access2第2章表的基本操作.ppt

Access程序设计,文科计算机小公共课规划教材,第2章表的基本操作4课时,21数据库设计案例图书借阅管理数据库22表的建立23数据类型24表的维护25设置字段属性26主键和索引27表间关系的建立与修改28表的其他操作2.9数据和数据库对象的导入和导出,【教学目的、概要、难重点】,表结构设计字段有效性规则主键创建关系设置,【知识网络图】,21数据库设计案例图书借阅管理数据库,关系的逻辑结构(课本P)关系的完整性要求：实体完整性关系的完整性通过设置关系的主键（主关键字）来实现。用户定义完整性用户定义完整性要求关系的属性（字段）值满足什么条件，在access中可通过字段大小、输入掩码、有效性规则、必填字段等属性来设置。参照完整性参照完整性保证两个表之间数据的相对完整性，一般是相关表参照主表的内容。,22表的建立,Access表由表结构和表内容两部分构成。表结构有若干字段组成，字段相当于关系模型中的属性。每个字段都有一个名字，其命名规则是：字段名长度为164个字符。字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符。字段名不能包含句号（。）、惊叹号（！）、方括号（）和重音符号（）。对于字段，除了要定义它的名称外，还必须定义它的数据类型。,建立表结构在确定了表的结构后，可以使用3种方法建立表结构。(1)在“数据表视图”中直接输入各条记录值，这种方法比较简单，但无法对每一字段的数据类型、属性值进行设置，一般还需要在“设计”视图中进行修改。(2)使用“设计”视图，并在“设计”视图中依次定义每个字段的名称、数据类型和属性，这是一种最常用的方法。(3)通过“表向导”创建表结构，利用向导中模板快速创建一个表，然后对其进行修改。,23数据类型,根据关系数据库的相关定义，数据表中同一列数据必须具有相同的数据特征，称为字段的数据类型。Access支持非常丰富的数据类型，因此能够满足各种各样的应用。下表中列出了常用的基本数据类型的含义以及大小。表2-7给出了Access提供的基本数据类型的含义及大小。,24表的维护,Access的表操作提供了两种视图：“数据表视图”和“设计”视图，前者用于修改表内容，后者用于修改表结构。修改表结构编辑表内容调整表外观设置字段属性,25设置字段属性,在Access表对象中，一个字段的属性是这个字段特征值的集合，该特征值集合将控制字段的工作方式和显示形式。字段大小格式默认值有效性规则有效性文本输入掩码标题必填字段小数位数查阅属性,251字段大小,“字段大小”属性只适用于数据类型为“文本”或“数字”字段。通过“字段大小”属性，可以控制输入文本字段使用的最大字符数或输入数字字段的数值范围以及种类。,252格式,使用“格式”属性可以指定字段的数据显示格式。预定义显示格式可用于自动编号、数字、货币、日起/时间和是/否型字段，并且可以为这些字段自定义格式。各种数据类型的格式设置取值如表2-9所示。,253默认值,使用“默认值”属性可以指定添加新记录时自动输入的值。【例2.3】在图书管理系统中，假设用户的初始密码是“welcome”，则可在表用户的“设计”视图中定义密码字段的默认值。,253默认值,既可以使用常量作为默认值，也可以使用表达式作为默认值。【例2.4】在图书管理系统中借书表中，设置“借出日期”字段的默认值为当天的日期。,254有效性规则,“有效性规则”是Access中另一个非常有用的属性，可以使用有效性规则控制数据在表中的字段的数据输入方式。利用该属性可以防止非法数据输入到表中。【例2.5】用户表中的“可借册数”字段值的范围为1030，通过定义有效性表达式“=10and=30”来防止用户输入大于30或小于10的数值。设置如图2.9所示。,255有效性文本,有效性规则能够检查错误的输入或者不符合逻辑的输入。当系统发现输入错误时，会显示提示信息，为了使提示信息更加清楚、明确，可以定义有效性文本。有效性文本属性值将操作错误提示信息显示给操作者。,表2-11字段有效性规则及有效性文本设置示例,256输入掩码,输入掩码用于设置字段中的数据格式，并可对允许输入的数值类型进行控制，由字面显示字符（如括号、句号和连字符）和掩码字符（用于指定可以输入数据的位置以及数据种类、字符数量）组成。在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用Access提供的“输入掩码向导”来设置一个输入掩码。如果不使用向导，还可以在属性表中定义输入掩码。对于大多数数据类型，都可以定义一个输入掩码。,256输入掩码,输入掩码由用来分隔输入空格的原义字符（例如空格、点、点划线、和括号）组成。输入掩码属性设置则由文本字符和特殊字符组成，特殊字符将决定输入的数值类型。输入掩码主要用于文本型和日期/时间型字段，但也可以用于数字型或货币型字段。