医药公司部门职能划分

医药有限公司 部门划分及岗位职责 一 行政人事部 一 办公室主任岗位职责 1 在公司总经理的领导下全面主持行政人事部工作 2 负责本部门的日常工作 协助领导做好与公司有关职能部 门 兄弟单位的沟通与协调 安排或代表领导参加有关公务接待 3 负责上级部门来文的接收 登记 传阅 整理归档工作 4 协助公司领导做好对各类人员的考核 制定公司工资分配 方案 5 协助公司领导制定各类规章制度 起草年度工作计划 工 作总结以及各类公文 6 组织安排工作例会 行政性会议及其它专门会议 做好会 议的记录 整理 存档工作 7 根据上级指示精神和具体情况 向公司领导提出各时期工 作建议 8 负责传达总经理对公司各部门的指示 通知 传递各部门 给总经理的报告 请示 9 按公司领导的部署 检查各部门对公司行政决议 决定 工作计划的完成情况 并负责督办落实 10 负责办理委托书 证明信和其它函件等 11 完成总经理交办的其它工作任务 二 行政助理岗位职责 1 协助部门领导完成公司各种证照的申报 变更 年检 注 销等工作 2 协助部门负责人做好公司的人事管理工作 即新员工的招 聘 培训 入职手续 员工信息档案 人事档案的建立及管理工作 3 协助部门负责人搞好公司各部门之间的综合协调 督查并 落实公司各项规章制度 对会议文件决定的事项进行催办 4 协助领导对公司的各项规章制度的制定 修订及检查监督 5 做好各种行政会议纪要 6 负责公司公文 信件 邮件 报刊杂志的分送 5 负责办公室的文秘 信息 机要和保密工作 做好办公室 档案收集 整理工作 7 负责公司员工社会保险的投保 申领 8 负责员工考勤工作 统计每月考勤并交财务做帐 留底 9 处理日常事务工作 包括处理公司一些文字工作 办公用 品管理 来访单位的办事人员或个人的接待工作 10 完成领导交办的其他任务 二 业务部 临床部 招商部和新特药部 一 部门经理岗位职责 1 分析市场状况 正确作出市场销售预测报批 2 拟订年度销售计划 分解目标 报批并督导实施 3 拟订年度预算 分解 报批并督导实施 4 根据中期及年度销售计划开拓完善经销网络 5 根据网络发展规划合理进行人员配备 6 汇总市场信息 提报购进药品计划和建议 7 洞察 预测渠道危机 及时提出改善意见报批 8 把握重点客户 控制 70 以上的产品销售动态 9 关注所辖人员的思想动态 及时沟通解决 10 根据销售预算进行过程控制 降低销售费用 11 参与重大销售谈判和签定合同 12 组织建立 健全客户档案 并维护好公司客户网络 13 指导 巡视 监督 检查所属下级的各项工作 14 向直接下级授权 并布置工作 15 根据工作需要调配直接下级的工作岗位 报批后实行并转 行政人事部备案 16 负责制定业务部门的工作程序和规章制度 报批后实行 17 受理直接下级呈报的合理化建议 并按照程序处理 18 填写直接下级过失单和奖励单 根据权限按照程序执行 19 完成上级交办的其他任务 二 业务员岗位职责 1 负责公司分配区域的客户定单处理 维护和建立良好的客户 关系 2 对客户的投诉及意见进行登记 反馈和处理 3 完成渠道管理工作 1 掌握所经营品种的产品知识 价格 销售政策 流程等情 况 严格按照公司制度办事 2 熟悉客户业务各项流程 定期对区域内的终端客户进行业 务拜访 建立并完善区域销售网络 3 能够保持 促进本公司产品在客户处的销售 并保证应收 账款的回笼 4 能够密切关注本公司产品在客户处的销售动态 并及时调 整预防近效期货及因滞销而造成的退货的发生 4 市场信息搜集反馈工作 1 统计本公司产品销售数据并进行分析 2 有关竞争对手及产品的信息搜集 3 收集市场对产品的反应信息并上报公司及时作出调整 4 上 下游客户的动态信息搜集 建立完善的客户信息档案 并确保该资料的完整性和准确性 三 采购部 一 采购部经理岗位职责 1 主持采购部全面工作 根据业务部所报的采购计划 结合公 司现有商品库存 按照采购工作程序组织采购工作实施 确保各项 采购任务保质保量保价完成 2 随时掌握药品供应 价格的市场变化情况 指导并监督下属 开展业务 