XX协同办公(OA)系统上线规范制度(含推广方案)_v1.0

XXX 协同办公 OA 系统上线规范制度 XXX 集团企业发展中心 信息化部 修改历史记录 序号 日期 版本 变更说明 修改人 注释 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 目录 第一篇 OA 系统概述 1 一 XXX 对于 OA 系统的需求及建设目标 1 二 泛微平台简述 1 三 泛微技术平台优势 2 第二篇 OA 系统建设规划 1 一 系统建设原则 1 二 系统实施 3 三 基础应用 4 四 深化应用 4 五 集成应用 4 第三篇 OA 系统功能清单 4 一 标准主模块功能清单 4 一 工作流程管理模块功能清单 4 二 知识管理模块功能清单 8 三 信息门户模块功能清单 11 二 扩展主模块功能清单 13 一 组织人事管理模块功能清单 13 二 客户管理模块功能清单 14 三 辅助模块功能清单 15 一 日程管理模块功能清单 15 二 协作沟通管理模块功能清单 16 三 会议管理模块功能清单 16 四 车辆管理模块功能清单 17 第四篇 OA 系统建设体系及工作要求 17 第五篇 OA 系统试运行工作及要求 18 第六篇 OA 系统正式上线工作及要求 18 第七篇 OA 系统运行指标 19 第八篇 OA 系统使用规范 19 一 引言 19 二 整体规范要求 20 三 系统使用规范 20 一 知识文档管理模块使用规范 20 二 工作流程模块使用规范 22 三 信息门户模块使用规范 23 四 组织人事管理模块使用规范 23 五 客户管理模块使用规范 23 六 日程管理模块使用规范 24 七 协助沟通管理模块使用规范 24 八 会议管理模块使用规范 24 九 车辆管理模块使用规范 25 四 对于如何熟悉系统的建议 25 第九篇 OA 系统管理规定 25 一 目的 25 二 OA 系统登陆地址 25 三 适用范围 25 四 安全规定 25 五 系统使用规定 26 一 新用户录入系统 26 二 用户初次登陆系统 26 三 我的流程 相关使用 26 四 我的知识 相关使用规定 27 五 我的人事 相关使用规定 27 六 我的会议 使用规定 28 六 附则 28 第十篇 XXX 集团知识地图使用及管理办法 28 一 企 业 知 识 地 图 的 概 念 28 二 企业知识地图的作用 28 三 企 业 知 识 地 图 的 功 能 29 四 XXX 企 业 知 识 地 图 30 一 企 业 知 识 地 图 的 创 建 30 二 企 业 知 识 地 图 的 使 用 30 三 企 业 知 识 地 图 的 管 理 办 法 30 第十一篇 XXX 集团知识讨论组 31 一 引言 31 二 XXX 集团知识讨论组的组建 31 三 XXX 集团知识讨论组讨论方式方法 31 四 XXX 集团知识讨论组管理办法 32 第十二篇 XXX 协同办公 OA 系统奖惩暂行制度 32 第一节 总则 32 第二节 奖励 32 第三节 惩罚 33 第四节 申诉 34 1 30 第一篇 OA 系统概述 一 XXX 对于 OA 系统的需求及建设目标 XXX 集团于 2010 年 7 月启动信息化建设议题 企业发展中心于 2010 年底按照集团的信息化系统建设 规划指示 启动了集团 OA 系统的需求调查及招投标工作 并于 2011 年 2 月底与泛微合作展开系统实施工 作 系统实现目标为 XXX 集团两级用户和应用系统的协同 提高办公效率 按照 全集团一套系统 一个 平台 多维度应用 多级门户 的总体建设思路 构建一个基于互联网的 电子一体化的 覆盖 XXX 集团 信息产业的 统一的现代化办公协同平台和企业信息门户 满足 XXX 集团跨时间 跨区域 跨部门的集团 化协同办公要求 根据不同的业务 建立分类的企业知识库 形成企业的知识地图 将人员 流程和业务知 识紧密集成在一起 促进信息的有效利用和科技创新 系统提供对各个业务环节进行整合的方案 建设一个可以面向整个业务过程来进行管理的协作平台 从应用的层面看 OA 系统平台以部门之间 跨部门以及企业内部与外部的工作流程带动知识信息流 物流 资金流等在企业内外的无障碍流动 并完成相关数据库的更新 对于系统本身 任何一个模块都可以 看作是系统应用层面上的核心 其他所有的模块都围绕本平台工作 共同完成本平台所要求的相关应用 从管理的层面上看 OA 系统平台的设计应基于资源协同 实现 以点带面 和 协同运作 任何一 个因素的变化都在系统中的相关点反应出来 并通过本平台提供给企业各部门 以及企业的外部资源 从而 使业务过程达到高效 协作的目的 用户只需在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作 而不必在不同的平台 数据库和应用系统之间切换 XXXOA 系统的建设使用 专注于办公事务处理 着重于工作流流程审批 具体帮助 XXX 解决如下问 题 1 梳理集团办公流程 规范优化流程 进而固化流程 提高日常工作效率 2 30 2 日常文件 表格 单据等的审批从线下纸质流转转换为线上电子文档流转 实现集团办公无纸化 提高 资料流转的准确性 并更好的将原始数据进行统一存储 管理 OA 系统信息沟通还可跨越不同机构 不同地域 实现畅通的信息往来 提高流程审批速度 3 集团 部门等规章制度 工作知识归集 实现集团知识共享和规范管理 通过确认和有效利用已有的和 获取的知识 并通过对各种知识的连续性管理 提高企业的创新能力和创造价值能力 以满足企业持续 发展的需要 4 日程 计划 资源调度等快速安排协调 实现高效率团队协作 5 综合的数据统计及分析 挖掘信息的价值 为决策层提供有价值的数据 二 泛微平台简述 泛微的 e cology 产品是一个整体的平台 遵循 J2EE 标准 系统运行稳定 支持大集团 大用户量 并 可实现复杂的组织架构企业的应用 在平台上提取了企业七大基本管理要素 