发票粘贴注意事项

.发票粘贴注意事项（计划财务处网站“下载”、“业务指南”“发票粘贴注意事项”、“粘贴图例及说明”）增加：1.发票分类汇总表（存档）2.部门代码查询：计划财务处网站下载借款单 粘贴单备注栏处改动： 1.差旅费报销（需填“公务出差审批单”） 2.设备、材料、耗材的分类一、自查发票真伪 税务官网上输入“发票真伪查询”。 假票一律不报、不粘贴。 “购票单位”与发票上的“单位发票专用章”不一致时，亦为假票。二、必备的粘贴材料、工具质量较好的复印纸，建议用80克纸，以便于档案保存 合格的液体胶水 剪刀 尺子请务必使用80克重的A4纸，打印粘贴单及补边，不然发票会消失（要保存15年）。请务必使用“得力”、“强力”、“ 红旗”等牌子的液体胶水，否则粘不长久。请一定使用剪刀，将粘贴单的第二条横线剪齐，不然有毛边，不利于保存。请先用尺子量好，再裁纸片（详见“五、大票补边规范”）。多涂的胶水一定用纸擦掉，以免损坏发票。三、每张发票上须有两个章：税务章、单位发票专用章，不全不报。四、请先将发票按以下内容分类【不分大票、小票，只看内容，定额小票看章（章要完整）】1. 设备（单价1000元）【发票补边、粘贴，负责人签字，项目编号，合同D429报增D407盖章D313领支票、办汇款，或去D304还发票】2. 材料（科研专用）3. 耗材（耗材、打印纸、墨粉、硒鼓、办公耗材等）4. 办公用品（办公用品、笔、本、文具、文件夹、文件袋等）5. 北京市礼品、餐费 6. 北京市内交通费出租车票 一卡通充值 地铁票 市内高速费 燃油附加费 停车费 车位费 车辆通行费7. 北京市汽油费8. 差旅费可报销的发票：机票、火车票、城市之间的汽车票，以及相关的保险费、手续费 住宿费 会务费或培训费（非主办方，附相关通知）退票费（须有税务章、单位章）餐费、市内交通费（不要出差补助的；按补助标准报销） 大票补边。 有小票时，备数张尺寸为粘贴单大小的80克重的白纸（宽度为13.3cm）； 按类别粘小票，一张白纸粘一类小票； 车票一去一回，按一张在上、一张在下的次序粘；【只有两张火车票时，都粘在第一排】 给补助的前提：来回火车票齐全、且有住宿费。 补助标准：一人一天180元（餐费一般100元/人天，个别地区120元/人天；市内交通费80元/人天；详见上级文件，在计划财务处网站） 天数按出差自然天数算。 请自上至下、按下列顺序点粘： 公务出差审批单 差旅费报销单 飞机票、火车票、城市之间的汽车票 住宿费 保险费、手续费 会议费（或培训费） 会议通知等相关材料9. 图书、资料、报刊10. 版面费（版面费、注册费、会议注册费、论文注册费、审稿费、评审费等）11. 印刷费（印刷费、打印费、复印费、彩扩、图片等）12. 邮寄费（邮寄费、快递费、包裹资费等）13. 移动电话费 14. 固定电话费 15. 网络费16. 培训费（主办方，附相关材料）17. 会议费（主办方，附相关材料）18. 咨询费 19. 测试费 20. 化验费 21.加工费 22. 技术服务费23.设备的维修费 24.设备的检测费25.汽车的维修费、检测费 26.汽车的保险费等五、大票补边规范需要补边的大票：自大票左侧边缘，至大票内容第一个字之间，不足4cm的大票。补边时，不含小孔和虚线（可先撕掉虚线部分）。所有的大票基本都需要补边，包括报销现金的大票、办理支票、汇款的大票以及机票等；若不补边，装订后将看不到重要的发票内容。