输入掩码的属性最多可包含三个用分号（；）分隔的节。例如：00-99-99只由一个节组成。而输入掩码CCCCCC;0;*则由三个用分号（；）分隔的节组成。,256输入掩码,表2-12输入掩码的属性,256输入掩码,表2-13输入掩码属性所使用格式字符的含义,257标题,“标题”属性值出现在字段栏上面的标题栏中，它为每个字段设置一个标签。“标题”属性最多为255个字符。如果没有为字段设置标题属性，那么Access会使用该字段名代替。,258必填字段,“必填字段”属性有“是”和“否”两个取值。当取值为“是”时，表示必须填写本字段，不允许该字段数据为空；当取值为“否”时，表示可以不必填写本字段数据，也就是允许该字段数据为空。,259小数位数,通过设置小数位数属性，可以限制数据的输出显示的小数位数。“小数位数”属性设置只影响显示的小数位数，而不影响所保存的小数位数。,2510查阅属性,利用不同的查阅方式可以方便查阅和数据的输入，使数据输入更加简单。具有查阅属性的字段类型主要有文本型、是否型。对于文本型的字段来说，默认的显示控件是文本框，可以将显示控件设置为列表框或组合框，以方便数据的输入。,2510查阅属性,【例26】在图书管理数据库中的用户表中，“学院”字段值取值范围有限而且确定，并且输入的重复率高，这样我们可以将用户表中的“学院”字段的查阅方式设置为组合框，以方便用户的输入。,26主键和索引,261主键262索引,261主键,主键又称主关键字，用于惟一标识标中每条记录的字段或字段组合。主键字段值具有惟一性，Access不允许主键中存入重复值和空值。可以在MicrosoftAccess中定义三种类型的主键：自动编号、单字段及多字段。,261主键,1设置或更改主键在“设计”视图中打开相应的表。选择所要定义为主键的一个或多个字段。如果要选择一个字段，请单击行选定器。如果要选择多个字段，请按下CTRL键，然后对每一个所需的字段单击行选定器。单击工具栏上的“主键”按钮或右击在弹出的快捷菜单中选“主键”。,261主键,2删除主键如果主键用在某个关系中，在删除主键之前，必须删除这个关系。在“设计”视图中打开相应的表。请单击当前使用的主键的行选定器，然后单击工具栏上“主键”按钮。,262索引,创建索引可以快速查找和排序记录，如果要加快排序或查找记录的速度，可以索引单个字段或字段的组合，在Access中，主键其实就是主索引。创建单字段索引在“设计”视图中打开表。在窗口上部，单击要创建索引的字段。在“常规”选项卡上的窗口下部，单击“索引”属性框内部，然后单击“有（有重复）”或“有（无重复）”。单击“有（无重复）”选项，可以确保任何两个记录的这一字段没有重复值。,27表间关系的建立与修改,表间关系有一对一、一对多、多对多三种。多对多关系实际通过两个一对多关系实现，如“图书”和“用户”之间是多对多关系，通过“图书”和“借书”以及“用户”和“借书”这两个一对多关系实现的。所以在access中可以创建一对一、一对多联系，多对多联系不能直接创建。,2.7.1表间建立关系的条件,两个表之间建立正确的关系，要满足以下条件：两表有相关字段建立关系的字段至少在其中一个表中是主键或唯一索引,2.7.2定义关系,对于满足建立关系的两个，可以按以下步骤建立关系。关闭所有打开的表，不能在已打开的表之间创建或修改关系。单击工具栏上的“关系”按钮，或鼠标指向数据库窗口的空白处，右击弹出快捷菜单，选择“关系”菜单项。显示“关系”窗口。如果以前建立了关系，显示已定义的关系。如果还没有建立，将显示“显示表”对话框，选择表或查询以添加到“关系”窗口中。拖动主表的相应字段到另一个表中的相应字段上，其中建主键或唯一索引的表为主表，另一个表为相关表，系统自动识别。单击“新建”按钮创建关系。,2.7.2定义关系,（1）若只有其中一个表的对应字段是主键或唯一索引，两表建立一对多关系，建立方法如下：拖动任何一个表的相应字段到另一个表中的相应字段上，其中建主键或唯一索引的表为主表，另一个表为相关表，系统自动识别。（2）若两个表的对应字段均为主键或唯一索引，两表建立一对一关系，建立方法如下：拖动主表的相应字段到相关表中的相应字段上，由于两个表对应字段均为主键或唯一索引，系统无法识别哪个表是主表，因此系统按照拖放的次序决定谁是主表。因此这是需要用户自己判断哪个表是基本的表，将其作为主表。,2.7.3删除关系,关闭所有打开的表，因为不能删除已打开的表之间的关系。单击工具栏上的“关系”按钮。如果要删除的表的关系没有显示，请单击工具栏上的“显示表”按钮并双击每一个所要添加的表，然后单击“关闭”按钮。单击所要删除关系的关系连线（当选中时，关系线会变成粗黑），然后按DELETE键。,2.7.4编辑已有的关系,关闭所有打开的表，因为不能修改已打开的表之间的关系。单击工具栏上方的“关系”按钮。如果没有显示要编辑的表的关系，请单击工具栏上的“显示表”按钮并双击每一个所要添加的表。