免费外贸培训资料(环球外贸培训学院提供)

.外贸培训资料精细化整理一、 熟悉产品, 找谁去熟悉产品? 找你的老板或者工程师.最快最直接.二、 联系工厂（一）筛选工厂要点 鉴定企业是生产商还是贸易商【1】根据产品判别（可在网上找相关信息, 通过电话或者邮件）如果一个公司经营的品种杂而多，那么这种企业大部分都为贸易商。【2】根据企业地址判别 如果地址为写字楼的情况是贸易商的情况比较多。如果是在工业园区，那么就偏向生产商的可能了。(也有一些贸易公司是在工业园内. 选择优秀的供应商标准产品质量有保证，遵守合同规则. 企业形象好，实力雄厚，能够符合我公司一些采购要求。（二）询价1、 第一次电话准备工作：自己先要做足功课，了解定价原因，市场分析，对询问产品有初步了解。例如价格行情，是否需要商检等，这样与工厂交流时有话可讲，给我司价格也不会太高。如果是寻找新产品，可以先和小工厂进行沟通，在比较了解后，再与比较大的工厂谈。介绍自己的时候公司用名：XXX外贸易有限公司需要了解信息：【1】是否自己生产？【2】对该产品是否具有出口权？【3】是否能做商检？【4】产品规格：标准，食品级或者工业级，保质期【5】包装：纸袋、塑料袋、还是桶等？20尺柜能装多少吨？【6】交换联系方式：msn、直线座机、手机、QQ等【7】如果工厂也出口，问不问产品去过哪些市场：南美、北美、西欧（欧盟）、中东、东南亚、非洲等【8】了解产品价格趋势：此价格可以保持多长时间？之后行情是涨价还是跌价？（可以顺便问问能加多少利润合适？）【9】原料库存情况【10】有无退税（他们的海关编码多少），有无海关出口管制（看单证部门的紫色书）、是否为危险品注意：将时间控制在2.5小时之内（1.5小时最好）；顺便可以打探该工厂的基本情况：成立时间、职工人数、年销售额等等、2、 第二次电话首先思考几分钟，理清聊天思路，简洁的自我介绍，让该工厂认识我们公司，为以后合作铺路。注意以下几点： 交流语气：自然，成熟，老练 适当的吹牛（当工厂问起时）：【1】 我公司的规模 【2】 客户采购量：如果客户需要买5吨货物，那么可以告诉工厂客户需要10-15吨货物，增加我们的价格谈判优势【3】 我司该产品的年销售量注意： 客户的信息是绝对不能透露。（三）索要样品1、发一份正式的样品索取函（针对新工厂，详见附件一），老工厂或以前联系过的，就直接告知工厂给安排样品；2、索取快递单号以便及时对工厂样品寄送的确认和查询；3、确认收到样品后，对工厂回个电话，感谢工厂，并表示会尽快给我司客户，及时给工厂客户的反馈。注意：样品一般是免费的，尽量让工厂给我们支付快递费用，实在不行就在接受到付。给国外客户寄样品时需要注意：【1】完全根据工厂提供的TDS来制作我们版本的COA（见附件二）-业务员制作。【2】样品要留样，留样和工厂的原版的质检单要放一起留底，备用【3】给客户寄出去以后，要在样品登记本上记录相关的信息。（四）客户回访工厂在你询价后，会进一步跟进和你联系，客户那边有什么回馈。应该以客户还在确认中回复，不要做任何消极评价。不管客户有无反馈，都要和工厂保持良好的沟通，及时给工厂予以一定的期望，但也不可做不切实际的承诺。（五）还价1、跟工厂说明客户的情况，他的价格太高做不下来。2、适当分析一下市场行情，说明价格不会这么高3、跟工厂说我们这个是试单，以后的订单客户会一直问他买4、说老客户这边想保住这个客户，让工厂支持一下5、还价前自己必须要先算好，要还什么价格。如果说心理价位是10，那还价时候需要说低一点，比如9.5，这样谈着谈着就可以到10 了。6、有的时候，实单跟需单相结合还价。三、 联系客户（一） 寻找客户1、 新客户来源： 引擎搜索为主，例如：http:/www.chemindex.com/ ； http:/www.altavista.com/ 这是英国当地的一个搜索引擎：http:/uk.ask.com/搜索国外钛白粉工厂（既我们的销售对象）：这里更容易、更多的找到准确的客户信息。比起那些全球引擎，地方引擎能搜索到的公司更多，跟别的业务员重复的要少。 海关数据：这个基本需要公司购买后使用的。 B2B平台：主动发布产品信息吸引客户主动询盘。从长期来说，B2B平台效果很好（例如：阿里巴巴、EC21，中国制造等化工专业B2B平台） 展会客户：公司会经常参加国内外展会，收集到的客户信息将又公司分配。 