《access报表设计》PPT课件.ppt

SPSS基础与Access数据库,姓名:郑戟明电话:67703855E-mail:shift_zjm答疑地点:学院楼B421答疑时间:,商务信息学院计算机教学部,2,上节回顾,Access（4）窗体自动创建表另存向导（单表、多表）设计视图（主窗体）注意问题：做多表窗体时多表的选择窗体名称和标题的区别标签和文本框的区别窗体中字段不小心被删除后的重新添加,第五讲ACCESS报表,4,报表,报表主要用来对数据表中的数据以各种格式输出（如分组后进行汇总统计、是否显示明细记录等）及对整个表的数据进行统计（在报表页脚处添加统计计算字段，如计数、求和、求平均等）。方法：自动创建报表将表另存为报表利用向导制作报表设计视图,5,利用向导制作各类报表,示例1.统计所有同学的奖学金总计按下面的样张，取学生表的除党员、照片和备注字段之外的6个字段；以专业编号的降序排列，专业编号相同的再以姓名的升序排列；布局：表格；方向：纵向；样式：淡灰；主体内容字号为10；调整布局及文本对象的宽度；出生日期的显示方式为长日期；在报表未尾统计出所有同学的奖学金总计，货币格式，不要小数位，并加上3磅蓝色的虚线；报表名称：奖学金总计。注意：报表太长，只显示了开头和结尾数据。,6,示例1_报表开头末尾部分样张,报表开头样张,报表末尾样张,7,添加统计计算字段的方法,将文本框加在“报表页脚”下面，并在文本框中添加公式，如：计数：=count(学号)求和：=sum(成绩)求平均：=avg(成绩)最大值：=max(成绩)最小值：=min(成绩)字段属性的设置：在字段上点鼠标右键属性。,8,还要注意的地方,注意在向导中排序和设计视图中排序与分组按钮的区别：在向导中排序：排序字段会提前；在设计视图中排序与分组按钮：不会改变显示的次序。注意报表页眉、页脚与页面页眉、页脚的区别：报表页眉：打印预览时显示在报表开头，只显示一次报表页脚：打印预览时显示在报表末尾，只显示一次页面页眉：打印预览时每页页眉处都显示页面页脚：打印预览时每页页脚处都显示,9,示例2_统计各专业的平均奖学金,要显示明细记录和汇总；样式：随意；加上一条横线；注意数据的显示格式；报表名称：统计各专业奖学金报表。只显示了部分结果。选择字段学生表：专业编号、学号、奖学金请观察和总结红框内对象的特点？,示例2_关键步骤,选择学生表中的字段自动按专业编号分组,示例2_结果分析,按照专业编号的升序显示汇总的就是分组的字段：专业编号,12,示例3_统计各专业的平均奖学金,选择字段专业表：专业名称学生表：学号、奖学金请观察和总结红框内对象的特点？,示例3_关键步骤,选择专业表和学生表中的字段通过专业表查看专业名称会自动提出,示例3_结果分析,按照专业表中主键的次序显示汇总的是两个表(学生表、专业表)相关联的关系字段：专业编号,示例3_调整关键步骤,选择专业表和学生表中的字段通过学生表查看再对手工专业名称分组,2,3,示例3_调整后结果分析,按照专业名称的升序显示；对专业名称分组汇总的就是分组的字段。,17,注意字段选择不同的区别,如果字段出现分布高低不一样的布局时，字段要么通过分组，要么通过不同表查看得到示例2：直接取学生表中的专业编号、学号和奖学金字段:自动对“专业编号”分组，对“专业编号”汇总示例3：取专业表中的专业名称字段、学生表中的学号和奖学金字段。这时会有两种情况通过专业表查看自动提出“专业名称”，对“专业编号”汇总通过学生表查看手工对“专业名称”分组，对“专业名称”汇总,分组与不分组的显示区别,区别1：如果是分组，该字段按拼音汉字升序显示；如果是通过某表查看，该字段按这个表中主键的排列顺序显示；区别2：如果是分组，汇总后显示的字段就是分组的字段；如果是通过某表查看，汇总后显示的字段就是两张表相关联的关系字段。,19,示例4_统计各门课程成绩,注意选择正确的字段和设定正确的查看方式有Sum、Avg的显示只要汇总（不要显示明细记录）计算汇总百分比。样式：大胆；注意报表细节设置：报表标题阴影框的添加；课程名称框的取消；分组划线的添加；报表最后总计前划线的添加；报表最后总计的数据显示格式。报表名称为：统计各门课程成绩。,20,示例4_报表开头/末尾样张,报表开头样张,报表末尾样张,21,课堂练习,完成课堂示例14；创建如下图所示的学生成绩报表，名称：学生成绩表。样式：组织，有平均值、最大值的显示，加上一条横线，注意数据的显示格式。（注意下图只是显示了部分结果）,22,课堂练习（续）,创建如下图所示的奖学金报表，名称：奖学金报表。样式：正式，按性别升序排列，报表末尾有最大值、最小值的显示，加上一条横线，注意数据的显示格式。,23,思考题,1.请自行设计一张漂亮的报表，以分别统计男女生奖学金的平均值、最大值、最小值和总和，奖金明细可以不显示2.请自行设计一张漂亮的报表，以统计各专业各门课程的平均成绩,成绩明细可以不显示。3.修改“主窗体”修改“主窗体”，添加一个按钮能够预览“奖学金总计”报表。,24,下周教学内容,Access页、宏和宏命令,谢,结束,谢,