六合同信息管理与现场协调

精选资料第六章 合同、信息管理与现场协调第一节 合同管理措施一、合同履行阶段监控合同纠纷的措施除了在合同策划、形成阶段积极控制可能引起合同纠纷的各项因素，在合同履行阶段，还要通过以下措施进一步监控合同纠纷：1、合同交底合同纠纷产生的根源在于合同自身，合同纠纷的解决也离不开合同。因此，监理工程师、合同管理人员预防和控制合同纠纷的前提是熟悉合同文件的各项条款及约定。我们将在各承包合同签订后，合同履行之前，就合同的主要条款、主要文件进行学习、分析，并向合同管理的相关人员交底，落实合同管理的重点、要点和难点，使合同管理人员对可能出现纠纷的内容做到心中有数。2、履约监控监理代表业主方进行合同管理，在合同履行过程中，我们将对承包方的履约行为进行持续不断的监督，对承包方违约或执行合同不力的情况，将及时采取措施进行纠正；另一方面，我们也将时时提醒业主方按照合同约定及时完成自己的职责，避免由于业主方的工作缺陷或不及时或不到位而引起合同纠纷。3、变更控制工程实施过程中的各种变更往往难以避免，工程变更通常带来相应的工作范围、合同价格的变化，若处理不当，容易导致合同纠纷。作为监理，一方面可以协助业主方控制工程变更，减少引起合同纠纷的一大因素；另一方面，当变更发生时，可以发挥监理的协调左右，合理的确定变更的责任、变更的价格，使业主方和承包方都能接受，避免形成合同纠纷。4、索赔管理索赔是合同管理中比较敏感但又不能回避的工作。合同履行过程中，由于外界环境的变化或非承包方自身原因出现的一些干扰，均可能引起承包方的索赔。监理应按照以合同为依据和实事求是的原则，合理的处理承包方的索赔要求，界定索赔事件的责任方、确定合理的索赔额度，使业主方、承包方双方都能接受，避免形成合同纠纷。5、充分发挥监理的协调作用监理工作的重要内容就是组织协调。合同纠纷的预防和处理离不开监理的协调工作。作为有经验的监理公司，我们发挥本公司的人员优势，在合同纠纷的预防和处理工作中，充分发挥监理的协调作用，协调好业主方与承包方就有关问题、事项的争议，使争议尽量在协调阶段就得以解决，避免形成合同纠纷或争执。6、风险控制风险也是导致合同纠纷的一个重要因素。在合同履行过程中，我们将加强风险管理，时时关注风险事件的发展和变化，对可能引起风险的因素进行识别和控制，及时采取措施减少风险造成的损失和影响，并避免由此引起的合同纠纷。二、处理合同纠纷的监理措施1、合同纠纷处理的艺术合同的纠纷处理体现了监理工作的能力和水平，既有科学严紧的一面，又有艺术灵活的一面。纠纷的处理不仅需要令人信服的法律依据、充足的理由和正确的计划方法，纠纷处理的策略、技巧和艺术也相当重要。如何处理施工过程中的合同纠纷，实际是总监理工程师在整个项目监理过程中的一个管理战略问题，应防止两种极端的倾向：（1）只讲关系和义气，采取一种和事佬的态度，致使业主方或承包方受到不应有的经济损失。（2）不顾关系，过分注重问题处理，斤斤计较，缺乏长远的战略目光，以致影响合同双方的关系、监理的公证性地位和项目的长远利益、整体目标。此外，合同的纠纷的处理工作，尚需以下的技巧和艺术： 合同纠纷处理一份十分重要和复杂的工作，涉及的工作面广，监理部需安排专业监理工程师专门负责，指定专人收集、保管一切可能涉及纠纷论证的资料，并加以系统的分析和研究，做到能够成为纠纷处理时以事实和数据为依据。对于重大的合同纠纷，要求本公司指派专家指导，组成强有力的谈判小组。 及时、合理把握纠纷的处理。 加强合同纠纷的前瞻性，有效避免合同的纠纷的产生。 合同纠纷处理时要双方适当的让步。在纠纷处理过程中，要求双方从项目的角度，抱着“双赢”的心理，扔“芝麻”抱“西瓜”，有所失才有所得。 注意纠纷处理的程序和处理文件的要求。监理在处理问题的过程中，注意一定的工作流程，使双方有合适的机会和方式表达自己的意见，使合同纠纷能够限制在一定的范围之内。 监理要利用自身的角色和专业能力，发挥个人的公关能力，除了进行文件往来和谈判桌上的交涉外，采用合法的手段和方式，营造有利于合同纠纷处理的环境和氛围，促使问题早日、圆满的解决。