集团公司员工手册(全套)

.集团员工手册共 页，第 页编号：第1版，第1次修订员 工 手 册批准：审核：编制：实施日期：修订日期：指定日期：.前 言员工朋友：欢迎您加入XX！ 河南XX集团是一家致力于XXXXXXXX为主导的多元化集团公司。谨希望全体员工在XX集团尽其所学，发挥自己最大的工作潜能，为XXX成为中国最具影响力的多元化发展公司而努力。XXX也将为您提供展示个人才华的舞台， 祝你攀登事业的高峰。愿示个人才华的舞台。 这本手册将指导您了解公司的发展历史、企业文化、政策福利、行为规范、办事程序等。它是你步入XX的向导，通过这本手册，您将对公司有更清晰的认识，包括公司对您的期望。 再次欢迎您成为XX大家庭的一员，衷心祝愿您与公司一同成长。 总裁： 员工手册管理须知1 基本要求 河南XX集团员工手册（以下简称“手册”）由XXX集团行政人事部负责制作，属于XXX集团内部资料，未经集团总裁书面授权，任何人不得将手册带离公司；不得借阅XXX以外人员；不得涂改、勾画、裁剪、抽取、拆卸、调换、拍照或复印手册内容。2 保管与存放 XXX集团及各子公司行政人事部承担手册的保管、存放、日常管理责任。3 查阅与借阅 各子公司及各部门应当参照图书报刊管理制度中的借阅管理规定，对手册的日常借阅进行管理，建立借阅登记表，并确定手册保管的责任人。责任人岗位变动时，应当对手册办理移交手续。4 维护与更新 手册由XXX集团当前正在生效的制度、规定、工作条例等内容组成，其中绝密文件或绝密章节由行政人事部保留。 当手册中的部分内容有变更或新增时，由集团行政人事部进行汇编排版、打印后装订入册。当手册中的内容有删除或失效时，由集团行政人事部进行删减销毁工作，删减销毁时遵照两人以上员工在场的原则共同进行。 承载手册内容的活页夹保质期为两年，自各子公司及各部门收到手册起，保质期内发生活页夹损坏的，由保管部门承担修复或重新购置的费用，保质期后发生活页夹损坏的，由集团行政人事部承担修复或重新购置的费用。.目 录第一章 行政办公管理制度1、 印章管理制度-82、 证照管理制度-183、 文件管理制度-194、 电话管理制度-235、 工装管理制度-246、 办公设施及办公用品管理制度-287、 图书报刊管理制度-318、 档案管理制度-329、 会议管理制度-3510、 车辆/驾驶员管理制度-3711、 来宾接待管理制度-4112、 请示报告制度-4213、 办公室卫生管理制度-43第二章 业务洽谈签定合同有关规定一、关于对外进行业务洽谈与签订经济合同（协议）的有关规定-45二、关于严禁在业务交往中收受贿赂拿回扣的规定-46第三章 计算机网络及办公自动化管理制度一、 计算机网络使用及电子化办公管理制度-49第四章 财务管理制度一、货币资金管理-53二、低值易耗品的账务管理-55三、应收款项管理-56四、合同管理-58五、税务和发票管理-59六、财务开支管理-60七、借支管理规定及借支流程-61八、财务报销制度及流程-62九、差旅费报销制度-64第五章 人力资源管理制度一、制度的目的-67二、员工礼仪行为规范-68三、员工招聘管理制度-71四、新员工入职工作流程-76五、员工培训管理制度-79六、员工薪职异动管理制度-83七、员工解聘管理制度-87八、劳动合同管理制度-89九、薪资管理制度-93十、考勤管理制度-101十一、员工福利管理制度-107十二、员工转正考核工作流程-112十三、关于办理社会养老和失业保险的暂行规定-114第六章 员工违纪管理制度第6章 员工违纪管理制度-116第1章 行政办公管理制度总则一、 为加强企业行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高工作绩效，特制定本制度。二、 行政事务管理包括印章使用管理、证照管理、文件管理、电话管理、办公设施及办公用品管理、图书报刊管理、档案管理、会议管理、车辆及驾驶员管理、来宾接待管理、请示报告制度、办公室卫生管理。1、 印章管理制度-82、 证照管理制度-183、 文件管理制度-194、 电话管理制度-235、 工装管理制度-246、 办公设施及办公用品管理制度-287、 图书报刊管理制度-318、 档案管理制度-329、 会议管理制度-3510、 车辆/驾驶员管理制度-3711、 来宾接待管理制度-4112、 请示报告制度-4213、 办公室卫生管理制度-43行政管理制度文件名称印 章 管 理 制 度部 门行政人事部发布日期年 月 日文件编号/150101A版本号次编制:审核:批准：共 10 页一、 印章管理制度1. 