通过协同矩阵模型和齿轮 联动模型完全实现了真正意义上的协同 完全体现为如下三方面的基本设计思想 信息网状思想 将各种分散的 不规则存在的信息整合成一张 信息网 业务关联思想 对各种业务环节进行整合并实现在统一平台上的统筹管理 随需而应思想 企业的各种资源 可以被迅速找到并集合到一起 并实现它们之间通畅的沟通和协作 泛微产品功能方面非常强大 七大主模块之间相互协同 完全信息关联 高度协作 实用高效的知识解 决方案 为企业从零开始构架一个完整的知识管理 其中 知识权限体系 和知识地图的应用更为企业 带来知识管理带来便捷与活力 强大的工作流引擎系统串联所有系统模块 将数据进行传输 完全自定义企业的各类流程 从字段最小 元素开始就可以自定义 个性化的表单定义随心所遇 流程支持多路由 子流程 流程自启动等强大功 3 30 能 并能对每个流程支持自定义报表 泛微的产品完全基于 WEB 开发 客户端可以维护服务端 完全支持大集团化大用户量的集中管理 并可以实现集团分权管理 解决你分散的维护成本和数据安全问题 并能大量的节约你的服务器硬件投 入成本 三 泛微技术平台优势 泛微采用的是 Java 技术 遵循 J2EE 标准 J2EE 为应用 Java 技术开发服务器端应用提供一个平台独立 的 可移植的 多用户的 安全的和基于标准的企业级平台 从而简化企业应用的开发 管理和部署 使用 J2EE 技术开发的企业级应用可以部署各种 J2EE 应用服务器上 优点主要表现如下 1 高可用性和可移植性 跨平台 数据库应用 便于管理 节省投资 可在 windows Linux solaris AIX 等操作平台上应用 数据库平台支持 SQLserver Oracle 等关系 型数据库多种 web 服务器和应用服务器选择 2 可扩展性 统一部署企业 IT 系统 高效 快捷 多数管理系统采用 J2EE 标准开发或者兼容 JAVA 技术应用 3 安全可靠性 4 高性能 硬件配置的可适应性强 5 分布式部署应用 可以实现系统的集群和分布式的应用 对大型应用有较大的优势 6 技术成熟 技术开源 管理应用成熟度较高 对于大型集团企业来说 选择一个战略性的平台来实 现数据的无缝集成 加速企业应用的部署 从 J2EE 优势和特点来看 J2EE 是企业的首选 1 30 第二篇 OA 系统建设规划 OA 系统建设整体规划图 一 系统建设原则 1 设计原则 根据对 XXX 集团办公自动化系统项目的需求分析 在设计整个系统之前 结合泛微公司的电子信 息产业企业信息化经验 对于系统的设计原则 我们归纳总结为安全性 成熟性 标准化 易用性 开 放性 可维护性与高性能 先进性等八大类型要求 并以此作为本系统设计原则 2 安全性原则 安全保密是企业信息化建设的关键 办公自动化系统涉及到 XXX 集团重要或机密信息 因此安全 性需要放在首位进行考虑 系统要有完善 周密的安全体系和信息安全支撑平台紧密配合 从物理 传 2 30 输 网络 应用 采用多层次的安全保障措施 本次项目从分析到设计 安全性的原则贯穿始终 系统 的安全性主要应该考虑 系统具备严格的等级访问及授权机制 对于认定的关键及敏感数据 只有经过授权的合法用户才 能使用访问及修改 并具有完备的日志及审核功能 系统应该有一套完整的安全机制 保证系统能够抵 抗内部和外部的黑客性质的攻击 完整的身份认证与授权 对关键用户 领导的身份确认进行数字签名 并支持对敏感数据的加密 传输 确保数据的安全性 系统中存在大量的数据 要确保用户不能够直接存取关键数据 而只能通过 相关的功能模块对数据进行操作 建立完备的数据备份与灾难恢复机制及策略 在泛微公司提供的办公自动化系统解决方案中 提供了标准的 CA 认证接口 在以往的多个项目中 成功的实现了与多个第三方 CA 提供商的集成 办公自动化系统将提供有效的 严格的分级管理模式 把系统管理员和各级单位的应用管理员的 权限分开 按照各自的职责范围划定管理权限 除了系统管理员以外 分别设置网站管理员 公文管理 员 档案管理员以及其它功能模块的专门管理人员 在保证各施其责的基础上 保证数据的安全性 3 成熟性原则 作为一套庞大而复杂的应用系统开发项目 如何降低项目开发实施风险 避免出现项目失败是在 项目分析阶段所必须关注的重要环节 而办公自动化系统产品 系统平台和使用技术是否成熟 往往会 直接影响到项目的结果 实践证明 过分强调采用先进的平台和技术 是系统不稳定的重要因素 因此 应该选用经过市场考验和用户实际应用验证 在系统稳定性 运行效率和可维护性上都达到了国际先进 水平的成熟操作系统平台和应用系统平台 本次项目采用的技术路线 操作系统平台 数据库系统 应 3 30 用服务器等都遵循了这一原则 4 标准化原则 在系统平台 技术等选型时 应符合国际标准 工业标准 行业标准 特别是国家 行业发布的 标准和规范 使系统的通信环境 软件环境相互间依赖减至最小 使其各自发挥自身优势 另一方面也 要强调各种系统之间的通信和信息交换 以信息资源共享为有效的基本出发点 5 易用性原则 企业信息化是为了帮助企业提高管理水平 因此在办公自动化系统的操作上 需要尽量的直观 简洁 操作步骤不能太复杂 广大用户可以通过主流的 Internet 浏览器访问办公自动化系统 操作与 上网类似 在本解决方案中 根据泛微公司多年的经验 我们将吸取以往用户所提出的意见 秉承 把复杂 的事情简单化 简单的事情规范化 的设计原则 从用户的实际工作出发设计整个系统 办公自动化系 统要彻底改变传统软件单调 繁琐的计算机操作方式 功能要清晰 简洁 友好 易用和一致 注重整 体风格布局 精心设计界面中诸如按钮位置 数据表现方式等细节 使操作者能够方便地操作和比较容 易地理解界面所表达的信息和内容 便于用户快速掌握系统的使用 各功能模块本身要最大限度地简化 操作 用户应无需长时间的训练和磨合 在相当短的周期内就可以熟悉操作 迅速为广大工作人员接受 