谷歌（必应）关键字广告询盘：这个是公司做的网络营销，得到的客户询盘也是分配下去的。 一些专业性网站或者商业联盟，当地的企业网页，挖掘自己的人际关系等注意：在准备发开发信之前，要在群里问问是否已经有人开发了？避免重复开发，对公司形象产生不良影响。最好在开发客户方面有个工作计划，合理安排时间。2、找邮箱的小技巧在寻找客户过程中，进入其网站。很多时候不会有直接地址，而是让你填表。可以理由“右击”-“查看源文件”-“编辑”-“查找”-“” 就可以看到邮件地址3、 客户笔记：对于已寄过样品的客户或自认为有潜力的客户，在公司发放的专用的本子上做好笔记，日期内容提要备注对于仅仅报过价格或联系甚少的新客户，可以制表如下：客户名产品名、报价、国家、日期备注（二） 邮件书写1、开发信：必须使用企业邮箱发送邮件：Dear ,(不清楚名字时可以写 Purchasing Manager)We know you from (展会名称)，and we had nice meeting with you there . Hope you still remember us.For you know more about us, allow me introduce our company to you .We “Hangzhou Ruijiang Chemical CO.,LTD is one of the biggest supplier in the area of “food additives” in China , who have our own factories and exporting agent ,we have many clients around the world. And we always service customers with best quality and competitive prices.We sincerely hope we can establish the business relationship with you and we will try our best support with a wonderful service.So , if you have interesting in purchasing or know something about our products ,were glad to receive your comment to discuss more.Have a nice day!Best regards!LOGOL注意：开发信不能一成不变，可以根据客户的信息改变内容。2、 回复询盘Dear Sir,Nice day!Thanks for your inquiry!For the products you concerned ,please check our prices for you.CFR Stanos .Cash against documents-CAD1 FCL Sodium Erythorbate USD2.92/kgPackage:25kg/bag 22ton/20FCLWaiting for your comments.Best regardsLOGOL3、注意国外的放假时间：在开发和联系客户的过程中，一定要清楚知道放假时间。例如，德国:7.8.9月轮休，法国:7月最后一个星期至8月（几乎全放假）。这样才可以避免浪费开发客户时间，和等待客户回复的压力。4、在开发过程中可以多看看师父的卷宗，学习邮件的书写和业务的基本流程。(三)报价-老员工仔细讲解1、报价相关术语（一般我们公司是做FOB）FOB=成本（人民币）+利润+港杂费+管理费CFR=成本（人民币）+利润+港杂费+运费+利息费用+管理费CFR=成本（美金）+利润+港杂费+运费+利息费用CIF=成本+利润+港杂费+运费+保险+管理费2.考虑多方面的因素运费：拼箱（LCL）还是整柜（FCL）？这个可以在各自部门群里问问？如果没有人知道，可以去单证询问。3、填写报价单，如果是做老产品，需要师父签字，方可报价；如果是新产品，填写新产品询价单后师傅确认，才可报价。