文书档案立卷归档制度.doc

文秘知识/规章制度 文书档案立卷归档制度 (一)总则第一条 根据邮电部邮电文书立卷归档办法为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。(二)文件材料的收集管理第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。第七条 各部门专(兼)职文书的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。(三)归档范围ht第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第十四条 信访工作材料。第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。(四)平时归卷第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。*