E-Mail撰写和发送注意事项.ppt

,E-Mail撰写和发送注意事项,Agenda,一.E-Mail的简介二.E-Mail的格式与礼节三.E-Mail写作技巧四.E-Mail应注意事项五.E-Mail常犯的小错误,一.E-Mail的简介,1.何谓E-MailE-Mail(电子邮件):顾名思义,就是将”邮件”电子化,将电子文件或数据,通过因特网的方式,在一瞬间送至地球另一个角落的人手上2.E-Mail的优点传递速度快降低成本人性化;技研新阳MS陈;技研新阳MS.肖;技研新阳MS.汪/陶;丸山MR.崔.MS.刘;东马MR.崔成焕;东马姜雁;东马MR.易;新光荣MR.William;新光荣MR.叶洋;新光荣MSEmily;台翰胡平芳;台翰MS.史振瑞;环旭MS.李青密;环旭欧阳杰;环旭MR虞;协隆桂S;协隆MR.黄竟升;黄様;万旭MS.吴丽敏;凌进MS韩;凌进MR.梁;敎MR.石橋;OKIMR.侯永平;OKI宋彦冰;新确MS.蔡;新确MS.甘;新确MS.刘海霞;新确MS.龙Sent:Monday,March06,20069:12AMSubject:关于无电解镍电镀铅含有的调查!大家早上好!以下是敝公司的部品调查表，调查对象为DCE所有部品。仅含有“无电解镍电镀“的部品，请填写在中间的表中。要求纳期：3/13前，谢谢！东莞市长安镇乌沙李屋第六大道新星工业园日华电子厂购买1课杨平,示例邮件由客户ALPS发出，未注意检查，使所有供应商都清楚地知道了自己的竞争对手。,12,3.你不是明星请署名,所有正式发出的Mail都应有署名,即使没有包含名字、公司、职务、电话等信息的签名,至少应把自已的名字写在Mail尾部,这样做也体现了基本的礼貌,发给客户的Mail尤其应当注意,13,4.“All”不是人,请记住!Mail要发给确定的人,盡量避免写出“All”的称呼以下Mail是需要“Sales”做事,却写着“Dearall”明显不妥,14,五.E-Mail常犯的小错误,1.发送前执行姓名检查2.避免发送大邮件3.回复或转寄时,须重新确认主题与本文内容是否一致,避免文不对题4.谨慎使用全部回复功能(理由同”勿发给无关人员”),15,1.发送前执行姓名检查(一),检查收件人是否正确,避免发错而误事检查方法:点击“检查姓名”按钮,16,1.发送前执行姓名检查(二),检查前,检查后,17,2.避免发送大Mail,发Mail前先确认Mail大小是否太大(原则上超过3M的文件不宜通过Mail的形式来发送)以下例子中的Mail附件超过了50M(55,678KB=55.678MB),发送时造成收件人Mail瘫痪如果附件太大,又在公司内部发给很多人,将会造成公司MailServer崩溃,从而影响全公司的正常工作,18,3.避免文不对题,Mail内容与主题不符或回复Mail时换了本文内容却未改主题,-OriginalMessage-From:sue.yangTo:(USI/SZ/VQA)杜月珍;(USI/SZ/VQA)乔岩Cc:USI/SZ王仁峰;(USI/SZ/BSD3)曹晓辉Sent:Wednesday,March15,20069:00AMSubject:Fw:元件温度调查表格式（客户文件）Dear乔岩，月珍，今天晚上要开始备料，明天要进行试产，所以客户已经同意所有物料均可入库，为了不影响生产，请尽快入库，另外，请作好记录，下次来这些物料时，一定要重点留意，需要相关部门认可才可允收，不可以此次来料为样品，谢谢！如有任何问题，请随时与我联系！Bestregards,sue.yang,THANKYOU,Foryourattention,