目的 为了规范集团各部门及各子公司的（以下简称“公司”）印章刻制、保管及使用的合法性，严谨性和安全性，根据国家有关规定并结合公司实际情况、特制订本管理制度。2. 适用范围 本制度都是用于集团各部门及各子公司印章的刻制、使用和管理。3. 权责3.1 集团行政人事部负责本制度的拟、修订，集团总裁负责本制度的核准；3.2 集团行政人事部负责集团各部门及各子公司印章的刻制、发放及销毁管理；各子公司行政人事部指派专人负责印章的保管及使用管理，集团行政人事部行使监督检查权；3.3 集团各部门及各子公司法人或法人授权的专人负责各类印章日常使用的核准。4. 印章的种类及用途4.1 印章的种类：包括公司公章、合同章、法人章、财务章和部门章。4.2 印章的用途：4.2.1 公章主要用于对外签订的需确定公司权力、义务的有关文件：对内所颁布的重要经营管理制度、各项（集团各部门及各子公司）红头文件；对外重要函件；授权委托书（授权委托书需同时加盖公章和法定代表人名章）、其他需以公司名义证明其权威作用的文件；4.2.2 合同章主要用于对外签署的经济合同、协议及意向性文件；4.2.3 法人公章主要用于授权委托书、财务确认单等需要加盖公司法人公章的文件资料；4.2.4 财务章主要用于会计、结算业务、如财务、税务报表的填报，财务决算，结算业务票据、凭证及相关报表资料等；4.2.5 部门章主要用于部门为单位发放的各类制度、文件等。5. 印章的刻印与启用5.1 印章的刻制5.1.1 集团及各子公司所有印章刻制均由集团行政人事部统一负责刻制；5.1.2 集团及各子公司因工作需要刻制相关印章的，均应填写印章刻制申请表（附件1），报至集团行政人事部审批、集团总裁核准后，根据其申请印章种类由集团行政人事部整理相关材料委外刻制。5.2 印章的启用5.2.1 新印章刻制完成后，公章应有公司指定专人将刻制的印章向公安机关办理印鉴备案，其他类用章均由行政人事部填写公司印章交接单（附件2），到集团总裁处办理印章交接手续，总裁留存印模标样、登记备案，行政人事部按印章管理规定使用、保管。5.2.2 各类印章启用应报集团总裁批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。6. 印章的管理 公司各类印章均由行政人事部指定专人保管。6.1 公司的所有印章，均由行政人事部门专人负责登记，留样并确定印章保管员；6.2 印章启用时由集团行政人事部下发关于启用有关_专用章的通知（附件3），注明启用日期，发放单位、使用范围和启用印模；6.3 行政人事部向保管员移交印章时，应填写公司印章留样备案表（附件4）；6.4 由于印章磨损而更换印章，仍需在集团行政人事部登记、留样；6.5 集团相关单位撤销或重组，原单位有关印章交回公司行政人事部，由行政人事部负责销毁。6.6 所有印章的使用应根据规定完整填写印章使用登记表（附件5），经有关领导签字确认后，方可至保管员处申请、使用，如在印章使用登记表中签订的文件因内容变更需重新加印的，应将原已加印的文件交由印章保管员撕毁后，重新加印； 6.7 印章丢失时，印章保管员应当及时向集团行政人事部出具书面报告，行政人事部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落，公告印章作废，对责任人进行处罚等；6.8 公司决定需要停用印章的，由集团总裁签字同意后由集团行政人事部下发关于停用有关_专用章的通知（附件6），并将停用原因和时间通知集团各部门及子公司，收回停用的印章，切角封存或销毁；6.9 集团各部门及子公司不得擅自刻制印章，未按制度流程刻制使用印章者可视为C类（依据违纪管理制度）过失，由于违反本制度致使公司蒙受的所有损失由当事人全部承担，并追究法律责任。 7. 印章保管员的职责7.1 印章保管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁好，妥善保存，不得将印章存放至没有安全措施的抽屉或办公桌上，次日上班后，应首先检查所保管印章有无异样，若发现意外情况应立即报告； 7.2 印章保管员因事、病、休假等原因不在岗位时，应指定他人代管印章，印章保管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项；保管员正常上班后，代管人员应向保管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人；交接工作时，应严格办理交接手续，填写印章交接单，登记交接日期，管理印章类别，待交接人员签字，印章授权人签字认可后备存；7.3 印章保管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，未按批准权限用章或用章审批手续不全的，印章保管员应拒绝使用；经办人拒绝印章保管员审核文件内容或审批手续的，印章保管员可拒绝用章并向上级领导报告处理。