（要争取把报价放在工厂、自己和客户三者的增值点上，最佳的状态是三者能处于很好的合作状态）4、报价跟踪如果报价后没有回复反省：【1】首先要对客户做个全面的分析，判断客户是否为潜在客户，判断客户的订单数量情况，稳定性等做一针对性的报价，努力抓住，若客户不是真正需要，可以适当筛选；【2】针对产品要有选择性报价，对新产品可以尝试以成本价报过去，老产品报价要掌握产品价格趋势，为自己留有一定余地。不要随意报价，需要考虑到整个市场的环境；【3】针对报价，每次从工厂拿到的价格和报给客户的价格都需做记录，避免以后向客户重复报价，也能养成自己的工作习惯。发送跟踪邮件频率：一般是3天左右可以询问客户，如果急的话可以1-2天在原来报价的邮件上发送邮件（避免被埋没）。邮件书写Dear .How are you ?Referring to the following quotation, hows your idea?Hope can receive the order.Thanks !书写邮件时，要以不同邮件内容，不同主题，变化着给客户邮件。切记不要一成不变。（四）寄样1、每次寄样都必须到自己部门的寄样本上作登记。2、样品制作：操作性强，初次制作可找样品部同事教学。其中注意事项：原品名（不可弄错）与标签品名相同 正确、干净 3、寄样时需要注意：邮政编号必须填写。4、及时告知客户单号We have mailed the following samples by UPS:V0014087517Please check it in your ends . （下面写样品名、号码）5、样品跟踪（测试结果）Dear ,How are you?Referring to the sample:(样品名称)，you received on (客户收到样品的日期)，have you made the testing yet? Is there any news about your lab result?Any information please kindly inform us . Thank you in advance!Waiting for your comments!（五）议价1、情况一：客户还价我方是在无法接受Dear ,Thanks for your kindly reply!The price you mentioned, which is really not workable for us, it is under our cost too much .In order to show our sincerity to our potential cooperation, the best price we can do is please check and advice!Waiting for your comments to discuss more ,and hope to have a chance for cooperating you.2、情况二：客户还价我方基本可以接受Dear ,Thanks for your kindly reply!Considering this is our first order, we really hope we can start our business with you, so we confirm your price, please send us you P.O.Wish you have a nice day.注：不用回复太急，可以稍微加一点点价格。（六）确认订单1、邮件书写Dear Nice day !It is very glad to start our business, enclosed are the SALES CONTRACT and PROFORMA INVOICE, please check it, if all is ok, please kindly sign SALES CONTRACT back to us, thank you in advance.We believe we should have a very good business relationship in the near future!2、接到订单后，向工厂询问是否有现货，如果无货，确定交货日期告知客户。