总经理批准。三订货1、 经批准的申请单（PR）一式五联，分别送给采购部、收货部、成本部、会计部应付帐、申请部门各一联。2、 采购部根据申请定货单（PR）的要求，签订订货单或合同，安排有关采购事宜，了解进货时间，以便提前知会收货部安排人手收货，仓库安排仓位。3、 订货合同要有财务总监、执行总经理的核准。经核准后的订货合同要送会计部应付帐一份备案。4、 如采购部门订不到申请定货单（PR）上的物品，要及时通知请购部门，若有此种物品的替代品，要事先征得请购部门的同意方可订购。5、 所采购的货品，尽量使用支票以月结方式结算。严格限制现金采购，现金采购必须是经酒店批准可用现金购买之物品。6、 从供应商取得的发票必须符合机关和财务管理的要求。经办人要在其背面签名，填写申请订货单（PR）号码、支票号码。7、 采购部要将所有的申请定货单（PR）分部门按已完成、未完成，进行分类存档。做好记录并密切与申请部门保持联络。8、 采购部要定期与各供应商开会，每次的供应商报价要按时落实，由采购部与成本部、餐饮部进行市场调查后定价，并交成本部审核再报财务总监批准，同时将定价表交有关部门备存。9、 如遇应急采购的零星物品需经成本控制总监批准，但事后二十四小时内应按上述采购程序补办手续。若不能在有限期内补办齐手续，部门总监要承担由此造成的一切经济责任。政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE210