《学生干部培训》PPT课件.ppt

2012年经济与法律系学生干部培训,主讲人：吴瑶瑶,主要内容,办公软件的基本操作经济与法律系文书写作规范,办公软件的基本操作,Word部分（以word2003版为例）Excel部分（以excel2003版为例）PPT部分（以PowerPoint2003版为例）,Word2003基本操作,主讲人：吴瑶瑶,常用快捷键：Ctrl,CtrlA全选CtrlB加粗字体CtrlC复制CtrlD字体CtrlE居中CtrlF快速查找CtrlG快速定位CtrlH快速替换CtrlI字体倾斜CtrlJ两端对齐CtrlK插入超级链接CtrlL左对齐CtrlM左缩进,CtrlN新建文档CtrlO打开文件夹CtrlP打印CtrlQ删除段落格式CtrlR右对齐CtrlS保存CtrlT左缩进2个字符CtrlU下划线CtrlV粘贴CtrlW关闭当前页CtrlX剪切CtrlY重复上一次操作CtrlZ撤销上一次操作,重点掌握,CtrlN新建文档CtrlO打开文件夹CtrlA全选CtrlX剪切CtrlC复制CtrlV粘贴CtrlY重复上一次操作CtrlZ撤销上一次操作CtrlP打印CtrlS保存CtrlW关闭当前页,中文word,功能：文档管理功能：建立、搜索、保存、加密、恢复编辑功能：输入、自动更正、简繁转换、查找、替换排版功能：字体、段落、页面表格处理：建立、编辑、格式化、统计、排序等图形处理：建立、插入、编辑、格式化、图文混排高级功能：建立目录、邮件合并,标题栏,菜单栏,常用工具栏,文字编辑区,垂直标尺,水平标尺,垂直滚动条,水平滚动条,格式工具栏,状态栏,一、文档的建立与保存,1、建立,2、保存,位置,文件名类型:doc,加密,3、打开,二、文档的输入,1、文本录入：一段结束输入回车Shift+Enter：换行回车显示设置：“视图”2、特殊字符的输入：“插入”“符号”,“插入”“特殊符号”,三、文档的编辑,1、光标定位：鼠标行首：Home行尾：End文档首：Ctrl+Home文档尾：Ctrl+EndPageup和Pagedown用来翻屏2、插入与改写：Insert3、文本的选定：拖动、Ctrl、Shift、Ctrl+A选词：双击选一行：箭头单击选一段：箭头双击或三击选矩形区：Alt+拖动,三、文档的编辑,4、删除文本：Delete键删除光标后的字符BackSpace键删除光标前的字符5、移动、复制：同资源管理器6、撤消与恢复：撤消：Ctrl+Z,三、文档的编辑,7、文档的视图普通视图：默认视图一般用于快速录入文本、图形及表格，并进行简单的排版。此视图可以看见大部分内容，看不见页眉、页脚、页码等，也不能编辑。页面视图：可进行所有操作，可见所有内容。打印预览：打印效果,三、文档的编辑,Web版式视图：用于创建Web页面Web页预览：用于显示在Web浏览器中的效果大纲视图：用于审阅和处理文档结构文档结构图：显示当前文档标题的列表框全屏显示：只显示文档内容,四、文档的排版,1、字符格式设置a.设置字体、字形和字号,字体,字号可直接输入数字,字形,粗体,斜体,下划线（线条可设置）,四、文档的排版,1、字符格式设置b.设置字符修饰效果（“字体”）,上标：Ctrl+Shift+=下标：Ctrl+=,四、文档的排版,1、字符格式设置c.设置字符间距（“字体”）,四、文档的排版,1、字符格式设置c.设置文本内容的颜色,d.文字的动态效果（“字体”）,四、文档的排版,1、字符格式设置e.文字的边框和底纹：“格式”菜单“边框和底纹”,工具栏,四、文档的排版,1、字符格式设置f.特殊工具栏的使用,g.文字方向设置（“格式”菜单“文字方向”）,四、文档的排版,2、段落格式的设置a.段落的缩进方式,首行缩进,悬挂缩进,左缩进,右缩进,四、文档的排版,2、段落格式的设置b.段落的对齐方式和间距,对齐方式,间距设置,四、文档的排版,2、段落格式的设置c.对段落的精确设置（“段落”）,四、文档的排版,3、格式刷的使用对段落和字符设置相同格式,单击：刷一次双击：刷多次（取消按Esc键）,四、文档的排版,4、文档修饰功能a.分栏：“格式”菜单“分栏”,四、文档的排版,4、文档修饰功能b）分页或分节：“插入”菜单“分隔符”,节：独立设置格式的部分。,四、文档的排版,4、文档修饰功能c.脚注或尾注：脚注：页面底端的注释尾注：文章末尾的注释“插入”菜单“引用”“脚注和尾注”,四、文档的排版,4、文档修饰功能d.