关于加强铁路建设项目征地拆迁档案工作的意见

.关于加强铁路建设项目征地拆迁档案工作的意见根据我省铁路建设规划，“十一五”期间，温福、福厦、龙厦、厦深和向莆等主干铁路以及一些支线铁路项目已陆续开工或即将开工建设，项目的前期征地拆迁工作（以下简称征迁工作）有的已基本完成，有的正在进行。随着征迁工作的进行，档案工作在各有关单位领导的重视下也相继开展起来了。但由于当前一些单位在档案管理工作中还存在着制度不健全、责任不明确等突出问题，致使征迁工作中文件材料收集不齐全、归档不及时、整理不规范，保管不安全，影响了征地拆迁档案工作的顺利开展。为加强铁路建设项目征地拆迁档案（以下简称征迁档案）的规范化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，使征迁档案更好地为铁路建设服务，为社会和谐稳定服务，根据中华人民共和国档案法、福建省档案条例及有关重点建设项目档案管理的法律法规和规范性文件，结合我省征迁工作的实际，提出如下意见。 一、提高认识，加强征迁档案工作的组织领导 （一）充分认识征迁档案的重要作用。铁路建设项目征拆工作是一项涉及到广大农户、林农、城镇居民切身利益的重要工作，征迁档案是铁路项目建设的真实记录，是国家档案的组成部分，征迁档案管理是征迁工作的一项重要基础工作，征迁档案收集是否完整、整理是否规范、保管是否安全、利用是否方便，直接关系到征拆工作的顺利推进，并对构建和谐社会、维护社会稳定起着十分重要的作用。在征迁工作中形成的文件材料，特别是其中的征用土地、征迁安置、补偿批准文件，协议书、红线图、勘查原始记录和权属证明、补偿领用手续等证明性文件，是今后农户、林农、城镇居民和铁路管理部门维护自身利益的重要凭证，也是各级人民政府有关部门处理纠纷、维护公正的重要依据。 （二）加强征迁档案工作的组织领导。各级档案行政管理部门和各级征迁工作管理部门应高度重视征迁档案工作，要认真学习贯彻档案法、土地管理法等有关法律法规，相互配合、相互支持，在当地人民政府的领导下，切实加强征迁档案工作的组织领导，依法建立征迁档案，把征迁档案工作纳入管理计划，摆上工作议事日程，强化监督措施，增强征迁工作人员和广大征迁户的档案意识和法制观念，从组织上和制度上保证档案工作与征迁工作同步进行。 二、把握原则，切实加强征迁档案的管理 （一）把握征迁档案工作的原则 征迁档案工作应遵循如下原则： 一要统一领导，集中管理。各级档案行政管理部门和铁路建设征迁工作管理部门应按照有关法律法规和政策规定，根据征迁工作的需要，明确征迁档案管理要求，实行统一领导，统一管理制度。凡属归档范围的征迁工作文件材料，文件形成部门或个人必须按规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理。 二要建章立制，明确责任。各级征迁工作管理部门要建立健全征迁档案工作机制，建立档案工作领导人负责制和档案管理人员责任制，要将征迁档案工作纳入目标管理考核，并采取有效的行政和经济措施，保证征迁档案工作的落实；要制订文件、档案管理制度，如：收、发文登记制度、档案收集归档制度、档案保密制度、档案利用制度、档案保管制度等规章制度，使开展征迁档案工作有章可循；要配备业务素质高、工作责任心强的人员负责征迁档案工作，并保持档案管理人员相对稳定。档案工作人员应认真执行档案工作的各项规章制度，严格按照有关要求，认真做好征迁档案工作。 三要同步进行，全程管理。征迁档案工作应与征迁工作协调开展，同步进行。要坚持做到“三同步”，即：征迁工作启动时就应同时对各类征迁文件材料进行收集；有关部门对征迁工作进行检查时应同时对征迁文件材料的真实性、完整性进行检查；征迁工作结束时应同时对征迁文件材料的归档、整理和档案保管情况进行验收。 四要规范有序，确保质量。征迁工作是一项涉及民生的重要工作，征迁过程中形成的文件材料多、整理工作量大，各地应从有利于档案安全保管和有效利用出发，严格按要求规范操作，确保征迁档案质量和有序管理。 （二）切实加强征迁档案的管理 针对征迁工作具有涉及范围广、时间要求紧、工作难度大和形成文件材料种类多、数量多等特点，当前应重点抓好以下几项工作。 1.加强征迁工作文件材料的收集与归档 一要明确征迁工作文件材料的归档范围，做好征迁工作文件材料的收集。要严格执行档案管理制度，指定专人负责文件材料的收集、积累工作，对在征迁工作各个阶段中产生的具有保存价值的各种文件材料，都应收集齐全、完整，做到不缺不漏。任何部门和个人不得以任何理由拒绝归档或者据为已有。 二要确保征迁工作文件材料形成的份数和质量。在收集时要注意所形成文件的质量和原件份数，以确保文件材料的真实、准确和各方归档的需要。征迁工作中各种协议及各类补偿确认表、清册、发放表、统计表等文件至少应形成一式四份的原件；各类文件中的签章手续应完备，不得出现漏盖章、漏签名的现象；形成的文件应做到字迹清楚、图样清晰，数据准确，不得随意涂改；文件内容应使用碳素墨水等耐久字迹书写，禁用圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料书写；照片、录音录像及电子文件应及时配以相应的文字说明和标识，并确保载体的有效性。 三要准确划分征迁工作文件材料的保管期限。在征迁工作过程中形成的文件材料，按照铁路建设项目征地拆迁文件材料归档范围和档案保管期限表（见附件）进行归档和划定保管期限。 保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 2.