7.4 印章保管员用印盖章位置要准确恰当，印迹要端正、清晰，印章名称与用印落款要一致，不漏盖、不多盖；介绍信、便函、委托授权书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章；7.5 印章保管员不得擅自用章，一经发现，按照C类过失处理；若因擅自用章导致公司蒙受经济损失时，由印章保管员承担全部经济责任，并依据相关法律追究其刑事责任；7.6 印章保管员调迁或离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工调离移交工作的一部分，须办理分管印章的移交手续，并填写印章人员调离交接单（附件7）后方可办理调离手续；7.7 非印章保管员携带外出时，用章人必须严格完整填写印章使用登记表上各项信息，注明外出用印时间，并经权限持有人审核签字确认后，保管员方可印签。归还印章时应完善印章使用登记表中的用印数量。未按本规定执行的，保管员和使用人按照C类过失处理，由此致使公司蒙受的一切损失，由保管员与用章人共同承担，并依据相关法律追究其刑事责任。8. 各类印章的使用规定 8.1 公章的使用8.1.1 办理使用公章的事项，须由用章人认真填写相应的审批文件并获得权限持有人审批后，连同需用章的文件等一并交印章保管员，由其审核审批手续齐备后盖章；8.1.2 凡有签署权限的领导签署文件或发文批准书，业务报表、函件等，可直接加盖相应的印章，但印章保管员仍应该按照规定填写印章使用登记表，并留存复印件以完善相关档案，依据本条规定填写的单据无需审批人签字；8.1.3 除本制度8.1.2款规定的情况外，凡加盖公司印章的文件，均须填写印章使用登记表，并经权限持有人审批签字同意后，方可使用公司印章；8.1.4 涉及法律等重要事项需使用印章的，须经集团总裁或授权人审核签字后方可使用；8.1.5 禁止在手写文件上加盖公司印章；8.1.6 禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张，信函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表上加盖公司印章。8.2 合同专用章的使用规定 8.2.1 对外签署的合同或协议，应按公司章程及相关的合同管理规定办理审批程序；8.2.2 需使用合同专用章时，经办人应完整填写印章使用登记表，经权限持有人审批同意后方可用章；8.2.3 需批量给合同加盖合同章的，应在印章使用登记表上填写用印的合同份数、注明需加印的合同编号，禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同专用章，如有特殊情况，需备注说明；8.2.4 对外签署的合同或协议等，必须在骑缝处加盖合同专用章。8.3 财务章的使用规定8.3.1 财务人员依日常的权限及常规工作内容需使用财务印章的（不带出的情况下），无须负责人审批，但应填写印章使用登记表；8.3.2 公司对外报送的各类业务报表（财务报表，统计报表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须按规定办理用章手续。8.4 法人章的使用规定法人章的使用，必须由企业法人签字确认后，方可用印或带出，否则不予用章，如有特殊情况，须电联法人，征得其同意或授权后使用。9. 其他事项9.1 集团各部门及各子公司印章，由其做出相关规定，并报集团行政人事部备案。9.2 各类印章实行用章登记制度，印章保管员应每年两次（6月30日前，12月31日前）将该期间填写的印章使用登记表及用章资料档案全部移交集团行政人事部存档。10. 附则10.1 本制度自签发之日起实施：10.2 本制度最终解释权归集团行政人事部所有；10.3 附件附件1：印章刻制申请表印章刻制申请表申请刻章部门申请人申请日期申请章类公司公章 行政部门专用章 财务专用章合同专用章 部门专用章 其他：刻章状况初次刻章第 次印章内容：印章形状： 印章尺寸：直径 cm印章字体印章材质其他要求申请理由新刻制，原因： 原章损坏，原因： 其他： 部门负责人意见 签名： 日期：行管部门意见 签名： 日期：权限持有人意见 签名： 日期：附件2：公司印章交接单公司印章交接单日期印章名称数量移交人接收人交接事由审批人备注附件3：关于启用有关 专用章的通知启用印章的通知样本集团各子公司、事业部：根据XXX集团基本办公管理制度，由于 的原因，现集团已启用“ 专用章”，盖印章由 部门管理，专管人员为 。