补边的要点： 真正的发票至少粘2cm宽 大票内容第一个字与补边后的左侧边缘之间，至少间隔4cm，最宽为5cm）。具体内容：1. 先准备80克重的白纸（若纸不合格，发票将会消失）；2. 将该白纸裁成6-7cm宽、最长13.3CM（粘贴单的宽度）的纸片； 一般6cm宽即可，不能窄于6cm；可适当加宽； 纸片顶端一定用剪刀剪齐。3. 将裁好的纸片，右侧，自上至下至少涂2cm宽的胶水；适当多涂胶水，只会粘得更牢。4. 将不含虚线和小孔的大票的实质部分，左侧，对齐纸片最上边，牢牢粘在纸片上；然后擦去多余的胶水。5. 背面有复写功能的大票 一定在发票的正面补边，正面是纸；背面是油、粘不住。 发票正面，左侧的空白处2cm宽时，在发票正面的左侧补边，至少与真正的发票粘2cm 宽； 发票正面，左侧的空白处2cm宽时，先抄好发票右侧的“发票代码”、“发票号码”、“发票密码”、“机打代码”、“机打号码”、“税控码”等有用信息（连汉字带号码，在发票的上方或下方位置），然后再在发票正面的右侧、粘住小写金额补边，至少与真正的发票粘2cm宽；请注意别粘住章。6. 所有的机票都需要补边，且补的边不要距内容过远；最好的情形是：补边后，名字距粘贴单左侧边缘4cm-4.5cm之间。 为避免机票过长（不利于机票的保存，翻折也会毁发票），请把机票右侧的虚线撕掉。六、大票的粘贴1. 大票一律对齐粘贴单左上角和最上边，摞着、点粘（该补边的请先补边）；2. 面积更大的大票放在最下面；3. 增值税发票等超出粘贴单右侧过多的部分，请往回折，以保护发票；4. 点粘后，再次对齐粘贴单最上边、用曲别针别好。5. 办理支票、汇款的大票，补完边后，也需粘粘贴单。6. 金额过大的狭长小票，请补边成大票，摞着，点粘。七、发票明细表的粘法1. 发票在上，明细表在下，明细表紧跟着对应的发票。2. 发票都要补边：不论大票、小票，因金额大，都要补边。3. 明细表有用的信息，要距粘贴单左侧边缘至少4cm。4. 明细表有用的信息，距粘贴单左侧边缘不足4cm时： 明细表较小时，可采用补边的方式。 明细表较大时，不能采用补边的方式（小边带不动大表）； 应颠倒明细表（将来直接装订明细表），以装订后不影响明细表的内容为重。八、狭长发票大、小票的区分：属于大票：只能排成一排、且长度17CM的发票。（应摞着，点粘）属于小票（有两种情形）：长度17CM但能排成两排的狭长发票。 其粘法：第一排按大票，摞着粘两张；第二排按小票，阶梯粘两张。【有很多这样的发票时，也要按照此要求做，否则不利于发票的保存】长度17CM的狭长发票。其粘法（有两种）：发票少时，全部阶梯粘，金额朝外，每张粘贴单最多粘四至五张（根据小票的长短）。发票多时，可补边成大票，摞着，点粘。九、小票的粘贴1. 第一排小票一律对齐粘贴单最上边。小票一律阶梯状粘贴；每张小票都要粘在粘贴单上。2. 小票的粘贴原则：宁稀勿密。即每张粘贴单上，小票张数要少、间隔要大、粘贴面积要宽。详见9.小票粘贴的具体标准3. 小票粘贴的布局：最右侧那张超出粘贴单右侧1cm，最左侧那张对齐粘贴单左侧边缘。4. 每张小票左侧背面至少涂1cm宽的胶水、自上至下涂一溜； 越厚的小票，越要多涂胶水，以确保能牢固保存15年。5. 背面有复写功能的小票，请在小票正面的右侧，自上至下涂一溜胶水、扣着、粘在粘贴单上。6. 第二排小票的最佳位置：剩下宽度的中间位置。 第二排只有一张小票时，靠最左边粘。7. 小票只有两张时：都粘到第一排，一张完全靠左，一张完全靠右。