页眉和页脚：页眉：每页顶部所显示的文本内容页脚：每页底部所显示的文本内容“视图”菜单“页眉和页脚”,四、文档的排版,4、文档修饰功能e.编号和项目符号：“编号和项目符号”,四、文档的排版,4、文档修饰功能f.首字下沉：“格式”菜单“首字下沉”,四、文档的排版,5、页面设置a.设置页边距,四、文档的排版,5、页面设置b.其它设置：“文件”菜单“页面设置”,五、表格,1、表格的基本操作（Tab键的使用）a.工具栏、“表格”菜单、手工画b.表格或单元格的选定c.行、列或单元格大小调整d.添加行或列：选定几行或几列插入几行或几列e.删除行、列或单元格f.拆分、合并单元格g.表格属性,五、表格,2、表格的格式化a.表格内容格式化（字符、段落格式化）b.表格的边框和底纹c.表格菜单下的“表格自动套用格式”3、表格的计算和排序,六、Word的图形处理功能,1、文本框处理a.插入文本框：“插入”菜单“文本框”b.文本框的大小和位置：鼠标拖动或“叠放次序”c.文本框的格式设置：双击边缘,将文字变成可随处放置的图片样式,六、Word的图形处理功能,2、图片处理a.插入图片：“插入”菜单“图片”b.图形的设置：,双击图片,“图片”工具栏,六、Word的图形处理功能,3、艺术字a.插入艺术字：“插入”菜单“图片”b.艺术字的设置：,“艺术字”工具栏,六、Word的图形处理功能,4、绘制图形多个图形的选定：Ctrl,七、自定义工具按钮,1、“工具”“自定义”,2、按住命令图标拖到任意工具栏中,八、自动更正,“工具”“自动更正选项”,九、word环境设置,“工具”“选项”,十、样式和模板,1、样式：一组已命名的字符和段落格式的组合。包括：字符样式和段落样式使用：“格式”“样式”（或工具栏）2、模板：决定文档的基本结构和文档设置。扩展名：dot使用：在新建文档时选择模板,吴瑶瑶,Excel2003基本操作,MicrosoftExcel是微软公司的办公软件Microsoftoffice的组件之一，属于计算机应用软件。它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格，使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以很方便地提供给用户在表格中，编辑、计算、对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。例如对表格的插入行、列，对表格的数据进行求和、求平均值，对表格数据的复制、移动、删除等。,Excel2003简介,Excel2003窗口组成与操作当启动Excel2003后，在屏幕上会出现如下页图所示的窗口。在这个工作界面中包含了Excel2003的基本工作界面，包括标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条、数据编辑区、工作表选项卡、状态栏和任务栏等。,启动Excel2003方法：1.桌面右下角开始-程序-microsoftoffice-microsoftofficeexcel20032.若桌面已有图标直接点击即可将程序图标放置桌面方法：桌面右下角开始-程序-鼠标放置具体程序上-右键-发送至-桌面快捷方式,Excel2003窗口组成与操作,1标题栏显示当前工作簿文件的名字。2菜单栏在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的选项，完成相关的操作。包括：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助菜单。附：标题栏、菜单栏示图,标题栏、菜单栏示图,3工具栏,工具栏是一些图标按钮，每一个按钮都代表了一个命令，这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏：格式工具栏、常用工具栏（鼠标右键可设置，如下图红框，若工具栏内内容不全可点击下拉按钮选择“添加删除按钮”或“分两行显示按钮”）。