文件及数据管制程序.doc

文件及数据管制程序修订日期修订单号修订内容摘要页次版次修订审核批准2011/03/30/系统文件新制定4A/0/更多免费资料下载请进：http:/55top.com好好学习社区批准：审核：编制：文件及数据管制程序一、 目的：使质量系统所使用之文件迅速、正确流通，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。二、范围：本校所提供之服务对象为各单位教职员工及学生。 三、权责： 3.1文件审核权限。 制 作审 查会 签核 准品质手册管理代表秘书室相关单位主管校 长程 序承办人二级单位主管相关单位主管一级主管办法、规范承办人二级单位主管相关单位主管一级主管窗体、纪录承办人二级单位主管相关单位主管一级主管 3.2文件之分发、收回、销毁及管制：文书组。 3.3文件制订、修订及废止：原制订单位主管。四、定义：无。五、作业内容： 5.1 文件编码系统：各类文件之制订、修订均需由文书单位，依文件编码系统编号处理。 5.1.1 文件编码系统： 流水号 M：品质手册 文件类别 P：程序 单位别（如附件一） W：办法、规范 5.1.2 窗体编码系统： 窗体版本A.B.C. 窗体流水号 文件编号 5.1.3 总务文管人员对文件编码应予以管制，文件编码不得有重复之情形。 5.2 文件制订、修订、废止作业： 5.2.1 文件制订作业：视业务需要及组织任务，由相同单位指定专人，以各类文件标准格式，依业务需求拟案后，填妥文件制订、修订、废止申请单，由拟案单位以标准文件格式拟案送相关单位会签无议后，呈拟案单位主管审查后，颁布上网发行（文件审查、核准、颁布上网发行等阶段，若有任何异议 得由原拟案者修改之，必要时得召开会议）。 5.2.2 各文件发行时，文件及窗体编码均为A版，修订变更后为B版，依 此类推为CZ，再重复使用。5.2.3 文件之修订作业：文件若有不合现状需修改、增订者，得由提议单位填写文件制订、修订、废止申请单，提出修订原因，交原拟案单位研议修改。修改完成后文件审查、核准、颁布发行作业内容，同文件制订作业。 5.2.4 手册、程序或办法、规范之修订，以5.2.2 规定发行之。窗体修订时，原拟案单位应以文件制订、修订、废止申请单提出，经相关单位主管审核后由网管人员予以上网更新。 5.2.5 文件之废止作业： 5.2.5.1 文件废止之申请、审查、核准、颁布作业同文件修订作业。 5.2.5.2 文件废止后，原文件之编号应列管，不可再重复应用。 5.3 文件分发、收回作业：5.3.1 经颁布发行之文件，得由总务文书人员，以文件总览表列帐管理，并予以上网。5.3.2 窗体不予以上网，以书面方式颁布发行，由总务文书人员加盖发行章，并于换版时旧版自动失效。 5.3.3 修订及废止时，应由总务文书人员，要求网管人员予以上网更新。 5.3.4 修订及废止时，旧版失效文件应于新文件颁布后发行时，即刻失效。5.3.5 各文件使用之窗体均当作附件。 5.4 文件保存、作废作业： 5.4.1 各文件类别之保存及作废： 5.4.1.1 收文单位应依据文件总览表对应上网文件之正确性。5.4.1.2 总务文书组需将前次版本变更之原案加盖作废章后予以保存，并与有效文件分开保存。5.5 文件之档案管理：5.5.1 各单位使用之文件需置于各单位作业场所。5.5.2 使用单位不得打印正式文件。5.5.3 各部门需设有专人管理文件，且纳入内部质量稽核项目中，以确保资料之正确使用。5.5.4 总务文书人员需依据文件变更状况更新文件总览表，以显示文件之最新版本，及分发状况。5.6 电子媒体:5.6.1 电子媒体应于文件总览上标示现行之版本。5.6.2 使用备份之磁盘亦应标示文件版本状态避免误用,并应防止其损坏。5.6.3 所有电子媒体打印之报表数据,均由使用者自行保管。六、相关文件：无。七、相关窗体： 7.1 文件制订、修订、废止申请单 7.2 文件首页 7.3 文件内页7.4 文件总览表