小票多于两张时：能排成两排的，一律排成两排；共有三张时，第三张对齐第二排左侧边缘；多于四张时，多出来的一张请放在第一排；每排均匀粘贴；两排之间一定留一些间隔。8. 粘贴时，注意要使每张小票都能从表面看到；过短的小票，请贴在粘贴单左侧边缘。9. 小票粘贴的具体标准（可以少粘）红火车票（普通），每排最多粘六张。红火车票（特硬），每排最多三张。蓝火车票，每排最多粘三张（不能直接粘，详见10.蓝火车票）北京出租车票按标准长度，每排最多粘七张。北京一卡通发票，每排最多粘七张。北京高速路小票，每排最多七张。北京停车费定额小票，每张粘贴单最多粘七张。“麦当劳”定额小票，每张粘贴单最多粘七张。手机充值票，每张粘贴单最多粘四张。机打汽油票（长），每张粘贴单最多粘四张。机打汽油票（短），每张粘贴单最多粘五张。窄小的办公用品小票，每排最多粘四张。10. 蓝火车票粘贴窍门：蓝火车票直接粘粘不住，需把背面三分之一的黑色表面撕掉、再粘，方法：徒手 上车站背面，揉角，将正面、背面分开；小心撕掉近三分之一的黑色部分。 切勿用刀子，以免割透或将要割透火车票。 撕掉的地方，全部涂胶水。 签字签到正面。 粘贴时，蓝火车票对齐粘贴单右侧。 蓝火车票，每排最多粘三张。共有七张蓝火车票时，按两张粘贴单粘：第一排粘两张（一张完全靠左，一张完全靠右），第二排粘一张或两张（先左后右）。11. 出租车票 税务章不全，或单位章没有“发票专用章”一行字，为废票，不予报销。北京出租车票的标准长度：自完整的密码至完整的税务章以上0.5cm处；过长的请剪去。 外地出租车票参考北京出租车票的标准长度；勿过短；若过长、都有用，请保留所有有用的部分。 第二排的最佳位置：剩下宽度的中间位置。 长、短出租车票尽量分开粘；某一款数量很少时可混粘，短的粘在最左边。12. 定额小票定额小票带着兑奖联，也是小票。一定要保留完整的单位章，章以外的副券撕掉；章不全不予报销。请尽量将长短相同的小票，与过长或过短的小票分开粘。13. 同一类小票的组合技巧：.尽量将同一规格的小票与不同规格的小票分开粘。.尽量将不同规格的小票的组合，减少到最低程度。.薄厚不同的同一类小票组合时：.轻薄的小票，请粘到超出粘贴单右侧1cm的地方；.重沉的小票，请粘到对齐粘贴单左侧边缘的地方。14. 小票的粘贴技巧：从右往左粘，即从粘贴单最右侧开始粘。（先粘好最右侧的一张，然后摆好间隔、再原样拿下来，再按照已确定的间隔、从右往左、依次粘到粘贴单上） 同一规格的小票很多时，每排最多粘五张（有的小票只能粘一排）。（剩下的四分之一、三分之一、二分之一目测即可）十、大票、小票混粘1. 请一定先将小票粘好。只有一张小票与大票组合时，小票粘在超出粘贴单右侧1cm的地方。小票多于两张时，自超出粘贴单右侧1cm，至粘贴单左侧边缘布局；能排成两排的，一律排成两排，两排之间一定留间隔。2. 在粘贴单左上角、即第一张小票的左上角，点粘大票（需要补边的请先补边）。3. 别上曲别针。十一、合同、专利等A4纸的折叠方法1. 去钉；2. 选关键页：封面、金额、双方红章；3. 内容朝里，对齐，对折；4. 将对折后的左上角，外翻至离横折线0.5cm左右。十二、外汇的报销只有外汇业务：1. 计划财务处网站下载借款单外币汇率转换单；2. 中国银行网站，下载票据当日的外汇中间牌价表；3. 请在原始票据上，用中文注明开票内容及收款单位（不需翻译全部内容），并签字；4. A4纸大小的单据对折、左上角外翻至距横折线0.5cm处；5. 