确保采购到客户满意的药品和保证公司利润最大化 同 供应商经常沟通 解决合作中出现的问题 务必以有效的资金 保 证最大的商品供应 3 要熟悉和掌握公司所需各种药品的名称 型号 规格 单价 用途和产地 检查购进药品质量是否合格 对公司采购的药品和质 量负有领导责任 4 参与大批量药品订货的业务洽谈 提供供货商信息 协助公 司选择供应商 对供应商进行管理及考评 每年按一定比例更新供 应商 5 认真监督检查各采购员的采购流程及价格控制 督导采购人 员在从事采购业务活动中 要遵纪守法 讲信誉 不索贿 不受贿 与供货单位建立良好的关系 在平等互利的原则下开展业务往来 6 提供首营新品的基本信息 呈总经理及主管副总经理 以便 做新品选择决策 负责跟踪收集新品的销售情况 为优胜品种提供 依据 7 随时掌握库存数量 保证满足客户需要 不出现商品断货情 况 8 指导库管对库存商品进行规范化管理 货物摆放合理 环境 适合药品存放要求 并定期监督库管对库存商品进行盘点 9 对滞销和效期商品及时进行调拨 退换 使所有药品都能在 有效期以前被销售 10 负责部门人员的思想 业务 服务意识培训 提高员工的 综合素质 11 完成领导交给的其他临时性工作 二 采购员岗位职责 1 协助部门经理完成采购部日常事务工作 2 负责公司中西药品的采购工作 属招标采购品种按有关规定 执行 3 规范 协调采购政策和行为 把握进货渠道的合法性 保证 药品质量优质 价格合理 4 保证临床用药 对临时需要或抢救急用的药品要及时解决 5 了解药品信息及价格 正确执行药品价格政策 保证药品价 格的准确性 退入库手续清楚 单据齐全 文件 单据妥善保存 6 与医药公司互通信息 做好剩余药品 缺药 破损药品 近 效期药品的协调工作 7 负责药品信息的维护 保证其准确性 9 协助库管人员管理药品 做到帐物相符 10 为财务 审计提供各种报表及其他药品报表工作 完成其 他与采购相关事宜 处理日常办公事务 11 完成领导交办的其他任务 四 质量管理部 一 质管部经理岗位职责 1 认真贯彻执行 中华人民共和国药品管理法 药品经营质 量管理规范 及 药品经营质量管理规范实施细则 等相关法律 法规和公司制定的一系列药品经营质量管理制度 2 制定与开展质量方针 目标 负责起草 编制质量管理制度 质量责任制度及经营环节的质量程序文件 并指导 检查 督促各 项管理制度的实施 3 负责公司药品经营全过程的质量管理工作 坚持原则 正确 处理药品经营过程中的质量问题 4 负责对企业质量方针 目标 GSP 以及质量管理制度的实施 情况进行检查与考核 定期开展企业内部质量体系评审 下达整改 通知 并监督整改 5 负责处理用户有关药品质量问题的来信来访 不定期开展信 访 走访 质量查询工作 6 负责对业务部门的首营企业及首营品种质量审核并进行登记 收集用户对新药品的质量反映 及生产厂家不断提高药品质量提供 的信息 并审核采购计划 7 带领本部门人员做好主营品种的质量档案 负责规范全企业 质量台帐记录 原始记录及统计报表等 8 配合办公室做好员工的法律 法规及质量管理方面的培训工 作 9 负责不合格药品的确认 审核 报损 销毁 处理工作 并 对全过程进行监督 10 根据公司整体质量状况组织质量控制方案 监控产品全程 质量 并定期评估控制方案 11 处理客户反馈 建立快速质量反馈体制 依据反馈改善质 量控制 12 总结产品质量问题并协调有关部门及时解决 13 主持原材物料的检验及产品的评审工作 14 负责质量档案的管理 各种质量数据的统计 审核 报送 分析工作 15 每周不定时间的巡视仓库 对发现的问题及时解决 解决 不了的向上级领导反映 16 完成领导交办的其他任务 五 财务部 一 财务部经理岗位职责 1 负责财务部的日常管理工作 保证会计报表等文件的真实性 合法性 2 主持财务报表及财务预决算的编制工作 为公司决策提供及 时有效的财务分析 保证财务信息对外披露的正常进行 有效地监 督检查财务制度 预算的执行情况以及适当及时的调整 3 根据报表分析财务指标反映财务状况及经营状况 4 与财政 税务 银行等相关政府部门等机构建立并保持良好 