3、ERP系统中做销售合同（S/C：salescontract）和形式发票proforma invoice，传给客户，与客户确认，后客户回签；这个阶段开始要重点学习ERP系统的使用。见软件试用说明。4、在ERP系统中给工厂做销售合同，订舱（详见“五、（二）货代”），并同时盯紧工厂发货！这个时候根据需要应该及时安排做商检、危包证、SGS检验（详见“六、各种单据制作”）.5、货物出库前要在出库本上填写填写相关信息。6、当货物出港后安排给工厂付款（ERP系统中）。注意：如果工厂开具发票的，付款要从账上走，属于货款/预付款/费申请。不要现金付过去。但如果是属于费用的，大家申请时不要申请错了，否则财务账上抵消不了。还有如果工厂开具不了发票的，不要从账上付款。四、付款方式：（一）、T/T1、T/T定义是电汇（Telegraphic Transfer),指汇款人将一定存款项交存汇款银行，汇款银行通过电报或电传给目的分行或代理行（汇入行），指示汇入行向收款人支付一定金额的一种汇款方式。目前公司大都使用这种付款方式。2、分类业务上分为前T/T（先付款，然后装船或交货）和后T/T（装船后或收货后才付款）。在交易中它较之信用证风险要高一些，但是向银行缴纳的费用要比信用证是缴纳的费用低很多。（二）L/C1、L/C定义是信用证（letter of credit），指开证行根据开证申请人（进口人）的请求和指示，授权出口人开立的一定金额的，有条件的承诺付款的书面文件。 开证人- 订立买卖合同 -受益人（进口人） (出口人）付 申 通 审证、款 请 知 交单、赎 开 议付单 正 开 证付款行 / 开证行 - -通知行/议付行2、信用证操作流程：【1】 催开信用证定义：是指通过信件或者其他电讯工具催促对方及时办理开立信用证手续并将信用证送达我方，以便我方即使装运货物出口，履行义务。催证时间：装运期限较长，二买方应在我方装运前的一定时日内开立信用证（如30天），所以我方在通知对方预计装运日期的同时，催请对方开办信用证【2】 审证 在收到信用证以后,应立即作如下的检查： 1. 买卖双方公司的名号和地址写法是不是和发票上打印的公司名号和地址写法完全一样？ 2. 信用证提到的付款保证是否符合受益人的要求？ 3. 信用证的款项对吗？信用证的金额总数应与合同相吻合并包括该合同的全部应付费用。 4. 付款的条件是否符合要求？除非对某些特定的国家或某些特定的进口商，出口商通常要求即期付款。在远期信用证条件下，汇票的期限应与合同中所规定的一致。有一种信用证要求开立远期汇票，但却可即期支付，这种信用证被称为“假远期信用证”，其对受益人所起的作用与即期信用证是一样的。 5. 信用证提到的贸易条款是否符合受益人原先提出的要求？ 6. 是否赶得上在有效期和货运单据限期内把各项单据送交银行？ 7. 能提供所需的货运单据吗？ 8. 有关保险的规定是否与销售合同条款一致？ 需保险的风险。受益人对此应与中国人民保险公司联系，以决定是否接受申请人的要求。超过销售合同中规定投保范围的任何费用应由申请人负担。 投保金额。绝大多数信用证要求按CIF 发票金额的110投保。 9. 货物描述（包括免费附送的物品）、数量和其他各项写对了吗？ 10.银行费用：按照UCP600第37条C款规定的银行费用的支付原则是指由指示方承担费用，其中包括手续费、佣金、成本费或其他开支（理应由开证行负担），收到规定“你方银行费用由受益人负担”是不合理的。如果按上述各条目检查的时候发现有任何遗漏或差错，那么应该就下列各点立即作出决定，采取必要的措施： 能不能更改计划或单据内容来相应配合？ 是不是应该要求买方修改信用证，修改费用应该由哪一方支付？部分修改内容接受，视为拒绝。若有疑问，可向本单位的联系银行或通知行咨询。要做到更改内容一次性提出，否则会增加手续和费用。注意：只有申请人和受益人及有关银行共同同意，才有权决定修改。 3、D/P（documentagainstpayment）远期付款交单. D/A(documentagainstacceptance) 承兑交单两者都属于托收。D/P就是说买方必须在向卖方付款之后才能够获得提取货物的单据，这种交易方式使卖方能够及时地收到货款；D/A是承兑交单，就是说只要买方在收到付款通知时向卖方做出一定付款的承诺就可以得到提取货物的有关单据，因此D/A存在一定的风险4、CAD（cash against documents）方式操作：就是先发货，然后将单据寄给买方，买方见到提单等单据之后，向卖方付款。