会议管理制度-修订(1)

BatchDoc Word文档批量处理工具会议管理制度1目的 为提升企业管理水平，实现公司的目标统一，建立、健全有序的公司会议体系；提高会议质量、效率，降低会议成本，结合公司现状，特制定本制度。2范围 本制度适用于山东国金汽车制造有限公司所属各中心、部门/科室。3原则会必议，议必决，决必行，行必果。4职责4.1经营管理部负责公司级例会的组织及相关工作，负责会议资料的存档保管，会后对决议项进行跟踪落实。4.2 公司各部门负责部门级会议的组织及相关工作，会后对决议项进行跟踪落实。4.3 专题会议由组织部门负责召开、管理等，会后对决议项进行跟踪落实，经营管理部视会议重要程度进行协助、检查、督办。4.4 综合办公室负责对会议室进行管理，提供会议召开前、中、后的会议服务，确保会议有序、顺利完成。5. 会议类型5.1 公司会议分为:公司级会议、部门级会议、专题会议。5.1.1公司级会议分为：公司月度例会、管理层周例会、年度/月度产供销协同会等（因现阶段公司暂未举行，后期根据公司运营情况修订本制度）。5.1.2部门会议：由各中心、部门内部组织的部门晨会、例会、临时性的会议。5.1.3专题会议：围绕某一个专题组织召开的会议，根据业务开展需要组织召开临时性会议，如安全生产专题会议、党风廉政专题会议、公司年会、公司党委会、党员大会等临时会议，可根据实际或部门职责由公司有关部门对应组织。 5.2公司月度例会5.2.1会议组织：经营管理部组织召集，总经理主持、公司管理层及会议内容相关的部门负责人参加（含主持部门工作的副职或主管），会后形成会议纪要经总经理签发后，以电子版形式发至各参会人员，并由经营管理部对会议决议进行跟踪督办。5.2.2 会议时间：常态下每月召开一次，召开时间定于每月28日14:0016:00，会议时间控制在2小时内，如时间变动则由经营管理部另行下发通知。5.2.3 会议内容（根据会议目标进行调整，不限于以下内容）： a.传达集团公司有关国金公司的文件和通知，传达董事长有关指示。 b.通报阶段性经营成果。c.各中心负责人汇报上月工作进展及成果（包括主要的工作内容、上月例会决定事项 的执行情况及在执行的过程中出现的问题及解决办法），通报本月工作安排。 d.研究调整经营战略，决策公司重大事件。 e.决定公司中高层管理人员任免。 f.结合公司发展战略，研究审议组织机构的变动与调整。 g.审议公司规章制度修订案。 5.2.4 会议要求 a.参会人员必须提前作好会议准备，带着工作成果、制约经营发展的问题及解决方案参会。 b.对于公司经营思路、规划以及内部管理有建设性意见或改进建议的，提前一周提交意见建议书，提请会议研究讨论。5.3 管理层周例会5.3.1会议组织：经营管理部负责组织召集，执行总经理主持，部门领导（含主持部门工作的副职或主管）以上的管理人员参加，会后形成会议纪要经执行总经理签发后，以电子版形式发至各参会人员，并由经营管理部对会议决议进行跟踪督办。5.3.2 会议时间：常态下每周召开一次，召开时间定于每周六14:00-15:00，会议时间控制在1小时内，如时间变动则由经营管理部另行下发通知。5.3.3会议内容（根据会议目标进行调整，不限于以下内容）： a.传达公司级月度会会议精神； b.通报阶段性经营成果； c.各部门主管上级汇报总结本周工作进展及成果，通报下周工作安排； d.研究解决工作中存在和出现的问题，协调跨部门协作配合事项； e.重要或紧急工作以及专项工作布置； f.通报重大工作思路调整和重大人事变动或调整。 5.3.4 会议要求： a.工作总结与计划由各部门负责人向会议作详尽汇报，要求统一格式，汇报内容包括： 1）现阶段重点工作的进展； 2）重点工作下一阶段目标； 3）工作中存在的问题及自身解决思路； 4）需要其他部门配合解决或公司支持的事项。 b.详细的总结计划定于每周五下班前以电子版形式提交经营管理部项目管控专员处。 5.4部门会议5.4.1会议组织 以部门为单位，部门人数较多时，可以以科室或班组为单位，单位负责人为会议组织人，会议可以不形成会议纪要。5.4.2 会议时间 a. 晨会：每天早上8:30，会议原则上控制在15分钟内。 b. 部门例会：各部门内部组织，由组织者下发会议通知为准。 c. 临时会议：由会议组织者确定会议时间。5.4.3会议内容： a. 晨会：总结上一工作日的工作进展情况和工作成果，对存在问题进行分析和纠偏， 下达本日工作安排。 b. 部门例会：总结上周工作日的工作进展情况和工作成果，对存在问题进行分析和 纠偏，下达本周工作安排。 c.临时会议：根据会议召开目的确定会议内容。 5.5 专题会议5.5.1公司专题会议是由相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、工程、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、设备管理、质量管理、安全管理、环境管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务、遇重大事件或亟待会议研究解决的事项和重大问题的有目的性的会议。