和乐于使用 同时 系统将改变以往办公自动化系统单一按照功能进行组织的设计模式 采取 事务联动 的 设计模式 把一个事务中的多个任务有机的组织在一起 用统一的界面反应给用户 以符合用户的日常 事务处理习惯 6 开放性原则 4 30 系统开放程度直接影响到系统的生命周期 系统真正符合三层浏览器 服务器 B S 体系结构 随着应用水平的提高 规模的扩大和需求的增加 无须对系统的体系结构做较大的改变就可以对系统的 功能实现扩展 为保证系统稳定性 我们将采用优秀的框架结构设计本系统 以泛微公司的成熟的的管理平台作 为主框架 基于 平台 应用 的架构 采用 构件模式 来安装各种办公自动化系统功能模块 所有 模块的用户都由应用支撑平台来管理 个别模块的添加删除不影响其它模块的运行 这与电脑的 主板 功能卡 原理类似 7 可维护性原则 对于 XXX 集团综合办公自动化系统这样一个涉及范围广 用户数量大的系统 对其可维护性具有 很高要求 因此 系统在设计时就充分考虑到了系统的部署与配置 业务管理 性能管理等多方面的要 求 提供灵活易用的流程设计 配置管理 实时监控和详细的日志 审计功能 对于管理和维护人员具 有可管理和易于维护的特点 能够实现各部门 各厂的分级管理 力求以最少的人力资源和技术要求 就能够很好零代码地维护和管理 并能正常运行 8 高效性原则 办公自动化系统建设的基本意义是提高工作效率 因此系统自身的性能与效率必须非常高与稳定 泛微公司应用支撑平台系统的强大适应能力和简便实现能力使高效性得以体现 首先 泛微公司应 用支撑平台系统利用了强大的工作流引擎 eFlow 机制 并将其处理放在安全可靠的服务器上 系统可 以充分利用服务器的先进特性使得系统能够高效运作 第二 泛微公司应用支撑平台系统利用了先进可 靠的三层次开发模式 所有的信息都由中间层来处理 而且信息的处理也都在服务器上 第三 系统具 有强大的自定义功能 包括多个自定义的工具和功能 这使得系统的使用 实施和推广具有高效性 5 30 9 先进性原则 当前的信息技术日新月异 如果只着眼于当前需求而忽视系统技术和体系的前瞻性 系统将不能满 足 XXX 集团日益增长的需求 导致系统的生命周期缩短 从而增加 XXX 集团在信息化建设上的投 资 本方案采用业界公认先进的和标准的软件技术 符合信息技术发展的趋势 保证系统在可预见的阶 段内有相当强大的生命力 我们将在以下两个方面满足先进性要求 技术先进性 技术先进性是保证整个系统生命周期的重要环节 在本方案中 我们将使用诸如 J2EE XML 等比 较成熟而又有发展前途的先进技术 保证整套系统在一段时间内的整体技术领先 结构先进性 结构先进性是保证系统生命周期的基础 根据我们以往的项目经验 一般一套庞大的系统不可能 在短时间内就能开发完善 它往往必须经过一段 使用 修改 的循环过程才能够比较好的满足用户的 需要 这个循环过程就需要灵活 利于扩展的系统结构与科学合理的数据结构 结构不合理正是导致出 现所谓 信息孤岛 现象的关键 为了避免这种现象的产生 我们在设计这套系统时 将充分理解需求 并在此基础上对需求进行整合分析 再利用先进的数据建模的方法对系统进行规范设计 保证整个系统 的有机完整 二 系统实施 1 实施范围 目前规划的实施对象包括集团总部 安徽 XXX 江阴 XXX 2 实施目的 OA 系统实施目标是使 XXX 集团在统一的信息平台协同办公 通过 OA 系统的实 施 期望实现 XXX 集团分子公司与集团总部 集团总部各中心内部及相互间不受地域及时间 6 30 限制高效协同办公 3 实施规划 调研梳理流程 制定方案 实施 关键用户培训 测试 全体用户培训 试运 行 正式上线 系统维护 流程分期上线 1 第一期 OA 试运行阶段 25 条上线流程选自各中心 目的是让员工使用熟悉系统 收 集问题及建议 从而更好地建设维护系统 2 第二期 OA 正式上线 将梳理细分的流程贯穿起来以打通整个工作流的方式上线 使一 个整体的工作全部在 OA 上体现 以工作流的方式上线又按照各中心分阶段实施 3 第三期 OA 系统复制 将成功的实施方案移植到子公司 从而实现整个集团在统一信息 平台协同办公 三 基础应用 保障 OA 快速上线 组织建立新的工作习惯和模式 实现 OA 系统重点应用 流程审批 将部门的细节要求优先级排后 将业务方面的要求优先级也排后 保障最大范围的最小应用 保障 流程的顺畅执行 公文信息的及时流转 让所有员工感受到电脑协同方式相较于传统协同方式的优 势 让员工认同 OA 系统 四 深化应用 按照各部门的管理规定 理念及侧重点进行深化的推广应用 通过 OA 把部门管理的难点 重点通过深度实施解决 明确责任岗位进行检查和推进 成熟的流程应用转化为固定的模板 甚至 上升为管理制度 同时沉淀积累企业知识 如业务处理经验 系统工具使用技巧捷径 创新理念等 分享并传承 7 30 五 集成应用 XXXOA 系统是信息化系统规划建设的第一个系统 信息化系统的规划建设是以支持服务 XXX 集团发展为目标 与 XXX 集团发展战略目标同步 目前 XXX 的 PLM ERP 系统也在规划中 之 后还会有 CRM SCM 等系统规划建设 这必然要求以后各应用系统之间相互集成 实现信息化 系统的最优应用和管理 第三篇 OA 系统建设体系及工作要求 XXXOA 系统建设按集团规划 五大中心 标准化室 安徽 XXX 江阴 XXX 北京办事处 河南办事 处各立门户 系统还设置了个人门户 用户基于工作需求及个人习惯可进行个性化设置 OA 系统建设 首先是硬件平台即服务器的搭建 然后是安装 OA 系统至数据库 接下来实施系统功能 主要是搭建各部门流程以及知识目录 最后是用户的应用及反馈 对于流程的搭建 需要各部门关键用户的配合 梳理流程 完善流程节点及细节信息的控制 并对流程 进行各种测试 对问题进行反馈 信息化部要基于用户反馈信息进行流程设置的更改 优化及维护 