,帮助,显示比例,绘图,图表向导,降序,升序,自动求和,插入超级链接,恢复,撤消,新建,打开,保存,权限,电子邮件,打印,打印预览,拼写检查,信息检索,格式刷,复制,粘贴,剪切,常用工具栏,字体颜色,填充颜色,边框,增加缩进量,减少缩进量,减少小数位数,增加小数位数,千位分隔式样,百分比,货币式样,合并及居中,右对齐,字体,居中,左对齐,下划线,粗体,斜体,字号,格式工具栏,4数据编辑栏数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时，输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中，既可以在单元格中修改数据，也可在编辑栏中修改数据。,5编辑栏编辑栏最左边的是名称框，最右边的是编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时，编辑栏中将出现三个按钮。,编辑栏,确认按钮,函数向导按钮,取消按钮,名称框,6状态栏状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程，如打开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。,7滚动条使用滚动条可以在长工作表中来回移动。,8工作表标签标签栏位于状态栏上面，显示当前工作簿中所有工作表的名称，如下图所示。,当前工作表标签,标签队列列表,标签队列切换按钮,工作表标签,9任务栏每次启动Excel2003时会自动出现新建任务栏，用户可以很方便地新建工作簿,打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。如下图红框。,操作Excel工作表,1工作簿工作簿（Book）是Excel中存储电子表格的一种基本文件，其后缀名为.xls，一个工作簿可以看成是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格。一个工作簿由多张工作表（Sheet）组成。每个工作簿最多可以包含255张工作表。,2.工作表工作表就类似帐簿中的帐页。工作表是Excel的基本工作单位，位于工作簿的中央区域，包含按行和列排列的单元格，是工作簿的一部分，也称为电子表格，它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档，可以显示和分析数据，能容纳的数据有字符、数字、公式、图表等。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。3.单元格与单元格地址工作表区中每一个行、列交叉处所形成的矩形区域称为单元格。单元格是Excel处理表格数据时的最小操作单位。在单元格内可以存放文字、数字或公式，每个单元格中最多可存放32000个字符信息。为了数据处理方便起见，单元格应该使用一个唯一的名称来识别，这个名称称为单元地址，单元格的地址由列号和行号组成。,操作Excel工作表,建立工作簿当刚刚启动Excel时，系统会自动产生一个名为book1的新工作簿。如果再需要新建工作簿文件，可以按如下步骤操作。（1）用鼠标单击“文件”菜单。（2）选择“新建”命令。（3）单击“确定”按钮。新建的工作簿文件自动取名为book2、book3等，当文件第一次存盘的时候系统会让用户为这些文件指定新的文件名。另外也可以通过单击工具栏中的新建按钮来创建新工作簿。在工作簿中，文件默认的扩展名为.XLS。,工作簿的基本操作1、工作簿的保存选择“文件|保存”命令可直接保存文件。对新建文件的第一次“保存”或选择“文件|另存为”命令，系统会提示输入新的工作簿名。2、工作簿的打开要使用已有的工作簿，必须先将其“打开”。选择“文件|打开”命令，或者在任务窗格内选择“打开工作簿”，单击工作簿名即可。3、工作簿的关闭关闭工作簿的方法有多种。一般选择“文件|关闭”命令。,数据填充对重复或有规律变化数据的输入，可用数据的填充来实现。自动填充相同数据在A3单元格中输入1，按住Ctrl键的同时，向下拖动A3单元格右下角的填充柄，直到第14行，先释放键盘，再释放鼠标，如下图所示。此时，将在A4A14单元格中全输入了1。自动填充序列数据在A3单元格中输入1，按住Ctrl键的同时，向下拖动A3单元格右下角的填充柄，直到第14行，先释放鼠标，再释放键盘，如下图所示。此时，将在A4A14单元格中按顺序输入了2，3，12。自动填充循环数据在A3-A3单元格中依次输入a/b/c/d，按住Ctrl键的同时，向下拖动A3单元格右下角的填充柄，直到第14行，释放键盘及鼠标，如下图所示。此时，将在A3A14单元格中循环输入了a/b/c/d。