是出口商发货后将单据交予进口商后进口商付款的一种结算方式，是否是T/T付款的另一种说法不是很清楚， 从其操作流程看有些相似，只是出口商常常将单据交予银行由银行通过其中介行转进口商，许多银行也接受。使用这种结算方式风险较大，首先是进口商收单后方付款，是否履约付款取决于进口商的信誉；其次，虽然银行有时接受（建议银行不要接受）这种方式，但做法不尽相同，有的银行以D/P方式处理单据，有的直接以CAD方式办理，究其实这种结算方式毕竟不是托收，如何处理CAD业务，目前尚无国际惯例可资依循，一旦出现纠纷、诉诸法庭，对各方都有不可测的风险，所以在实际业务中应尽量避免采取这种方式，银行在办理此类业务时亦应谨慎。五、出口准备工作（一）报检（单证负责）1、商检【1】商检主体商检一般是由工厂提供，出口许可证某些产品可以我们公司自己做，某些产品也是要由工厂提供。如果工厂不能做，业务员要找到可以代做的单位，否则，此产品我们将不能出口。【2】办理商检所需时间商检一般是工厂请商检局老师去工厂看货后出具商检换证凭条。时间上各个工厂都有不同。和商检局关系好的一般2-3天出来，关系一般的可能要一个星期以上。【3】商检资料空白报检委托书加盖公章（我公司有自己的模板，一般工厂都好用，也有些地方的商检局有自己的模板，业务员要和工厂事先确认好）。外销合同 商业发票 装箱单 采购合同 分析报告单（COA，见附件二） 某些工厂还需要报关单【4】商检换证凭条工厂商检换证凭条出来后，我们要拿到传真件交给单证部门，让货代取换通关单。注意：（更改过的外销合同-单证处有范本）我们提供给工厂的外销合同不要将客户信息透露给工厂，可以给工厂一个假的客户名称。和客户的付款方式最好也改一改（如改成D/A或O/A120天等）。切记装运港和目的港不能更改，必须正确。关于合同上的金额问题，即如何调整报关金额对于有退税的产品，我们调整报关金额的目的关键在于不让工厂了解到我们的利润。调这类报关金额，业务员可以自己稍微加些利润进行调整。对于没有退税的产品，我们调整报关金额的目的在于不用补税。这时候要控制自己的利润，基本要和成本持平。商检单价要和报关单价完全一致（还有外销合同号，外销发票号等都要一致）某些工厂商检资料不能用传真件，要正本资料，需事先和工厂确认好尽早把正本资料寄给工厂。（二）货代（Freight Forwarding Agent）-单证与业务员之间协作完成是指出口企业委托货代办理货物出口运输事宜。1、填写托运单：shipping note （单证负责）2、订舱【1】订舱前准备工作（业务员负责）产品的HS编码（海关编码）、查询产品的MSDS（化学品安全说明书），了解该产品出口国家有哪些限制，根据不同的产品，有些需要做商检、有些需要办理危包证等。例如：酸性染料，海关编码：3204 1200 00，我们通过这个编码可以查询到该产品出口时的海关的监管条件为“B”，这就意味着该产品需要做法定商检。如果这个产品跟工厂是做RMB的，那么商检资料需要由我们提供给工厂，让其代理我公司去该产品所属商检局报检。如果是美元，那么我司就不用提供商检资料了。订舱前需要仔细阅读客户的指令（remarks），看看客户是否对船、单据或者其他有什么特殊要求，对于做不到的条款应及时提出。查看客户的付款方式如果付款方式是T/T IN ADVANCE，必须先询问业务员客人的钱预计何时能入我司账户，再据此安排船期。在船舱位确认好后，船开前4天，确认客户的资金是否到账，如果没有，请示上级领导是否如期安排出运。如果推船要及时通知货代，以免箱子提出来产生的额外费用。 如果付款方式是D/P或者 D/A， CAD的，同时又是新客户，查看客人的采购单上是否有客户银行信息，如果没有及时让业务员询问客户。（D/P或者 D/A这些付款方式这里是第一次提到，给解释，能用中文的地方，尽量中文）业务员必须在订舱之前告知单证部门送货所需的时间【3】订舱（单证负责）根据商检、货物等情况，寻找合适价格安排船期。在离船期大约有10天左右，向货代要订舱单标准格式，按要求填好之后反传船公司订舱；（单证负责）在旺季的时候，建议是品名复杂的单子，可以多预定几条船，防范于未然。但是切记不可从不同的货代那里订同一条船，这样可能更加订不下来。