对于知识目录的维护 首先是需要各部门配合去上传积累企业知识 然后根据已有的知识构建知识地图 各部门需要有主要负责人 去及时上传知识 更新并维护知识 OA 系统它是一个工具 每个用户都有基于权限的使用范围及配置的功能清单 OA 系统的建设运行就 是使每个用户协作起来 共同完成某个工作流程 并且有序地管理相关信息 第四篇 OA 系统试运行工作及要求 1 截至 5 月 15 日 确保初期上线 25 条工作流程顺畅运行 正确率 100 2 各部门关键用户组织部门成员上传相关知识文档至对应知识目录 要求 6 月 1 日正式上线时 已有 8 30 的知识文档上传率为 100 3 试运行阶段原有线下纸质审批流程与线上审批流程并行 具体认可参考各部门原则规定 4 要求各部门积极使用系统办公 及时对遇到的问题进行反馈 信息化部在问题反应后 24 小时内应 解决问题 如不能解决问题 需向问题反馈者及信息化部经理解释原因 5 除了 25 条已运行流程 接下来信息化部以打通工作流的方式陆续上线营销中心 生产中心流程 流程总数运行达到 50 条 6 对于业务相关流程无法在 OA 上实现的 或者需要大力二次开发才能实现的 考虑先不上 OA 留 至 ERP 系统处理 OA 上面仅做过程管控 7 要求领导及员工于 6 月 1 日正式上线前 100 参与用户培训 8 要求员工按照培训练习指导进行系统操作练习 6 月 1 日上线前完成率 100 9 要求各用户在 6 月 1 日正式上线前维护个人联系信息 完成率为 100 10 需要使用外网办公 如企业领导及销售人员 者 请于 6 月 1 日正式上线前与信息化部沟通测试 个人电脑使用设置 第五篇 OA 系统正式上线工作及要求 1 对于已上线的流程 要求使用率为 100 全体员工必须应用系统进行办公 线下纸质审批不可归 档 2 新建流程时须认真考虑 不得随意撤销及收回流程 3 流程命名及知识文档命名须规范 具体参考集团及各部门规定 9 30 4 如有出差不能远程办公者 流程审批必须设置代理 5 信息化部收集所有系统相关问题 并于问题反应后 24 小时内解答 如不能及时解答 需向信息化 部经理及问题反馈者解释原因 6 要求各部门关键用户配合完成剩余流程上线运行工作 包括流程搭建 测试及反馈 7 要求每个部门设立 OA 系统负责人 建议由关键用户担任 关键用户的部分业务工作建议转移至 部门其他员工分担 第六篇 OA 系统运行指标 通过实施初期对集团各中心各部门调研 与实施小组的各关键用户交流讨论 一共梳理了 154 条流程 其中经过再讨论和流程优化 29 条流程合并至已有相关流程 则最后梳理的流程总数为 125 条 XXX 集团 OA 系统按实施计划于 2011 年 5 月 4 日如期进入试运行阶段 通过实施小组讨论决定 试 运行阶段选择 25 条流程上线 25 条流程选自 5 大中心的简单常用流程 目的是通过试运行 达到调动用 户积极性 使大多数用户能实际操作应用系统 去感受新的工作方式 发现问题并及时解决问题 OA 系统着重于工作流程的审批 XXX 集团的目标是以后在 OA 系统上实现的所有流程都通过 OA 系统 进行信息的流转及审批 可以明确员工责任 追溯历史记录 试运行上线的 25 条流程是分散的来自各中心 占梳理流程总数 20 这些流程只能解决部门的部分审批工作 接下来在 6 月 1 号正式上线前 计划按照 工作流来逐个梳理流程 阶段性上线 达到整个工作流工作审批全程贯通 使员工能用 OA 系统完成日常 所有审批工作 XXX 集团 OA 系统配置如下表 目前的配置足够满足 500 1000 个用户同时顺畅使用系统 应用服务器 10 30 内存 4G CPU 主频 2 13 2 个 4 核硬件配置 硬盘 4x300G 操作系统 Linux RHEL6 x86 64 通过防火墙接入 Internet 数据库服务器 内存 4G CPU 主频 2 13 2 个 4 核硬件配置 硬盘 4x300G 操作系统 Linux RHEL5 4 x86 64 数据库 Oracle10g 第七篇 OA 系统使用规范 一 引言 XXX 协同办公系统是 XXX 各部门内部及部门间协同工作的平台 系统本身只是一种工具 对于工 具每个用户可以有不同的使用习惯或使用方法 但如果 XXX 所有用户都按照自己的习惯来使用系统 那么系统一定会变得混乱 导致系统并不能给用户带来工作上的方便 反而会使所有的数据混乱 数据 之间无法关联 XXX 协同办公系统最大的特色就是把 XXX 内部各种数据 不同部门 不同人员等产生的数据 按 照一定方式组织起来 为用户的日常工作提供一个行之有效的协同工作平台 让每个用户在合适的时候 得到合适的数据 但如果在平常系统的使用过程中 没有相应的规范准则作为约束 必将使系统的效能 大大降低 11 30 XXX 协同办公系统使用规范 制定的主要目的就是协助大家按照最佳的方式来协同工作 保证 用户一直在系统上高效地协同运行 使用规范的制定遵守也会便于系统的管理维护 从而为各用户提供 准确方便的共享资源 希望各位用户在使用 XXX 协同办公系统前能认真仔细地阅读本 XXX 协同办公系统使用规范 为整个 XXX 集团的良好运作提供规范有序的数据 二 整体规范要求 XXX 协同办公系统作为集团所有员工的日常工作的平台 要求各部门所有员工经常使用 使得相 关信息能够及时 准确的在系统上体现反映 从而体现上一套协同办公系统的目的及意义 在本使用规范的撰写过程中 遵循了如下原则 1 以科学的 全面的 长远的眼光来规范建设协同办公系统运行制度 2 结合 XXX 集团的实际情况 考虑制度的可行性和连续性 三 系统使用规范 一 知识文档管理模块使用规范 在协同办公系统上建立完备和规范的知识管理体系 达到 知识积累 知识共享 知 识促进企业和个人发展 三步目标 1 每位员工及时共享文档 即在生成一篇文档的时候就放入系统 2 对于上传到协同办公系统中的内容 