,格式化工作表1、数字格式的设置使用“格式”工具栏设置数字格式(1)”货币样式”按钮给数字添加货币符号，并且增加两位小数。(2)”百分比样式“按钮将原数字乘以100后，再在数字后加上百分号。(3)”千位分隔样式”按钮在数字中加入千位分隔符。(4)”增加小数位数”按钮使数字的小数位数增加一位。(5)”减少小数位数”按钮使数字的小数位数减少一位。,2、使用菜单命令设置数字格式,3、行高和列宽的调整行高和列宽有精确和粗略两种调整方式。(1)精确调整选择“格式|行（列）|行宽（列宽）”，打开对话框，输入适当的值。(2)粗略调整将鼠标指针移向需调整的格线上（行列标志处），使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十字，按住鼠标左键并拖动即可。,4、自动套用格式选中表格的的一部分（行列范围），再此范围内建立表格，然后选择“格式|自动套用格式”，打开对话框，选择需要的格式。,表格的制作,Excel本身即为表格，因此想要像word中绘制表格，仅需将表格加上边框即可，如图依次点击“”-绘制边框-出现边框操作栏。其余操作同word表格制作。,常用函数,（1）选中需要计算的行列范围，点击如上图红框内符号。常用函数有：求和、最大、最小值、计数、求平均值等。,（2）点击如上图红框内按钮后，会出现“插入函数”页面。在此页面可选择需要应用的函数。或者直接在红框内“=”后添加表达式。如求A1至A10的平均值，在“=”后Average（A1:A10）即可。,制作Excel图表,数据的图表化就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使数据更加直观易懂。当工作表中的数据源发生变化时，图表中对应项的数据也自动更新。使用图表可帮助用户更好地对工作表的数据进行分析和处理。,在Excl2003中，图表分为嵌入图表和独立图表。嵌入图表是工作表的一部分，把他们和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候也同时打印；另一种是独立图表，他们是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表，打印时将与数据表分开打印。不管嵌入图表还是独立图表，都与工作表数据相连接，也就意味着更新工作表数据时，同时也会更新图表。,制作Excel图表,创建图表嵌入图表是放置在工作表中的图表，当要查看或打印图表及其源数据时，嵌入式图表就非常有用。当要独立于工作表数据，存入图表时，应该使用独立图表。例:在工作表中创建图表（下图为例）。,操作步骤如下：（1）先选定数据所在的单元格（可相邻，也可不相邻，按住ctrl选择需要的行和列）。（2）单击“插入”菜单中的“图表”命令，打开“图表向导4步骤之1图表类型”对话框，并自动激活“标准类型”选项卡。在“图表类型”列表框中提供了多种图表类型，对于每一种类型的图表在“子图表类型”选项中又列出了其子图表类型。在“子图表类型”框下的说明框中是对用户所选的子图表的用途进行说明。用户也可使用“自定义类型”选项卡来选择所需的图表类型。（3）单击选择所需的图表类型和子图表类型。如“柱形图”。（4）单击“下一步”按钮，打开“图表向导4步骤之2图表源数据”对话框，并自动激活“数据区域”选项卡。,（5）选择好数据区域，在“系列产生在”里选择“列”。（6）单击“下一步”按钮，在“图表标题”下输入“各月数值”作为该图表标题。在分（X）轴中输入“分类”，在分类（Y）轴中输入“数值”。弹出如图所示的“图表选项”对话框。,（7）单击“下一步”按钮，弹出所示的“图表位置”对话框。（8）选中“作为新工作表插入”单选按钮。（9）单击“完成”按钮，工作簿里增加一个新的工作表。,编辑图表1、编辑图表中的说明文字(1)在图表中添加新的说明信息(2)更改图表的标题信息(3)修改分类轴与数值轴格式2、调整图表位置及大小3、调整图表的类型4、在图表中添加或删除数据项5、调整查看三维图表的角度6、图表背景、图区背景的设置操作方法：鼠标右键点击图标，出现如上图页面,排序与筛选工作表数据1、数据的排序排序是将某个数据按升序或降序的顺序进行排列。通过排序，可以根据某特定的内容来重排数据表中的行。当选择“排序”命令后，Excel2003会利用该列和指定的排序次序，或利用自定义排列次序来重新排列行或单个的单元格。