为实现集团各级机构的业务对接、规范我集团的对外管理，自 年 月 日起，启用本通知附件的 章，原“ 专用章”印章同时废止。特此通知 年 月 日附件：新旧印章样式旧印章样式 新印章样式 附件4：公司印章留样备案表公司印章留样备案表NO: 印章名称： 章 审批人： 刻章人： 启用时间： 配置及保管部门： 印章用途： 印章专管员： 本留样印章自 年 月 日启用。印章领用凭证及承诺：本人作为留样印章的保管及使用责任人，于 年 月 日自 部领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。印章专管员： 年 月 日附件5：印章使用登记表印章使用登记表用章时间印章名称发往单位/个人用章事由盖章分数使用部门使用人印章保管人附件6：关于停用有关 专用章的通知停用印章的通知样本集团各子公司、事业部：根据XXX集团基本办公管理制度，由于 的原因，现集团拟停用“ 专用章”，该印章由 部门管理，专管人为 。为实现集团各级机构的业务对接、规范我集团的对内对外管理，自 年 月 日起，停用本通知附件的 章。 特此通知 年 月 日附件：停用印章留样 附件7：印章保管人交接单印章保管人交接单机构名称：交接日期：印章类别公司公章 行政部门专用章 财务专用章合同专用章 部门专用章 其他： 印章内容事由及备注权限持有人签署意见移交人： 接收人： 监交人： 行政管理制度文件名称证 照 管 理 制 度部 门行政人事部发布日期年 月 日文件编号HHXZ/150102A版本号次编制:审核:批准：共 1 页二、 证照管理制度1. 证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、劳动执法合格证、社保登记证等，个人的职称证、项目经理证、建造师证、安全员证、岗位资格证等，以及企业合法经营所需要的各种证照。2. 行政人事部负责公司证照的统一管理。因公需要借用时，应严格办理借用手续；需要复印的，由行政人事部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加注“复印件仅用于办理事使用”。3. 行政人事部应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性。4. 为保证公司的合法经营，公司以个人名义办理的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司，由行政人事部统一保管，任何人不得据为己有。证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。5. 本制度最终解释权归集团行政人事部所有。行政管理制度文件名称文 件 管 理 制 度部 门行政人事部发布日期年 月 日文件编号HHXZ/150103A版本号次编制:审核:批准：共 4 页三、文件管理制度1. 公司文件包括：外部文件、内部文件1.1 外部文件是指XXX集团各部门及子公司以外来文，包括信函、公文、传真以及通知。1.2 内部文件下行文包括：公告（决定、知识、通知、通报、任命、批复、处分）、规章制度。上行文包括：呈报件、请示、报告、总结。平行文包括：工作联系单、答复、会议纪要。1.3 重点行文的说明：公告（红头文件）：为下行文，用于集团总部向集团所有部门及子公司下发工作计划、部署重要工作、任免、奖励、处分有关单位和个人，工作总结及各种有关全局性的规定、决定、指示、通知、通报、批复、会议文件等事项。红头文件的使用仅限于集团总部。呈报文件、请示、报告：为上行文，一文一事。用于集团各级机构想直接管理机构上呈的文件。工作联系单，答复：为平行文，用于部门与部门之间，及部门与总公司间商洽工作，通知、询问或答复问题等，主要发挥协调作用。会议纪要：用于各类会议的会议记录、整理和总结。2. 文件的编制规范2.1 集团各类文件的编制需按照规定的格式和编号方法进行，要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。2.2 集团规章制度类文件遵循如下文件格式，使文件清楚明晰：文件标题1. 目的：（要阐明编制和使用本文件的目的）2. 范围：（要阐明本文件适用范围）3. 