2、合同纠纷处理与监理相关职能的关系（1）与合同管理的关系合同是纠纷处理的依据，纠纷处理是合同管理的延续，两者关系密切，这就要求监理协助业主方签订一个有利的合同；（2）与计划管理的关系合同纠纷从根本上说就是干扰事件造成实际的施工过程与预定计划的差异引起大的，监理通过施工计划与实际施工状态的对比，说明纠纷的根源所在。（3）与文档管理的关系合同纠纷的处理需要证据，文档管理能给合同双方及时地、准确地、有条理地提供分析资料和证据，用以证明纠正的原因和影响，证明监理解决纠纷方法和途径的合理性和合法性。 3、重大合同纠纷处理工作程序图重大合同纠纷问题发生是否需要补充承包方提出意向承包方准备文件承包方提交书面文件监理审核是否达成一致承包方补充资料监理提出初审意见监理与承包方谈判双方达成最终处理意见终审金额是否超出监理的批准权限报业主方审批承包方意见接受签发变更指令业主方意见准费用纳入付款证书或修改竣工日期合同纠纷处理结束否是监理单方面提出最终处理意见否是否是转入争议解决程序调解仲裁诉讼否是是否调解书、仲裁书、判决书等第二节 信息管理措施一、明确信息管理任务1、建立本工程项目的信息管理体系。2、负责本工程项目各类信息及文档的收集、整理和保存。3、运用计算机辅助监理手段对本工程项目的投资控制、进度控制、质量控制和合同管理中形成的各种数据与信息进行收集、整理、汇总、分析，为业主方决策提供依据。向业主方提供有关本工程项目的项目管理信息服务，定期提交多种监理报表。4、建立会议制度、整理各类会议纪要，并及时发送有关单位。5、督促施工、材料及设备供应单位及时整理工程技术、经济资料，并审查其是否符合归档要求。二、确定信息管理要点组建本项目工程建设监理信息系统，构造项目管理信息网络。组织好合理的信息流，完成上下、横向、内外、前后的信息衔接。完成对工程外部信息的收集、整理、分析，提供资金、物资、法规、气象、交通等多方面的信息，同时也应完成与业主方、承包方、材料设备供应商、政府有关部门的双向信息联系。采用计算机技术完成文档的收集、存储、处理、传递、检索工作。三、项目监理部信息管理职责1、项目总监理工程师（1）领导和督促项目监理部实施合同与信息管理的各项规定。（2）负责审核由专业监理工程师审查的各类工程报验资料。2、专业监理工程师（1）负责审查本专业内工程材料及工程设备的报验。（2）负责审查本专业内各分项分部工程的报验。（3）负责整理汇总本专业监理信息并编写相关的监理文件。3、监理员（1）收集、整理监理现场的各种信息资料。（2）协助专业监理工程师督促承包方各项工程资料的报审，核查其有效性、完整性和准确性。（3）根据监理指令检查承包方执行情况。4、合同与信息管理员（1）收发监理信息资料。（2）监理资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅注销管理及归档管理。（3）跟踪施工承包合同的执行情况并形成记录。（4）登录监理台帐。（5）合同与信息管理员可专职或兼职，在监理规划中明确。四、监理信息管理工作流程收集工程信息根据指令实施检查业主方、承包方、设计及其它相关单位信息汇总。整理、分析并形成监理文件信息收文、保存监理文件审核重要监理文件审定收文处理审核审查、处理收文信息监理资料归档重大方案处理意见审定发文处理报审重大方案发文收文工程竣工后报审重要文件收文处理五、监理文件和档案资料的传递流程总监理工程师进度控制组造价控制组安全管理组合同信息管理组建设单位设计单位材料供应商施工单位.质量控制组六、本项目信息资料管理的方法和措施1、建立信息管理制度和方法（1）明确信息管理的分工，落实信息管理工程师的职责。（2）对工程信息进行编目并输入计算机。（3）总监理工程师组织定期工地会议或监理工作会议，信息管理工程师负整理会议记录并打印，由总监理工程师签认、分发。（4）专业监理工程师定期或不定期检查承包方的原材料、构配件、设备的质量状况以及工程质量的验收签认，并整理的信息反馈给信息管理工程师。（5）专业监理工程师应督促检查承建单位及时整理施工技术资料，随时向总监理工程师报告工作，并准确及时提供有关资料，信息管理工程师负责本工程实施阶段全过程的信息收集、整理、按规定。