否则，Excel2003将根据选择的“主要关键字”列的内容以升序（由低到高）对行进行排序。排序时，Excel2003将按指定的排序顺序重新设置行、列以及各单元格。,默认排序顺序（升序）（1）数字：从最小的负数到最大的正数排序。（2）文本以及包含数字的文本：按09、AZ顺序排序。（3）逻辑值：按False（错）、True（对）排序。（4）空格：排在最后（最大）。按降序排序时，Excel2003约定与升序时的情况相反。,单列排序按照某一选定列排序的操作步骤如下：（1）首先选定数据区。（2）用鼠标单击“数据”菜单上的“排序”命令，出现“排序”对话框。（3）在“主要关键字”列表框中，选定重排数据表的主要列字段，并选“降序”。（4）按“确定”按钮即可。多列排序实际上，“排序”命令一次只能按三列排序。若要按四列或更多列将数据清单排序，可通过重复执行排序命令达到这一效果。,排序方式,选择主要关键字及排序顺序（如分类a），再选择次要关键字，一次只能按三列排序。排序后先按照主要关键字排序后，再排序次要关键字。,数据筛选利用筛选操作，只选择显示符合设定筛选条件的数据行，而隐藏其它行。自动筛选（数据|筛选|勾选自动筛选）取消筛选（数据|筛选|取消勾选自动筛选）,下图为自动筛选后图形，可选择排序方式、具体数值行、自定义筛选方式等。,数据筛选,分类汇总分类汇总是对数据表的数据进行分析的一种方法。它建立在已排序的基础上，将同类别的数据进行统计汇总。Excel2003可以对工作表中选定的列进行分类汇总，并将分类汇总的结果插入相应类别数据行的最上端或最下端。操作方法：在“数据”菜单上单击“分类汇总”命令，在数据表中插入分类汇总行，然后按照选择的方式对数据进行汇总。汇总的方法包括求和、求平均值、统计个数、排序等。,例：根据如图所示表汇总有关数据。,分类汇总,在分类汇总之前，需要先对数据表中的分类汇总的字段进行排序，如按分类a汇总，则应按分类a进行排序。操作步骤如下：,（1）按“分类a”字段将表单排序。（2）用鼠标选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，弹出“分类汇总”对话框，如图所示。（3）在“分类字段”下拉列表框中选择“分类a”字段。注意：这里选择的字段就是在第一步排序时选择的主关键字。（4）在“汇总方式”下拉列表框中选择“最大值”。（5）在“选定汇总项”选定“分类d”。（6）单击“确定”按钮即可完成。分类汇总的结果如图所示。如果要撤消分类汇总，可以选择“数据”菜单中的“分类汇总”项，进入“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮即可恢复原来的数据清单。,Excel补充讲解,自动套用格式选中表格的的一部分（行列范围），再此范围内建立表格，然后选择“格式|自动套用格式”，打开对话框，选择需要的格式。,表格的制作,Excel本身即为表格，因此想要像word中绘制表格，仅需将表格加上边框即可，如图依次点击“”-绘制边框-出现边框操作栏。其余操作同word表格制作。,PPt的制作方法,利用PowerPoint可以创建联机演示文稿、网上使用的Web页、彩色和黑白投影机幻灯片、35mm幻灯片、观众讲义、演讲者备注等，同时还可以实现彩色和黑白纸张打印输出。因为它和Word、Excel等应用软件一样，都属于Microsoft公司推出的Office系列产品之一，所以它们之间具有良好的信息交互性和相似的操作方法。,PowerPoint的功能与特点,启动与退出,PowerPoint的启动有下面几种方法：（1）用鼠标单击“开始”-“程序”-“MicrosoftOffice”-“MicrosoftOfficePowerPoint2000/2003/2007”。（2）直接用鼠标双击快捷方式图标。（3）可以在“Windows资源管理器”或者“我的文档”中用鼠标双击后缀为.PPT的文件，便会在启动PowerPoint的同时打开该文件。,退出PowerPoint有以下几种方法：（1）用鼠标单击PowerPoint的文件菜单，然后在下拉菜单中用鼠标选择“退出”并单击。（2）用Alt+F组合键打开文件下拉菜单，然后按关闭退出PowerPoint。（3）在PowerPoint窗口中用鼠标单击窗口右上角的“关闭”按钮。,启动与退出,PowerPoint的视图方式,1普通视图：普通视图包含三种窗格：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。