每位员工有责任保证知识内容的准确性和严肃性 3 公司相关管理部门配合及时整理公司内部的各种知识 并形成各种知识地图方便知识的共享 12 30 4 上传文件的规则 1 命名规则 每位员工创建的文档都要标明文档主题 文档主题是对文档内容的简单描述 通过文 档主题其他员工可以大概了解此篇文档要说明的内容 明确的主题也将方便各位员工在大 量的知识文档库中以主题准确搜索到所期望的文档 2 保存在适合的目录下 协同办公系统制定知识归档有序化结构化 要实现知识规范有序地存储在文档目录中 要求每位员工在上传文档的时候必须要按照指定的文档目录存放 文档负责人将会对全体员 工上传文档进行监督维护 5 文档发布的规范 1 发布在首页上的文档必须输入摘要 2 文档格式为 PPT DOC TXT JPG GIF PDF 的直接发布内容 其它格式则以附件形式 上传 3 对于直接发布内容的文档 根据需要输入关键词 摘要 对于以附件形式发布的文档 则 必须输入关键词 摘要 4 文档的命名规则参考 XXX 集团文档命名规则 附参考 文档命名规则 如果销售现在上传一份为惠普公司写的一个销售方案 它的标题应该是 惠普销售管理系统方案书 v1 0 即 客户名称文档主要描述内容文档类型 版本控制 对于日常性的文档命名规则参考如下 13 30 所有的对外文档和需 文档内容 命名规则 样例 项目文档 项目名称 项目阶段 文档 名称 版本号 知识管理项目 系统实施 上线计划 v1 0 日常工作类 文档名称 版本号 某工作 v1 0 年度报告 计 划等 部门或者姓名 文档名称 年度 部 姓名 年度工作计划 2007 月度报告 计 划 部门或者姓名 文档名称 年月 部 姓名 月工作计划 200704 部 姓名 月工作预告表 200704 周计划 周工 作报告等 部门或者姓名 文档名称 具体的时间范围 部 姓名 周工作计划 20070404 08 部 姓名 周工作小结 20070404 08 部 姓名 周工作小结计划 20070404 08 会议纪要 会议纪要 会议名称 时间 会议纪要 中心 2004 年度工作总结会议 20070418 部门文档 部门 文档名称 版本号 部 知识管理制度 v1 0 正式文件 发文字号 公文标题 粤国税发 2004 217 号转发国家税务总局关 于印发 全国税务机关公文处理实施办法 的通 知 14 30 5 工作文档必须注明版本 考虑到以后会有修改可能性 控制资源同步共享 同时 上传 附件也必须对附件标题注明版本 注意两者的版本必须一致 6 发布新版本文档 就相同主题发布不同版本的文档 版本的标题必须相同 区别在于版本号 例如某员 工发布分公司管理政策 共有三个版本 则每篇文档的标题都为 XXX2006 年分公司管理 政策 vx 0 发布新版本文档时 新版本文档对旧版本所作的修改需列举说明 以便其它 员工快速了解更新内容 7 文档发布式样 文档不超过 10 页的 而且不是特殊格式的 PPT 图片等 直接将文档内容拷贝进来 再链接附件 若需以纯附件形式发布文档 则必须在正文处对此文档内容及用途作出简要 说明 一般性的文档首选 HTML 的方式发布 便于其他员工浏览 6 各种文档应在设定的共享范围以及安全等级 共享方式上尽可能实现知识共享 7 文档浏览方式 包括在线查阅 搜索 导航等 文档共享方式 包括确定文档的共享属性 安 全级别等 文档在不同的目录下面有不同的权限设置 可以针对不同文档做不同的共享设置 8 设置文档目录设时 尽量开放文档的 回复 和 修改共享 权限 以方便收集各位员工针对 文档的意见及建议 9 文档目录尽量开放给用户 这样方便用户放置文档 10 文档在创建的时候 务必选择合适的目录放置 11 生产相关的文档需注意文档的安全 共享 设置 此类文档可以通过流程的方式把文档共享给 相关的人员 12 即时更新已经陈旧的知识文档 对于无用 重复的知识文档 请及时清理 15 30 13 对现有协同办公的知识结构有任何建议或意见 请与信息化部联系沟通 14 公司新闻可以为不同的部门 不同的事业部 不同的客户类别设置不同的新闻页面 新闻页可 以用来放置公司的新闻 行业新闻 公司重要通知或公告 1 对公司的各类新闻设定模板 2 对公司的各类通知设定模块 3 新闻中心的设置可以由系统管理员在文档管理模块中进行设置 4 新闻中心可以被设置成外部网站的新闻页 5 新闻中心公布公司重要的新闻和通告 希望各位员工平时多留意 6 所有员工都可以创建新闻 新闻创建后进入审批流程 审批通过后方能发布 7 创建的新闻最好有图片和摘要 便于其他员工更直观了解新闻 8 对于一般性新闻 可以在发布的时候设置成标题新闻 9 公司的新闻管理部门必须定时的发布新闻到新闻中心 便于员工即时了解公司的情况 10 一般性新闻可以设置员工回复权限 增强员工参与公司运营的积极性与使命感 11 可以设置综合新闻页 将公司发布的所有一般性新闻都集中到这个新闻页 其它可以按各中 心设置不同的新闻页 二 工作流程模块使用规范 工作流程模块用于规范企业的运作 提高工作效率和追溯工作的痕迹 企业能对所有流程进行 统计分析 掌握企业的运作情况 从而优化形成符合 XXX 企业特点的工作流程 实现所有的工作流 程电子化高效化 16 30 1 每条工作流程都需配备流程说明 通过阅读流程说明 相关人员可以快速了解流程的大概内容 进行选择性地查看和审批流程 流程说明还能用于流程检索 流程说明由关键用户编写 2 流程的表单信息填写要清楚 规范 便于相关人员查看审批 3 请及时登陆系统处理工作流程 以便流程顺畅高效执行 系统自动记录处理流程的信息 包括处 理的人 处理日期 处理时间等 4 公司内部的沟通 最好通过流程而不是邮件 以便对事件查询及快速推广系统应用 5 用户新建流程时 请尽量填写得详尽 以便下一个节点的阅读和理解 6 注意对系统中相关的文档 相关客户 相关流程 相关项目 相关产品等信息进行关联 7 及时跟踪 