的关系 5 向上级主管汇报公司经营状况 经营成果 财务收支及计划 的具体情况 为公司高级管理人员提供财务分析 提出有益的建议 6 其他领导安排的临时性工作任务 二 会计岗位职责 1 加强政治业务学习 不断提高政治思想水平 坚持四项基本 原则 树立全局观点 遵纪守法 忠于职守 廉洁奉公 实事求是 不断提高会计业务水平 建立科学的会计工作秩序 正确执行会计 人员的职权 2 认真执行各项财经纪律 方针 政策 法规 制度和各项开 支标准 对违反制度的业务事项有权拒付 并向领导汇报 3 当好领导的参谋助手 管理并用好公司资金 量入为出 统 筹兼顾 合理安排 保证重点 4 会计人员必须审查原始凭证 对于不正确 不完整的原始凭 证 退回更正补充 对于不合法的原始凭证坚决拒绝受理 保证一 切会计凭证 账簿 报表及其它会计资料的真实 准确和完整 并 及时做好整理归档工作 5 会计人员要按照会计制度和规定设置会计科目和会计账簿 数字必须真实 严禁弄虚作假 伪造帐目 对发生的经济活动要进 行如实的反映和监督 按会计制度及时记帐 算账 报账 账簿内 容完整 按规则记收 字迹工整 账账清洁 账账相符 6 编制财务计划 及时编报各种月报 季报决算 会计报表必 须及时 准确 7 建立财产清查制度 保证账簿 记录与实物款项相符 8 坚持对预算的执行情况 进行基本的数量分析 检查资金的 使用效果 挖掘增收节支的潜力 及时清理债权 债务往来事项 9 经费使用做到年初有预算 年终有决算 并定期向主管领导 办公会议汇报 10 建立 健全会计档案 按照财政部门规定保管办法 保管 好会计档案 以备查核 11 完成领导交办的其他任务 三 出纳岗位职责 1 在财务经理领导下 按照国家财会法规 公司财会制度的有 关规定 认真办理提取和保管现金 完成收付手续和银行结算业务 2 负责办理银行存款 取款和转账结算业务 3 登记现金和银行日记账 做到日清月结 保证账证相符 账 款相符 账账相符 发现差错及时查清更正 4 认真审查临时借支的用途 金额和批准手续 严格执行采购 领用支票的手续 控制使用限额和报销期限 5 正确编制现金 银行的记账凭证并及时传递 6 配合有关人员及时开展对应收款的清算工作 7 严格审核报销单据 发票等原始凭证 按照费用报销的有关 规定 办理现金收付业务 做到合法准确 手续完备 单证齐全 8 负责妥善保管现金 有价证券 有关印章 空白支票和收据 做好有关单据 账册 报表等会计资料的整理 归档工作 9 负责掌管公司财务保险柜 10 准确无误的开据发票 并做好记录 11 完成上级领导交办的其他任务 六 出单部 1 负责订单的处理 开出准确出库单 2 负责药品入库 出库 调价 报损 盘点等中西药库及制剂的日 常业务的计算机管理工作 3 与业务部和储运部配合 及时反映库存数量 七 仓储部 一 仓储部主任岗位职责 1 全面负责仓储部的日常运行管理 协助业务部门做好仓库货 品的正常出货 2 监督管理仓库收货 配货 发货和记账等的日常工作 3 库品的安置控制 管理和分析 及时提出补货信息 4 维护 操作系统 每天必须确保及时 完整 正确的提供库 存动态信息 确保帐 物相符 5 了解所存货物的现状 时刻注重防火 防水 防盗等重大安 全隐患 避免由于管理不当产生毁坏 霉变 丢失等现象 确保库 存货物的各项安全 6 提出连续改进方法和技巧 提高效率 降低成本 7 完成上级领导交办的其他任务 二 质管员岗位职责 1 树立 质量第一 的观念 坚持质量效益的原则 承担质量 管理方面的具体工作 在药品质量管理 工作质量管理方面有效行 使裁决权 2 依据公司质量方针目标 制定本部门的质量工作计划 并协 助部门领导组织实施 3 负责质量管理文件在本部门的执行 定期检查制度执行情况 对存在的问题提出改进措施 并做好记录 4 对公司经营过程中的药品质量进行严格检查监督 定期对公 司质量管理工作的执行情况进行检查 考核 在公司内部有效行使 否决权 5 在公司各部门的协助下 做好本公司的质量培训 教育工作 6 负责对上报的质量问题进行复查 确认 处理 追踪 7 负责对药品养护工作的业务技术进行指导 