2幻灯片浏览视图：在幻灯片浏览视图中，可以在屏幕上同时看到演示文稿中的所有幻灯片，这些幻灯片是以缩略图显示的。,利用内容提示向导创建演示文稿利用模板创建演示文稿创建空白的演示文稿根据现有创建演示文稿,中文PowerPoint演示文稿的创建,幻灯片版式，背景，设计在“格式”中选择若要放置格式工具栏，则“添加删除按钮”,幻灯片的插入、修改、删除文字的输入与格式幻灯片色彩的调整,幻灯片的处理,幻灯片的插入、修改、删除,插入新的幻灯片，具体操作如下：（1）首先选定要在其后插入新幻灯片的幻灯片。（2）单击“插入”菜单上的“新幻灯片”选项，或者单击“新幻灯片”按钮。（3）在出现的“新幻灯片”对话框中选择所需版式。,（二）删除幻灯片，可以通过以下几种途径实现：（1）在“大纲”窗格中单击要删除的幻灯片图标，如果有多张幻灯片要删除，按下Shift键/ctrl并单击各个欲删除的幻灯片图标，然后按Delete键。（2）在幻灯片浏览视图中通过同样的方法选取一张或多张幻灯片，然后按Delete键。,幻灯片的插入、修改、删除,文字的输入与格式,在PowerPoint中，可以给文本的文字设置各种属性，如字体、字号、字形、颜色和阴影等，或者设置项目符号，使文本看起来更有条理、更整齐；给段落设置对齐方式、段落行距和间距，使文本看起来更错落有致。操作步骤同word操作插入自选图形、图示、图表、表格等。,幻灯片色彩的调整,（1）在幻灯片设计中选择“配色方案”。（2）在该对话框中罗列了几种配色方案，在合适的方案上单击。（3）若不满意已有的方案，自己编辑/编辑配色方案。,ppt演示及打印,加入动画效果加入声音效果演示文稿的超级链接放映演示文稿演示文稿的打包保存和打印演示文稿,加入动画效果,页面动画效果（切换方式）幻灯片设计-动画方案图片或文本的动画效果幻灯片放映-自定义动画插入图片：单击“插入”菜单，选取“图片”项，在子菜单中选取“来自文件”等命令。,加入声音效果,（1）单击“插入”菜单，选取“影片和声音”项，在子菜单中选取“文件中的声音”命令。（2）插入影片和插入声音操作是非常相似的。单击“插入”菜单，选择“影片和声音”命令，在子菜单中选取“文件中的影片”命令。,演示文稿的超级链接,创建超级链接的具体操作是：（1）选定任意的文本或对象（包括按钮和图片）。（2）单击“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”命令。（3）在动作设置选择框中按需要设置动作和超级链接的目标。（4）最后按“确定”按钮。,放映演示文稿,制作完成自己的演示文稿，一般说来遵循以下这几个步骤：第一步：设置放映方式第二步：插入动作按钮第三步：自定义动画第四步：切换设置第五步：观看放映第六步：排练计时第七步：完成制作,演示文稿的打包,PowerPoint的“打包”功能提供了一个“向导”，这个“向导”可以将演示文稿所需的所有文件和字体以及PowerPoint播放器打包到cd内，然后该cd可在任意计算机上放映，即使该台计算机没有安装PowerPoint。,保存和打印演示文稿,（1）保存:单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框。（2）打印:单击“文件”菜单，选择“打印”命令，弹出“打印”对话框。,经济与法律系文书写作规范,基本格式策划书、活动总结文件夹命名材料汇总活动材料的基本内容几点要求,一、常用文书写作规范,版面规范格式的规范语言的规范字词规范数字使用的规范标点符号的规范,（一）版面规范,字号。公文的标题使用2号小标宋体字，正文使用3号仿宋体字，小标题使用3号黑体字。其他文书可参照公文字号，也可相对灵活。常见其他文书标题使用2号黑体字或华文中宋字，加粗；正文使用小四宋体字，1.5倍行距；小标题使用4号宋体字或黑体字，加粗。,回行。文书的标题回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。不能将词语生硬拆分，造成单句词意不完整，如“关于进一步加强学生宿舍管理与服（第一行）务的通知（第二行）”。正文回行应顶格。数字、年份不能回行。,（一）版面规范,不宜使用自动编号功能。利用MicrosoftWord进行文档编辑时，通常会出现自动编号。虽然比较便捷，但数字与文字之间的间距过大，一般不宜在文书写作中使用。