四、《电大办公室管理》设计题.doc

四、设计题:1.小李是刚到公司的文员,公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架,办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机,还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀,要求小李整理好办公桌,把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?(P13答:电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边;新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条;各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。2.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术入股,利用安徽比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?(P121答:(1接受任务;(2了解来宾;(3制订计划;(4预订食宿;(5迎接来宾;(6商议日程;(7安排会议;(8陪同参加;(9送别客人;(10接待小结。3.康桥宾馆位于本市南京西路45号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某企业准备在11月15日上午9:00到12:00召开全厂中层干部大会,讨论第二年产品发展和销售计划,地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题?(P123答:他应考虑 1会议名称;(2出席会议者的姓名或组织、部门的名称;(3日期、时间;(开始到结束的预定时刻(4地点;(具体在几楼几号会议室(5议题; (或议事日程(6主办者的联络处、电话号码等。(7开会所在地,建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图。(8注意事项、是否备有餐点、有否停车场,或当天应备的资料等4.文秘人员如何主持会议?应注意哪些细节?(P145答:文秘人员如果在会议上要发言,应先把要讲的内容作一个总结结构的构思,简略记下发言的要点。会议上注意自己的表情和说话的语调,并控制发言的时间。对发言内容加以引导,提醒时间有限。在会议上可分配工作任务,认真倾听其他人意见,不要当众批评某个人。最后作总结,统一认识。要求与会者笔记,自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹。以作查证。5.麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力,以制定合适的价格打入市场,决定召开专家座谈会,对新产品进行评估,办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?(P150答:(1座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考、有主见又敢于发表意见者;(2座谈会以小型为主,人数以七、八人为宜;(3座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;(4主持人负责引导、组织、可不做记录;(5详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;(6座谈会的时间不必严格规定,可长可短;(7会场应准备些饮料、茶点,边吃边谈。可使气氛轻松。6.某个下雨天,在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品,室外有接待处,公司还租了汽车来接送来宾,为圆满结束这次会议,办公室人员在会后应该做些什么工作?(P134答:(1要替搭车回去的人安排车子;(2在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领、冒领;(3有留言时,切记务必传达;(4检查会场有无物品遗漏;(5要为参加会议的人员送行;(6文秘人员离去前,要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭。(7桌、椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸、茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾;(8携带进会场的资料和会议用品要记得带回;(9关紧门窗并上锁;(10通知会场的管理单位,会议已经结束。7.科达公司召开中层干部扩大会议,参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等,共46人,会议文秘人员和其他服务人员4人,会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元,其他收入600元,假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有:文件材料费200元,饮料费100元,因会议紧张安排午餐,餐费每人10元。请计算会议的成本。(P161答:(1会议成本=23(G+STn+后勤开支=6(G+ST.n+后勤开;(2 G-参加会议人员的每小时人均工资数;每个人每小时平均工资为10元,(2400308;(3S-参加会议人员每小时人均其他收入数;其他收入为2.5元。(600308 ;(4T-参加会议人员人均到会时间为5小时;(5N-参加会议人数为50人(46+4 ;(6后勤开支-等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+105 0;(7会议成本=6(10+2.5550+800=18750+800=19550(元8.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?(P196答:(1整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。(2回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。(3尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完成的工作。( 4把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。(5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。9.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?(P186履行哪些职责?(P1182答:(1准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船,出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。(2制定约会计划。约会计划表包括:城市名和省(州名(如果是国外旅行,写明城市和国家名,日期和时间,与上司约会者的姓名、公司和地址,电话号码。(3为商务洽谈收集资料。(4决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。(5考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。(6安排差旅费。(7建立旅行-旅馆信息资料库。随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库。(8办理旅行保险,如意外伤害保险等。10.某公司成立三周年,准备举行大型宴会,办公室人员应该如何做好准备,要做哪些工作?(P126答:(1客人的选择。确定名单,再请上司核定。(2确定时间。如果是涉外宴请,宴请时间应该按照国际惯例,征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日。(3会场的选择。要考虑宴会的性质,客人的数目,以及预算费用等,考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。(4拟订菜单。应符合对方的饮食习惯,从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑,至少要提供2份菜单,供上司挑选。(5寄发请柬。宴请需要发请柬,请柬上应写明邀请人姓名,被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点,以及着装要求,要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出;(6席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排,在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是:男女主人公地坐桌椅的两端,男女宾客间隔而坐;夫妇分开坐;男主宾坐女主人的右边,女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客,应插在客人中间坐,以便同客人接触交谈。11.文秘人员经常要代替上司选择礼品,向他人赠送礼品,在处理这些事情应考虑什么,怎样做?(P223答:在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁,或是圣诞节、中秋节等;(2还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等;( 3在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(4还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选择适当的礼物即可。(5要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方。(6赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(7如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(8文秘人员应准备一张节日名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或提出一些其他的意见、以及标明价格范围。(9为了避免所送礼物的重复,文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。12.上海某企业欲与德国某企业合作,德国以品牌、技术入股,利用上海比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?(P152答:(1接受任务。(2了解来宾、制订计划。(3预订食宿。(4欢迎来宾、商议日程。(5礼节性拜访、宴请。(6正式会谈。(7签订协议书。(8陪同参观游览。(9互赠礼品。(10欢送来宾、接待小结。13.某中外外资公司总部德方总经理来访,恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送,小陈应如何办?要考虑哪些因素?(P223答:清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等;征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物;比较合适的生日礼物是有国特色的、总经理又比较喜欢的物品;赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下;附上贺卡写上国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理。14.总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付,小付应该怎样做?(P248 答:小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带;每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁vk因事外出,须经批准交他人代管。加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名;并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等详细登记。加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整。15.康桥宾馆位于本市南京西路45号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某企业准备在11月15日上午9:00至12:00召开全厂中层干部大会,讨论第二年的产品发展和销售计划,地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题?