《公文的体式与稿本》PPT课件.ppt

第三章公文的体式与稿本,华南师范大学政治与行政学院孟令蓉,本章主要内容,公文的体式公文的构成要素与文面格式公文的排版形式与装订要求公文的稿本,第一节公文的体式,一、什么是公文的体式（名）它是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。（适用公文的处理、整理、保管和利用）主要内容包括：排版形式、文件纸型（A4）、书写方法（自左至右横写横排）、印刷要求、装订要求（左侧）等。,二、公文的文体,1、公文的文体是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。2、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。（叙述、议论、说明）a叙述：是将人物的经历和事件性发展变化过程所作的叙说与交代。（包括：人和事两方面）（倒叙、插叙、顺叙）以报告、请示、通报等为代表；要求：简明朴实b说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。（定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明）法律法规、通知公告为代表；要求：客观准确,c议论：就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。（三要素：论点、论据、论证）以讲话稿为代表；论点：又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度。（统帅：要证明什么？）论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规论据。（基础：用什么证明）是运用论据来证明论点的方法和过程。（桥梁：如何证明）,3、公文的语言特点：准确、简明、庄重、得体。,准确是公文语言的主要特征和基本要求。简明用最少的文字表达尽可能多的内容。庄重指公文用语必须讲究庄严、郑重。得体指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求：一是要适应行文的语体风格。二是要分清上下级关系，掌握好分寸。三是要多运用公文的专用语。,4、公文中几种常见词语的运用,特定用语：开端、引述、经办、称谓、期请、表态、综合、过渡、谦敬、结尾用语等；特点是言简意赅、表意准确、简洁明快、庄重典雅；惯用语：一定民族语言中长期形成的习惯用语；特点是简明生动、通俗有趣；缩略语：对一些内容特定的长句或专用名词进行减缩；特点是约定俗成、讲求实效；成语：相沿习用，具有书面语言色彩的定型词组或短语；特点是语言精练、结构凝固、典雅庄重、节奏匀称、音调铿锵；引用语：引用前人现成话语来论证或说明；特点是含义深刻，有生命力,第二节公文的构成要素与书面格式,一、公文的构成要素（21项）指定项目：公文管理标识（包括公文格式代码、印制顺号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记）、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等11项（必填）。选择项目：签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等10项（选填）。基本项目：发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关、印发日期等10项。,二、公文的文面格式,定义：公文各要素在公文文面上的位置和书写的样式，分为以下三个部分：眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注；版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间；,00001,中金（集团）公司文件,中金20043号,中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、_、富宝公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词：文书档案通知,抄送：档案局,中金（集团）公司办公室,2004年1月印发,眉首,主体,版记,机密一年,特急,1、传达行文意图；2、表明文件的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围等。,1、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。,1、表明文件的法定权威和信息源；2、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。,主要特点：,眉首：位置相对固定；（套印或套打）主体：位置经常变动，依公文长短而定，是公文的实质性内容部分;版记：位置依据公文主体的构成而定。,(一)眉首部分（见图解）,1、公文份数序号：简称公文份号，一般6位，版心左上角顶格第一行，0补齐；2、秘密等级和保密期限：绝密、机密、秘密三个等级，标注方法是加“”；3、紧急程度：即公文传达和办理的时间限度，公文分特级和急件两个等级，紧急电报分四级，特提、特急、加急、平急；与密级同时使用，文头右上角；4、发文机关标识：即文头，由发文机关全称或规范化简称（如“中共XXX委员会”），字体小标宋体，党的文件中间印上“”；,党的机关公文版头四种格式：,注意适用范围：中共XXX文件中国共产党XX委员会（XX）中共XX办公厅（室）文件、中共XX办公厅（室）（XX）中共XX部文件、中共XX部（XX）联合行文：指文件版头并用联署机关名称；一般顺序：党、政、军、群；明确要求：文件首页必须显示正文；特殊情况：民族自治地区，发文机关可以并用自治民族文字和汉字，汉字放下面或后面。,中金（集团）公司文件,中金20043号,平行、下行公文，至版心上边缘25mm,机密,特急,眉首,机密,特急,中金房地产公司美加房地产公司文件万科房地产公司,中金房20041号,上行文至版心上边缘为80mm,签发人：,上报的公文需标识签发人姓名,眉首,机密,特急,中金房地产公司美加房地产公司文件万科房地产公司,中金房20041号,签发人：,联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。