,（一）版面规范,（二）格式的规范,除法定文书外，其他文书的写作要遵循“约定俗成”的格式要求。这种写作规范并非是一种严格规定的法定形式，而是无数前人在写作实践中所取得的某种共同的认识和约定，也可以说是一种审美趣味上的趋同和共识。而法定文书的写作，则必须遵循严格的格式规范要求。,（三）语言的规范,文书的语言必须合乎规范和逻辑，必须合乎各种文体的书写习惯。首先，应使用规范的简化字、规范的标点，在数字的使用和排列上也应符合规范；其次，在文书写作中，应多使用一些专用的词语和固定的习惯用语，如“收悉”、“拟请”、“审定”、“可否”、“遵照”、“特此”等，以体现文书语言的简洁和规范；最后，要适当使用得体的约定俗成语，要求句式完整、严谨、简练，少用抒情、描写，不使用日常口语、方言土语，不用倒装、反语等修辞手法。,字不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字，一切以国家语言文字工作委员会颁布的汉字简化表为准。错字是文书写作的大忌，不仅严重影响文书的质量，同时也可能会产生极其严重的后果。如某文书作者使用拼音输入法将“公共管理学院”误为“公公管理学院”，一字之差，天壤之别。,（四）字词规范,词不要生造词头，要注意正确运用现代高科技新术语；要使用书面语，忌用口语；要使用现代汉语，除已通用的个别文言词，如“其、之、者、所”和广泛使用的成语之外，不要文白夹杂，故意简古；慎用重叠式词语，如可用“方方面面”、“形形色色”，但不可以用“开开心心”、“明明白白”、“清清楚楚”等。,（四）字词规范,阿拉伯数字行政公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如“省高校思想政治教育协会十三名专家莅临我校”中的“十三名”应为“13名”，“东区学生宿舍失窃物品价值共计四千元”中的“四千元”应为“4000元”。,（五）数字使用的规范,概数相邻的两个数字并列连用表示概数，必须用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。如“七八十人”、“一两百栋宿舍”。,（五）数字使用的规范,约数。带有“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等表示的约数一般用汉字。如“各学院学生代表三百多人参加了会议”、“共收到全校国防教育主题征文比赛投稿一千五百余篇”。但是，如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，其中既有精确数字，也有“多”、“余”等表示的约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可使用阿拉伯数字。如“学校投入100万元，增加干部编制200个，划拨辅导员宿舍100多间，大力加强学生思想政治教育队伍建设”。,（五）数字使用的规范,结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。,（五）数字使用的规范,日期常用文书中，公文成文日期必须使用汉字，如“二八年三月一日”。除此之外，其他日期一般使用阿拉伯数字。“”为“插入”中的“特殊符号”，而不是“0”。,（五）数字使用的规范,数字的完整性。如“06级学生应缴交学费为4560元”中的“06级”应为“2006级”，“0809学年保卫工作总结”中的“0809学年”应为“20082009学年”。,（五）数字使用的规范,序数后面的标点符号“第一”后面用逗号“，”，汉字“一”后面用顿号。有些文书使用“1、”，和“（一）”、“（1）”后面使用空格，这都是错误的用法。,（六）标点符号的规范,书名号书名、篇名、报纸名、刊物名、规章制度等，应用书名号“”标示。常见有些文书将书名号误为双引号，如“衡阳师范学院学生课外科研办法”，应为衡阳师范学院学生课外科研办法。需要特别注意的是，当报纸名、刊物名后接“编辑部、杂志社、报社”等一类名词时，一般不用书名号，如清华大学学报编辑部、读者杂志社、中国青年报社。,（六）标点符号的规范,叹号叹号是具有强烈感情色彩的标点符号，主观性强。而文书大多是组织行文，强调客观性。因此，在文书中，尤其是公文中，一般不宜使用叹号。