我的请求 督促其他人员及时完成流程 8 流程标题明确 便于以后查询 9 及时查看 待办事宜 会议 项目和客户的提醒流程会以默认流程发送至各用户 10 流程的执行过程为企业协同工作的过程 各位员工应负有责任感 三 信息门户模块使用规范 信息门户有个人门户 集团各中心门户 标准化室 各子公司门户 1 个人门户可根据自身的岗位等建立个人的门户 包括建立公司新闻链接 个人的信息发布平台 代办事宜 常用文件等设置 不得链接违反公司规定的外部网站 股票信息及法律禁止文件等 2 各中心门户可建立信息共享平台 将中心内的通知 通告 新闻 规章制度 常用的文档发布在 部门门户中 需按照各中心使用规范及规则发布内容 文档发布先走审批流程 17 30 3 标准化室可建立集团文件 产品等标准化规定 模板等信息共享 标准化室门户发布的内容必须 是阶段性时间内作为标准参考之文档 4 子公司门户可集中将有关子公司的主要通知 新闻 规章制度 活动等等信息及时发布 子公司 门户文档须由相关部门草拟 相关领导审批后发布 四 组织人事管理模块使用规范 主要是人力资源部门对组织结构 员工信息及福利待遇等进行管理 员工主要用于查询公司其 他员工信息及与其他员工协作 1 系统管理人员或者人力资源部门可通过 新建人员 功能对新入职员工进行账号设置 人力资 源录入并维护员工相关信息如基本信息 个人信息 工作信息 工资福利 考勤 培训记录等 2 员工进入 我的卡片 基本信息 对个人联系信息进行编辑维护 3 通过 我的下属 可查询下属信息及工作状态 4 通过 密码设置 可更改当前密码 要求用户在系统上线后及时更改 确保使用安全 5 通过 在线人员 可查看登录 OA 系统的用户信息 可及时进行工作分配 信息传递等 6 查询人员 可按多种组合条件查询公司员工信息 五 客户管理模块使用规范 主要用于客户信息管理维护如基本信息 历史项目记录 及时方便的查询客户信息 对客户 进行拜访等 18 30 1 新建客户 功能 要求先输入客户名称 如果有重复名称系统则会调出原有客户 用户选择 性编辑或新建客户名称录入资料信息 系统不允许重复录入相同客户名称 2 批量共享 可设置将客户信息共享给相关人员 3 客户导入 按照导入步骤提示准备 批量导入客户信息 4 查询客户 支持基于客户信息组合模糊查询 5 客户信息需及时维护更新 并注意共享安全设置 六 日程管理模块使用规范 可以做领导日程安排 共享计划日程 计划日程更改 计划日程查询 计划日程设计 跟踪 监控 对协作事务进行跟踪 监控 可以主题 状态 类型 时间 创建人等条件查询 根据用户使用需要进行建立安排 要求日程建立需与工作需要相关 建立日程后要维护跟踪记 录 及工作成果 七 协助沟通管理模块使用规范 定义协作主题 任务内容 主负责人 协作人 在协作区内共享各种信息 通过各种方式进行 沟通 1 及时查询 我的协助 帮助或解答其他员工发出的协助请求 2 新建协助 不得用于工作无关的协助请求 八 会议管理模块使用规范 19 30 高效的会议管理可以促进整个公司的运作效率 减少协调时间 明确会议主题 从而提高会议 效率 重要的会议应该通过系统来准备会议 并对会议的决议进行记录 1 系统管理员为企业各种会议设定相关的会议模板 会议参加人员 会议审批人 会议服务的内 容 便于会议快速准确地创建 2 会议创建人确定与会人员 会议议题 时间 地点等 3 会议室管理员及时准备相关的会议 4 会议审批人及时审批会议请求 5 与会人员及时提交会议参加回执 便于会议联系人统计协调 6 会议主讲人准备相关议题资料 让与会人员提前了解会议大概内容 7 会议管理员控制会议内容及时间 8 会议结束以后 记录员在系统中提交会议纪要 9 会议结束以后 召集人应及时共享会议内容 决策 任务等给相关他部门或员工 九 车辆管理模块使用规范 车辆管理模块主要用于对空闲车辆查询与商务用车申请 车辆使用必须如实记录 用车申请不 得用于私人用途 车辆信息维护须及时更新 四 对于如何熟悉系统的建议 XXX 协同办公系统功能很庞大 熟练地使用系统及问题反馈解决是项目成功的关键 这需要所有员工 主动登陆系统 熟悉系统 把系统真正实际地在工作中用起来 及时发现问题 反馈问题至信息化部 以便 20 30 系统及时改善 在使用系统的过程中能总结使用经验和使用习惯 并通过流程或文档的形式共享 与大家交 流沟通 达到共同提升的目的 第八篇 OA 系统管理规定 一 目的 XXX 集团网上协同办公系统 以下简称 OA 是基于 Web 网络技术的办公信息交流处理平台 运用浏 览器进行传统的办公信息处理全过程操作及归档 为了使该协同办公系统高效 安全地运行 以及提倡无纸 化办公特制定本规定 二 OA 系统登陆地址 内网 http 10 62 11 4 外网 http 125 89 61 207 三 适用范围 本管理规定适用于 XXX 集团协同办公系统使用和管理 四 安全规定 1 员工在使用系统前应仔细阅读功能说明和相关管理制度 在工作中应规范使用系统 若有疑问请及时联 系企业发展中心信息化部系统管理员 2 XXX 集团每位正式员工拥有专用的账号和密码 系统将自动记录每位员工的登陆情况 请全体员工正 确使用系统 保护好自己的用户名和密码 不得随意泄漏给无关人员 如发现盗用用户账号 密码现象 21 30 应立即报告信息化部 3 如使用者使用公司以外的公用设备 如网吧 登陆系统 请在使用后及时退出系统 并删除电脑中相关 记录 4 员工不得利用系统发送与工作无关的信息 如有违反 一经发现将严肃处理 5 员工不得利用系统发布反动 色情 低级趣味以及国家法律禁止的相关信息 如有违反 将严肃处理 情节严重的将追究法律责任 6 对于恶意操作行为 公司将予以严惩 甚至诉诸法律 7 为保证服务器资源的合理使用 在使用完系统后及时退出系统以便提供更快的服务给使用者 五 系统使用规定 一 新用户录入系统 1 各子公司 