业务外包管理办法

.XXXX公司业务外包管理办法第一章 总则第一条 为使XXX公司（以下简称“公司”）外包业务流程顺畅合理，规范参与业务外包人员的行为，确保业务外包期间公司资产安全，维护公司利益，实现业务外包的战略目标，提高资源利用率，特制定本制度。第二条 本制度所称业务外包，主要是指公司（以下又称发包方）为实现战略经营目标，利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给公司以外的专业服务机构或其他经济组织（简称：承包方）完成的经营行为。第三条 常见的业务外包包括：研发、资信调查、可行性研究、委托加工、物业管理、客户服务、物业服务、IT服务等。第四条 本制度适用于本公司及全资、控股子公司所有业务外包活动的管理。第二章 业务外包主要岗位职责第五条 董事会审议、审批重大或核心业务外包项目计划书；确定外包业务的归口管理部门。第六条 董事长、总经理审批外包业务流程管理制度；审议非核心业务或涉及金额较少的外包项目计划书；审定最终的承包方；审议、批准外包合同书；审批外包业务付费款项；审议因承包方提供附加产品而产生的额外付费。第七条 总会计师或主管财务负责人审核外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度；审批盘盈盘亏的资产、存货；审批资产、存货的会计处理结果。第八条 法律顾问审核外包的法律性协议或合同文件；参与外包业务的谈判；解释协议或合同条款，处理相关法律事务。第九条 归口管理部门拟定外包业务流程管理制度；跟踪监督外包业务流程管理制度的执行情况；编制外包项目计划书；根据承包方资质标准及遴选办法，审核承包方资质并进行初步遴选；初步接洽，订立外包合同协议；培训涉及业务外包流程的员工；定期检查和评价外包业务进展情况；提出外包业务的初步检验结果，参与项目的正式验收；确认承包方最终提供的产品（服务）的差异，提出改进意见或建议；协调处理与承包方之间，以及各承包商之间的争议；申请外包业务正常及额外付费款项。第十条 财务部等职能部门组织编制外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度，并进行审核；审查外包业务承包方对公司固定资产、流动资产、存货的使用情况；定期对承包方库存存货进行检查；组织开展资产、存货的盘点工作；根据成本收益情况，评估业务外包项目计划；进行外包业务相关的会计处理；审核外包业务付费款项；确认业务外包中的退款及折扣金额。第三章 外包业务流程第十一条 制定外包战略（一）在决定是否将业务项目外包时，应考虑以下三个方面的因素。1、此项业务是否是利用公司没有的设备、生产系统、专业人员及专门技术。2、此项业务外包可以降低成本。3、此项业务外包能够产生比自己运作更多的利益等。（二）准确把握公司核心竞争力与盈利环节，避免将公司核心业务外包。第十二条 编制外包项目计划书公司在确定业务外包内容后，指定与该项业务相关的职能部门编制计划书。计划书主要包括以下内容：（一）业务外包的背景，如公司外部环境要求及公司中长期发展战略。（二）业务外包内容，将部分还是全部业务职能交由承包商提供。（三）业务外包的具体实施程序。（四）业务外包的主要风险和预期收益。（五）其他相关内容。第十三条 外包项目计划书通过审批后，成立外包业务归口管理部门，由业务部门负责人、有关咨询专家、法律及财会专业人员等组成。第十四条 业务归口管理部门负责业务外包项目的具体实施，确保业务外包流程的顺利实现。第十五条 按照业务外包承包方管理制度选择承包方。第十六条 业务归口管理部门组织有关人员和承包方就外包项目合同的主要条款进行谈判，达成共识，由合同双方代表签署外包项目合同。第十七条 业务归口管理部门负责培训涉及外包业务流程的员工，确保员工正确理解和掌握业务外包项目相关政策制度。第十八条 业务归口管理部门根据合同约定，为承包方提供必要协作条件，并指定专人定期检查和评估项目进展情况。第十九条 项目结束或合同到期时，业务归口管理部门负责组织相关人员对外包业务产品（服务）进行验收。如承包方最终提供的产品（服务）与合同约定不一致，及时告知承包方进行调整。第二十条 与承包方就最终产品（服务）达成一致后，由承包方提交费用支付申请，业务归口管理部门对申请书进行审核，审核通过后，开具付款证书，按照公司规定程序审批，支付承包方费用。第二十一条 对于因承包方原因导致外包合同未完整履行的，归口管理部门负责向承包方索赔。（一）指定专人对承包方认可的赔偿事项进行跟踪、报告，及时收回相关款项并追究责任人责任。（二）采用法律手段解决长期未决赔款。（三）若终止对承包方的索赔，由归口管理部门提出申请，详细说明终止索赔理由，报公司总经理以上级别管理层审批后执行并备案。第四章 外包合同管理第二十二条 订立外包合同的原则：应遵循自愿平等、互利有偿和诚实守信的原则，不得有损公司的利益和形象。第二十三条 业务外包合同内容涉及国家安全或重大利益需要保密的，按相关规定办理，并与承包方签订外包项目保密协议书。第二十四条 按照合同管理制度、合同管理实施办法办理审批后签订。第二十五条 合同文本要规范，根据外包业务的性质，按公司的相关规定格式填写，内容要详实，必要时要补充保密协议书附件、技术协议书附件、外包项目咨询合同书附件。第二十六条 公司应当在外包合同中具体约定下列事项。1、对于涉及公司机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。