认真做好征迁档案的整理和利用 一要对归档的各种文件材料遵循其形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照国家有关档案整理标准要求进行科学的分类、组卷和编目。在行政区域内征迁工作完成阶段性任务后，各乡镇、街道征迁办（指挥部）所形成的征迁档案，应及时向市、县（区）征迁办（指挥部）的档案管理部门移交。移交的征迁档案，由市、县（区）征迁办（指挥部）档案管理部门按有关要求进行统一整合。 提倡建立征迁档案文件目录数据库和全文数据库，有条件的单位可建立征迁档案信息计算机管理系统。 二要按照政府信息公开条例的有关规定，认真做好征迁档案的提供利用工作，主动提供有关征地拆迁工作的政策信息，接受群众的咨询，充分发挥征迁档案的作用，使征迁档案更好地为广大群众服务。 3.加强征迁档案的安全保管 各有关部门要积极为征迁档案的安全保管创造条件，明确档案保管的责任单位，指定专人负责保管，根据工作需要配备档案库房或档案专柜及相应的设施设备，采取各种有效的防范措施，切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防光、防污染、防有害生物等“八防”工作，消除各种安全隐患，杜绝安全事故发生，确保征迁档案实体和内容的安全。 三、依法履职，加强征迁档案工作的监督指导加强对征迁档案工作的监督指导，是各级档案行政管理部门的法定职责和重要任务。征迁档案工作具有时效性、专业性较强的特点，铁路建设项目沿线行政区域的各级档案行政管理部门要切实依法履行职责，加强对同级铁路建设征迁管理部门和相关单位的监督、指导，根据工作职责、文件类别等实际情况，指导制定铁路建设征迁工作文件材料的归档范围、保管期限和分类方法以及征迁档案的整理。要加强档案业务知识培训，提高档案工作人员的业务素质。并根据需要适时组织开展档案行政执法检查，确保档案资料收集完整、保管安全。 四、规范验收，及时做好征迁档案的移交与接收 根据重点建设项目档案管理的要求，在征地拆迁工作全面完成后。省档案局会同省铁办按规范对征迁档案进行专项验收。各级征迁办（指挥部）要在通过征迁档案专项验收后，及时做好征迁档案的移交工作。征迁档案原则上按照以下要求移交： （一）市、县（区）征迁办（指挥部）向当地国家综合档案馆移交一套完整的征迁档案。 （二）市、县（区）征迁办（指挥部）向建设项目业主移交相关的征迁档案。 （三）市、县（区）征迁办（指挥部）向当地房地产档案馆、房管所移交有关房地产权属部分的档案，包括安置项目形成的房地产权属档案。 （四）建设安置项目形成的工程档案，属城市规划区内的，向当地城市建设档案馆移交。城市规划区之外的，向当地国家综合档案馆移交。 各有关单位应按规定做好征迁档案的接收工作。 附件：铁路建设项目征地拆迁文件材料归档范围和档案保管期限表附件铁路建设项目征地拆迁文件材料归档范围和档案保管期限表 一、综合管理类 1 本级政府有关征地拆迁工作的常务会、办公会议的文件材料 1.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久 1.2 讨论未通过的文件 10年 2 本机关、本单位召开有关征地拆迁工作会议、专题会议的文件材料 2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 3 机关、单位联合召开会议或联席会议的文件材料 3.1 本机关、本单位为主办的 3.11 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 3.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 3.2 本机关为协办的 3. 21 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年 3.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年 4 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关、本单位征地拆迁工作时形成的文件材料 4.1 重要的 永久 4.2 一般的 10年 5 本机关、本单位征地拆迁工作业务文件材料 5.1 本机关制定的有关征地拆迁工作的方针政策性、法规性、普发性等业务文件 永久 5.2 本机关、本单位的请示与上级机关的批复、批示 5.2.1 重要业务问题 5.2.1.1 土地征用及批复文件 永久 5.2.1.2 征地拆迁安置实施方案及批复、审核文件 永久 5.2.2 一般业务问题 30年 5.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 5.3.1 重要业务问题的 永久 5.3.2 一般业务问题的 30年 5.4 机关联合行文的文件材料 5.4.1 本机关为主办的 5.4.1.1 重要业务问题的 永久 5.4.1.2 一般业务问题的 30年 5.4.2 本机关为协办5.4.2.1 重要业务问题的 30年5.4.2.2 一般业务问题的 10年 5.5 本机关、本单位编辑、编写的征地拆迁工作文件材料 5.5.1 征地拆迁工作大事记、组织沿革等 永久 5.5.2 征施拆迁工作简报、情况反映、工作信息等 10年 5.6 征地拆迁工作中形成的重要业务文件材料 5.6.1 项目立项、可研等项目前期工作文件材料 永久 5.6.2 征地拆迁红线图、坐标图，行政区域图 永久 5.6.3 征地拆迁原始调查表及统计表 永久 5.6.4 省、市下达的征地拆迁和安置概算 30年 5.6.5 原始土地地形、地貌，房屋、文物古迹等物（构）筑原貌的影像图、片材料 永久 5.7 征地拆迁行政管理工作中形成的文件材料 5.