5.5.2会议组织：由会议承办部门组织，如涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议承办部门与经营管理部联系，备案会议情况；需经营管理部协调安排的，由经营管理部统一安排。5.5.3 会议时间：根据会议目的由承办部门进行组织并下达会议通知，根据会议内容控制会议时间。5.5.4会议内容：根据会议目的确定会议内容，并由承办部门负责会议相关安排等工作。5.5.5专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的专题会议纪要经会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案。 6会议流程6.1会议总体流程：会前通知会前资料准备会场布置会前签到会议召开主持人宣布散会会后决议项跟踪落实。6.2 具体的会议流程根据会议目的在总体流程的基础上进行调整，以确保各种会议的有序进行。7.会议的组织、管理和服务 7.1 会议组织：参照“5.会议类型”中各类会议的要求概述。7.1.1会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前2个工作日下发正式书面通知。如遇特殊情况，即时通知召开会议。7.1.2会议准备：包括但不限于会议通知（参照）、会前资料准备、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音及影像、会议纪要及会后落实等（如需要增加会场横幅、会议宣传等）。大型会议或重要接待会议应制定会议及接待方案（方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排），并按照方案做好准备工作。7.2会议管理和服务7.2.1综合办公室为公司会议室归口管理部门，负责大型会议及例会的会议服务工作，信息管理科负责会议电子设备的技术支持。各部门组织会议前，需提前通过OA等流程向综合办公室申请会议室的使用。7.2.2 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况由综合办公室另行安排。8.会议存档资料管理 8.1会议存档资料：会议通知、会议签到表、会议纪要、会议录音、会议照片及影像等。8.2会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。会议纪要中包含但不限于会议决议及参会领导的工作指示等。专题会议根据会议目的安排整理会议纪要,其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。8.3会议纪要的格式：各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，参照公司公文管理规定。8.4 会议纪要的签发8.4.1 公司级月度会会议纪要由公司总经理审核、签发。其他会议纪要由会议组织部门的分管领导审核、签发。 8.4.2 会议纪要整理和下发应在会后1个工作日内完成，特殊情况除外；会议纪要的发放范围是参加会议的领导及相关的部门。若会议纪要中涉及保密内容，应确认下发范围。 8.5 会议资料的存档 8.5.1 各类会议资料必须存档。公司级月例会、公司级专题会议及管理层周例会等会议资料由经营管理部负责按季度分类分次存档，按年度移交公司档案室，其他会议资料由各承办部门自行存档。公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。 9. 会议精神的督办 9.1对于公司级月例会、管理层周例会、专题会议的重大决议事项由公司经营管理部派专人进行督办。 9.2公司经营管理部负责对会议决议事项进行分类整理，按照会议决议要求的时间对有关责任单位进行逐项督办，责任单位必须认真履行、配合相关单位，并由经营管理部在下次例会上对督办结果进行通报。10. 会议纪律考核10.1 为保证会议质量，倡导高效会议，参会人员必须在会前5分钟到达会场，无故不参加者根据会议严重性处以负激励50-200元/人/次。10.2 公司年度会议不能按时出席者需事先3天向会议主持人请假，需指派代表参加，并提前与代理人员就发言内容进行沟通；公司月度会议不能按时出席者需事先1天向会议主持人请假；公司周例会议不能按时出席者需事先半天向会议主持人请假，未请假、未指派代理人员、未交流及迟到早退者，根据会议严重性处以负激励50-200元/人/次。10.3 会议期间应将移动通讯工具关机或设置振动或静音，如遇紧急事情需和会议主持人申请，到会场外接听，注意控制通话时间，如在会议期间频繁出入，给予责任人负激励50元。 10.4 会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，10.5 做好会议保密工作，密级会议原则上禁止拨打手机或录音，参会人员禁止传播密级会议内容，如发现密级会议外泄，造成公司损失的，视损失程度追加经济处罚或开除处分。11. 附则 11.1 本制度自下发之日起执行。11.2 本制度解释权归公司经营管理部。 山东国金汽车制造有限公司 2016年 11 月 8 日BatchDoc Word文档批量处理工具