【4】确定好船舶后，退回托运单取得进仓地址/配舱回单/背箱单-填写装货单（shipping order）（单证负责）1、进仓地址：货代仓库。但是有时候我们会吃货，所以货物会在订舱前就进入货代仓库，但是有拼箱仓库和整箱仓库区分，业务员要在之前说清楚是：FCL/LCL。进仓后，如果要求打托或监装的，应根据到货情况，书面通知货代，并写明打托或者装箱要求。很多货物是预付款，所以在确定好舱位后，没问题的情况下再让业务员给工厂安排付款。解释：吃货：就是在货物还没涨价前就开始囤货，然后再到高价时候出手。2、配舱回单：我们一般在做指定货物的情况下，进行此项操作。（单证负责）3、背箱单：例如上海港口出货，货在上海仓库。仓库派车去港口提箱，在回到仓库装货，再回到港口，这么一个过程叫背箱。（单证负责）（三）报关（单证负责）1、报关材料： 正本报关委托书、核销单（见后面制单）、正本发票两张、正本装箱单两张、正本产品说明一张、正本报关单一张注意：一般情况下，还会准备一套空白单据，这主要是为了防止数据变动，能够及时修改。强调一点：产品出口的报关品名必须与工厂所开的增值税发票上的一致。2、报关时间：一般在截港（最晚送货时间）前安排（在此之前，装好的货柜可以入码头或者入库）。报关一般需要1-2天，报关材料最晚在船开前四天，将正本资料寄到货代手中。据此，自己计算好时间。3、注意：报关前还应当想海关进行核销单口岸备案。4、报关方面业务员需要注意的事项： 报关数量的计量单位不是千克的，业务必须提早通知，否则单证将会按照净重，千克报关！ 毛重、净重、件数（确认所示件数是否与实际装箱件数相符，毛净重是否与唛头上所示重量之和相符）（关系到客户提单） 中文名称是否与开票品名一致（工厂开票品名一定要与报关品名一致或是所属于报关品名下）。 报关总价：仔细核对报关的金额是否正确（包括运费、保费、佣金），是否与当初通知单证部门报关金额完全一致。（四）监装（样品部负责）1、基本知识：集装箱的尺寸：20尺柜：高2.32*宽2.34*长5.9（单位m） 一般可容纳10个托盘 40尺柜:高2.32*宽2.34*长11.8（单位m）,一般可容纳20个托盘 托盘：用于集装、堆放、搬运和运输的放置作为单元负荷的货物和制品的水平平台装置。我公司常用托盘：免熏蒸托盘和木质托盘（这两种都是比较好的托盘）2、打唛（业务员操作） 这边打唛的情况有多种：小标签打印、1/2、1/4、A4打唛。这个可以到样品部有一台专门的电脑和打印机打印。在位置上有相应打印需要的纸张，放到打印机中，电脑上有相应的文件夹，里面有格式已经调整好的，直接打印便可（其中EXCEL格式的需要圈定打印区域）。实在是首次打印，不熟练可请教样品部的同事。3、需要监装的情况：货物的品名比较多怕仓库弄错，需要贴唛头，取样（比较多），换包装（不放心仓库或者怕他们弄不好），打托盘（比较复杂或者有要求），防止工厂来的货和业务员要求不一样（实施对工厂货物监督），如：包装、重量、唛头、有工厂标记。处理意想不到的事情 ，业务员如果对这票货的某些地方不放心的，主要是怕仓库弄错。如需要去监装须要向上级领导批准（师傅或者部门经理）4、监装流程 货物在须要监装人员去监装前，需要先让自己部门上级批准，然后在到样品部李先国师傅那里去登记，他会安排监装人员准备。接着业务员须要把这次监装的所有要求告知李先国师傅或者是安排去监装的人员。（打托、贴唛、取样、换包装）请业务员提前把资料交给监装人员（监装通知书、货物清单、需要贴唛的把唛头准备好交给监装人员或者提前寄到仓库 需要取样的清单等）。 （五）出货后做的工作（业务员负责）1、装运通知（Shipping Advice)：在或条件下，进口商需要根据装船通知来为进口货物办理保险，因此一般要求出口商在货物离开起运地后两个工作日内向进口商发出装船通知。要通知客户发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。2、跟踪信息：船一般开出20天后，可以再次确认何时到港，有没有延误的情况；钱是否到账；提单寄出有没有收到3、注意：在开船后3天内，便可以向货代索取提单。一般货代提单三天内边可以签好，船公司的提单则需要3-5个工作日，拿到提单复印件后，可以连同议付单据一起检查，没有问题就及时回馈给客，同时让货代邮寄提单到我公司，如有问题，及时修改。