酒店 文档管理办法

文档管理办法1、办理完毕的文件回收后按条款类目分别存放，翌年经检查齐全后，整理立卷归档。2、归档方法可以按字母顺序排列、按题目分类，档案夹里必须清楚表明并按顺序排列好。3、每天要及时将文件归档，以免散失、积压。4、每年要清理一次档案，清除不必要保存的材料。5、准确地做好文件索引，以便于查找。1、 归档前要先把资料进行分类，把材料按类别分组装入待办卷宗，使所有材料都能随手而得，避免盲目查找。2、 立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右角，案卷 目录打印四份，卷内目录打印五份。3、 案卷装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。4、 每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。10、对于已失效的档案要按规定进行销毁。销毁档案材料前要经过认真鉴定，确定要销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后才能销毁。销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。