除合同约定的保密事项外，公司应当根据业务外包项目实施情况和外界环境的变化，不断更新、修正保密条款，必要时可与承包方补签保密协议。2、公司有权获得和评估业务外包项目的实施情况和效果，获得具体的数据和信息，督促承包方改进服务流程和方法。3、承包方有责任按照合同规定的方式和频度，将外包实施的进度和现状告知公司，并对存在的问题进行有效沟通。第二十七条 公司所有业务外包合同均要由印章管理部门统一编号，便于业务外包合同的管理。第二十八条 合同档案管理人员专门保管业务外包合同协议、与业务外包合同有关的主合同 （如保密合同、技术协议、咨询合同等）。第二十九条 子公司外包金额超过50万元应报公司审批后实施；外包金额不足50万元的由各公司根据其审批权限审批后执行，并报公司备案。第五章 外包合同经费管理及执行第三十条 外包合同经费根据项目进展情况，按合同规定分阶段外拨，如需全额拨出需提出充分、正当的理由。经费外拨时，归口管理部门应填写“外包合同经费拨转申请表”。第三十一条 合同生效后，归口管理部门应指定专人对外包业务进行定期或阶段性检查，检查内容包括经费的适用情况、业务进度情况及存在的问题。第三十二条 对于问题较大的外包合同应终止执行，并追究当事人的责任。第三十三 合同专用章的使用报告按照印章管理制度的规定执行。第六章 业务外包流程中资产的管理第三十四条 固定资产管理（一）对于公司所有的固定资产，如因业务需要交由承包方使用的，要求承包方按照本公司固定资产管理制度使用和管理。（二）固定资产管理部门指定专人定期检查承包方使用和管理固定资产的情况。（三）交由承包方使用但所有权归公司的资产，只能用于外包业务活动。未经公司总经理同意，擅自将固定资产挪作他用的承包方，相关部门应对其采取警告直至解除合同的措施。第三十五条 流动资产管理（一）业务外包过程中形成的原材料、产成品等流动资产，业务归口管理部门可要求承包方遵循公司制定的相关管理政策，如防火、防盗、防未经授权接触和未经批准转移等。（二）对承包方责任造成的流动资产损失，公司有义务责成承包方赔偿。（三）业务外包过程中形成的商业信息材料等，业务归口管理部门按照合同中约定的保密条款对承包方的保密工作进行监督。第三十六条 存货管理（一）对于因业务外包需要由承包方购进的存货，存货订单应经我方相关授权领导审核批准，而存货的数量、质量检查由承包方负责办理；存货管理部门按公司存货管理规章制度准确、及时地在存货系统中予以记录和反映。（二）对于因业务外包需要由公司销售给承包方的存货，承包方只能将其用于外包项目，不得另作他用。存货管理部门负责监督。（三）存货管理部门负责定期组织相关部门（如生产部、财务部等）及相关人员对承包方的存货进行盘点（每月1次）。而对于盘盈盘亏的存货，应经公司财务负责人审批后，方可交会计人员进行会计处理。（四）对于所有权归公司的、在承包方储存的存货，存货管理部门负责监督、检查承包方是否按公司存货库存管理制度中的要求进行管理；对于检查中发现的次品、损坏品或过期存货，应当及时予以确认、分离。（五）存货管理部门负责指定专人跟踪、调查外包业务中涉及的所有存货的一切变动，查明原因，报财务负责人审核后处理。对于承包方无合理原因过度使用存货，造成公司成本上升，存货管理部门或相关人员有权代表公司要求承包方补偿。第七章 外包业务流程中断防范措施第三十七条 业务归口管理部门采取承包方竞争机制，选择多家单位作为业务承包方和备选承包方，以降低一方服务失败或单方中止合同可能给公司带来的损失。第三十八条 业务归口管理部门应密切关注重大业务外包承包方的履约能力，采取承包方动态管理方式，对承包方开展日常绩效评价和定期考核。定期对所有重要承包方的履约能力进行持续评估，形成业务可持续能力评估报告，交由公司总经理及以上级别管理层审阅。评估的内容包括：承包方对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到企业预期目标；承包方自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足该项目的要求等。第三十九条 对重大业务外包的各种意外情况做出充分预计，建立应急机制，制定临时替代方案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。第四十条 根据业务可持续能力评估报告，业务归口管理部门负责及时将不再继续具备履约能力的承包方的情况和需要替换承包方的名单承包公司管理层核准，替换避免外包业务的失败造成公司商业活动的中断。第八章 业务外包的验收第四十一条 根据外包业务的性质采取对最终产品或服务的一次性验收，或在整个外包过程中分阶段验收。第四十二条 业务归口管理部门根据业务外包合同的约定，结合在日常绩效评价基础上对外包业务质量是否达到预期目标的基本评价，确定验收标准，并报公司管理层批准后执行。第四十三条 组织有关职能部门、财会部门、质量控制部门等的相关人员，严格按照验收标准对承包方交付的产品或服务进行审查和全面测试，确保产品或服务符合需求，并出具验收证明。第四十四条 验收过程中发现异常情况的，业务归口管理部门应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施，并依法索赔。第四十五条 根据验收结果对业务外包是否达到预期目标作出总体评价，据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化。第九章 附则第四十六条 本制度由公司业务归口管理部门负责制定和解释。第四十七条 本制度自颁布之日起执行。.