双击要编辑关系的关系连线。在“编辑关系”窗口中设置关系的选项。,2.7.5查看已有的关系,单击工具栏上的“关系”按钮。如果要查看在数据库中定义的所有关系，请单击工具栏上的“显示所有关系”按钮。如果要查看特定表的关系，请单击相应的表，然后再单击工具栏上的“显示直接关系”按钮。,2.7.6参照完整性,参照完整性就是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。如果实施了参照完整性，则当添加或修改数据时，Access会按所创建的关系来检查数据，若违反了这种关系，就会显示出错信息且拒绝这种数据。,2.7.6参照完整性,1实施参照完整性步骤（1）选定表间连线，右击弹出快捷菜单，选择“编辑关系”出现“编辑关系”窗口。（2）在“编辑关系”窗口中根据需要选择“实施参照完整性”、“级联更新相关字段”、“级联更新相关记录”复选框。,2.7.6参照完整性,2实施参照完整性的规则当实行参照完整性后，必须遵守下列规则：（1）不能在相关表的外部键字段中输入不存在于主表的主键中的值。（2）如果在相关表中存在匹配的记录，不能从主表中删除这个记录。（3）如果某个记录有相关的记录，则不能在主表中更改主键值。,2.7.6参照完整性,3实施参照完整性的级联更新和级联删除规则（1）如果设置了“级联更新相关字段”复选框，在主表中更改主键值，将自动更新所有相关记录中的匹配值。（2）如果设置了“级联删除相关记录”复选框，删除主表中的记录，将删除任何相关表中的相关记录。,2.7.6参照完整性,4无法实施参照完整性的原因若提示无法实施参照完整性的消息框，原因在于现存数据已经违反了参照完整性的要求，请检查相关表中的建立关联字段的值是否全部在主表中出现过。,28表的其他操作,281查找或替换数据282排序记录283筛选记录,281查找或替换数据,使用“查找”对话框的方法。在“数据表”视图中，选择要搜索的字段，除非要搜索所有的字段（搜索单一字段比搜索整个窗体或数据表快）。单击工具栏上的“查找”按钮。在“查找内容”框，输入要查找的内容。如果不完全知道要查找的内容，可以在“查找内容”框中使用通配符来指定要查找的内容。关于通配符的示例和如何使用它们，请参考表2-16。,282排序记录,排序是根据当前表中的一个或多个字段的值来对整个表中的所有记录来进行重新排列。1按一个字段排序在“数据表”视图，单击要用于排序记录的字段。执行下列操作之一：若要升序排序，请单击工具栏中的升序按钮。若要降序排序，请单击工具栏中的降序按钮。,282排序记录,2按多个字段排序在Access中，不仅可以按一个字段排序，也可以按多个字段排序记录。按多个字段排序时，首先根据第一个字段指定的顺序进行排序，当第一个字段具有相同的值时，再按第二个字段排序，以此类推，直到按全部指定的字段排好为止。操作步骤：打开要排序的表的“数据表”视图。单击“记录”菜单中的“筛选”命令，然后从级联菜单中选择“高级筛选/排序”命令。在“筛选”窗口中单击设计网格中第一列字段行右侧的箭头按钮，从弹出的列表中选择第一排序字段，单击设计网格中相应的排序单元格右侧的箭头按钮，从弹出的列表中选择排序的方式。若有其他排序字段，用同样的方法设置。单击“记录”菜单中的“筛选”命令，然后从级联菜单中选择“应用筛选”命令。这时Access就会按设定的排序方式对表中的记录进行排序。,283筛选记录,筛选指的是只显示满足条件的记录，将不满足条件的记录暂时隐藏起来。可以使用四种方法筛选记录：“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“输入筛选目标”以及“高级筛选/排序”。取消筛选则可以将表中所有的数据显示出来。操作是：单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“取消筛选、排序”命令,2.9数据和数据库对象的导入和导出,291数据和数据库对象的导入292数据和数据库对象的导出,291数据和数据库对象的导入,所谓导入就是将符合Access输入/输出协议的任一类型的数据导入到Access的数据库中。导入的方法是：从“文件”菜单中的“获取外部数据”子菜单中选择“导入”命令，在显示的“导入”对话框中选择要导入的数据所在位置的文件，并按向导的提示完成所有操作。或在数据库窗口单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“导入”命令，在显示对话框中选择要导入的数据所在位置的文件，并按向导的提示完成所有操作。,292数据和数据库对象的导出,导出是一种将数据和数据库对象输出到其他数据库、电子表格或文件格式的方法，以便其他数据库、应用程序或程序可以使用这些数据或数据库对象。通常，使用“文件”菜单中的“导出”命令可以导出数据或数据库对象，可以将数据导出到各种的支持的数据库、程序和文件格式中。,