（6）信息文件的内容 定期信息文件的内容施工质量情况、进度情况、进场施工机械设备及劳动力动态、合同变更和工程变更情况、工程、支付情况、大事记、其他信息文件。 根据监理工程进展情况的不定期报告，关于工程优化设计或变更或施工进展情况；资金、资源投入及合理配置的建议；工程进展预测分析报告；业主方合理要求提交的其他报告；工程分阶段验收、竣工验收监理工作报告。 监理过程文件：施工措施计划批复文件、施工进度调整批复文件、监理协调会议纪要文件、其他监理业务往来文件、质量事故处理文件等。七、利用专业监理软件实现信息管理针对本工程，我们将用专业监理管理软件对信息进行管理控制。1、使用该软件的“概况信息”功能可以将工程主体详细信息和使用材料、安装设备等信息分类输入，便于查询管理；2、该软件“文档管理”中内嵌了江苏省标最新监理用表，监理实施工程控制管理时，直接调用，软件自动按规则给文件编号，在文件处理的过程中，同步完成了归档任务，使监理文件控制事半功倍；3、运用“进度控制”功能，记录各个时间段完成的工程量，自动绘制出工程形象进度，直观的和计划进度相比较。同时该软件可以调用Project，方便的绘制各种横道图、网络图，输出进度计划；4、在“造价控制”中，软件内嵌土建和安装定额，监理人员可以按现场工序进行调用组建自己的定额库，输入工程量，自动计算出工程款，省时省力避免了手工计算的错误；八、监理资料日常管理1、资料管理的基本要求是“及时整理、真实齐全、分类有序”。2、项目总监为总负责人，并指定专职或兼职资料员具体管理。3、项目监理机构应建立监理管理台帐。有条件的项目监理机构应利用计算机建立台帐、图、表等系统文件辅助监理工作控制和管理，要求建立的监理管理台帐有： 工程材料、构配件、设备报验台帐； 施工试验（土建、安装、幕墙、内装饰等）报审台帐； 分项（工序）、分部（部位）的验收台帐； 工程量、月付款报审台帐； 其他。4、各专业监理工程师负责审核、整理本专业的监理资料，不得接受经涂改的报验资料，按时交与资料管理员，资料管理员依据本规定的基本内容进行分类、编目、登记与保管工作。5、监理过程中，监理资料按单位工程组卷，并随着工程的进展，依资料形成的时间顺序不断地积累并及时整理，不得拖延和后补。监理资料应按单位工程建立案卷（夹），分专业存放保管并编目，以便于跟踪检索。监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。6、监理资料的收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续。7、在工程项目竣工初验前两周，项目监理机构及时通知本公司管理部，由管理部对该项目的监理资料进行检查。工程经业主方组织验收合格后，将总监理工程师签认单位工程竣工验收记录原件一份存入资料档案。8、在工程验收后三个月内，由总监理工程师组织项目监理人员对监理工作进行认真总结，并对监理资料进行整理、审核和装订工作，报公司技术负责人办公室档案资料部办理归档手续。第三节 现场协调工作一、项目监理部内部组织协调管理工作1、项目监理部内部的分工对于监理项目而言，应做到“事事有人管，时时有人问”。分工时要针对工程的实际情况，结合监理人员的工作特长、性格特点进行。2、除了要求执行本公司的有关规章制度外，项目监理部要制订具体严格的现场管理制度。3、项目监理部的各类专业技术人员组成，监理人员的自身水平也存在差异，总监应协调好项目监理部内部的工作氛围，组织大家形成互帮、互学、多交流、多通气的工作环境。总监、总监代表要经常对监理人员的工作进行检查。4、项目监理部内部设立定期会议制度，一般两周一次，总监对前一阶段的工作需要及时总结；对既有工作进行详细的分工和安排；对“控制点”的目标实现情况进行评价与分析；对监理人员的工作进行褒扬，落后的要督促改进，严重不负责任的要批评，直至上报本公司处理。5、总监要率先垂范，以身作则。6、监理机构的内部人际关系协调。7、监理机构内部协调做到巧分工、细安排、制度严。二、对承包人的协调管理监理单位与承包方之间是监理与被监理的关系。