职责：（要阐明本文件所列执行部门或个人的职责）（下列正文）2.3 作为需要进行传送的文件，请在输入时采用如下的文件格式；页面设置：A4 210X297毫米正文字体：宋体 小四/四号 左空2格（全角）文件标题：黑体 小二号/二号 粗体 居中段落标题： 宋体 小四号 粗体 居左红头文号字体： 黑体 五号 粗体 居左字体颜色： 未作特殊说明的，行文中图文颜色均为黑色。正文行距： 25-30磅文件页码： 置于页脚 居中公司名称： 置于页眉 居左（标准文件格式式样1-5号 详见文件 1）2.4 文件版头2.4.1 河南XXX集团版头仅用于颁布集团重要规章制度，公布集团中长期发展规划、年度工作要点和总结等；公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项；用于传达集团总部的决议或决定，转发集团董事会的文件，发布有关事项。2.4.2 所有文件上均应标注相应密级和紧急程度，增强文件办理的及时、有效、安全。密级文件应在文件首页右上角位置编制列明，密级文件应当标明份数顺序号。不属于秘密文件，内容又不宜对外公开的应当在文件右上角适当位置注明“内部文件”。2.5 文件的附件2.5.1 文件如有附件，在正文下空1行左空2字用宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。2.5.2 附件如有序号使用阿拉伯数字，如：“附件；1XXX”。2.5.3 附件名称后不加标点符号。2.5.4 附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序。2.5.5 附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件。2.6 成文时间、署名和附注2.6.1 成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。成文时间以领导签发的日期为准；联合发文以最后签发领导人的签发日期为准。2.6.2 在文件制发时必须按照要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。不重要的文件，只需署上经办人的姓名。2.6.3 文件如有附注，用宋体字，居左空2格（全角）加圆括号标识在需注明项的下一行。2.7 文尾标注2.7.1 对应文件上报“主送”、“报呈”、“抄送”，编制“主题词”。“主送”指文件处理或最终决策的部门或领导；“报呈”指参与决策的领导需要了解相关情况的相关领导；“抄送”是指与文件内容有联系的相关部门或领导；“主题词”可参照国务院公文主题词表编制。同时，标引主题词必须准确，从主题词表中选用的主题词要能够准确反映出文件的内容特征和归属类别。除专有名词外，一个词不超过四个字，每个词之间空一格，无标点。主题词最少选两个，最多不超过七个。2.7.2 如遇前页正文结束，落款转至下页，则须在落款的末页上注明“本页无正文”字样。3. 文件的收发处理程序公司行文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归档、销毁。4. 行文与打印管理集团各类文件统一使用A4尺寸打印稿，行文应规范，不得有错别字。4.1 公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总裁签字同意后打印发文。4.2 经总裁批准签发的文稿交行政人事部统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政人事部发出。4.3 打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。5. 发文管理5.1 公司发文由行政人事部统一编号、加字头存档，例：华（发）字【20150001】号、华（管）字【20150001】号。有领导批示的，还应附批示件。5.2 部门和个人收文应在行政人事部发文登记册中签名。5.3 公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。5.4 公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政人事部统一收回处理。6. 收文管理6.1 公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。6.2 公司收文由行政人事部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。