8 负责处理药品质量查询 对客户反映的质量问题填写质量查 询登记表 及时查原因 迅速予以答复解决 9 负责质量信息的管理工作 经常收集各种药品信息和各种有 关质量的意见建议 组织传递反馈 并定期进行统计分析提供分析 报告 10 负责不合格药品报损前的审核及报废药品处理的监督工作 做好不合格药品相关记录 11 收集 保管好本部门的质量资料 档案 督促各岗位做好 各类台帐 记录 保证本部门名项质量活动记录的完整性 准确性 和可追溯性 12 协助部门领导组织本部门的质量分析会 做好记录 及时 填报质量统计报表和各类信息处理单 13 负责药品不良反应信息的处理及报告工作 14 完成领导交办的其他任务 三 验收员岗位职责 1 树立 质量第一 的观念 坚持质量原则 把好药品入库质 量第一关 2 负责按法定标准和合同规定的质量条款对购进药品逐批进行 验收 有效行使否决权 质量不合格的药品不得入库 3 验收药品应在符合规定的待验区进行 并及时验收完毕 4 验收时应对药品的包装 标签 说明书以及有关要求的证明 文件进行逐一检查 整件药品包装中应有产品合格证 5 验收外用药品 其包装的标签或说明书上要有规定的标识和 警示语或忠告语 非处方药的包装要有国家规定的专有标识 6 验收进口药品 其包装的标签应以中文注明药品的名称 主 要成份以及注册证号 并有中文说明书 以及合法的相关证明文件 7 验收中药饮片应有包装 并附有质量合格的标志 每件包装 上 应标明法定的药品质量内容 8 验收首营品种 应有首批到货药品同批号的药品出厂检验报 告书 9 规范填写验收记录 做到字迹清楚 内容真实 项目齐全 批号及数量准确 结论明确 签章规范 验收记录保存至超过药品 有效期一年 但不得少于于三年 10 完成领导交办的其他任务 四 养护员岗位职责 1 坚持 质量第一 的原则 在质管员的技术指导下 具体负 责在库药品的养护和质量检查工作 2 负责对库存药品定期进行循环质量养护质检查 一般药品每 季一次 重点养护品种增加检查次数 每月一次 并做好养护检查 记录 3 对由于异常原因可能出现问题的药品 易变质药品 已发现 质量问题药品的相邻批号药品 储存时间较长的药品 应缩短养护 检查周期 加强养护 4 养护检查中发现质量有问题的药品 应挂黄牌暂停发货 同 时报质量管理员处理 5 做好药品的效期管理工作 6 个月内近效期药品按月填写效 期催报表 6 指导并配合保管员做好库房温湿度监测管理工作 每日上 下午定时各一次对库房温湿度作记录 7 根据气候环境变化 结合夏防 冬防计划 对中药饮片采取 干燥 除湿 防虫等相应的养护措施 8 负责对保管 养护仪器设备的管理 维护工作 建立仪器设 备管理档案 9 正确使用养护 保管 计量设备 并定期检查保养 做好计 量检定记录 确保正常运行 使用 10 每季汇总 分析和上报养护检查 近效期或长时间储存药 品的质量信息 11 完成领导交办的其他任务 五 发货员岗位职责 1 保证拣出药品的及时性 提高库存药品的周转率 2 保证拣货的完整和准确 将差错降到最低 3 根据拣货标签或单据上指示的作业类别 出库品规 货位编 号 批号 数量 生产厂家信息进行拣货 4 在拣货时核对标签上商品品规 批号 数量 生产厂家等信 息 在标签对应的商品上 将标签进行粘贴 5 补货至零货区的商品将拣货标签粘贴在商品的正上方 根据 标签指定的巷道 投放在指定的巷道里面 6 负责商品进行周期性和临时性盘存工作 确保一定的盘存准 确率 7 负责责任整件堆垛及作业工具的日常维护与管理 按 GSP 要 求进行堆码与陈列 8 做好责任区域的清洁卫生工作 9 完成领导交办的其他任务 六 复核员岗位职责 1 按照出库凭证逐批逐项核对实物 并进行检查 保证出库物 品货单相符 数量准确 质量合格 2 发货时要注意检查外包装是否牢固可靠和完整 如发现箱内 有破损 流体外溢等现象 应及时检出 调换补足 发现包装材料 因受潮 破损或散架的 则应更换包装或加固后 才能发货 3 对复核时发现的差异应进行再复核并确认 4 做好复核记录 做到帐面工整 字迹清楚 5 完成领导交办的其他任务