合同管理办法

.合同管理办法编制：审核：批准：漯河电厂筹建处合同管理办法1 总则1.1 为规范公司合同管理工作，减少和避免合同纠纷，防范经营风险，维护公司的合法权益，加大合同履约率和计划进度实施力度，使各类合同的管理和执行做到有序进行，根据中华人民共和国合同法和有关法律、法规，结合本公司实际情况，特制定本办法。 1.2 本办法规定了公司管辖范围内合同订立、评审、签署、履行、变更、转让、解除的规则。1.3 公司对合同实行统一领导、分工负责的原则，专责人员管理和部门监督管理的原则。1.4 公司对外经济往来中，凡价款在2万元及以上的都应签订书面合同。1.5 本办法适用于漯河电厂筹建处的合同管理工作。2 合同的种类A类：建设工程施工承包合同（包括勘测设计、建筑安装工程），技术引进、转让合同，工程设备安装调试合同，可研咨询、评估监测及科学试验合同，土地征迁合同，工程监理合同，质量监督合同，安全监察合同，建筑安装工程保险合同等。B类：工程设备、材料采购合同，非标设备加工合同，货物仓储保管合同，运输及其保险合同以及其它与其相关的合同。C 类：借贷合同、财产保险合同。D类：行政管理、涉及后勤生活的有关办公设备、劳动、房屋、财产租赁等有关合同，教育培训和人事管理合同。以上各类合同的补充协议均与原合同属同类合同。3 职责3.1 计划经营部计划经营部为公司各类合同的归口管理部门，负责对公司各专业管理部门的合同管理工作进行规范、指导、监督和检查。3.1.1 建立和健全公司合同管理标准和合同评审程序，监督、检查管理制度的执行，协调、指导相关部门的合同管理工作；3.1.2 组织、规划、指导制订公司合同范本和其他格式合同文件；3.1.3 负责与工程部联合对A类合同承包商资信的调查和跟踪；配合工程部对重大项目、使用关键技术等项目的承包商资信的调查和跟踪。3.1.4 负责A类合同一般条款和商务条款的起草、审核、谈判以及评审（会签）。3.1.5 建立A类合同档案，并对有关资料妥善保管；3.1.6 协同各合同主办部门全面履行合同，处理合同纠纷和合同索赔；负责A类合同履行过程中商务事项的解释和处理，商务及法律事务的处理以及合同公证、鉴证。3.1.7 负责A类合同价款支付的审查和合同最终价款的审核。3.1.8 负责建立A类合同管理台帐，协同相关部门通报合同执行进展情况。3.1.9 负责A类合同打印、发送、内部分发和管理；3.1.10 负责登记、整理和保管A类合同文本、台帐，上报合同管理信息；3.2 物资管理部物资管理部为公司B类合同的专业管理部门，负责公司主办合同管理和执行。3.2.1 负责与工程部联合对B类合同承包商资信的调查和跟踪；配合工程部对重大项目、使用关键技术等项目的承包商资信的调查和跟踪。3.2.2 负责B类合同一般条款和商务条款的起草、审核、谈判以及评审（会签）。3.2.3 建立B类合同档案，并对有关资料妥善保管；3.2.4 负责B类合同履行过程中商务事项的解释和处理，商务及法律事务的处理以及合同公证、鉴证。3.2.5 负责B类合同价款支付的审查和合同最终价款的审核。3.2.6 负责建立B类合同管理台帐，协同相关部门通报合同执行进展情况。3.2.7 负责B类合同打印、发送、内部分发和管理。3.2.8 负责登记、整理和保管B类合同文本、台帐，上报合同管理信息。3.3 工程部、安全质量部负责A类、B类合同的技术条款起草及协助其他合同技术条款起草。3.3.1 负责与计划经营部、物资管理部联合对一般合同承包商资信的调查和跟踪；负责对承包商资质（包括安全资质和“体系”）的调查和跟踪。对于重大项目、使用关键技术等项目的承包商资信的调查和跟踪作为牵头部门，组织相关部门进行调查等工作。3.3.2 负责合同技术部分、质量、安全部分（安全、文明施工协议）的起草、审核、谈判和合同评审（会签）。3.3.3 负责土地征迁合同、质量监督合同、安全监察合同的审核、谈判和合同评审（会签）。3.3.4 负责合同执行过程中的检查、统计、验收等管理工作；负责合同执行过程中的范围、进度、质量、安全、违约责任等技术事项的解释和处理。3.3.5 负责合同款项支付的进度、数量（或工程量）质量、安全等审核。负责安全保证金和保卫安全文明施工统筹。3.4 财务部财务部为公司融资、保险类合同的主办部门，负责主办合同的执行。3.4.1 协同相关部门做好对承包商资信的调查和跟踪。3.4.2 负责融资、财产保险合同的起草、审核、谈判和合同评审（会签），负责其他合同财务相关条款的审核。3.4.3 负责合同对方履约保证的审查和管理。3.4.4 负责合同款项支付的财务审查并办理支付。