请按下列顺序，自上至下放好，点粘左上角：汇率转换单 汇率表 票据 粘贴单6. 粘贴单签字、填写金额（人民币）、张数等。因公出国：1. 分类2. 请在原始票据上，用中文注明开票内容及收款单位（不需翻译全部内容），并签字；3. 打印汇率表 （中国银行网站，出国期间的任意一天）4. 去D835核汇 5. 粘贴及翻折: 将大、小票分别在粘贴单及粘贴单大小的80克纸上粘好；A4纸大小的单据对折、左上角外翻至距横折线0.5cm处；核汇单、汇率单也都翻折好。6. 打印外汇核销表【国际合作处网站表格下载出国出境表格下载北京 保定北京8.华北电力大学临时出国（境）外汇核销表】 核销表单独粘一张粘贴单，翻折好。7. 请按下列顺序，自上至下放好，点粘左上角：A 外汇核销表 粘贴单 B 核汇单 汇率表 票据 粘贴单 批件8. 两张粘贴单分别签字、填写金额（人民币）、张数等。十三、实习（社会实践）的报销1. 填写“学生经费结算表”（计划财务处网站下载报销表格学生经费结算表）2. 车票：仅限于实际实习的车票；卧铺只限于教师使用；学生卧铺按硬座算，附硬座价格表。3. 所有实习发票、车票均以粘贴单形式粘好，并签字、计算金额等。4. “学生经费结算表”放在最上面。【请将该表对折，左上角外翻至离横折线0.5cm处】十四、毕业设计、班级活动费的报销1. 填写“学生经费结算表”（计划财务处网站下载报销表格学生经费结算表）2.以粘贴单形式、分类、粘好，并签字、计算金额等；3.每个老师负责的学生，尽量用同一张粘贴单。4. “学生经费结算表”放在最上面。【请将该表对折，左上角外翻至离横折线0.5cm处】十五、报销须知：1. 开发票时，付款单位必须为：华北电力大学。2. 每张粘贴单必须留负责人的教工号，否则财务系统审核不通过。3. 每张粘贴单必须留经办人手机号码，以方便联系。4. 每张粘贴单，只贴一种内容的发票。5. 每张发票背面至少两个人签字：负责人、经手人。6. 每张粘贴单，自张数至用途都要填写；“负责人”一栏不能代签。 7. 报销时，打印、填写“发票分类汇总表（存档）”（计划财务处网站“下载”中有现成表格） 发票分类汇总表（存档） 部门代码：* 项目编号：* 序号 业务分类 发票张数 金额（元）1 * * *2 * * * 总计 * * 报送时间：* 领款人姓名（正楷）： 教工号或学号（正楷）： 领款人卡号（仅限北京地区建行，前四位，后四位，正楷）：，部门代码查询：计划财务处网站下载借款单 粘贴单备注栏处。 项目编号：KH*，KZ*等。 业务分类：同类合并；有交通费、耗材、图书、办公用品、差旅费等。8. 支票、汇款 领支票、办汇款: D313还发票：D304 发票补边（以利于装订后看清发票内容）粘粘贴单 (防止发票丢失）签字合同等附件齐全，并翻折好（防止装订后打不开或损坏）【翻折方法：A4纸对折，左上角外翻至离横折线0.5cm处】9. 购买设备的发票：补边、签字、附合同；去资产处D429办理报增；去D407 盖章；去D313领支票、办汇款，或去D304还发票。10. 每周五下午和每月最后一个工作日，不报销、不审发票、不教贴发票、不盖章、不办理支票、汇款等，请大家配合。11.上年发票报销的截止日期：次年三月的倒数第二个工作日。12.脏乱发票一律不予报销；请保持发票票面整洁平整。若有疑问，请咨询计划财务处档案室D407，电话：61772821谢谢合作！计划财务处 2014-5-27.