,眉首,上报的公文需标识签发人姓名;“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,5、发文字号：发文机关编排的文件代号，主要包括机关代字、年份和序号组成。作用：统计发文数量，便于公文管理；是在查找和引用公文时可作为该公文的代号使用；要求：准确、稳固、系统；联合发文要求：只标明主办机关发文字号；收写位置：有版头的，版头之下，间隔线之上，居中；用信笺头，横线之下，标题之上；“命令（令）”，标题下当中，写明“第XX号”。6、签发人：仅在上报公文中出现，目的是让上级领导了解下级单位谁对公文内容负责。“请示”还要求标明联系人姓名和电话；位置：平行与公文字号右侧，与发文字号同处一行;字体：签发人三字用仿宋字，签发人姓名用楷体。,00001,中金（集团）公司文件,中金20043号,眉首,机密一年,特急,目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。,便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号,传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。,发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性,文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。,反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。,年份用全称，用六角括号,不加“第”不编虚号,中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、富宝公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，应与正文一起装订。,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,主体,文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。详见PPT,数字、年份不能回行,应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容、文种。,不同文件成文日期不尽相同，详见书。成文日期中的零写为“”,需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,（二）主体部分,1、公文标题：由发文机关名称、公文主题（事由）、文种组成；标题一般要求写全，但可以省略，显得庄重简练；转发、批转类公文标题要注意准确、概括和简练；要求：书写位置应于红线下，分一行或多行居中（例）；注意回行，避免歧义（见图）；2、主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称；即负责收受和办理公文的部门，又称主送单位或者行文对象；三种情况：一是下行文一般都有两个以上主送机关，都负有贯彻执行的责任；二是上行文只有一个主送机关，避免多头主送；三是直接向社会发布的公文，主送机关没有必要写。位置：正文之上公文标题左下方。,3、正文：主体部分，表达公文具体内容，体现发文机关的意图，核心。组成：导语、正文主体、结束语；导语的写法：依据式、目的式、原因式（见课本）；正文主体写作要求：一是符合相关规定，二是真实可靠可行，三是需协调会商的要取得一直意见，四是文字表达上要概念规范、观点鲜明、条理清楚；五是数字和年份不能回行；结束语要求：意尽言止，自然终结，注意习惯语的规范使用。4、附件：正文下一行标识，说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数，是附属于公文正文，是正文的一个组成部分；附件形式：图标、目录、名单、简介及其他有关文件材料；位置：正文左下方，公文生效标识之上，要注明所附文件材料的名称及件数；,5、成文时间：公文形成时间，是文件生效和日后考察的重要依据。书写要求：用汉字写齐年月日，不可省略，不能阿拉伯数字和汉字混用；常见类型：一是一般以领导人签发时间为准；二是会议讨论的以会议通过时间为准；三是规范性公文以批准时间为准；四是联合发文以后一位领导签发时间为准；五是日常性公文以印发时间为准。6、公文生效标识：正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名。单一发文机关印章：（详细规定见课本P74）联合行文印章：“此页无正文说明”：7、附注：主要是对发放范围和使用时注意事项加以说明，常见形式：“此件发至XXX”、“此件可简报”等；要求：用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。,附件：1、意见2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词：,抄送：，。,中金房地产公司办公室,2004年1月印发,。,不得标识此页无正文,下弧无文字时下套下弧有文字时中套,落款处不署发文机关名称。,附件：1、意见2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词：,抄送：，。,中金房地产公司办公室,2004年1月印发,。,落款处不署发文机关名称。,附件：1、意见2、的通知,二OO四年一月二日,主题词：,抄送：,中金房产公司办公室,2004年1月印发,。,中金房产,美家房产,祥大房产,浙江数码通,江苏数码通,落款处署发文机关名称，下面标识成文时间。,附件：1、意见2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词：,抄送：，。,中金房地产公司办公室,2004年1月印发,。,有些文件由签发领导人在文件正本上签字或盖章；必须冠以职务身份。,市长韩正,（三）版记部分,1、主题词：能够准确表达公文主题内容便于检索查询的规范化名词或名词性词组。目的：实现办公自动化，有利于公文管理的规范化、科学化；作用：可以准确简要概括文件的主要内容；可以帮助我们大大提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率，“快”、“准”、“全”；有利于文书档案管理的规范化、系统化和科学化；国务院办公厅公布的主题词有15类1049个；标注主题词步骤：主题分析、主题标识、主题词誊写、审核人把关审定；注意事项：必须在公文主题词表中选择；主题词表中的类别标题不做主题词用；标注顺序是先类别词再类属词；主题词要直接反映处该公文所说明的问题或论述的事物；“主题词”三个字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上一行，后用冒号；之后词目间有一个字的间距，主题词一般不超过五个。