监理单位依据有关法令、法规及监理合同、施工合同中规定的权利，监督承包方认真履行施工承包合同中规定的责任和义务，促使施工合同规定目标的实现，在涉及承包方权益时，监理单位应站在公正的立场上，维护承包方的正当权益，监理单位人员在与承包方各专业技术人员之间，应相互联系，互通信息、互相支持，保持正常的工作关系。对承包人的协调管理主要包括：对参与所有施工的队伍进行指挥、协调、监督；对施工作业面平行施工、交叉施工的协调管理，排除完成施工进度计划中的障碍；质量、投资、进度和安全等控制目标的协调；对施工现场用地、用房的协调管理；对施工用水、用电的协调管理；对施工机械使用的协调管理；对安全及文明施工的协调管理；在项目实施过程中当出现偏差时能及时通过有效的工作进行纠偏。协调中要采取主动措施，帮助承包商进行分析，找出问题苗子加以及时解决。可以用监理工程师联系单、监理通知单或监理指令单的形式要求承包商做好协调管理工作。对发生的承包商之间的矛盾，要果断处理，个别不顾大局、不问后果、自私自利、本位主义严重的团体、个人要给予足够力度的惩罚，包括经济处罚；屡教不改的坚决要求清退出场。在实施工程总承包的项目，上述内容均为施工总承包单位的管理职责，但现场监理要安排有丰富经验的人员协助总包单位做好管理工作，这也是总监开展工作的重点之一，多数情况下需由总监或总监代表亲自处理。三、协助业主做好外部工作协调关系外部工作协调主要指与设计单位、质监站、检测单位、业主落实的材料设备供应商、工程建设国家行政管理单位。包括协助业主向各建设主管部门办理各项审批事项；协助业主处理各种与本工程项目有关的纠纷事宜等等。这方面的协调主要由总监协助业主完成。监理单位与设计单位之间虽只是业务联系关系，双方在技术上、业务上有着密切的联系，因此两单位之间要相互理解和密切配合。监理要主动向设计单位介绍工程进展情况，充分理解业主与设计单位的设计意图，如果监理人员认为设计中存在某些不足之处，应通过总监理工程师积极提建设性意见供业主、设计单位参考，同时还应配合设计单位做好设计变更及工程洽商工作。四、协调发承包双方的工作配合这是监理现场协调工作的重点，也是监理协调工作的主要方面。工程能否按计划实施，发承包双方如何做到是同心而不是分力，其内部的工作配合十分重要。主要包括对质量水准认同的一致性，对工期动态控制与管理认可，对施工环境变异的看法，对施工用材料、设备等的采购形式，指定分包，施工索赔与反索赔，设计变更及工程变更，现场文明及安全施工和管理，工程付款等诸多方面，这方面的协调应主要由总监和总监代表来组织进行。如果在协调中承发包双方不能达到一致意见，监理应要求承包方先保证高质量、按进度安全施工。其它问题暂时搁置，待时机成熟时再处理。任何时候、任何场合不允许以争议、协调问题为借口而降低质量标准、安全标准或工期要求。对不服管理的承包商，监理有权采取强硬措施。第四节 本工程协调工作的针对性对策一、加强与业主的沟通监理工程师首先要理解工程项目总目标、理解业主的意图、反复阅读合同或项目任务文件。监理工程师做出决策安排时要考虑业主的期望和价值观念。尊重业主，随时向业主报告情况，在业主做出决策时，向他提供充分的信息，让他了解项目的全貌、项目实施状况、方案的利弊得失及对实施此决策的影响。二、加强与设计单位的沟通1、工程施工图正式施工前，必须由相关承包方通过对施工图预审，提出初步审核意见，报经监理、业主方认可后报送相关设计单位。由设计方在施工图技术交底和会审时做出答复或说明，经与会各方商议一致，形成施工图会审纪要后，再由参与各方签字盖章后，分发有关各方作为正式工程建设施工的依据。2、施工过程中，业主方对工程提出变更时，业主方通知相关设计单位后，由设计方发出相应设计变更通知单，经业主、监理方签认后，发至相关承包方进行工程施工。3、施工过程中，如承包方提出的工程洽商变更时，施工方应事先将该变更事项通知监理方，监理方同意并征得业主同意后，再经设计确认后正式生效。该工程的有关分包单位提出施工恰商变更，需先报经总承包单位同意后，再按上述程序办理。三、充分发挥合同的作用1、在业主的工程施工招标文件中明确施工范围，即明确由总承包单位直接自行组织完成的工程内容范围，业主另行发包的工程内容范围；规定业主另行发包的工程内容承担者，除与业主签订相应的工程施工合同外，必须同时与本工程总承包单位签订总包管理合同，将业主另行发包的工程都纳入工程施工总承包管理范围，由总承包单位对其施工质量、进度、安全文明施工等负责。