事业部人力资源管理员将新进员工名单报集团人力资源 向集团人力资源管理员统一索 取账号及密码 各个部门在新员工到岗前必须由行政助理提交新员工入职流程 OA 系统管理员在接收到流程申请 后 1 小时内完成新员工的帐号密码设置和权限分配 集团人力资源管理员必须在 3 天以内将账号分发给各子公司 事业部人力资源管理员 并备案 所 有账号不得重复 2 各子公司 事业部人力资源管理员 收到账号后在 3 天内必须将员工信息维护到系统 1 行政人员 各子公司 事业部通过系统管理员账户为用户建立登陆系统的账号为姓的全拼加名的 第一个拼音字母 例如 李成的帐号为 lic 初始化密码 12345 如果有重复的 则在账号 22 30 后面加上阿拉伯数字 1 2 3 按入职先后顺序 例如 公司新进员工李春 账号为 lic1 初始 化密码 12345 2 非行政人员 不必分配账号 当从非行政转为行政人员的时候系统管理员为其建立登陆系统的 账号以及密码 二 用户初次登陆系统 1 首先登陆系统后必须到 我的人事 我的卡片 修改自己的密码以提高安全 2 其次到 我的人事 我的卡片 维护好自己的联系信息 工作地点 办公室 办公室电话 内 线 移动电话 其他电话 传真电子邮件 系统内个人的联系信息必须填写否则管理员将冻结其账号登陆系统 三 我的流程 相关使用 1 新建流程 日常工作 留言 的相关规定 1 凡是系统内用户之间文本交流信息一律使用系统内的 留言 不得使用其他免费邮箱发送信 息 为了用户事后查询留言 使接收者更加清楚明白 留言的时候用户必须填写 留言内容 并且留言内容不得填写无关的说明如 111 1234 等数字 字母等无实际意义字符 系统 管理员一旦发现这样的留言会将其删除 并追究其责任 2 当被留言人超过 30 人或是想所有人知道的情况下 请用户使用通知的形式发布信息 无发布 通知权限的部门 请将通知发给各子公司 事业部办公室有权限发布通知人员代替发布 3 用户不得将协同办公系统当作存放文件的服务器 不得频繁地将文件单单发给自己 不得恶意 新建流程 管理员发现该种不良行为或得到举报将严重追究其责任 23 30 2 各中心流程规定 必须规范使用流程不得将流程转发给与其无关人员 凡是日常的工作能在系统内 找到对应的流程的时候必须使用协同办公系统内的流程 不得线外流转 3 所有使用系统的用户必须每日处理发到自己账号内的待办事宜 每天登录协同办公系统应不少于三 次 开机后 中午休息时 关机前各一次 以确保信息流程传输的及时 准确 畅通 如因出差 时间较长 又不能通过外部网络访问系统的时候 用户须使用 流程代理 将流程代理给相关人员 代理人处理相关的待办事宜 管理员通过监控发现用户长时间未处理待办事宜 首先会电话通知 三天内若仍无处理动作 管理 员将断其网络 封其账号 没收电脑 情节严重者上报处理 四 我的知识 相关使用规定 1 新闻与公告的相关规定 1 各子公司 事业部发布新闻与公告的权限有严格的控制 各子公司 事业部不得私自添加或删除 权限用户 必须经信息化部批准方可添加权限用户 2 新闻与通知的不能重复发布 要区分新闻和通知不得混淆 3 各子公司 事业部发布重要人事任命 红头文件等通知之时在系统内也必须使用系统内的 模 板 用红头文件样式 通知的标题格式参考 XXX 相关规定 例如 关于 XXXXXXXXXX 的通 知 五 我的人事 相关使用规定 各子公司 事业部人力资源管理员必须更新维护好本公司的组织架构 各子公司 事业部组织架 构变动通知发出后 1 天内必须将本公司的组织架构维护完成 必须根据集团经营责任制的内容维护好各部门下的 岗位 职务 根据实际维护好 基 24 30 本设置 的相关基本内容 1 人员入录系统 各子公司 事业部人力资源管理员在 6 个工作日内必须将人员入录系统 并维护好以下内容 1 个人信息 页面内的所有信息 出生日期 籍贯 户口 身份证号码等 2 工作信息 页面内的所有信息 合同相关内容 教育情况 入职前工作简历 资格证书 入职培训等 2 人员的转正 续签 调动 离职 退休等各子公司 事业部人力资源管理员必须在系统内操作完成 3 批量人员导入系统请各子公司 事业部人力资源管理员向信息管理部取得协助 各子公司 事业部人力资源管理员必须及时维护好本公司的人力资源 所有人力资源报表必须以系 统内的人力资源为依据 凡是不能及时维护好人力资源的公司 事业部将追究其领导责任 六 我的会议 使用规定 公司级会议召集人必须提前做详细会议计划 所有使用系统人员应该在系统内做好详细的工作 计划 各部门下发 上报的各类公文 包括文件 会议通知 公告 简报 信息等 原则上统一采 用协同办公系统 OA 发送 特殊情况打印纸质文件 六 附则 本规定自 2011 年 5 月 4 日起试行 25 30 在试运行期间 公司全面利用 OA 系统处理文件发送 信息沟通 将逐步推行自动化办公流程 以实现真正意义上的无纸办公 加快公司的现代企业信息科学化建设 各部门在试行中遇到的问题和意见 建议 请及时向信息化部反映 以便对本规定进 行修改 第九篇 XXX 集团知识地图使用及管理办法 一 企 业 知 识 地 图 的 概 念 企 业 知 识 地 图 是 利 用 现 代 化 信 息 技 术 制 作 企 业 知 识 资 源 的 导 航 系 统 具 体 包 括 两 部 分 内 容 一 是 企 业 知 识 资 源 的 总 目 录 及 各 知 识 点 间 的 关 联 二 是 人 员 专 家 网 络 即 对 企 业 员 工 的 知 识 技 能 及 相 关 领 域 专 家 的 描 述 以 及 建 立 知 识 与 人 人 与 人 之 间 的 联 系 它 描 绘 一 个 组 织 系 统 中 的 知 识 存 量 结 构 功 能 存 在 方 位 以 及 查 询 路 径 等 二 企业知识地图的作用 1 有 助 于 企 业 知 识 的 重 复 利 用 有 效 地 防 止 知 识 的 重 复 生 产 节 约 检 索 和 