答案: (1会议的名称: (2出席会议者的姓名或组织、部门的名称;(3日期、时间(开始到结束的预定时刻;(4地点:(具体在几楼几号会议室;(5议题(或者议事日程;(6主办者的联络处,电话号码等;(7开会所在地,建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图;(8注意事项、是否备有餐点、有否停车场,或当天应备的资料等。16.某个下雨天,在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品,室外有接待处,公司还租了汽车接送来宾,为圆满结束这次会议,办公室人员在会后应该做些什么工作?答案:(1要替搭车回去的人安排车子;(2在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领、冒领;(3有留话时,切记务必传达;(4检查会场有无物品遗漏;(5要为参加会议的人员送行;(6文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭;(7桌、椅早先若和移动,必须还原,洗涤烟灰缸、茶具等,如有,则必须加以熄灭(8携带进会场的资料和会议用品要记得带回;(9关紧门窗并上锁;(10通知会场的管理单位,会议已经结束。四、设计题(每题10分,共20分1.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术入股,利用安徽比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?参考答案:(1接受任务;(2了解来宾;(3制订计划;(4预订食宿;(5迎接来宾;(6商议日程;(7安排会谈;(8陪同参观;(9送别客人;(10接待小结。2.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?参考答案:(1整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。(2回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。(3尽快恢复正常工作和生活状态,继续放旅行前未完的工作。(4把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。(5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。3.所谓“有问题”的来访者一般是怎样的?文员应如何应对?1.参考答案:(1固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊,文员应毫不妥协(但要注意礼貌地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度,可保证:如果对方写信给上司,上司一定会看到这封信。(2进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板,打电话保安部门,不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。(3情绪激动的来访者。如果来访者是男性,女文员应该找男的帮忙;如果是女性,女文员可能会使她平静下来;如果不行,找一个成熟的女同事来帮忙。(4骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱;公司经营时间不长;个人或公司没有通讯地址,或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。4.文秘人员经常要代替上司选择礼品,向他人赠送礼品,在处理这些事情应考虑什么,怎样做?参考答案:在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁,或是圣诞节、中秋节等;(1还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等;(2在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(3还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选择适当的礼物即可。(4要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方。(5赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(6如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(7文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。(8为了避免所送礼物的重复,文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。5.某公司为了推销自己的产品,做好宣传和营销前的准备工作,以良好的社会形象及合适的价格打入市场,决定组织召开专家座谈会,对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员,领导责成你承办这个座谈会,你该如何做?参考答案:(1座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考、有主见又敢于发表意见者;(2座谈会以小型为主,人数以七、八人为宜;(3座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;(4主持人负责引导、组织,可不做记录;(5详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;(6座谈会的时间不必严格规定,可长可短;(7会场应准备些饮料、茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。6.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?参考答案:(1整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上四审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。(2回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。(3尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。(4把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。(5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。7.办公室主任吩咐文员小李设计一份电话记录单,你若是小李应如何设计?1.来电单位来电号码来电者姓名分机来电时间年月日时分BP机或手机内容摘要： 上司批示 处理结果 记录人 8总经理要与公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做？ 参考答案： 总经理要与公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做 ？ 首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认； 其次，正确告知总经理的姓名、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、 所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。 第三，决定时间、地点时，要注意： （一）星期一早上、周末下午、即将下班之前、午餐前后、对方的休息日、节假日或 有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时，不要安排约会； （二）地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否需 就餐等； （三）如对约会地点没有充分把握，应事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的 配置等； （四）约定好后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所 需要的文件资料。 9文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目 ？履行哪些职责？ 参考答案： （1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是 汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。 （2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写 明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。 （3）为商务洽谈收集资料。 （4）决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。 （5）考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每 件行李准备识别标签。 （6）安排差旅费。 （7）建立旅行 旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。 （8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。 10某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些 工作？ 参考答案： （1）客人的选择。确定名单，再请上司核定。 （2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见， 要避免选择对方的重大节假日。 （3）会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的 形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。 （4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去 考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。 （5）寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请 的目的、方式、时间、地点，以及着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前 一至二周发出。 （6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。 席次的排列原则是：男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主 宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客，应插在客人中间坐 ，以便同客人接触交谈。 11康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等 ，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发 展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。 办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？ 参考答案：（1）会议的名称；（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3） 日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（5 ）议题（或者议事日程）；（6）主办者的联络处、电话号码等；（7）开会所在地，建 筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（8）注意事项、是否备有餐点、有 否停车场，或当天应备的资料等。 12某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有 各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办 公室人员在会后应该做些什么工作？ 参考答案：（1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物 ，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留话时，切记务必传达；（4）检查会场有无物 品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前，要检查烟灰缸、字纸 篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（7）桌、椅早先若有移动，必须还原；洗 涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；（8）携带进会场的资料和会议用品要记得 带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。