,2、抄送机关：除了主送机关外需要执行或知晓的其他机关。确定抄送机关原则：相关联性；请示和报告，向上不向下；下级机关重要行文可直接抄送上级机关，翻印或原文转发上级机关的文件不需要；不得越级抄送；根据文件内容确定受双重领导的单位的主送和抄送机关；抄送顺序：党、政、军、群；位置：主题词下一行，左空一字用3号仿宋字体标识“抄送”，然后冒号，逗号隔开，顿号是同一性质或同类机关之间；3、印发机关和印发说明：是对文件制发情况的说明记载，包括：文件制发单位的名称公文的印制主管部门；印发日期准确反映公文的生成时效；印制份数含翻印；公文行文不完整表现：版记残缺、版记错位；,中金（集团）公司文件,中金20043号,中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,主题词：文书档案通知,抄送：档案局。,中金（集团）公司办公室,2004年1月印发,版记,便于计算机检索和管理公文。,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,以公文付印时间为准。,三、公文的特定格式,1、信函式格式：只标识发文机关名称不标识“文件”二字，常用于平行文和下行文，不标识签发人。具体格式：上白边30mm；发文机关名称4mm下印有上粗下细的武文线，距下边页20mm印有上细小粗的武文线，线长170mm；份数序号、密级、紧密程度放在武文线下左上角顶格写，发文字号放在武文线下右上角顶格写；发文机关名称和武文线均印红色；2、命令格式：国家行政机关发文的最高形式。具体要求：发文机关名称必须用全称；“第X号”在发文机关下空2行居中标识，令号用黑体；令号下空2行标识正文中间没有红色反线；正文之下空2行标识签发人亲笔签名，签名章用红色，右空4字，左空2字，表明签发人职务；签名章下空一行标识成文时间，右空2字；命令用“分送”，不用主送和抄送；3、会议纪要格式：标识（红头）由主持召开会议的机关名称、会议名称和纪要组成；用红色小标宋体字，字号自定；不加盖公章；不标识主送机关。,中金（集团）公司,中金函20043号,中金（集团）公司关于加强文书档案工作的函,富宝公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,中金集团公司二OO四年一月二日,距上页边30mm,距下页边20mm,红色，长均为170mm,上海市档案局局长办公会议纪要2004-6,会议议题一、汇报政府信息公开工作；二、审定预算外收入分配方案；三、审定非常设机构组成人员调整名单。,4月20日，局长支持召开局长办公会议。局领导、出席会议。、在审议相关议题时列席了会议。一会议听取了，。,分送：各位局领导抄送：局各处室负责人,中金（集团）公司办公室,2004年1月印发,1,第三节公文的排版形式与装订要求,1、公文的排版格式：是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。主要包括：用纸尺寸与规格：A4（210mmX297mm）,天头（上白边）37mm，纸钉口（左白边）28mm，版心尺寸156mmX225mm;公文的书写形式：从上至下，自左向由横写横排（少数民族除外），正文文字的每行长度与版心宽度相等；采用“一、（一）、1、（1）”的层次结构；字体字号的选用：发文机关标识小标宋体红色，字号小于22mmX15mm;大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点句使用3号黑体；主题词词目3号宋体；发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注和抄送机关用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体；排版规格：正文3号仿宋字，每面22行，每行28字；制版要求：版面干净无底灰、字迹清楚无划断、尺寸标准、版心不斜，误差不超过1mm;印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm;,公文用纸主要技术指标：60g80g胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85%90%横向耐折度15次不透明度85%pH值为7.59.5,2、公文的装订要求：格式规定：左侧装订、不掉页，封面与书芯不脱落，后背平整，不空。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，后背不可散页明钉；裁切成品尺寸齐整，四角成90度，无毛茬或缺损；,第四节公文的稿本,1、公文的稿本：文稿和文本，即公文起草过程形成的一次又一次的稿子，包括草稿和定稿两种。草稿：内容和文字表述都还未成熟的原始稿件，是未定型的非正式文稿，特点是尚未定型、非正式、无效力；可按修改次数分类，也可按文稿作用和形成特点分为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等；定稿：草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或会议讨论正式通过的最后完成的定型稿件，又称原稿、底稿、正稿。定稿是“孤本”，是经签发和批准的；,2、公文的文本：即根据公文的不同用途、形式和使用内容对文件的分类。正本：已经签发的定稿制发的正式文件，突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件效力；副本：根据公文正本复制、誊抄的其他稿本称为副本，又称抄本，主要作用是代替正本供传阅、参考和备查使用；存本：发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本，没有正本的印章和签署，一般保留1-5份；修订本：就已经发布生效的文件，针对实施过程中出现不适合当前情况的内容进行修改补充再发布的文本；试行本、暂行本：制发机关认为文件内容还不成熟，需经过一定时期的实践检验，再行修订时所使用的；多用在法律法规中；各种文字文本：一是指少数民族自治地区同一份公文用当地民族文字和汉字两种文本；二是外交工作中使用的文件，有中文文本和外文文本。,本章结束，谢谢！mlrholly,