3.5 总经理工作部总经部为行政后勤相关合同的主管部门，负责主管合同的执行和管理。3.5.1 对合同管理负有监督和检查的职责。3.5.2 负责办公设备、劳动、房屋、财产租赁等有关合同，教育培训和人事管理合同的起草、审核、谈判和合同评审（会签）。合同金额超过2万元的合同计划经营部协助办理。3.6 监察审计人员3.6.1负责双方合同主体、合同内容以及订立程序的合法性的审查和合同执行情况的监督检查。3.6.2 负责按国家、集团公司、华电国际和地方政府审计主管部门的规定，对公司合同的执行情况进行审计。4 合同的订立4.1 公司是合同主体，任何职能部门一律不得以其名义对外订立合同。4.2 合同订立前须对潜在合同当事人的资格、资信和履约能力等进行审查。4.2.1 合同主体具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；4.2.2 签订合同的标的应符合当事人的经营范围，如涉及特殊行业项目应查验相应的许可、等级、资质证书和安全生产许可证书；4.2.3 具有相应的履约能力，支付能力。必要时应要求出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。重点考核工程经历、质量记录、机具配备、银行信誉等级等；4.2.4 重大合同施工单位应提交银行资信证明及担保。4.3 工程合同签订前，合同主办部门及技经人员应详细了解设计图纸，做好概预算的审核以及招标等有关工作，努力降低工程造价，控制在工程概算之内。4.4 工程合同文本（条款）的确定4.4.1 计划经营部、物资管理部负责编制合同文本的一般条件和商务部分；工程部等负责编制其合同文本的技术部分；所有合同均应经总经理工作部（监察审计人员）审核。4.4.2 合同初稿协商一致起草好后应会签各相关部门。各部门根据责任范围进行审查，并对相应的合同条款提出修改意见，计划经营部、物资管理部汇总修改后经公司分管领导、总经理批准签订。4.4.3 合同文本经招标领导小组或公司主管领导主持评审通过后确定。4.5 工程合同谈判4.5.1 中标单位确定后，由计划经营部、物资管理部确定合同谈判时间和地点，并通知中标人进行签约。4.5.2 合同谈判由计划经营部、物资管理部主持，相关部门人员参加。计划经营部、物资管理部负责合同商务部分的谈判；工程部负责合同的技术部分谈判。设计院和公司法律顾问、监理方等均应参加（如有）。所有参加合同谈判的人都要在合同会签表上签字。计划经营部、物资管理部和财务部审核商务条款，工程部等进行技术谈判。合同签约单位的签约人必须是单位的法人代表或授权委托人（持法人授权委托书）。4.5.3 对于依法无需招标的合同，应根据询价比选的结果，与潜在承包方进行充分的协商和谈判。4.5.4 对于招标发包的合同，应依据招标文件、投标书及有效的补充文件（信函和澄清等）与预中标人进行谈判和澄清，且不能对招投标文件有实质性的改变。4.5.5 合同的名称和条款应符合中华人民共和国合同法有关规定。合同中的有名合同，名称必须一致。合同条款除符合合同法的规定外，还应根据合同的类别及具体情况增加专用条款加以说明。4.6 合同的内容可根据合同性质具体约定，但应包括合同编号、当事人的名称（姓名）和住所、标的、数量、质量、价款或酬金、付款方式、履行的地点、期限和方式、违约责任、解决争议的方式、生效与失效时间、合同份数等条款。4.7 合同均应统一编码，编码由计划经营部负责管理。4.7.1 合同的编号由以下部分组成：WHHDayyyybbb其中：WHHD代表公司名称缩写：a 为合同分类代码：A代表A类合同 B代表B类合同 C代表C类合同 D代表D类合同yyyy为合同编号时所在的年份，以阿拉伯数字加方括号表示，如2005bbb为合同序号：由三位阿拉伯数字组成，合同序号代表该合同在当年公司所有合同中的序位。4.7.2 如果合同有附件，其附件的序号前应加上该合同的编号。4.8 合同评审（会签）4.8.1 所有合同在正式签署前均应进行评审（会签）。其中，对未经招标程序的合同在签署前应进行会议评审；对经过招标程序的合同在签署前应进行会签。4.8.2 合同评审（会签）一般在一周内完成。合同经审核未通过的，计划经营部、物资管理部和相关部门应协商提出整改意见，并与合同对方继续进行协商谈判。4.8.3 “合同审查会签表”，应注明合同名称、签约单位、费用列支、合同金额、合同编号、签订时间。计划经营部、物资管理部主任审核签字后，经工程部、财务部、总经理工作部审查并提出修改意见后，再由公司领导、总经理审查签字后生效。