,（六）标点符号的规范,不使用标点符号的情况常见的主要有：一是小标题句尾不用标点符号；二是固定格式结尾不用标点符号，如“此致敬礼”；,（六）标点符号的规范,二、基本格式活动策划书和总结,活动策划书活动总结,（一）活动策划书,1、策划书名称尽可能具体的写出策划名称，如“年月日经济与法律系活动策划书”，置于页面中央。,2、活动背景这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述，具体项目有：基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。,3、活动目的及意义活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义都应该明确写出。,4、活动主题根据活动的具体内容影响及意义拟定能够全面概括活动的名称。,5、活动目标此部分需明示要实现的目标及重点（目标选择需要满足重要性、可行性、时效性）。,6、活动开展作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解。在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。另外，人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。,7、经费预算活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。（注：在活动申请时，必须要有体现，活动结束后，材料的汇总时应当省去）,8、活动中应注意的问题及细节,内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大等也应在策划中加以说明。,9、活动负责人及主要参与者注明组织者、参与者姓名、单位（如果是小组策划应注明小组名称、负责人）。,经济与法律系活动策划书基本模式,为指导同学们写出专业化、规范化的策划书，有效开展各项活动，现提供基本策划书模式如下：1、策划书须制作一张封面，装订时从纸张长边装订；2、活动策划须按如上格式交电子稿和打印稿各一份。（以上均可参照我系商务礼仪活动范例）,（二）活动总结,基本格式活动总结要素活动总结的内容要求活动总结的注意事项,1、基本格式,标题：一般是根据中心内容、目的要求、总结方向来定。同一事物因总结的方向-侧重点不同其标题也就不同。总结标题有单标题，也有双标题。前言：即写在前面的话，活动总结起始的段落。其作用在于用简练的文字概括交代总结的问题，或者说明总结的问题、时间、地点、背景、事情的大致经过。,1、基本格式,正文：正文是活动总结的主体。正文的四个部分包括：情况概述、成绩经验、存在的问题和教训、今后努力的方向。其中成绩经验是主要部分，存在的问题是指在实践活动中受到应当解决而暂时没有解决或没有办法解决的问题等。结尾署名和日期,2、活动总结要素,（1）活动背景；（2）活动目的；（3）活动执行范围；（4）活动起止时间；（5）活动开展情况（需要一些数据支持）；（6）活动总体评价；（7）活动要求；,3、活动总结的内容要求,（1）标题：注意新颖，体现活动特色；（2）首部：活动目的、活动时间、地点；（3）主题：主要写明此次活动的主题内容；（4）人员：主要参加的人员和单位；（5）流程：活动的主要程序和相关负责部门；（6）正文：做法、经验、教训。,4、活动总结的注意事项,写活动总结应注意，要掌握全面情况和进程，要如实的反映情况。对成绩不夸大，对缺点不掩饰。文字要简明扼要，材料要剪裁得体，分清主次侧重，条理要清楚。同时写作中一定要有观点，有实践活动中的事例，总结要鲜活，令人信服，达到较好的效果。,二、文件夹命名,时间+空格+活动名称活动名称+空格+材料名称,三、活动材料的基本内容,封面目录策划活动内容（比赛规则、通讯稿、比赛结果等）总结,四、要求,请第八届团总支学生分会各部门将任职以来本部门所开展的活动，按照本次培训的要求补充完善好，于2012年6月8日之前将纸质稿和电子稿交第九届团总支学生分会办公室，纸质稿用燕尾夹装订好。请09-11级原各班班长、团支书将任职以来本班开展的系列活动材料按照本次培训的要求补充完善好，于2012年6月8日之前将纸质稿和电子稿交各年级辅导员处。请第九届团总支学生分会的各部门及各班班委本次培训结束后，将按照本次培训的内容完成活动材料。每月底将纸质稿和电子稿交第九届团总支学生分会办公室处汇总。,谢谢！,