6.3 急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。6.4 所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。7. 本制度最终解释权归集团行政人事部所有。行政管理制度文件名称电 话 管 理 制 度部 门行政人事部发布日期年 月 日文件编号HHXZ/150104A版本号次编制:审核:批准：共 1 页四、电话管理制度1. 移动电话1.1 公司的全体管理人员都必须持有移动电话，电话由员工自行购置。1.2 公司高层领导、部门负责人、项目部管理人员、司机等，24小时开机（或公告家庭座机电话）；其他人员的移动电话每天7：3022：30开机。持机人在规定的开机时间内关闭手机，导致公事联系不上者，每次给予50元的处罚；当月累计三次联系不上者，加倍处罚。2. 固定电话2.1 本公司的固定电话，主要是为工作及方便开展业务之用，禁止员工在公司内打私人电话。打电话时应使用普通话，且用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。2.2 公司员工接听公司电话的标准用语为：“您好，河南XXX集团！”需转接时，应告知对方说：“请稍等!”总的要求是规范、简洁、礼貌。2.3 接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的同事应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。3. 本制度最终解释权归集团行政人事部所有。行政管理制度文件名称工 装 管 理 制 度部 门行政人事部发布日期年 月 日文件编号HHXZ/150105A版本号1次编制:审核:批准：共 4 页五、工装管理制度1. 目的 为提升集团对外形象，使集团员工服装标准化，规范化，充分展示团队综合素养，提升员工工作士气，对工装进行统一管理，特制定本制度。2. 适用范围：集团所有员工3. 权责3.1 集团行政人事部负责本制度的编制、实施与监督；3.2 集团总裁负责本制度的核准；3.3 集团及各子公司行政人事部依照本制度负责员工工装的管理。4. 工装分类：按季节不同，工装原则上分为秋冬装和春夏装。4.1 秋冬装：4.1.1 男装要求：以公司统一采买的工装为标准，整套工装包括西装、长袖衬衣、领带、西裤和皮鞋。如图所示：4.1.2 女士要求：以公司统一采买的工装为标准，整套工装包括西装、长袖衬衣（有领）、西裙（要有黑/肉色袜子配套）或西裤、皮鞋。如图所示：4.2 春夏装4.2.1 男士要求穿短袖衬衣、西裤、皮鞋，以公司统一配置为标准4.2.2 女士要求穿短袖西装或短袖衬衣（有领）、西裙或西裤、皮鞋，以公司统一配置为标准4.3 其他：以上男士、女士着装要求，如公司配备有统一工装则以公司配置的全套着装进行穿戴。如公司不配备工装的、或尚未配备到位的、或试用期未申领工装的，要求如下：4.3.1 秋冬季男士着装以深色西装外套，浅色衬衣，深色西裤为准，可根据温度自行添加毛衣毛衫等衣物；女士着装要求同男士；4.3.2 春夏季男士着装以短袖浅色纯色衬衣，深色西裤为准；女士着装以短袖浅色纯色衬衣，深色短裙或西裤为准；4.3.3 员工整体着装风格应以简单、大方的职业穿着为准，严禁员工穿戴运动装、牛仔装、圆领T恤、汗衫、超短裙/短裤、背心/吊带、大裤衩等，违反工装制度的员工按照A类过失处理。5. 着装时间与着装标准5.1 工装着装时间：5.1.1 原则上春夏装为每年5月1日至9月30日；秋冬装为每年10月1日至4月30日；5.1.2 集团各部门及子公司根据以上原则结合各自的实际情况，可单独制定工装的换装时间，但须由各部门及子公司负责人以签报的形式提报至集团行政人事部核准后方可执行。5.2 工装采购及着装要求：5.2.1 员工的着装标准由集团行政人事部统一规定，报集团总裁批准后，由行政人事部执行；5.2.2 集团各部门及子公司所有员工若无特殊情况或免责书，则必须在工作日的周一至周五按照工装标准统一着装；5.2.3 着衬衣时，男员工衬衣下摆必须束缚在裤腰带内，并扎系腰带；女员工衬衫必须束缚在短裙内。6. 着装的检查与监督6.1 集团及各子公司行政人事部负责对员工着装进行日常检查和监督；6.2 部门负责人对本部门员工工装着装有督导职责。7. 工装配发与工装费用7.1 工装配发：员工工装由集团及各子公司按照集团行政人事部核准的样式和预算进行统一购买与配发。