4.9 合同签署4.9.1 各类合同签订的当事人，应具有法定代表人资格或持有有效的法定代表人授权委托书。4.9.2 必要时，一些重要合同在正式签署前须上报集团公司审批或备案。4.10 公司对外签订合同均统一使用合同专用章，其它印章不准代替（行政后勤相关合同及融资合同使用公司章）。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，并予以处罚。4.10.1 合同专用章由总经部统一刻制、编号和颁发，并登记备案；严禁任何人私自刻制、使用。4.10.2 合同专用章由公司授权总经理工作部指定专人管理，合同签署后方可加盖合同专用章。4.10.3 合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。4.10.4 合同签字盖章后应立即分发主办和相关部门。4.11 需要公证或鉴证的合同由计划经营部、物资管理部配合总经理工作部向有关机构申请办理公证或鉴证。4.12 一般合同在公司法人代表或其授权代表签字、盖章后及生效；含有通知生效条款的合同，其生效应由计划经营部、物资管理部报公司主管领导批准后书面通知对方合同生效。5 合同的履行5.1 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员必须本着“重合同、守信誉”的原则，计划经营部、物资管理部会同其他部门，监督合同切实、全面履行，并跟踪合同履行的全过程。5.2 各部门应按其职责负责监督、检查合同执行情况；加强进度、安全、质量管理和费用控制。5.3 加强合同变更管理。对涉及费用的各类变更单应送与计划经营部会签。5.4 合同履行中发生变更或解除，计划经营部、物资管理部应向公司法律顾问咨询，提出处理意见，经主管领导和公司总经理批准后实施。必要时，应上报集团公司批准。5.5 实行合同执行情况报告制度。各合同主办部门应及时报告/通报合同履行情况。6 合同款项支付6.1 计划经营部、物资管理部负责在每月下旬提出下月合同款项的资金需求计划，该计划经公司主管领导和总经理审批后，作为下月资金预算的执行依据。6.2 承包商应根据合同规定提出支付申请，并提供有效的商业票据；工程施工类承包商应按规定时间提供月工作量计划和月工作量完成情况报表。6.3 公司监造方/监理方应对承包商提出的支付申请或计划报表进行审查、签证。6.4 工程部应对进度、质量、安全等提出审核意见。6.5 计划经营部、物资管理部应依据审查、签证和审核意见，依据合同和有关规定，审核各类款项、费用及其支持性材料，提出付款审批申请。6.6 对于合同价款的过程支付（如进度款等），项目和金额已列入当月财务预算和资金支付计划内的，经主办和相关部门审查会签，公司主管领导审批后，由财务部执行支付。6.7 对所有合同的最终结算支付，应经所有相关部门审核会签、公司分管领导审批、总经理批准后财务部方可执行支付。6.8 投标商的投标保证金在中标单位合同签订、履约保函按合同规定提交后，由计划经营部、物资管理部出具退款联系单通知招标公司退还。6.9 财务部将合同价款的实际支付情况反馈计划经营部、物资管理部并报告公司领导。7 合同的变更和解除7.1 在合同履行过程中碰到困难的，各单位首先应尽一切努力克服困难的，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。7.2 对主当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。7.3 变更、解除合同，必须符合合同法的规定，并应在公司内办理有关手续。7.4 变更、解除经济合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律作废。7.5 变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。7.6 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。7.7 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。8 合同争议处理8.1 当与承包商发生合同争议应及时通知计划经营部、物资管理部，在主管领导的主持下，协同计划经营部、物资管理部进行调解，相关部门积极配合。必要时，上报集团公司组织调解处理。