机密文件销毁指南.doc

机密文件销毁指南、目的据相关调查，随着存储技术的发展，电子介质的使用越来越广泛，但95%以上的企业高管认为传统纸质文件仍然占有重要位置，较为全面的记录公司的信息（业务信息、经营战略等），一旦泄露则会给公司造成巨大损失。事实上，任何一份文件都有一个生命周期，经历由创建、使用、归档/废弃和最终销毁等过程。为了避免因员工处理不当造成机密信息泄露，上海销安达特制定机密文件销毁指南，旨在帮助企业安全销毁机密文件，维护信息安全。二、机密文件销毁原则1.合规原则 对于单位内部的秘密信息或敏感信息，则应遵循相关的行业规定与部门规定，比如新保密法、萨班斯法案、ISO200701、FACTA、HIPAA、GLBA等。2.适中原则 平衡销毁成本和销毁效果，采用适中的销毁方式。比如，对于单位绝密信息，公司可在办公场所配备高保密碎纸机；对于保密级别一般的纸张文件，可采用集中销毁，或外包给第三方委托销毁。3.记录原则 单位应保留并管理销毁记录，证明哪些介质，在什么时间，由谁负责，在哪个场所，用什么方式销毁。这些记录必须可访问可追踪，并至少保存一年。三、文件保密定级及管理我国商业秘密一般划分为绝密、机密和秘密等三个级别。不同级别的信息需要不同的管理方式和销毁标准。1.纸质文件记录涉及经营战略、组织结构、营销数据、客户资料、采购渠道、商品信息、工作流程、管理技术、财务资料等文件资料。单位应根据实际情况对相关文件资料进行保密分级。2.机密文件需要及时归档管理，到期后需要及时审批销毁；对不需要归档且且过期作废的资料、日常办公作废的文件、草稿、复印废页、卡片等资料不能随意丢弃。三、文件销毁方法和标准 1.销毁方法 （1）死存，不处理。评价：占用大量办公空间；如管理不善，泄露风险极大。（2）当做废纸卖给回收站。评价：安全性不高，泄露可能性很大。（3）焚烧。评价：销毁彻底，但不环保，需要寻找专门的场所，且在文件回收、转移过程中仍然可能会泄露。（4）制浆。评价：销毁彻底，环保无污染，但需要专门的制浆设备，一次性销毁量不大，成本较高。（5）粉碎。评价：不同销毁效果，环保、快速、销毁量大，是目前国际上流行的纸张文件销毁方法，但需要专门设备，一套完整的文件销毁管理及销毁流程。2.销毁标准鉴于目前国际上大多采用碎纸机来销毁纸质文件，所以很多国家都对碎纸残骸做出相关规定。从碎纸残骸来看，主要分为条状、颗粒状和粉状。国际上比较通用的是德国制定的DIN 32757碎纸标准：l 保密等级1 = 12毫米小条保密等级2 = 6毫米小条 l 保密等级3 = 2毫米小条(机要) l 保密等级4 = 2 x 15毫米微粒(商业敏感) l 保密等级5 = 0.8 x 12毫米微粒(最高机密) l 保密等级6 = 0.8 x 4毫米微粒(最高机密) (现在国际上将高于保密等级5的粉碎效果,保密效果可达0.8X4毫米的碎纸机，引申为保密等级6，这是DIN 32757标准的非官方的引伸) 四、文件销毁程序l 归档管理到期类文件：（1）销毁申请；（2）文档鉴定及审批；（3）文件统一收集及转移；（4）文件销毁；（5）销毁记录与报告l 不需要归档类文件，且保密级别较高：在办公室配备高保密碎纸机，对这些文件进行及时销毁。l 不需要归档且保密级别一般类文件：（1）办公室设置安全回收箱；（2）定期更换回收箱，转移登记；（3）集中销毁；（4）销毁记录与报告五、如何选择文件销毁服务提供商l 行业声誉：国际信息销毁协会成员（意味着其提供的销毁服务达到国际标准）；多年从事信息销毁领域，获得客户认可l 服务能力保证：有拥有先进设备，满足客户不同保密要求；提供上门销毁服务（on-site destruction service）或门店销毁服务（off-site destruction service），满足一次性海量销毁需求和定期定量销毁需求l 过程可控：完善的销毁流程，提供图片或视频监控证据，及时报告销毁效果l 服务团队：对员工进行过背景调查，签署了保密协议，对员工进行定期培训l 提供综合解决方案：要有能力提供解决方案，比如协助制定销毁管理制度，提供标准的信息销毁流程及员工销毁操作培训附件1： 文件销毁申请表附件2：文件销毁登记表附件1： 文件销毁申请表编号：序号：文件名称编号份数负责人销毁原因： 申请人： 日期：鉴定及审批意见： 文件鉴定人： 日期： 审批人： 日期：附件2： 文件销毁登记表序号文件名称文件类型及编号销毁原因销毁地点销毁日期数量经办人审批人