7.2 工装费用报销标准：7.2.1 员工通过7天观察期后，可领取公司配备的工装；7.2.2 公司员工中途离职或辞退时工装费用由公司和个人各承担50%，工装归个人所有；7.2.3 以上费用仅限公司配备的工装，加置工装、工装修改以及工装丢失进行重新购置的费用，全部由个人承担。8. 工装保管与注意事项8.1 工装保管8.1.1 员工应妥善保管工装，若发生丢失或毁损，应向行政人事部说明情况并备档，可自行补购或公司补购，但补购工装的费用由个人自行承担；8.1.2 在补购工装期间，员工着装应遵循本制度“4.3”条款之规定，并应及时跟进补购情况。8.2 注意事项8.2.1 凡XXX集团员工，上班一律穿着规定的工装（公司组织的活动，着装要求另行通知）或按照要求穿着职业装，根据需要招聘的临时工、短期工、试用期未转正员工同样适用。8.2.2 员工应爱惜工装，经常换洗并保持整洁。8.2.3 严禁私自改变工装样式，严禁私自将工装借予XXX集团以外的员工。8.2.4 上班时间不穿工装或不按标准要求着装的，初次按照A类过失处分一次，再犯应按照违纪管理制度处理（详情请参考第六章员工违纪管理制度）。9. 附则9.1 本规定自发布之日起开始执行。9.2 附表9.2.1 附表一员工工装申请表9.2.2 附表二员工工装发放登记表（公司统一购买时须填写此表）。9.3 本制度最终解释权归集团行政人事部所有。行政管理制度文件名称办 公 设 施 及 办 公 用 品 管 理 制 度部 门行政人事部发布日期年 月 日文件编号HHXZ/150106A版本号次编制:审核:批准：共 3 页六、办公设施及办公用品管理制度1. 办公设施管理1.1 各部门的办公设施由行政人事部统一管理。每年年末由行政人事部与财务部对各部门使用的办公设施按固定资产和低值易耗品分类登记、盘存。1.2 各部门应负责对所使用的办公设施进行维护和保养，如因人为原因使办公设施遭到破坏的，应照价赔偿。2. 办公用品管理2.1 办公用品的购置集团各部门的办公用品采购由行政人事部统一负责管理，行政人事部人员须经常调查办公用品供应商及市场价格，以保证性价比和质量，应做到做到质优价廉、库存合理、开支适当、保管良好，并建立帐本和入库手续。2.1.1 各部门根据本部门办公用品使用情况，于每月25日前报送下月采购计划，填写办公用品申请单，经部门负责人审批签字后报送公司行政人事部；2.1.2 行政人事部制定采购计划及预算，经财务部和公司领导审批后购回，按计划分发各个部门。2.1.3 因工作需要由部门自行购买的办公用品，应事先办理申请审批手续，购买后报行政人事部备案。2.1.4 行政人事部根据各部门办公用品申请单汇总后，核对办公用品台账库存，库存不足的编制物品购置申请单，由行政人事部负责人审核、本部门权限持有人（报销权限）核准后，由行政人事部派专人进行采购；2.1.5 临时急需的办公用品（物品），应由部门负责人提出申请，填好临时办公用品（物品）申请单，经行政人事部负责人审核、权限持有人核准后购置。2.1.6 财务部负责办公用品采购的验收、预算内的报销工作。2.1.7 办公用品采购人员根据物品购置申请单于次月5日前完成采购并发放；2.2 办公用品的发放与领用办公用品的发放与领用由行政人事部统一负责。2.2.1 行政人事部于每周二、周四发放各部门需要的办公用品，各部门应指派专人领取，非办公用品申请单内所列物品以及非指定领取时间内行政人事部拒绝发放。2.2.2 个人办公用品的发放及领用a) 新员工入职按标准配备水笔或圆珠笔一支、即时贴及笔记本各一个、文件夹一个，新员工的办公用品由行政人事部根据部门负责人提供的用品清单配备。b) 所有员工领用办公用品时均由行政人事部先行登记后领用；c) 除非权限持有人批准，则员工不得领用本月未申购的办公用品。2.2.3 部门办公用品的领用和发放 由各部门负责人填好办公用品申请单后领用。a) 耐用消耗品的领用和发放。订书机、起钉器、直尺、剪刀、美工刀、插线板、印台、 黑板擦、U盘等为部门公用品，根据部门需要进行配备，原则上不再增补，如重复申领应说明原因或凭毁损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。笔筒每人一个，文件盒、文件夹等按需领用。b) 一般消耗品的领用和发放。笔芯、铅笔、水笔每人每月限领一支，笔记本、胶水、透明胶、即时贴、文件夹、文件袋、橡皮、订书针、图钉、大头针、回形针、复写纸、打（复）印纸等按需领用。记号笔、白板笔、电池需报废后登记领用。c) 办公用品的交换与回收。员工因离职或工作岗位变动时，需进行办公用品的交换或回收，移交人需逐项列出物品清单，行政人事部派专人清点核对台账，确定办公用品损耗程度，移交接收人或回收至行政人事部。