8.2 合同争议未能调解的，由计划经营部、物资管理部会同公司法律顾问提出仲裁或诉讼的意见，报主管领导和公司总经理批准。8.3 计划经营部、物资管理部负责组织参加合同仲裁或诉讼，并负责向有关领导报告进展情况和结果。8.4 争议处理完毕，由计划经营部、物资管理部会同有关部门进行案例分析，总结经验教训。9 合同权利义务终止9.1 对于一般合同，其履约完毕便使合同失效；对重要合同，尤其是主体建安工程施工合同，则应按以下程序进行。9.2 合同终止条件和程序9.2.1 承包商已完成合同规定的工作，移交所有系统设备、文件和记录，并通过验收合格。9.2.2 承包商书面提出结算完整和无索赔申明（含分包商），并经公证处公证。9.2.3 承包商已移交或清理剩余材料、遣散人员和临时设施清理或复原。9.2.4 合同竣（完）工证书已签发。9.3 担保期满，合同自动失效，释放质保滞留金，退还履约保证。10 合同档案管理10.1 各部门应负责其主办合同的基础台帐的管理，并及时提供信息，更新合同台帐。10.2 合同管理人员对已生效的合同，要及时建立本公司的合同管理台帐及各类报表，实行分类管理，并于每年年底将合同管理台帐及各类报表报送上级合同管理部门备案。10.2.1 建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。10.2.2 建立合同管理台帐。应根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。10.3 所有合同的正本均应移交公司档案室保管。与合同相关的有效文件（含图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示等）应当附在合同卷内存档，待合同履行完毕后，移交公司档案室。归档内容如下：10.3.1 合同正本，工程竣工验收资料，设计合同包括竣工图2套；10.3.2 所有相关图纸、技术协议，设备监造签证；10.3.3 合同履行过程中形成的所有书面资料，包括传真、文字、图表、书面文件、争议解决的书面资料、合同履行完毕依据等等，主办部门经办人员应在归档材料上签字、加盖部门公章，由本部门主任审批确认后一个月内归档；10.3.4 一档一袋，登记造册。10.4 任何掌握合同信息的人员，应严格保守合同中所涉及的国家秘密和企业秘密，非经公司总经理或主管领导同意，不得向他人提供、转借、复印或透露合同的任何信息。11 附则11.1 本办法自发布之日起执行。11.2 本办法由计划经营部负责解释。附表1合同审查会签表合同编号：WHHD 200 时 间： 年 月 日合同名称合同总价承办部门合同情况说明乙方名称 乙方基本情况主办部门工程部安全质量部财务部总经理工作部副总经理分管领导总经理附表2合同款支付审批表合同名称合同编号承 包 商至上期累计付款（万元）： 其中预付款（万元）： 经办人： 年 月 日合同总价（万元）本次申请支付金额（万元）应扣各种款项（万元）本次应付金额（万元）累计付款金额（万元）余 额（万元）合 计预付款甲 供材料款其 他审核审批工程部安全质量部物资管理部计划经营部/物资管理部副总经理分管副总总 经 理注：本表一式二份，一份交财务部作为付款依据，一份计划经营部/物资管理部留存。合同管理流程 合同订立流程 工 作 描 述招标文件 (合同条款)确定招标文件 (合同条款)初稿合同谈判准备合同谈判确定招标/发包事项履行/备案主办部门编制招标工作计划。发标评标决标公司计划经营部、物资管理部提供合同文本，工程部提供合同技术部分。招标领导小组/公司主管领导主持招标文件（合同条款）评审通过。计划经营部、物资管理部组织进行投标人资格评审，上报招标领导小组确定短名单。公司工程部负责编制招标文件技术部分，公司计划经营部、物资管理部编制投标须知、合同条款及商务评分等商务部分 工程部负责合同技术部分合同谈判。计划经营部、物资管理部负责合同条款和商务部分谈判。合同会签领导审批合同签署公司总经理经法人代表授权负责合同签署，并有转授权的权力。经公司总经理授权，公司副总经理可签署所分管的合同。 合同款项支付流程合同款项支付流程 工作描述主办部门审查，并提出付款审批申请主办部门建立合同支付台帐修改合同是工程付款的依据，合同必须签订生效与公司投资计划、资金使用计划整合统一依据现场审核、签证，复核审查款项费用，审查支持性材料。公司各部门从其职能范围审核。分管副总经理/总经理批准财务部将支付情况反馈计划经营部、物资管理部合同订立生效承包商提出支付申请/决算监理方、监造方 审核签证工程款项支付预算部门会签领导审批财务部实施付款.