获 取 时 间 2 发 现 知 识 孤 岛 并 在 它 们 之 间 建 立 联 系 以 促 进 知 识 共 享 3 发 现 企 业 内 部 能 有 效 促 进 学 习 的 非 正 式 社 团 4 为 知 识 项 目 评 估 提 供 基 础 5 协 助 员 工 快 速 获 取 所 需 知 识 6 通 过 提 供 知 识 的 检 索 来 协 助 企 业 决 策 及 业 务 问 题 的 解 决 7 提 供 更 多 的 学 习 利 用 知 识 的 机 会 26 30 8 协助组织机构发掘其智力资产的价值 有 助 于 知 识 资 产 的 创 造 和 评 价 9 使组织机构内各种专家技能转化为显性知识并进而内化为组织的知识资源 10 有 助 于 建 立 合 适 的 组 织 知 识 管 理 基 础 设 施 三 企 业 知 识 地 图 的 功 能 1 企 业 知 识 地 图 的 搜 索 导 航 功 能 在 大 量 的 企 业 知 识 里 面 知 识 地 图 对 概 念 和 知 识 关 联 进 行 表 述 或 分 类 使 用 户 快 速 找 到 他 们 所 需 要 的 知 识 点 然 后 重 新 返 回 到 相 关 的 知 识 源 知 识 源 可 能 指 人 文 献 资 料 非 出 版 的 原 始 资 料 甚 至 可 以 是 推 动 某 一 事 务 进 展 的 原 动 力 特 定 的 环 境 职 位 地 位 等 知 识 地 图 还 支 持 用 户 的 模 糊 查 询 它 可 以 将 相 毗 邻 的 知 识 单 元 联 系 起 来 并 进 行 详 细 的 描 述 2 企 业 知 识 地 图 的 培 育 评 估 功 能 企 业 进 行 知 识 管 理 主 要 有 以 下 几 种 类 型 评 估 知 识 开 发 知 识 进 行 以 项 目 为 基 础 的 学 习 管 理 知 识 工 人 而 知 识 地 图 描 述 知 识 的 过 程 也 是 评 估 原 有 知 识 的 过 程 由 此 可 见 知 识 地 图 对 评 估 知 识 的 作 用 并 且 它 对 知 识 的 开 发 共 享 和 应 用 都 起 到 了 十 分 重 要 的 作 用 3 揭 示 企 业 中 的 隐 性 知 识 由 于 隐 性 知 识 存 在 于 人 脑 中 很 难 显 性 表 述 或 者 转 化 成 本 太 高 或 在 提 炼 过 程 中 会 失 去 很 多 特 性 而 这 些 特 性 可 能 比 共 性 的 东 西 更 有 价 值 因 此 找 到 拥 有 知 识 的 人 也 就 找 到 了 需 要 的 知 识 知识地图还能揭示外部专家的知识 从而将外部的专家资源纳入资源网络中 使内部人员可以 方便地获得外部的支持 27 30 4 揭示知识节点之间以及知识节点与人或特定事件相互之间的关系 知识地图通过揭示款目之间的关系实现知识的提取和共享 如等级关系 相关关系 因果关系 逻辑关系 评价关系等 每个知识节点与其他存在关系的节点相连 与相关的人员相连 与相关的 事件相连 这样就构成了一个知识网络 顺着这个网络 可以找到所有与节点相关的东西 5 有 助 于 增 强 企 业 的 学 习 能 力 并 使 新 员 工 尽 快 适 应 工 作 岗 位 员 工 通 过 在 地 图 中 漫 游 和 查 询 不 仅 可 以 进 行 实 时 学 习 还 可 以 发 现 新 的 关 联 创 造 新 知 识 知 识 地 图 也 可 以 帮 助 新 员 工 或 重 新 分 配 工 作 的 员 工 找 到 自 己 在 组 织 中 的 角 色 以 及 学 习 如 何 开 展 工 作 6 识 别 不 同 系 统 内 的 知 识 资 源 知 识 地 图 通 过 获 取 集 成 企 业 其 它 系 统 如 ERP PLM CRM 等 中 的 知 识 来 扩 展 它 的 能 力 7 作 为 企 业 的 一 种 知 识 财 产 清 单 知 识 地 图 还 可 以 作 为 一 种 评 估 企 业 的 知 识 现 状 展 示 可 以 利 用 的 资 源 发 现 需 要 填 补 的 空 白 的 工 具 四 XXX 企 业 知 识 地 图 一 企 业 知 识 地 图 的 创 建 1 OA 系 统 试 运 行 及 上 线 阶 段 各 部 门 关 键 用 户 组 织 部 门 成 员 整 理 上 传 已 有 企 业 知 识 文 档 2 识 别 知 识 地 图 关 键 用 户 群 如 企 业 领 导 业 务 部 门 员 工 明 确 用 户 的 需 求 3 明确知识地图的目标 适用范围 基础结构 构成要素 节点关系的定义 链接数据的存贮方 28 30 法等 4 信 息 化 部 OA 系 统 建 设 主 要 负 责 人 与 供 应 商 泛 微 技 术 人 员 一 起 构 建 知 识 地 图 5 确 定 知 识 地 图 的 管 理 者 维 护 程 序 等 6 扩 充 知 识 地 图 的 内 容 并 反 复 测 评 和 完 善 二 企 业 知 识 地 图 的 使 用 企 业 知 识 地 图 就 相 像 一 个 自 助 终 端 对 于 XXX 的 每 个 OA 用 户 都 可 以 自 助 浏 览 查 询 及 学 习 授 权 的 知 识 主 要 体 现 在 以 下 方 面 1 对 于 新 入 职 员 工 的 入 司 准 备 工 作 说 明 2 对 于 新 入 职 员 工 的 系 统 培 训 3 对 于 具 体 岗 位 所 需 具 备 的 能 力 说 明 4 对 于 业 务 岗 位 的 工 作 职 责 说 明 5 对 于 业 务 范 围 的 定 义 及 日 常 工 作 执 行 说 明 6 对 于 企 业 各 流 程 的 说 明 及 操 作 规 范 指 引 7 对 于 常 见 问 题 及 支 持 服 务 的 查 询 三 企 业 知 识 地 图 的 管 理 办 法 1 员 工 应 主 动 采 用 知 识 地 图 的 方 法 去 学 习 并 解 决 工 作 中