4、在等待客户确认提单的同时准备议付单据材料：发票（与形式发票抬头一致，注意港口和银行，是否要显示运费，以及其他条款）装箱单（注意体积与提单一致）分析报告单保单（在开船前三天投保，如果做信用证，必须仔细按照信用证条款投保，COLOMBIA国家要在保单上注明实际支付的保费）产地证 -见 “六、制作各种单据”其他证书：出口到不同的国家需要的证书不一样，所以一定要向客户要指令的同时就要问清楚需要什么证书，是否需要使馆认证。5、等客户确认好单据后，按照付款方式交单：T/T，如果是前T/T，那么直接就可以寄给客户。后T/T，等客户钱到账后再交单。D/P,CAD,D/A等客户确认，交到客户银行（之前向客户要指令的时候就要问客户银行地址）L/C，在交单期内交到制定银行。 O/A，提单拿到后，财务到信保投保，客户确认后，直接将单据寄给客户。注意：未免提单正本（一式三份）邮寄途中丢失，一般只寄两份给客户，如果客户有特殊需要，那么三份正本分两次快递寄。六、制作各种单据（一）商业发票（单证给模板）commercial invoice外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。外贸发票是出口商自己制作、出具的文件，用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等，以及其他一些说明货物情况的内容。发票格式不拘，但必须包括上述要素，并全名落款。发票必须注明一个发票号码（自己拟定），出票时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明“ORIGINAL”、“COPY”字样。发票的末端通常有E.&O.E.字样，意为“有错当查”，即此份发票如有错漏允许更改。与形式发票（proforma invoice）的区别：形式发票是一种非正式发票，是卖方对潜在的买方报价的一种形式。买方常常需要形式发票，以作为申请进口和批准外汇之用。但不能用于托收和议付，商业发票则可以。形式发票与商业发票不同的是在发票上有“形式”字样。（二）装箱单（单证给模板）packing list对于不同特性的货物，进口商可能对某一或某几方面（例如包装方式、重量、体积、尺码）比较关注，因此希望对方重点提供某一方面的单据。所以出口商有时需要提供发票的补充单据装箱单、重量单和尺码单。它们的制作方法与主要内容基本一致。装箱单着重表示包装情况，重量单着重说明重量情况，尺码单则着重商品体积的描述。需要联系环球外贸培训学院索取外贸单据. （三）运输单据（单证给模板）shipping documents运输单据是承运人收到承运货物签发给出口商的证明文件，它是交接货物、处理索赔与理赔以及向银行结算货款或进行议付的重要单据。(请联系环球外贸培训学院索取单据)1、海运提单（Ocean Bill of Lading）提单是承运人或其代理人收到货物后，签发给托运人的一种单证。提单是承运人或其代理人签发的货物收据，是货物所有权的凭证，是运输契约或其证明。2、空运单（Air Waybill）由空运承运人或其代理人签发的货运单据。它是承运人收到货物的收据，也是托运人同承运人之间的运输契约，但不具有物权凭证的性质，因此空运单也是不可以转让的。 3、提货单(Delivery Order)进口商（收货人）在货物到达目的地后，凭海运提单等运输单据向承运人的代理人换取的提货凭证，用于办理进口报关、提货等手续。（四）保险单据（单证给模板）为防范国际货物运输中可能发生的毁损，对一些价值较高的货物，贸易商通常会办理保险。一般分为基本险别有平安险（Free from Particular Average-F.P.A）、水渍险（With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A）和一切险(All Risk-A.R.)三种。（五）产地证明（certificate of origin）-（单证负责）是一种证明货物原产地或制造地的文件，也是进口国海关核定进口货物应征税率的依据。原产地证包括一般原产地证（CERTIFICATION OF ORIGINA）和普惠制原产地证（GSP FORMA）。货物进口国据此对进口货物给予不同的关税待遇和决定限制与否。中国的原产地证有固定印刷格式，一般由商检局出具。出口企业申请办理此证，首先要在当地办理企业注册登记，然后才有资格申请签证。