2、将业主与工程总承包单位签订的施工总合同的有关条款要求，分别纳入相对应的分包合同中。使分包合同对其工程质量、进度、安全文明施工等完成处于总承包方控制状态之中，确保工程的质量和工期。3、各分包单位应按与总承包单位签订的合同要求，编制出分包工程分部、分项详细的施工组织设计，报请总包方审批同意后才能进行施工。4、各分包单位应按总工期及总承包方的节点控制计划为依据，编制出相应分包工程的详细施工进度计划，报请总包审批同意后才能进行施工。5、总承包单位应对各分包单位所施工的工程施工过程进行质量监控。按照本工程的要求实施有关质量检验的规定，并做好质量检验记录；对工序间的技术接口实行交接手续；做好不合格品处理的记录及纠正和预防措施工作；认真做好各分包工程的验收交付工作。 6、总承包单位对各分包单位的相应分包工程施工进度计划进行检查控制。总承包每周定期与分包单位召开一次协调会，解决生产过程中发生的问题和存在困难。按照总包周计划检查分包工作完成情况及布置下周施工生产任务。7、各分包单位与总承包单位业务交往过程，以业务联系单、备忘录等书面形式进行联系，由总包方解决的事项应立即处理。8、各分包单位的工程进度款的收取，应由总包单位审核签证同意。9、各分包单位应与总承包单位签订相应分包工程安全协议书，遵守各种安全生产规程与规定，特种必须持证上岗，各分包单位应接受总承包单位的安全监控，参与工地的安全检查工作，并落实整改事宜。10、现场标准管理工作。总承包单位应根据各分包单位施工时所需要的场地面积、部位、合理安排总包方指定的地点集中，统一由总包方处理；各分包方应按总包方指令做好场容场貌管理工作，建筑材料设备划区域整齐堆放，保持工地卫生、文明努力做好宿舍卫生工作。11、分包与分包之间，各分包单位应按总承包单位的工程施工总进度计划，开展平行或交叉施工，加强横向协调和联系工作合理解决施工中的先后顺序；工序间的技术接口实行交接手续；互相保护好对方的产品，实行谁损坏谁赔偿原则。四、与总承包单位的协调1、监督施工总承包单位落实“施工总承包合同”规定的总承包管理责任。要求施工总承包单位增强总包管理力度加强管理班子建设，增强总承包管理权威。2、加强总包管理班子，使其既能胜任本单位施工的工程管理职能，又能对各分包单位施工的工程行使总包管理职能，且在主体结构施工结束后，尚能不间断地实施强有力的总包管理责任。3、增强总包管理权威。要采取各种措施（包括合同、组织、技术、经济措施等），增强总包管理权威。对分包单位（包括安装、高级装饰、特种工程等）的施工活动，管的住、有成效。使分包单位的进度目标和质量目标同总承包单位的施工进度目标和质量一致，才能确保预定的工期目标和质量目标的实现。4、在确定总承包选择的分包单位（包括业主另行发包，纳入总管理的单位）时，要审查分包单位的资质；业绩（已施工的工程情况）；施工技术和质量管理；对承包施工本工程计划投入的设备和人员；对进度和质量目标的承诺；对纳入总包管理的意见和要求等，在审查合格、可行的基础上，予以确认。五、主动与质监站等上级主管部门联系1、认真执行工程质量监督部门发布的各项工程质量管理规定，并督促承包方及相关单位的落实情况。2、经常主动向质量监督站联络，及时、如实地汇报工程质量情况，包括工程实体和软件，履行监理职责情况，监理人员职责落实情况，以及监理单位质量体系执行情况。3、尊重质量监督站的权限，并密切配合使其在工程项目上行使顺畅，形成工程建设各主体单位对质量监督工作的积极支持，全力配合的局面。4、按工程进度情况，定期邀请质量监督站来工地巡查，检查并指导工作，督促各相关单位配合好，使现场检查顺利，对质监站所提出问题组织积极整改，并按时报告。5、如实向业主反映整个工程质量状况。在工程各阶段验收中，协助质量监督站审查相关工程质量资料，接受质量监督站的严格审查，并对存在的问题认真整改，确保整个工程质量资料及时准确完整。THANKS 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