3. 办公用品的分类一般办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品两类：3.1 一般消耗品：铅笔、圆珠笔、笔芯、钢笔、签字笔、白板笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、档案袋、标签、即时贴、信纸、橡皮、夹子、订书钉、修正液、打（复）印纸、打印墨水等。3.2 耐用消耗品：剪刀、美工刀、订书机、起钉器、打孔机、计算器、印泥、笔筒、文件盒、文件夹、文件袋、直尺、插线板、印台、白板擦、U盘等。4. 办公用品的库存管理4.1 集团行政人事部应认真、仔细、负责地分月做好办公用品出入库台账，做到每一批办公用品进出有章可循、有据可查；5. 办公用品盘存5.1 办公用品每月20日盘点库存。盘点工作由行政人事部和财务部负责。5.2 盘点工作务必做到账物一致，如果不一致必须查出原因，然后调整账目，使两者一致。6. 其他事项6.1 公司的办公用品应为办公所用，私用或私自带出公司者，公司将按办公用品两倍价格从员工当月工资中扣除，并给予50元的罚款处理。6.2 公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费现象，一经发现予以责任人50元罚款处理。6.3 员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理使用造成损坏应照价赔偿，并予以责任者50元罚款处理。6.4 为了加强办公用品管理制度的贯彻实施，公司实行扣罚连带责任制。各部门员工违反管理制度的，部门负责人要处以100元罚款。6.5 本制度内容中的相关表格由各级行政人事部自行编制使用。6.6 本制度最终解释权归集团行政人事部所有。行政管理制度文件名称图 书 报 刊 管 理 制 度部 门行政人事部发布日期年 月 日文件编号HHXZ/150107A版本号次编制:审核:批准：共 1 页七、图书报刊管理制度1. 图书、报刊种类公司的报刊指各种报纸和期刊（专业与非专业），图书即各种工具书和专业用书。2. 图书、报刊的订购管理2.1 公司根据业务需要和各部门的要求制定年度报刊订阅计划，行政人事部统一负责办理订阅手续。2.2 各部门根据业务需要制定图书购买计划和预算，报行政人事部预审，经公司领导批准后由所需部门或行政人事部统一购买。3. 报刊和图书由行政人事部负责登记、分发、保管、借阅管理。4. 对不遵守规定和损害图书报刊的行为，行政人事部有权制止，并按照公司规定予以处罚。5. 本制度最终解释权归集团行政人事部所有。行政管理制度文件名称档 案 管 理 制 度部 门行政人事部发布日期年 月 日文件编号HHXZ/150108A版本号次编制:审核:批准：共 3 页八、档案管理制度1. 公司档案的范畴：集团公司的章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、批复等档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。2. 档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。3. 人事档案3.1 员工个人档案。在职员工个人档案由公司行政人事部负责保管；离职员工档案保存期限为一年；列为储备人才的人员资料保存期限为半年。3.2 其它人事资料。公司规章制度资料永久保存；有关章程制订的文件保存五年；有关员工任用、岗位变动的文件保存一年；工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。4. 其它档案的保存期限4.1 永久保存4.1.1 有关仪式、庆典、纪念的重要文件；4.1.2 建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工档案资料及图纸、资料；4.1.3 土地取得及处分的重要文件（土地证、土地评估资料）；、4.1.4 建筑物取得及处分的重要文件（房产证、房产评估资料）；4.1.5 公司章程4.2 保存10年4.2.1 有关年度及每月的决算文件；4.2.2 有关账目的决算记录及整理的重要文件（总决算表、现金收支表）；4.2.3 有关账目传票的记录；4.2.4 有关收入、支出的原始凭证；4.2.5 有关财产的评估及折旧的文件；4.2.6 有关税收方面的文件；4.3 保存五年4.3.1 会议记录、纪要、决议；4.3.2 有关政府法