普惠制是发达国家给予发展中国家出口制成品和半制成品普遍的、非歧视的、非互惠的一种关税优惠制度。普惠制产地证是依据给惠国要求而出具的能证明出口货物原产自受惠国的证明文件，并能使货物在给惠国享受普遍优惠关税待遇。同样一般由商检局出具，出口企业在商检局办理此证必须向当地商检局提供必要的证明文件和依据，首先要办理企业注册登记，其次才能申请签证。原产地证和普惠制证，也可以由各地的贸易促进会和商会（很多地方这两个组织是两块招牌同一个班子）出具，格式一样，只是盖章不同。（六）危包证（单证负责） 危包证与商检一样，一般都是工厂提供。一般情况下工厂做出来直接给单证部门或货代就可以的。但有一点要注意就是危包证由性能单和使用单两部分组成，性能单上的内容主要是产品包装的数量和重量，每个性能单上每件包装的重量都不定，所以业务员填写报关单的毛重时需特别注意。要用性能证去生产危险品工厂的当地商检局申请，在商检局检查过用此包装的产品合格后，就可以拿到使用证了。不过使用证的申请比较麻烦，各地商检局的规定都不是很一样的，可以去工厂的当地商检局去咨询 这类证书一定要在报关前2天出来。办理证书需要的时间一定要和工厂确认好，不要到最后因此推船或是货物走不了。（七）出口许可证（单证负责）出口许可证如果是我们公司自己做，业务员在客户合同回传确认要出货后即可把资料给单证部门，可尽早拿到证书。注意：商检、出口许可证上的品名、数量、毛净重一定要和报关单上的品名、数量、毛净重完全一致。（八）海关发票个别国家需要同时需要提供海关发票，目前这些国家主要有美国、加拿大、澳大利亚、新西兰、牙买加、加勒比共同市场国家、非洲国家等需要填写的内容与商业发票差不多两者的区别：海关发票是报关用发票，商业发票是结汇用的发票。前者只有几个国家特殊要求时才要制作，后者则每一票单都需要（九）出口收汇核销单（货代提供）出口收汇核销单是由国家外汇管理局统一分配的外汇收入申报管理单据。在出口前，先向外管局领取，按格式填好后作为出口报关单据之一交给海关，海关清关后盖章退回。在收到国外付款后，连同银行收汇水单一并交到外汇管理局办理核销，然后才能办理退税。 注意：应当与“出口货物报关单”上的记载内容一致，填写不得涂改。（十）船公司/货运人声明性质和格式类似于受益人声明的文件，由船公司或货运公司出具。多用于证明货运公司在承运操作中符合客户要求。常见的类型有声明船龄符合要求（比如15年内），声明不悬挂以色列旗帜（常见于中东客户要求）等。七、收款（一）信用证L/C：（财务负责）1、所需材料：根据之前信用证的要求提供单据。一般有发票、装箱单、产地证、许可证、提单，可能有些客人会询问验货证明，开具跟单汇票交议付行。2、信用证付款流程不要求议付：将全套单证寄开证行-开证行审核通过-开证行付款给议付行-付款要求议付：议付行垫付货款-全套单证寄开证行-开证行审核通过-开证行付款给议付（二）前T/T银行收到电汇款，通知进行下一步处理-将商业发票，外汇核销单交银行汇结-自己将商业发票，装箱单，提单等单据寄给客户清关（三）后T/T自己将商业发票，装箱单，提单等单据寄给客户清关-客户提货后汇款-将商业发票，外汇核销单交银行汇结（四）D/P 或D/A将商业发票、装箱单、产地证、许可证、提单、开具跟单汇票通过银行发给客户 D/P D/A客户承兑汇票，银行给单 客户付款赎单 汇票到期客户付款 银行收到货款注 意：这边的付款，业务员只需要将商业发票（其他材料一起）寄给客户，问财务是否到账就行。特殊的就只有信用证付款，需要将材料准备给财务，再由财务进行后续工作。业务员只要把收汇预计日期填进ERP系统，之后的结汇核销、退税就完全是财务的事情了。八、退税-财务王孜退税材料：（20天30天左右）出口货物场站收据-货代提供提单复印件-货代提供出口货物明细单-报关的箱单，名字改为明细单两联报关单（一联退税联，一联收汇联）-货代提供（海关会退给货代手里）核销单-货代提供（海关会退回货代手里）增值税发票-工厂开具 最后把所有资料分类（客户，工厂）装订成卷宗，留底。如果你看了以上的资料或者网上的视频,还是学不会,学不透的话,可以联系环球外贸培训机构学习实地的课程,会更透彻,会有老师一对一的指导和手把手的操作,采用主动学习模式,保证学会.因为外贸是一个相对来说非常专业的技能,涉及的面广,专业度高,需要操作的内容较多.