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久 5.7.2 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 5.7.2.1 对不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久 5.7.2.2 征用土地数量、地面附着物数量登记确认表、统计表 永久 5.7.2.3 房屋及特殊构筑物拆迁测绘、调查登记表，补偿测算确认表，房地产评估报告、图纸 永久 5.7.2.4 征地拆迁补偿、安置合同及协议书、临时搬迁过渡费用及协议 永久 5.7.2.5 征地拆迁资金补偿登记表、发放表、清册 永久 5.7.2.6 拆迁安置实施计划、方案、情况表、登记表、汇总表 永久 5.7.2.7 征地计价管理、征地及拆迁计价单（总费用表、概算内费用表、地方出资表） 永久 5.7.2.8 测量、拆迁及安置现场，群众领取补偿款现场音像资料 永久 5.7.3 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年 5.8 行政执法活动中形成的文件材料 5.8.1 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久 5.8.2 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料5.8.2.1 重要的 永久5.8.2.2 一般的 30年 5.9 本机关、本单位征地拆迁工作计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 5.9.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久 5.9.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年 5.9.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久 5.9.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年 6 征地拆迁机构编制、人事、奖惩、纪检、信访工作文件材料 6.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久 6.2 人事任免文件 永久 6.3 受县级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 永久 6.4 受县级以下表彰、奖励的先进单位、先进工作者的文件材料 30年 6.5 征地拆迁工作纪检监察文件及涉及征地拆迁工作的违纪、违法案件查处材料 6.5.1 重要的 永久 6.5.2 一般的 30年 6.6 征地拆迁稽查工作文件材料 永久 6.7 征地拆迁来信来访的信件、原始记录、调查处理材料、突发事件处理预案、群体性事件的处置材料 6.7.1 有领导重要批示和处理结果的 永久 6.7.2 其他有处理结果的 30年 7 上级机关制发的文件材料 7.1 上级机关制发的属于征地拆迁工作的业务文件材料 7.1.1 重要的 永久 7.1.2一般的 10年7.2 上级机关制发的非征地拆迁工作业务但要贯彻执行的文件材料 10年 7.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久 8 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 9 下级机关报送的文件材料 9.1 重大问题的专题报告 30年 9. 2年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年 二、安置项目建设类 1 安置房屋项目（具体的归档范围及保管期限按照国家有关项目档案管理规定执行） 主要包括：项目立项审批、工程勘察、设计、管理、施工、监理、竣工验收及移交等文件材料 2 无主坟墓安置建设协议、验收文件 30年 3 解决铁路建设造成地方遗留问题形成的文件材料 3.1 线外工程（如改路改渠、修复、塘堤、道路工程等）补偿（补助）协议书、预算图表、报告、确认文件等 30年3.2 施工造成房屋损坏、改变地类、水田旱化等补偿、报告、确认文件 30年 三、财务管理类 1 征地拆迁财务管理文件材料 1.1 征地拆迁补偿的有关规定、办法 永久 1.2 征地拆迁资金管理工作的有关法规、政策、办法、意见、通知 永久 1.3 征地拆迁会计工作规定、办法、细则 永久 1.4 征地拆迁资金审计、稽查工作规定、办法 永久 1.5 征地拆迁资金使用自查报告、审计通知、意见 永久 1.6 征地拆迁资金及专项经费计划申请、下达、拨付的请示、报告、批复、通知 30年 1.7 其它有关资金与经费会计文件材料 30年 2 会计业务（具体的归档范围及保管期限按照国家有关会计档案管理规定执行） 2.1 征地拆迁资金与经费会计凭证、帐簿 2. 2征地拆迁资金与经费会计报表（包括年报表、季报表、月报表） 2. 3财务会计移交表与会计档案保管销毁清册 注：铁路建设项目征地拆迁文件材料归档范围和档案保管期限表包含了以感光材料、磁盘、磁带、光盘为载体形成的照片、录音录像和文本、图形图像电子文件等征地拆迁工作文件材料。.